Государственное регулирулирование документационного обеспечения управления

План. Государственная система документацион ного обеспечения управления. Основные положения. 3 Документирование управленческой деятельности. 7 Унификация и стандартизация управленческих документов. 17 Список литературы. 19 Государственная система документационного об еспечения управления. Основные положения. Государственная система док ументационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принци пов и правил, устанавливающих единые требования к документирован ию управленческой деятельности и организации работы с документами в о рганах государственного управления, на предприятиях (объединениях ), в учреждениях и общественных организациях. ГСДОУ в ключает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные, отраслевы е и республиканские нормативные и методические д окументы по вопросам документационного обеспечения управления. Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, с окращение количества и повышение качества документов, создание услов ий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. В развитие Основных поло жений ГСДОУ разрабатываются и утверждаются нормативные и методиче ские документы по совершенствованию документационного обеспечения управления: общесоюзные - Главным архивным управлением при Сов ете Министров СССР и Государственным комитетом СССР по стандартам : отраслевые - министерствами и ведомствами СССР и союзных р еспублик ; республиканские - Советами Министров союзных республик . Норм ативные документы министерств и ведомств по вопросам документационн ого обеспечения управления не должны ограничивать прав подведомственных организаций, предоставленных им Законом СССР "О предприятиях в СССР" и другими законодательными актами. Документационное обеспечение управления в организаци и осуществляется специальной службой, подчиненной непосредственно р уководителю организации. Должностные лица организаций при работе с документами руководствуют ся требованиями Основных положений ГСДОУ и принятых в ее развитие общес оюзных, отраслевых и республиканских нормативных и методических докум ентов. Общие требования к документам и службам документац ионного обеспечения распространяются на все системы документации орг анов государственного управления Союза ССР, союзных и автономных рес публик, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислитель ной техники и микрографии . Общие требования к документам и службам документац ионного обеспечения являются нормативно-методической базой для с овершенствования на единой основе документационного обеспечения упр авления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работ службы документационного о беспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших тех нических средств. Общие требования разработаны в соответствии с законами СССР и союзных республик, устанавливающими порядок организации и дея тельности государственного аппарата, актами высших органов государс твенного управления по вопросам принятия и оформления управленчески х решений, осуществления контроля за исполнением документов, соверше нствования методов управления и организационных структур и их информ ационного обеспечения, государственными стандартами в области докум ентации и автоматизированной обработки информации с учетом опыта пр актического использования унифицированных систем документации и об щесоюзных классификаторов технико-экономической информации. Единые требования ко всем сис т емам документ ации внедряются путем издания государственных , республиканских и отрасл евых стандартов и инструкций по вопро сам документационного обеспечения управленческой деятельности , учитывающих специфику республики ( отра сли ), а т акже отраслевых унифицированных систем д окументации , типовых номенклатур дел , типовых перечней докуме нтов с указанием сроков их хранения . На их основе подведомственные организации разрабатывают нормативные акты , ор ганизующие докумен тационное обес печение управления . Учреждения государственной архивной службы СССР оказывают министерствам и ведомствам орга низационно - методическую помощь во внедрении ГСДОУ , в организации системы документационного обеспечения , согласов ывают типовые и отраслевые нормативные документы по систе ме документационного обеспечения , указанные в п . 1.5, разра батывают методические документы по отдельным вопросам докум ентационного обеспечен ия управления . Документирование управленческой деятельности . Документирование управленческой деяте льности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и офор млению необходимой для осуществления управленческих действий информ ации на различных носителях по установленным правилам. Документирование осуществляется на естественном языке ( рукописные , машинописные документы , в том чис ле телеграммы , телефонограм мы , машинограм мы ), а также на искусственных языках с использованием новых носителей ( перф окарты , перфоленты , магнитные ленты , карты , диски , кристаллы и др .). Состав управленческих документов Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации , порядком решения вопросов , объемом и характером взаимосвязей с други ми организаци ями и закрепляется в табеле документов . Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением ГСДОУ , унифицированных систем документации ( УСД ) и Общесоюзных классификаторов технико - экономической информации ( ОКТЭИ ). УСД - комплекс взаимоувязанных документов , созданных по единым правилам и требованиям , содержащих информацию , необходимую для управления в определенной сфере деятельн ости . УСД предназначены для использования как в услов иях применения средств вычислительной техники , так и при традиционных методах обработки информации . Общесоюзные классификаторы представляют собой систематизированн ые пер ечни наименов аний и кодов объектов классификации и классификационных группировок , разработанных и утвержденных в установленном порядке , обязательных для применения при обеспечении автоматизации процессов обработки информации . Порядок утверждения , внедрения , ведения и регистрации УСД об щесоюзного наз начения , унифи цированных фор м документов других уровней управления и ОКТЭИ устанавливается Госстандартом СССР . Управленческие документы по наименованию , форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД , тр ебованиям ГСДО У , положениям ( уставам ) об организации и другим нормативным документам , содержащим правила документирования . В соответствии с действующим законодательством и компетенци ей органы управления издают следующие распорядительные документы : Советы Министров СССР, со юзных и автономных республик: постановления, распоряжения и дают поруче ния; Министерства ССР, союзных и автономных республик: приказы, инструкц ии, указания; Государственные комитеты, комитеты и комиссии: постановлен ия, приказы, инструкции, указания; Главные управления и управления при С оветах Министров СССР, союзных и автономных республик: приказы, инструкц ии, указания; Исполкомы Советов народных депутатов, их управления и отд елы: решения, распоряжения (исполкомы); приказы, инструкции, указания ( правления и отделы); Администрация предприятий (объединений), учрежде ний, организаций: приказы, инструкции, указания; Кооперативные организ ации - решения. Общественные организации - постановления, распоряжения . Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необхо димо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам к омпетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативны м вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и пр иказов. Совместные распорядительные документы организаций, и здающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), изд аются в соответствующей форме (приказ, постановление и др.). Совместные распорядительные документы органов, полно мочных издавать различные по форме документы, издаются в форме "совм естного решения", которое имеет правовую силу распорядительного до кумента каждой организации, принимавшей этот документ. Доведение до сведения п одведомственных организаций, структурных подразделений документов в ышестоящих органов или документов других организаций осуществляет ся в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация этот вопрос решает самостоятельно. Протокольные решения колл егиальных органов могут доводиться до исполнителей в форме, установлен ной положением об этих органах. Расп орядительный документ может быть отменен ( изменен ) распорядитель ным документом самой организации или выше стоящей . Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами . Проекты документов , затрагивающие и нтересы других организаций , должны предварительно согласовываться с ними . В случае разногласий к проекту прикладываются замечания или суть раз ногласий указ ы вается в сопроводительном письме . Ход обсуждения вопр осов и решения , принимаемые на заседаниях коллегиальных органов , советах , собраниях , совещаниях , фик сируются в протоколах . Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний , стено грамм , звуковых записей и материалов , подготовленных к заседанию ( текстов докладов , выступлений , справок , проектов постановлени й или решений , повестки дня , списков приглашенных и др .). Если ход заседания стенографирует ся , то текст стенограммы расшифровывается , отпечатывается , заверяется и хранится вместе с протоколом . В особых случаях выступавший должен завизиро вать стенограмму своего выступления . Если ход заседания записывается на магнитную ленту , он а хранится в соответствии с Основн ыми правилами работы государственных архивов с кино -, фото - и фонодокументами . В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при о существлении операт ивных связей с вышестоящими отраслевыми и функци ональными органами , подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами . Письма , как прав ило , должны составляться в том случ ае , когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией : устные разъяснения , указания ( личные или по телефону ), инструктирование и др . При необходимости с рочной передачи информации составляются телеграммы и телефо нограммы . Организации на основ ании положен ий о них и других актов , определяющих их компетенцию , изд ают и иные документы : планы работ , отчеты , прейскуранты , стандарты , уставы , п оложения , правила и др ., перечень которы х содержится в Общесоюзном классификаторе управленческой документац ии ( О КУД ) и отраслевых табелях применяемых форм документов . Проект управленческого документа долж ен быть согласован с исполнителями ( авторами текста ), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаци й . Внутреннее согласование проекта докумен та должно проводиться в следующей очередности : с отраслевыми , функциональными , территориальными подразделениями , совещательными органами , и , при необходимости , общественными организаци ями ; работниками , ответственными за ра зрешение функциональн ых вопросов ( главные , старшие специалисты и т . д .); с финанс овым подразделением или главным бухгалтером ( бухгалтером ); с юридической службой ; службой документационного обесп ечения ; с замест ителем председателя коллегиального органа или с замест ителем руководителя организации , ведающими вопросами , содержащимися в проект е документа . Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществ ляться в следующей очередности : с подчиненными и неподчиненными организациями , когда последние выступают обязанной сторо ной в правоотношениях , возникающих вследствие издания правового акта , или когда содержание доку мента затрагивает их непосредственные интересы ; с организациями и научно - производственными объединениями , занимающимися и сследованиями в той области , в которо й имеет отношение содержание документа ; с общественными о рганизациями - в случаях необходимо сти или предусмотренных документами этих органов ; с органами , осуще ствляющими государстве нный надведомственный контроль ( надзор ) в определенной о бласти ( санитарный , противопожарный и т . д .); с вышестоящими органами общ ей или отраслевой компетенции – в случаях, когда законо дательством предусматривается возможность совершения управленческ их действий, только с разрешения этих органов. Упра вленческий документ подписывается или утверждается руководителем о рганизации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами (устав или положение об о рганизации, структурном подразделении, должностная инструкция, прика з о распределении обязанностей и др.). Две или более подписи прост авляются в том случае, если за содержание документа ответственны нес колько должностных лиц. Докум енты денежного , материального или кредитного характера , служ ащие основанием для приема и выдач и денег , товарно - материальных и других ценностей , а также изменяющие кре дитные и расчетные обязательства с другими организ ациями , подписывают руководитель организации и гл . бухга лтер ( бухгалтер ); сов местные документы нескольких орг анизаций подписывают руководители всех организаций . Документы , составленные комиссией , подп исывают все члены комиссии . Решения ( постановления ) коллегиальных органов подписываются пред седателем и секретарем . Распоряжения , издаваемые руководителем к оллегиального органа в единоначальном порядке , имеют одну подпись . Право подписи распорядительных докум ентов в форме указаний или распоряжен ий может предоставляться замес тителю руководителя , главному инженеру , руководителям с труктурных подразделен ий . Утверждаемые документы ( инструкции , пол ожения , уставы и др .) по дписывает должностное лицо , ответственное за их подготовку . Протокол подписывает председат ельствующий на засед ании коллегиального органа ( совета , коллегии , собрания , совещ ания ) и секретарь . Доклады , докладные записки , справк и и другие документы информационного , справочного или аналитического характера могут быт ь подписаны испол нителем , если разрешаемые в них вопр осы не выходят за пр еделы его прав и компетенции , ус тановленных должностн ой инструкцией . Документы - приложения могут быть трех видов : - утверждаемые или вводимые в действ и е соответству ющим распорядительным документом ( приложения к правовым актам , имеющие самостоятельное значение ); - поясняющие или дополняющие содержание другого докумен та ; - направляемые с письмом в другие организации . На приложен иях к распорядитель ным документам и приложениях , дополняющих или поясняющих содержание другого документа , в правом верхнем углу печатают : Приложение к реше нию исполкома Свердловского областного Совета народных депутатов . . . . . . . N . . . . . . При наличии нескольких при ложений они нумеруются. При рассылке приложений без распорядительны х документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указ анием наименования распорядительного документа, его даты и номера (см. п. 2.3.2.4). Состав реквизитов и порядок оформления документов – пр иложений должен соответствовать требованиям унифици рованной системы документации, к которой относится документ - приложен ие. В целях сокращения количества применяемых форм д окументов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и соз даваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается отв етственным за его составление и утверждается руководителем ведомст ва. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службо й документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается. Унификация и стандартизация управленчес ких документов . Унификация документов закл ючается в установлении единообразия состава и форм управленческих до кументов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функц ий и задач. Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной ун ификации и уровня ее обязательности . Установлены сл едующие категории стандартов : · государственные стандарты (ГОСТ ). · отраслевые стандарты (ОСТ); · республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов прово дится в целях сокращения количества приме няемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения тру доемкости их обработки, достижения информационной совместимости раз личных систем документации по одноименным и смежным функциям управл ения, более эффективного использования вычислительной техники. Работа по унификации вкл ючает: · разработку УСД, которая осущест вляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответст вующие системы документации; · внедрение межотраслевых (межв едомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД: · внедрение разработанных ОКТЭИ; · ведение УСД и ОКТЭИ с целью под держания достоверности информации и их дальнейшее развитие; · разработку комплексов отрасле вых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию; · разработку отраслевых классиф икаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отра сли. Организационное и методичес кое руководство унификацией и стандартизацией документов, координаци ю работ и контроль осуществляет головная организация по координаци и внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли. Список литературы. 1. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1986. 2. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам гра ждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и органи зациях. Утверждено Постановлением ГКНТ СССР, Госстандарта и Главархи ва СССР от 30 ноября 1981 г. N 463/162/298. 3. Почтовые правила. - М.: стерство связи СССР, 1985. 4. Указ Президиума Верховн ого Совета СССР от 31.03.80 N 1812-х. 5. Указ Президиума Вер ховного Совета РСФСР от 29.01.81 N 173. 6. Основные правила работы госуда рственных архивов с кино-, фото- и фонодокументами. - М.: Главархив СССР, 1980.