История развития секретарского дела

1. Этапы развития секретарской службы при Петре 1. Многовековой опыт российской гос ударственности сформировал аппарат гражданских чиновников, в котором секретарям отводилась далеко не последнее место. Пон ять особенности работы сегодняшнего секретаря невозможно без рассмотр ения ее истоков, которые связаны с развитием системы государственных уч реждений. Начинается служба в приказах 16-17 вв. Документирование управленческих ф ункций всегда сопровождалось множеством действий, которые с современн ых позиций можно отнести к чисто секретарским. Глубокие преобразования государственного аппарата про водил Петр 1. Административная реформа началась с создания Ближней ка нцелярии, предшественницы правительству-ющего Сената — высшего прави тельственного учреждения с судебными, административными и законодател ьными функциями. Вокруг царя сформировалась сплоченная группа сподвижни ков (П. Гордон, Ф. Лефорт, Я. Брюс, А. М. Головин, А. Д. Меньшиков, братья Апраксины ), рядом с ними вырастала молодая поросль служилого чиновничества, где се кретари играли одну из главных ролей. Канцелярию сената возглавлял обер- секретарь. Рядовые секретари «тянули воз» ежедневной скучной работы с т екущими делами. Кабинет-секретарь докладывал царю важнейшие документы г осударственной политики и приватные письма, адресованные государю. Основным законодательным актом, принятом в 1720 году, был «Ге неральный регламент», установивший очередность рассмотрения дел, функ ции чиновников в том числе секретарей. Секретарь коллегии докладывал дела к слушанию, вел учет « вершинных» и «невершинных» дел, хранил печать коллегии (канцелярии). Глава 29 «Генерального регламента» называлась «О секрета рском управлении». Впервые записывалось требование об учтивости секре таря. Сохранность документов — также «попечение» секретаря. Секретарь приходил на работу раньше других членов колле гии, «леность и недосмотр» наказывались штрафами, более серьезные прост упки наказывались еще строже, вплоть до «лишения живота и пожитков». При Петре 1 был составлен моральный кодекс «Юности честно е зеркало» — требования к секретарю: приветливость, смирение и учтивост ь. В 1722 году был принят «Табель о рангах», закон, по которому сл ужба была разделена на гражданскую и военную. «Табель» состоял из 14 класс ов или рангов чиновников. Служащий, получивший чин до восьмого класса, ст ановится потомственным дворянином, с девятого до четырнадцатого класс а давало только личное дворянство. Секретари относились по должности к ч етвертому классу, и, следовательно, занимали высокое место в служилой бю рократии. Гражданский коллежский секретарь соответствовал военной дол жности командира полка. С 1704 года важнейшие государственные функции выполняет ка бинет и личная канцелярия царя. В царствование Петра 1 кабинет-секретарь Макаров, по мнению историка С. М. Соловьева, был «человек без мнения, без го лоса, но могущественный по своему приближению к государю, все вельможи о бращаются к нему с почтением, рассчитывая на благосклонность государя, к огда ему будет докладывать Макаров». Функции его не очень ясны. В кабинет поступали рапорты от дипломатических представителей. Особую группу дел кабинета представля ли челобитные. После смерти Петра 1 кабинет был упразднен. Некоторые функции кабинет-секретаря выполняли разные ли ца, при последователях Петра 1. С 1763 года происходит возрождение кабинета его императорс кого величества. 2. Э тапы развития секретарской службы при Екатерине 2. У им ператрицы Екатерины 2 было много доверенных лиц в качестве кабинет-секре тарей: Безбородко, Елагин, Теплов. Все эти были люди одаренные: кроме чинов ников среди них были писатели, поэты, внесшие «легкий слог в канцелярски е дела» (Р. Г. Державин) С 1763 года была введена должность стат с-секретарей, основная обязанность которых заключалась в «приеме проше ний на высочайшее имя». На эту должность назначались на основе рекоменда тельных писем и высокого покровительства. По «Табелю о рангах» они относились к четвертому разряду с обращением «Ваше превосходительство», имели высокое жалование, едино временные выплаты, именные пенсии, награждались орденами, медалями, знак ами. Кабинет имел большие финансовые средства, на которые строились поме стья, дворцы, гражданские сооружения, тюрьмы и так далее на имя государын и. Выписки хранились у статс-секретаря, а копии выдавались п росителю. Работа с прошениями регламентировалась инструкциями, где был определен четкий порядок обращения с прошениями. Они подавались лично в кабинет, чаще по почте. Иногда отважных сановников (« под кувертом») — с п одписью («в собственные руки»), часто вместе с рекомендательными письмам и. Большую часть прошений передавались статс-секретарю в Сенат, «для раз решения по законам». Многие вопросы, изложенные в прошениях на высочайшее имя решались вне очереди в зависимости от покровительства знатных лиц. Скор ость рассмотрения вопроса нередко зависела от личности подателя. Есть р езолюция Екатерины 2 на просьбы шведского посла: «Не мешкать по нашему ро ссийскому обыкновению, как в старину, чужие дабы не ведали». Канцелярия статс-секретарей была хорошей школой чиновни чьей службы, через нее пошли видные государственные деятели. Впоследств ии многие становились сенаторами. Канцелярия каждого статс-секретаря была автономна. В шта те было еще два-три секретаря. Это были образованные люди, знали языки, был и умны и умели схватывать суть вопроса. Были также молодые люди из знатны х фамилий для «курьерских посылок в чужие края». В России их функции закл ючались в проверке фактов, изложенных в прошениях. Сословный состав пода телей прошений — дворянство, иностранные послы, торговые люди. Крестьян е за жалобы на своих помещиков ссылались в Сибирь. Два раза в неделю в восемь утра у Екатерины 2 была аудиенци я со статс-секретарями. Частная переписка Екатерины 2 также проходила че рез их руки. Статс-секретари являлись членами многочисленных комисс ий об иностранных поселениях, о беспорядках в Малой России, в готовли про ект закона «Об учреждении губернии». Архивы статс-секретарей — ценный исторический источник по изучению политики абсолютизма в России. В местных органах управления секретарям принадлежала гл авная роль в присутствии, секретари по каждому поступившему делу состав ляли докладные записки, по которым принимались решения. В конце 18 века существовали пособия по составлению докуме нтов, которыми пользовались секретари. («Кабинетный или купеческий секр етарь» И. Сокольского). Наряду с уставными правилами они включали элемен ты правоотношений служащего и государства, деловой и «паркетный» этике т. Реорганизация центрального аппарата и создание министе рств отвечало интересам Российской монархии 19 столетия. Иерархический принцип все больше пронизывал систему орг анов управления. Это проявляется и в организации государственной служб ы на основе петровской «Табели о рангах» и на основе «Положения о Минист ерствах». «Учреждение министерств» 1811 года строго установило струк туру министерств и «образ производства дел». Министерства были предста влены департаментами, советом министра, общими присутствиями департам ентов, канцеляриями. 3. Значение секрета ря в начале 19 века. Значение секретаря в начале 19 века несколько изменяется. Строгая регламентация порядка прохождения документов по инстанциям тр ебовала строгого распределения обязанностей между чиновниками всех ур овней управления. Каждое дело рассматривалось с точки зрения важности с овершающихся в них вопросов, наличия резолюций высших чиновников, спешн ых и секретных. Каждому вопросу соответствовал чин овник, занимающий определенную ступень в системе органов управления. В соответствии с «Общим учреждением министерств» многие функции секретаря выполнялись соответственно товарищами министра, ди ректорами департаментов. Достаточно отчетливо функции секретарей видны в отделе ниях департаментов губернских присутствиях. Причем в канцеляриях имел ись три уровня секретарской службы: обер-секретарь, секретарь, помощник секретаря. Работа секретарей регламентировалась инструкциями, сод ержащими перечень обязанностей по работе с документами. Составление до кументов 19 века проходило этап жесткого регламентирования: состав инфор мации, последовательность изложения вопросов, резюме, что облегчало раб оту секретарей. Кроме того, «ревизия дел» возложила на секретарей дополн ительные обязанность по контролю за исполнением документов. 19 век по части продвижения секретарей на высокое служебно е место мало отличался от 18. Блестящую карьеру сделал блестящий русский реформатор М . М. Сперанский, пройдя за четыре года путь от домашнего секретаря знатног о вельможи до видного сановника Российской империи. Рядовые секретари канцелярии несли всю тяжесть огромног о делопроизводства, они обслуживали табельное чиновничество за малень кую зарплату. Во второй половине 19 века новые структуры управления (бан ки, тресты, синдикаты, специальные органы надзора, комитеты, комиссии, сов еты) потребовали привлечение на государственную службу большого числа чиновников, в том числе секретарей. В 1868 году в Харькове были созданы специальные курсы подгот овки секретарей. Появляется техника, упрощающая работу: множительные ап параты, пишущие машинки, стенография. Выходили специальные журналы 1884 год — «Вестник контор и к анцелярий», «Бюллетень конторщика» и другие. Большое место в организации секретарской службы на прот яжении многих занимали вопросы служебного этикета, взаимоотношени я с начальником, искусство овладения хорошими манерами. Наука изучать ха рактеры и приспосабливаться к ним давалась не каждому. Тональность отно шений, стиль работы и стиль жизни определялся условиями, создаваемыми в каждом конкретном учреждении, размерами жалованья и самим духом времен и. Обычно секретари носили форму, соответствующую званию, п одавая в отставку, увольнялись с мундиром и пенсионом. Впервые служебный этикет форменной одежды нарушил М. М. Сперанский, явившись на прием к гене рал-прокурору во французском кафтане и завитках. 4. О ктябрьский переворот 1917 года. Окт ябрьский переворот 1917 года сопровождался изданием многочисленных декре тов, обращений, предписаний о необходимости «выявить лиц, желающих работ ать в качестве бухгалтеров, писцов, секретарей-машинисток, посыльных слу жащих в революционных организациях». Специальным декретом были отменены сословия гражданские чины, так называемые «бывшие» стали обращаться др уг к другу — не «господин» или «Ваше благородие», а скромно по-советски « товарищ». В советских учреждениях складывается система требовани й к исполнителям и секретарям. Секретарями В. И. Ленина были образованные дамы из «высших »: Е. В. Стасова, Л. А. Фотиева, выпускницы Санкт-Петербургских высших женски х курсов. Рабочий день секретарей руководителей государства, нарк омов, председателя и заместителей Высшего центрального исполнительног о комитета был чрезвычайно загружен. Поручения следовали одно за другим. Не успевали выполнят ься одни, как надвигалась новая волна. Революционный порядок сформирова л секретарский характер: сдержанность, аскетизм, безупречная преданнос ть идее и ее воплощение в лице непосредственного начальника. Движение за научную организацию труда в 20-30-е годы сделало немало для облегчения секретарского труда. Разрабатывались правила ра боты с документами, за границей закупалось конторское оборудование. В 1932 году секретари были поделены на две неравноценные по п рестижу и окладам группы. Одни назывались референтами и помощниками, а д ругие — секретари-машинистки. Значительно изменилось отношение к секретарскому делу в 60-е годы на гребне новой волны НОТовского движения, повышенного внимания власти к управлению и работе с документами. В 60-е годы создается нормативно-методическая база канцеля рского труда. Меняется престиж и повышается авторитет одной из самых р аспространенных профессий с координацией подготовки секретарей в Росс ии и Международной ассоциации профессиональных секретарей. 5. Статусы секретар ей. Говоря о статусе статс-секретарей, нельзя не вспомнить о с татс-секретарях, обер-секретарях и государственных секретарях. Конечно же, это был высший уровень общественной и сословной иерархии. С образованием государственного со вета в 1810 году, в Государственной Канцелярии работают Государственный се кретарь и статс-секретарь. Государственный секретарь и статс-секретари, ведавшие делами каждого из четырех департаментов Совета готовили дела к докладу в департаменте и общем собрании. На Государственного секретар я возлагалась ответственность за точность сведений, предлагавшихся Со ветам, ясность их изложения, составления всех документов. От него также з ависели очередность рассмотрения документов, подготовка журналов, сос тавление отчетов-меморий, доклад царю. О влиянии и даже некоторой власти Государственного секр етаря свидетельствует высказывание министра внутренних дел П. А. Валуев а, который писал: «Члены государственного совета — ничто, председатель — кое-что, государственный секретарь — все». Во второй половине 19 века государственный секретарь прод олжает руководить канцелярией, а в штат государственной канцелярии по-п режнему входят статс-секретари, заведующие канцелярией одного из депар таментов Государственного Совета. Что же касается статс-секретарей и, прежде всего, историче ского проявления этой должности, то здесь можно сказать лишь то, что она б ерет свое начало из второй половине 19 века, когда статс-секретари — особо доверенные лица Екатерины 2 выполняли ее личные поручения секретарског о характера, а также работали с прошениями. Важной привилегией статс-сек ретаря было право личного доклада царю и объявление словесных повелени й императора. Рас сказывая далее о статусах секретарей высокого уровня, нельзя не упомяну ть об обер-секретарях в штате канцелярии департаментов Правительствую щего Сената. Должность обер-секретаря Сената благополучно сохранилась, не изменив при этом как своего статуса, так и своих должностных обязанно стей: старший секретарь, исполняющий контрольные функции. 6. Письмовники — сб орники образцов документов. Подводя итог, стоит отметить, что должность секретаря в цар ской России на всех уровнях классной и должностной иерархии ценилась до статочно высоко и была довольно распространена (так же, как и сейчас). Исп ользуя опыт, накопленный ранее, современным секретарям стоит задуматьс я о том, какое важное значение имеет их работа в общей системе управления фирмой, предприятием, компанией. Возвращаясь к исходной теме наших ра ссуждений, а именно письмовникам, издаваемым в конце 18 — начале 19 века сле дует отметить, что делопроизводство всегда имело свои источники «в зако не и обычае»: лучшее из того, что было выработано обычаем, становилось зак оном, а закон, в свою очередь, оказывал влияние на обычай. Мощный пласт делопроизводственной литературы, представ ляющий собой разного рода сборники образцов документов, непосредствен но направленной на регламентацию состава документов, их формы и содержа ния и в целом — процессов документирования практически не изучен. Как же обозначались сборники образцов документов, издав аемые в конце 18 — начале 20 века? Употреблялись разные термины: «письмовни к», «всеобщий письмовник», «письмоводитель», «секретарь-письмоводител ь», «всеобщий секретарь», «кабинетный секретарь» и другие. Наиболее широкое распространение получил термин «письм овник», который обозначал сборник образцов писем разного содержания в т ом числе и деловых. Письмовники включали образцы документов с кратким или п одробным руководством, как сочинять и писать разного рода письма, в кото ром давалось определение разновидностям писем, излагались требования к слову писем, их форме и структуре текста. Как правило, эти сборники содер жали образцы личных писем неофициального характера. Образцы коммерчес ких писем, в том числе векселей, и разного рода документов, предназначенн ых для подачи в присутственные места: контрактов, паспортов, «верющих пи сем». Выделяют важные аспекты, существенные при написании «бу маг». Прежде всего, это тон. Тон бывает почтительный к старшим и влиятельным, шуточный — к равным себе и любезный — к низшим. Шаловливая игривость допускается только в переписке дружеской. В деловых же бумага х не может быть вопроса о тоне. Об руку с тоном, — отмечают авторы письмов ников, — идет приличие, или крайняя степень благоразумия не выходить из границ вежливости и не вдаваться в дикую сальность и двусмысленность, пр исущие натурам испорченным привратным воспитанием и дурными манерами. Требования к почерку были достаточно высоки: он должен бы л быть четким, чистым и красивым. Цвет бумаги, которая могла быть синей, ор анжевой, палевой и прочей, авторы письмовника советовали выбирать остор ожно, чтобы не подвергнуться упреку в недостатке вкуса. Самым подходящим они считали так называемый «молочный», так как в нем им виделась «вся чис тота белого цвета, смягченного нежным оттенком и потому легкого для глаз ». Для актов, сделок и прошений обычно использовали гербову ю бумагу с искусственными клеймами и с изображением государственного г ерба. Некоторые документы разрешалось писать на простой бумаге обыкнов енного формата. Письма отправляли в конвертах, а конверты запечатывали о блатками или сургучом: первым запечатывали только записки и редко письм а, все остальное сургучом. Облатки были разноцветные, тогда как сургуч большей част ью красный. Находящийся в трауре, запечатывал письмо только черным сургу чом. Заключение Под водя итог, можно сказать, что государственные секретари в дореволюционн ой России были образованными и компетентными людьми с развитым чувство м долга и ответственности. Зная законы, будучи инициативными и заинтерес ованными, они, ко всему прочему, были также гибкими и дипломатичными, стар аясь использовать любую возможность с тем, чтобы употребить накопленны е знания и опыт на благо государства. Современный секретарь может сделат ь вывод о том, что ему, как и дореволюционным секретарям также необходимо стремление к совершенствованию своих профессиональных знаний, постоян ное самообразование, навыки делового администрирования, собранность, а также вневременные качества, как порядочность, честность и ответственн ость за выполняемую работу. Список использованной литературы: 1. Журн ал «Секретарское дело» №1, М., 1997 г. 2. Журнал «Секретарское дело» №2, М., 1997 г. 3. Журнал «Секретарское дело» №3, М., 1997 г. 4. Журнал «Секретарское дело» №4, М., 1997 г. 5. Половцов А. А. «Дневник государственного секретаря А. А. Половцова в 2-х то мах, М., 1996