1. Введение Делопроизводство составляет полный цикл обработк и и движения документов с момента их создания (или получения) до завершен ия исполнения и отправки. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных спор ов, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами. 2. Регистрация и учет документов Движение документов с момент а их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отп равки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок дв ижения документов в организации закрепляется в схемах прохождения док ументов, которые разрабатываются службой документационного обеспечен ия и утверждаются руководством организации. При функционировании сист емы автоматизированной обработки, информации в схемы должны быть включ ены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью с редств вычислительной техники. Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечива ть совместимость ручной и автоматизированной обработки документов. 2.1 Порядок обработки посту пающих документов. Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с по мощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, пр едварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы с грифом «лично» или ад ресованные общественным организациям в не вскрываются, а пе редаются по назначению. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательн ого рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структ урные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рас смотрение не осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Бе з предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, а дресованные непосредственно в структурные подразделения или должност ным лицам. Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан. Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного п одразделения, предварительно рассматриваются в службе документационн ого обеспечения. На рассмотрение руководства передаются документы, по лученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие инфор мацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного расс мотрения службой документационного обеспечения направляются исполни телям. Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационно го обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время. Документы, решения по которым исполняются нескольким и структурными подразделениями, передаются им поочередно или одноврем енно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, назван ному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количе ство копий определяется лицом, организующим исполнение. При необходимости безотлагательного решения по поступившему д окументу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до ра ссмотрения документа руководством организации. 2.2 Порядок обработки отпр авляемых документов. Документы, отправляемые о рганизацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной тех ники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществля ется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документаци онного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами. 2.3 Передача документов вн утри организации. Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секрета рей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документацион ное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в рег истрационной форме. Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляетс я через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное з а документационное обеспечение. 2.4 Учет количества докуме нтов Учет должен производится в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с доку ментами. Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации ( по структурным подразделени ям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета пр инимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный. В службах оперативного размножения и машинописных бю ро проводится учет создаваемых копий документов. Подсчет количества машиночитаемых осуществляется п о учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Рез ультаты учета документов обобщаются службой документационного обеспе чения и представляются руководству организации для выборки мер по сове ршенствованию работы с документами. 2.5 Информационно-поисков ая система (ИПС) для работы с документами организации В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает ре гистрацию и индексирование, создание на их основе информационно-поиско вых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хр анение документов. Для достижения информационно й совместимости поисковых массивов организации отрасли необходима цен трализованная разработка классификаторов: типовой номенклатуры дел, к лассификатора корреспондентов, классификатора структурных подраздел ений (при наличии типовых структур), классификатора названий видов докум ентов, классификатора аспектов деятельности организации, классификато ра вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах граждан, и др. 2.6 Правила регистрации и и ндексирования документов Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса При регистрации поступающих документов в регистрац ионном штампе проставляются дата и индекс поступления. с последующей записью необходимых св едений о документе в регистрационных формах. Индекс документа состоит из по рядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, котор ый, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, кл ассификатором корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа с облюдается следующая (или обратная) последовательность его составных ч астей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, инд екс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяют ся друг от друга косой чертой. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плано вые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в дру гие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и други х организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные маши нописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислите льной техники (машиночитаемые, машинограммы). Документы регистрируются в организации один раз: пост упающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утве рждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразд еления в другое оно повторно не регистрируется. Регистрация документов производится в пределах груп п в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Напр имер, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятел ьности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящ ей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухга лтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научны х разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на мате риально-техническое снабжение и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Регистрация поступающих и создаваемых документов пр оводится в основном централизованно: в местах создания и исполнения док ументов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отд еле, документы по снабжению – в отделе снабжения, протоколы и решения ко ллегии – в секретариате, распорядительные документы по основной деяте льности, подписанные руководителем организации, документы, поступающи е из вышестоящих организаций или направляемые им, - в службе документаци онного обеспечения и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инс трукции по документационному обеспечению управления и в табеле докуме нтов организации. Документы регистрируются на карточках. Чтобы достичь информационной совместимости регистрационных данных и создать услови я для перехода к автоматизированной регистрации, определен обязательн ый состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида д окумента, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления до кумента) Для поступающих в организацию документов , заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исп олнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об и сполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактическог о исполнения и индекс документа-ответа, номер дела). Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими: испо лнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход и сполнения, отметка о приложениях и др. Порядок расположения реквизитов н а регистрационных формах и использования оборотной стороны регистраци онно-контрольных карточек определяется самой организацией. Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в стру ктурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролирова ться. Регистрация документов-ответов осуществляется на ре гистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присва ивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах с оответствующего регистрируемого массива. Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируют ся на регистрационно-контрольных карточках установленной формы. Для регистрации документов могут использоваться коп ировально-множительная и вычислительная техника. В автоматизированной ИПС регистрация документов осу ществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-к онтрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов реги страции или путем прямого ввода их с документа. Справочные картотеки формируются из регистрационно- контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответст вии с используемыми классификаторами. Составляются следующие картотек и: · справочные · контрольно-справочны е · по географии поступа ющих документов · по предложениям, заяв лениям и жалобам граждан · тематические (приказ ы, решения) и др Информационно-поисковые м ассивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о доку ментах, зафиксированных на машинных носителях. 3. Организация контро ля за исполнением документов Контролю подлежат докумен ты, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку доку мента на контроль, проверку своевременного доведения документа до испо лнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осу ществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответс твенные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядител ьных документов осуществляется по поручению руководства организации с пециальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общ его отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения д окументов других систем документации (плановой, по материально-техниче скому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответству ющих структурных подразделениях. Сроки исполнения документов и счисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа , а для документов, поступивших из других организаций – с даты их поступл ения. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по д елопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, ут вержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 № 1118-р председателем ко митета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руковод ителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в р езолюции руководителя. Изменение срока исполнения производится только по ук азанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нов ого акта, индивидуальные – распоряжением руководителя, который их уста новил. Документ считается исполненным и снимается с контрол я после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересо ванным организациям и лицам и или другого документированного подтверж дения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в реги страционно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в ор ганизации. При контроле исполнения используются экземпляры РКК, заполн яемы при регистрации документов. Службой контроля осуществляются следующие операции: · формирование картоте ки контролируемых документов · направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель · выяснение в структурн ом подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполн ителя · напоминание подразде лению-исполнителю о сроке исполнения · получение информации о ходе и результатах исполнения · запись хода и результ атов исполнения в карточке контролируемого документа · регулярное информиро вание руководителей о состоянии и результатах исполнения · сообщение о ходе и рез ультате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях к оллегиальных органов · снятие документов с к онтроля по указанию руководителей · формирование картоте ки исполненных документов Карточки контролируемых д окументов (контрольная картотека) систематизируется по срокам исполне ния документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, р ешения коллегии и др.). Проверка хода исполнения осущ ествляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: 1. Заданий последующих л ет – не реже одного раза в год 2. Заданий последующих м есяцев текущего года – не реже одного раза в месяц 3. Заданий, поручений тек ущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до истечения срока. Если документ пересылаетс я на исполнение в подведомственную организацию с последующим информир ованием о результатах рассмотрения, вместе с документом отправляется д ва экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения о дин экземпляр карточки возвращается с указанием даты исполнения и соде ржания соответствующих мероприятий. В структурных подразделениях конт роль исполнения документов ведется на общих основаниях. Служба документационного обе спечения или лицо, ответственное за документацию, учитывают и обобщают д анные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц. Формирование дел – группировка исполненных докумен тов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в органи зациях централизовано или децентрализовано. Формированием дел в струк турных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурны х подразделениях осуществляется службой документационного обеспечен ия или лицом, ответственным за документацию. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: · Помещать в дело тольк о исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголо вками дел по номенклатуре · Помещать вместе все д окументы, относящиеся к разрешению данного вопроса · Посещать приложения вместе с основными документами · Группировать в дело д окументы одного календарного года, за исключением переходящих дел · Раздельно группирова ть в дела документы постоянного и временного сроков хранения · Помещать в дело машин ограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не до лжно превышать 250 листов. 4. Хранение документов, сос тавление номенклатуры дел Номенклатура дел – это систематизированный перечень заводимых в организаци и дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядк е. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения д окументов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел . Она является классификационным справочником и используется при постр оении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатур ы дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации. Типовая номенклатура дел сост авляется для однородных по характеру деятельности и структуре организ аций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структ уре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характ ер. Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываютс я службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, ут верждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные н оменклатуры согласовываются с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК, Э К) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную се ть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. За тем они подлежат согласованию с организациями государственной архивно й службы. Номенклатура для организации составляется службой д окументационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных п одразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласован ная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной коми ссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государ ственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организа ции, не сдающие документы на государственное хранение номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководите лем. При составлении номенклатуры дел организации следуе т руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовым и и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающ ие все документируемые участки работы организации. В том числе указываю тся справочные и контрольные картотеки, личные дела. Личные дела вно сятся в номенклатуру дал под общим заголо вком и единым индексом. Каждое дело, вк люченное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из инд екса структурного подразделения (по классификатору структурных подраз делений) и порядкового номера дела в пределах распределения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с до бавлением «т. 1», «т. 2» и т.д. Номенклатуру дел в организации составляют по установ ленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый эк земпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационн ого обеспечения управления (ДОУ), второй используется в службе ДОУ в каче стве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым сог ласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянно е хранение. Номенклатура дел составляется и согласовывается зан ово в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не р еже одного раза в пять лет. Ежегодно уточняется, утверждается руководств ом организации и вводится в действие с 1 января следующего года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел внося тся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончанию год а в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на осно ве итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений. Дела организации подлежат оформлению при их заведени и и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их техн ической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структур ных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственн ого архива. Правильно оформленные документы в делах помогут в соз дании хорошего архивного фонда области, края, региона. В некоторых регио нах изданы законы об архивном фонде. В зависимости от сроков хранения проводится полное ил и частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматрив ает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление лис та – заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней опи си документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 л ет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, доку менты в них хранятся в скоросшивателях. Обложка дел постоянного и долговременного хранения о формляется по установленной форме. По окончании года в надписи на обложк ах дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: пров еряется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых до кументов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительн ые сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отч етности и т.п.). Дата на обложке должна соответствовать году заведения и ок ончания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год об разования дела, под датой вносится запись: «Имеются документы за…годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются кр айние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной кален дарной даты указываются число, месяц и год, или год, месяц и число. Число и г од обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написа ние, в том случае если это будет приводить к неоднозначности толкования даты. На обложке может проставляться карандашом по согласо ванию с ведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда. При изменении названия организации (ее структурного п одразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передачи дела в другую организацию (структурное подразделение) на облож ке дописывается новое название этой организации (структурного подразд еления). Надписи на обложках дел постоянного и долговременног о хранения следует производить четко черными светостойкими чернилами или тушью. На завершенные дела постоянного, долговременного хра нения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформле ние в соответствии с приведенными выше требованиями, ежегодно составля ются описи. На дела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений составляют работники, ответственные за доку ментацию, под непосредственным методическим руководством ведомственн ого архива. Описи составляются отдельно на дела постоянного хран ения, на дела долговременного хранения, на дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, р ационализаторские предложения и т.п.). В организациях, имеющих большой объем документов по к аждому структурному подразделению, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно каждым подразделением под непосредственным мет одическим руководством ведомственного архива. Описи, подготовленные с труктурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной оп иси организации, которую готовит ведомственный архив и по которой он сда ет дела на государственное хранение. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел допускается включать в опись дела за несколь ко лет. Описи дел по личному (личных дел) могут составляться за несколько л ет со сплошной нумерацией дел. Описи дел составляются по установленной форме в двух или трех экземплярах. При передаче дел из структурного подразделения в в едомственный архив на всех экземплярах описи против каждого дела, включ енного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием -передачу чисел, указывается дата. При передаче особо ценных дел проверя ется количество листов в делах. Вместе с делами из структурных подразделений в ведомс твенный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на докум енты, регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые в ключаются в опись как отдельные единицы хранения. 5. Литература 1. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учеб ное пособие – 2 изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1999. 2. Документы и делопроиз водство: справочное пособие. Сост. Лихачев М.Т.-М.: «Экономика», 1991.