Вход

Государственное регулирулирование документационного обеспечения управления

Контрольная работа по праву и законодательству
Дата добавления: 10 сентября 2007
Язык контрольной: Русский
Word, rtf, 286 кб
Контрольную можно скачать бесплатно
Скачать
Данная работа не подходит - план Б:
Создаете заказ
Выбираете исполнителя
Готовый результат
Исполнители предлагают свои условия
Автор работает
Заказать
Не подходит данная работа?
Вы можете заказать написание любой учебной работы на любую тему.
Заказать новую работу
План. Государственная система документацион ного обеспечения управления. Основные положения. 3 Документирование управленческой деятельности. 7 Унификация и стандартизация управленческих документов. 17 Список литературы. 19 Государственная система документационного об еспечения управления. Основные положения. Государственная система док ументационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принци пов и правил, устанавливающих единые требования к документирован ию управленческой деятельности и организации работы с документами в о рганах государственного управления, на предприятиях (объединениях ), в учреждениях и общественных организациях. ГСДОУ в ключает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные, отраслевы е и республиканские нормативные и методические д окументы по вопросам документационного обеспечения управления. Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, с окращение количества и повышение качества документов, создание услов ий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. В развитие Основных поло жений ГСДОУ разрабатываются и утверждаются нормативные и методиче ские документы по совершенствованию документационного обеспечения управления: общесоюзные - Главным архивным управлением при Сов ете Министров СССР и Государственным комитетом СССР по стандартам : отраслевые - министерствами и ведомствами СССР и союзных р еспублик ; республиканские - Советами Министров союзных республик . Норм ативные документы министерств и ведомств по вопросам документационн ого обеспечения управления не должны ограничивать прав подведомственных организаций, предоставленных им Законом СССР "О предприятиях в СССР" и другими законодательными актами. Документационное обеспечение управления в организаци и осуществляется специальной службой, подчиненной непосредственно р уководителю организации. Должностные лица организаций при работе с документами руководствуют ся требованиями Основных положений ГСДОУ и принятых в ее развитие общес оюзных, отраслевых и республиканских нормативных и методических докум ентов. Общие требования к документам и службам документац ионного обеспечения распространяются на все системы документации орг анов государственного управления Союза ССР, союзных и автономных рес публик, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислитель ной техники и микрографии . Общие требования к документам и службам документац ионного обеспечения являются нормативно-методической базой для с овершенствования на единой основе документационного обеспечения упр авления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работ службы документационного о беспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших тех нических средств. Общие требования разработаны в соответствии с законами СССР и союзных республик, устанавливающими порядок организации и дея тельности государственного аппарата, актами высших органов государс твенного управления по вопросам принятия и оформления управленчески х решений, осуществления контроля за исполнением документов, соверше нствования методов управления и организационных структур и их информ ационного обеспечения, государственными стандартами в области докум ентации и автоматизированной обработки информации с учетом опыта пр актического использования унифицированных систем документации и об щесоюзных классификаторов технико-экономической информации. Единые требования ко всем сис т емам документ ации внедряются путем издания государственных , республиканских и отрасл евых стандартов и инструкций по вопро сам документационного обеспечения управленческой деятельности , учитывающих специфику республики ( отра сли ), а т акже отраслевых унифицированных систем д окументации , типовых номенклатур дел , типовых перечней докуме нтов с указанием сроков их хранения . На их основе подведомственные организации разрабатывают нормативные акты , ор ганизующие докумен тационное обес печение управления . Учреждения государственной архивной службы СССР оказывают министерствам и ведомствам орга низационно - методическую помощь во внедрении ГСДОУ , в организации системы документационного обеспечения , согласов ывают типовые и отраслевые нормативные документы по систе ме документационного обеспечения , указанные в п . 1.5, разра батывают методические документы по отдельным вопросам докум ентационного обеспечен ия управления . Документирование управленческой деятельности . Документирование управленческой деяте льности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и офор млению необходимой для осуществления управленческих действий информ ации на различных носителях по установленным правилам. Документирование осуществляется на естественном языке ( рукописные , машинописные документы , в том чис ле телеграммы , телефонограм мы , машинограм мы ), а также на искусственных языках с использованием новых носителей ( перф окарты , перфоленты , магнитные ленты , карты , диски , кристаллы и др .). Состав управленческих документов Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации , порядком решения вопросов , объемом и характером взаимосвязей с други ми организаци ями и закрепляется в табеле документов . Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением ГСДОУ , унифицированных систем документации ( УСД ) и Общесоюзных классификаторов технико - экономической информации ( ОКТЭИ ). УСД - комплекс взаимоувязанных документов , созданных по единым правилам и требованиям , содержащих информацию , необходимую для управления в определенной сфере деятельн ости . УСД предназначены для использования как в услов иях применения средств вычислительной техники , так и при традиционных методах обработки информации . Общесоюзные классификаторы представляют собой систематизированн ые пер ечни наименов аний и кодов объектов классификации и классификационных группировок , разработанных и утвержденных в установленном порядке , обязательных для применения при обеспечении автоматизации процессов обработки информации . Порядок утверждения , внедрения , ведения и регистрации УСД об щесоюзного наз начения , унифи цированных фор м документов других уровней управления и ОКТЭИ устанавливается Госстандартом СССР . Управленческие документы по наименованию , форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД , тр ебованиям ГСДО У , положениям ( уставам ) об организации и другим нормативным документам , содержащим правила документирования . В соответствии с действующим законодательством и компетенци ей органы управления издают следующие распорядительные документы : Советы Министров СССР, со юзных и автономных республик: постановления, распоряжения и дают поруче ния; Министерства ССР, союзных и автономных республик: приказы, инструкц ии, указания; Государственные комитеты, комитеты и комиссии: постановлен ия, приказы, инструкции, указания; Главные управления и управления при С оветах Министров СССР, союзных и автономных республик: приказы, инструкц ии, указания; Исполкомы Советов народных депутатов, их управления и отд елы: решения, распоряжения (исполкомы); приказы, инструкции, указания ( правления и отделы); Администрация предприятий (объединений), учрежде ний, организаций: приказы, инструкции, указания; Кооперативные организ ации - решения. Общественные организации - постановления, распоряжения . Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необхо димо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам к омпетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативны м вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и пр иказов. Совместные распорядительные документы организаций, и здающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), изд аются в соответствующей форме (приказ, постановление и др.). Совместные распорядительные документы органов, полно мочных издавать различные по форме документы, издаются в форме "совм естного решения", которое имеет правовую силу распорядительного до кумента каждой организации, принимавшей этот документ. Доведение до сведения п одведомственных организаций, структурных подразделений документов в ышестоящих органов или документов других организаций осуществляет ся в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация этот вопрос решает самостоятельно. Протокольные решения колл егиальных органов могут доводиться до исполнителей в форме, установлен ной положением об этих органах. Расп орядительный документ может быть отменен ( изменен ) распорядитель ным документом самой организации или выше стоящей . Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами . Проекты документов , затрагивающие и нтересы других организаций , должны предварительно согласовываться с ними . В случае разногласий к проекту прикладываются замечания или суть раз ногласий указ ы вается в сопроводительном письме . Ход обсуждения вопр осов и решения , принимаемые на заседаниях коллегиальных органов , советах , собраниях , совещаниях , фик сируются в протоколах . Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний , стено грамм , звуковых записей и материалов , подготовленных к заседанию ( текстов докладов , выступлений , справок , проектов постановлени й или решений , повестки дня , списков приглашенных и др .). Если ход заседания стенографирует ся , то текст стенограммы расшифровывается , отпечатывается , заверяется и хранится вместе с протоколом . В особых случаях выступавший должен завизиро вать стенограмму своего выступления . Если ход заседания записывается на магнитную ленту , он а хранится в соответствии с Основн ыми правилами работы государственных архивов с кино -, фото - и фонодокументами . В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при о существлении операт ивных связей с вышестоящими отраслевыми и функци ональными органами , подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами . Письма , как прав ило , должны составляться в том случ ае , когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией : устные разъяснения , указания ( личные или по телефону ), инструктирование и др . При необходимости с рочной передачи информации составляются телеграммы и телефо нограммы . Организации на основ ании положен ий о них и других актов , определяющих их компетенцию , изд ают и иные документы : планы работ , отчеты , прейскуранты , стандарты , уставы , п оложения , правила и др ., перечень которы х содержится в Общесоюзном классификаторе управленческой документац ии ( О КУД ) и отраслевых табелях применяемых форм документов . Проект управленческого документа долж ен быть согласован с исполнителями ( авторами текста ), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаци й . Внутреннее согласование проекта докумен та должно проводиться в следующей очередности : с отраслевыми , функциональными , территориальными подразделениями , совещательными органами , и , при необходимости , общественными организаци ями ; работниками , ответственными за ра зрешение функциональн ых вопросов ( главные , старшие специалисты и т . д .); с финанс овым подразделением или главным бухгалтером ( бухгалтером ); с юридической службой ; службой документационного обесп ечения ; с замест ителем председателя коллегиального органа или с замест ителем руководителя организации , ведающими вопросами , содержащимися в проект е документа . Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществ ляться в следующей очередности : с подчиненными и неподчиненными организациями , когда последние выступают обязанной сторо ной в правоотношениях , возникающих вследствие издания правового акта , или когда содержание доку мента затрагивает их непосредственные интересы ; с организациями и научно - производственными объединениями , занимающимися и сследованиями в той области , в которо й имеет отношение содержание документа ; с общественными о рганизациями - в случаях необходимо сти или предусмотренных документами этих органов ; с органами , осуще ствляющими государстве нный надведомственный контроль ( надзор ) в определенной о бласти ( санитарный , противопожарный и т . д .); с вышестоящими органами общ ей или отраслевой компетенции – в случаях, когда законо дательством предусматривается возможность совершения управленческ их действий, только с разрешения этих органов. Упра вленческий документ подписывается или утверждается руководителем о рганизации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами (устав или положение об о рганизации, структурном подразделении, должностная инструкция, прика з о распределении обязанностей и др.). Две или более подписи прост авляются в том случае, если за содержание документа ответственны нес колько должностных лиц. Докум енты денежного , материального или кредитного характера , служ ащие основанием для приема и выдач и денег , товарно - материальных и других ценностей , а также изменяющие кре дитные и расчетные обязательства с другими организ ациями , подписывают руководитель организации и гл . бухга лтер ( бухгалтер ); сов местные документы нескольких орг анизаций подписывают руководители всех организаций . Документы , составленные комиссией , подп исывают все члены комиссии . Решения ( постановления ) коллегиальных органов подписываются пред седателем и секретарем . Распоряжения , издаваемые руководителем к оллегиального органа в единоначальном порядке , имеют одну подпись . Право подписи распорядительных докум ентов в форме указаний или распоряжен ий может предоставляться замес тителю руководителя , главному инженеру , руководителям с труктурных подразделен ий . Утверждаемые документы ( инструкции , пол ожения , уставы и др .) по дписывает должностное лицо , ответственное за их подготовку . Протокол подписывает председат ельствующий на засед ании коллегиального органа ( совета , коллегии , собрания , совещ ания ) и секретарь . Доклады , докладные записки , справк и и другие документы информационного , справочного или аналитического характера могут быт ь подписаны испол нителем , если разрешаемые в них вопр осы не выходят за пр еделы его прав и компетенции , ус тановленных должностн ой инструкцией . Документы - приложения могут быть трех видов : - утверждаемые или вводимые в действ и е соответству ющим распорядительным документом ( приложения к правовым актам , имеющие самостоятельное значение ); - поясняющие или дополняющие содержание другого докумен та ; - направляемые с письмом в другие организации . На приложен иях к распорядитель ным документам и приложениях , дополняющих или поясняющих содержание другого документа , в правом верхнем углу печатают : Приложение к реше нию исполкома Свердловского областного Совета народных депутатов . . . . . . . N . . . . . . При наличии нескольких при ложений они нумеруются. При рассылке приложений без распорядительны х документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указ анием наименования распорядительного документа, его даты и номера (см. п. 2.3.2.4). Состав реквизитов и порядок оформления документов – пр иложений должен соответствовать требованиям унифици рованной системы документации, к которой относится документ - приложен ие. В целях сокращения количества применяемых форм д окументов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и соз даваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается отв етственным за его составление и утверждается руководителем ведомст ва. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службо й документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается. Унификация и стандартизация управленчес ких документов . Унификация документов закл ючается в установлении единообразия состава и форм управленческих до кументов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функц ий и задач. Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной ун ификации и уровня ее обязательности . Установлены сл едующие категории стандартов : · государственные стандарты (ГОСТ ). · отраслевые стандарты (ОСТ); · республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов прово дится в целях сокращения количества приме няемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения тру доемкости их обработки, достижения информационной совместимости раз личных систем документации по одноименным и смежным функциям управл ения, более эффективного использования вычислительной техники. Работа по унификации вкл ючает: · разработку УСД, которая осущест вляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответст вующие системы документации; · внедрение межотраслевых (межв едомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД: · внедрение разработанных ОКТЭИ; · ведение УСД и ОКТЭИ с целью под держания достоверности информации и их дальнейшее развитие; · разработку комплексов отрасле вых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию; · разработку отраслевых классиф икаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отра сли. Организационное и методичес кое руководство унификацией и стандартизацией документов, координаци ю работ и контроль осуществляет головная организация по координаци и внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли. Список литературы. 1. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1986. 2. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам гра ждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и органи зациях. Утверждено Постановлением ГКНТ СССР, Госстандарта и Главархи ва СССР от 30 ноября 1981 г. N 463/162/298. 3. Почтовые правила. - М.: стерство связи СССР, 1985. 4. Указ Президиума Верховн ого Совета СССР от 31.03.80 N 1812-х. 5. Указ Президиума Вер ховного Совета РСФСР от 29.01.81 N 173. 6. Основные правила работы госуда рственных архивов с кино-, фото- и фонодокументами. - М.: Главархив СССР, 1980.
© Рефератбанк, 2002 - 2017