Делопроизводство коллегий

Содержание Введение . Формирование системы коллежского делопроизводства 4 2. Делопроизводство коллегий 5 3. Виды и формы документов 8 Заключение 10 Список источников и литературы 11 Введе ние XVIII век — период преобразования Московско го государства в Ро с сийскую Империю, что п овлекло за собой реорганизацию высшего централ ь ного и местного аппаратов власти. Этот процесс переустройства с истемы государственной власти оказал большое влияние на управ ление, до кумен т ную систему в целом, а также на наим енования и упорядочивание докуме н тов. Уп разднение приказов и введение коллежской системы управления п о влекло изменение кад рового состава приказов, по лучивших название ко л лежских канцеля ри й, что усилило влияние их служащих на докумен тооборот. Впервые в Российском государстве произошло законодательное закрепление норм делопроизводства. Изучение процессов организации делопроизводства в коллегиях имеет важ ное значение для исторической науки, поскольку делопроизводственные м атериалы как вид исторических источников воспроизводит систему гос у дарственного аппарата в целом. При этом с ледует учитывать взаимозавис и мость сист емы делопроизводства и развития системы государственного управления: с возникновением но вых учреждений порождаются новые док у менты, вместе с тем необходи мость в обработке кол ичественно растущей и структурно услож няющейся документации ведет к у сложнению госуда р ственного аппарата. Те м самым изучение делопроизводства в коллегиях по з воляет глубже исследовать различные аспекты государственног о управления. Система коллежского делопроизводства не получила подробного освещени я в научной литературе. Проблеме эволюции делопроизводстве н ной документации в этот период посвящена статья Б.Г. Литвака, опублик о ванная в сборнике «П роблемы источниковедения истории СССР и специал ь ных исторических дисциплин». Среди современных исследований следует выделить статьи А.Н. К а чалкина, А.А. Лукашевич. Особый интерес представляет исследование Л.Е. Шепелева «Чиновный мир Ро ссии. XVIII — начало ХХ в.». Отдельные воп росы организации дел о производства в кол легиях затрагиваются авторами в контексте реформ гос у дарственного управления в России (Е.В. Анисимов, Н.И. Павленк о и др.). 1. Формирование системы колле жского делопроизводства В первой четверти XVIII в. были ос уществлены глубокие реформы о р ганов гос ударственной власти России, важнейшей из которых стала реформа централ ьного управления 1718-1724 гг., в ходе которой приказная система управления сме нилась коллежской. Образование коллегий вытекало из предшествовавшего раз вития приказного строя. Это подтверждается тем, что боль шинство кол легий создавались на базе старых учреждений и являлись их правопреемни ками. Деятельность коллегий как части бюрократического аппара та подве р галась тщательной регламентаци и. Бюрократизация государственного апп а рата нашла свое выражение в консолидации однородных функций управл е ния, уста новлении стройной системы подчине нности низших органов вы с шим, организаци онном отделении присутствия от канцеля рии, складывании чиновничества — особой касты людей, назна чаемых царем и формально только перед ним от ветственных. В допетровское время, государь, управляя государст вом, опи рался, с одной стороны, на почитание подданными иду щей от Бога власти пра восла в ного самодержца и, с другой сторо н ы, на систему службы, устойчивую иерархию служилых чинов — «холопей гос ударевых». «Эти два начала — традици онное и слу жилое — соединяли, как мощ ная система опор и пер е крытий, все здание российской государственности, делали власть московских царей реальной , несмотря на несовершенные средства коммуни кации, сл а бую систему управления гигантскими пространствами Росси и с редким нас е лением и огромной протяжен ностью границ». Новое время с его представл е ниями о власти, влияние европейского опыта, разрушение самоизоляци и — все это потребовало иных подходо в к реализа ции доктрины самодержавной власти. Петр I осуществляет глубокие административные реф ормы, позвол я ющие говорить о формировани и в России бюрократической администрати в ной системы. Ее основные признаки следующие: зависимость чиновнико в от монарха; существование строгой иерархии учреждений и должностных л иц, руководствующихся в своей деятельности уставами и регламентами; уни ф и кация структуры и штатов учреждений и о бязанностей должностных лиц; углубление разделения труда в управленче ском аппарате, выражавшееся хотя бы в таком первичном его виде, как разгр аничение гражданской службы и военной, и т.д. Все административные реформы требовали соответствующего прав о вого оформления. Утвержденный 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент, или Устав колле гий, охватывал всю сферу нового административного зак о нода тельства. При его подготовке была осуществлена реце пция иностранн о го права: в его основу поло жен шведский Канцелярский устав 1661 год а. Генеральный регламент — осно вополагающий законодательный акт, опред еливший систему коллежского де лопроизводства. Впоследствии, на протяж ении всего XVIII в., издавалось множество законодатель ных актов, устанавливавших формуляр документов отдельны х разновидностей, порядок их прохождения, организацию документопотоко в между учреждениями и решавших многие другие частные вопросы организа ции делопроизводства. В Генеральном регламенте 1720 г. прежде всего обосновываются пр е имущества коллежской системы по сравне нию с при казной. Значительная часть этого законодательного ак та посвящена уста новлению штатов и опис а нию должностных о бязанностей. Впервые вводимая дифференциация дол ж ностей была столь значительной, что не могла не сказаться на организа ции делопроизводства. Сама процедура коллегиального решения дел требовала дословного повторения или пересказа последующими докуме нтами со держания предыдущих, что вело к разрастанию объема документов и дел о про изводства вообще. Таким образом, в результате административных реформ Петра I были созданы учреждения бюрократического т ипа и сложилась новая система це н трально го управления — коллежская. Соответственно система делопрои з водства, введенная Генеральным регламентом 1720 г., п олу чила название «коллежской». 2. Делопроизводство коллегий Коллегии состояли из присутствия и канцелярии. Присутствие обр аз о вывали президент, вице-президент, четы ре-пять советников и четыре асесс о ра (помо щ ника). Устанавливался принцип коллегиальности управлени. Канцелярия коллегии возглавлялась секретарем, в ведении которого нахо дился ее штат: нотариус или протоколист, ведший протоколы заседаний; рег и стратор, составлявший списки входящих и исходящих документов; акт у ариус — хранитель документов; переводчик и многочисленные писцы и к о пиисты. Секретарь докладывал дела присутствию. Члены присутствия заявляли сво и мнения по очереди, начиная с младших, не повторяясь («снизу, не вп а дая один другому в речь»). Дела решались «по мно жайшему числу голосов»; при равенст ве голосов перевес давало мнение пр езидента. Протокол и реш е ния подписыва ли сь всеми членами присутствия. Входящие документы коллегий были четырех типов-формуляров: «указ» от вы шестоящих учреждений или царя; «промемория» от равн о значного данной коллегии учреждения; «доношение» от нижес тоящего орг а на и, наконец, «челобит ная» о т частного лица. Генеральный регламент уст а навливал, что входящий документ принимает секретарь коллегии, кото рый делал на нем помету — «запись». Смысл помет следующий: входящий док у мент получен такого-то числа, внесен в кни гу учета поступлений входящих бумаг определенного типа и, согласно прос тавленному на нем номеру, «з а пущен» в дело производство. По мета «Выписать» означала приказ секретаря одному из по дьячих начать составлять выписку из необходимых документов для подгот овки дела к докладу в совете. Она часто представляла собой копию (или, как тогда говорили, «список слово в слово») входящего документа, к которой пр илагались копии или краткие выжимки собранных по дан ному д е лу документов (ответы на запросы из других учрежд ений, справки по мат е риалам архива коллег ии, копии или выписки из за конодательства). Готовую выписку на заседании совета зачитывал вместе с входящим документом се к ретарь в соответствии с описанной выше процедурой. В ходе обсуждения дела на заседании коллегии составлялся про токол — с амый важный документ кол лежского делопроизводства. Генеральный р е гламент подробно огова ривал содержание пр отокола. Он должен был нач и наться с даты о бсуждения, иметь список присутствующих и включать в себя следующие обяз ательные разделы: Список рассматриваемых на за седании дел; Запись-протокол высказанных мнений («разговоров о важных делех») с отмет кой в тех случаях, когда «о каком деле большаго изъяснения требует и оное до другова времени отстрочить»; Запись результатов голосования с отметкой «когда члены в голосах не сог ласны». Если же решение принимается единогласно, то окон чательное мнен ие каждого в протокол не записывалось (гл. 30 Генерального регламе н та). Протокол заканчивался подписями членов коллегии и секретаря. Протокол был важен прежде всего потому, что являлся основой для с о здания исходящих документов коллегии. Сам про токол оставался в совете, но из него делалась выписка по данному делу. На о сновании выписки — «вед е ния» и появлялс я исходящий документ — «приговор», который был снаб жен, как и протокол, подписями членов коллегии, но, в отличие от протокола, имел и печать колле гии. Формуляр приговора был уста новлен Сенатом в 1721 г. По сути «при говор» — это название исходящего документа коллегии для внутрен него пользов ания, а для других учреждений он имел уже другое название и измененный, в с оответствии с этим, формуляр («указ», «репорт» или «доношение», «промемо рия» или «память». Не случайно, в делах колл е гий сохранилось огромное количество входящих и почти нет «репорто в», «указов» и «доношений», которые, есте ственно, не сохранились потому, что рассылались по адресам. Зато в большом количестве сохранились так на з ы ваемые «отпуски» исходя щих документо в — черновики, снабженные пом е тами об исх одящем документе. Таким образом, типичное «дело» коллегии состояло из следующих д о кументов: входящий документ с отметками о пол учении и от правлении его в делопроизводство коллегии; ведение из прото ко ла; приговор (указ, репорт, доношение); отпуск с пометой об отправлении п одлинного приговора. При составлении исходящих документов на иболее внимательно подх о дили к доношениям, шедшим царю или в Сенат. Указ ы требовали, чтобы д о ношения готовились п о всем пра вилам, т. е. коллегии были обязаны «все о с нования и обстоятельства написать и мнение свое о том деле напос леди пр и ложить, без чего в Сенате секретар ю не принимать и докладывать не де р зать». Запре щалось подавать доношения в Сенат, если на данное дело уже суще ств овали «точные указы», по которым нужно было его решить без о б ращения в Сенат. И только «на что указу иметь не бу дут и затем решения учинить не можно, то о том доносить со мнением в Сенат» . Движение «дела», проходящего через бюрократическую машину ко л легии и обраставшую все новыми и новыми бумагами, было лишь одной из частей делопроизводства как процесса. Кроме этого, бы ли и другие части: разнообразный учет движения бумаг и их хранение. Разли чные формы учета в Генеральном регламенте назывались об щим термином «р егистратура». Термин «регистратура» применялся и к регист рационной кн иге («юрналу»), в которой фиксировались различные документы. Основная цель регистрации была определена как охрана до кументов. Однов ременно регистрационные журналы служили для справочной работы и для ко нтроля за исполнением доку ментов. При создании коллегий процедуре реги страции было уделено осо бое внимание еще и потому, что в этом видели наде жное средство борьбы про тив волокиты. В главе 4 Генерального регл а мента «О исполнении указов» предпи сывалось иметь в коллегиях два вида регистрационных документов: книгу, в которую следовало записывать о д е лах, «которые ве ршены и действом исполнены», т. е. прошли весь круг дел о производства, а также специальную роспись, которую нужно бы ло «держать на сто ле» или прибитой к стене, «дабы непрестанно в памяти бы ло — те д е ла, которые не вершены или и верш ены, а действом не исполнены». Детально оговаривалось и ведение «юрнала» — повседневной за писки, дне вника, который учитывал все производимые в коллегии дела. Надлежало «по алфавиту, числу и месяцу вкратце выписать» содержание каждого дела «и им я к тому принадлежащих особ и ме сто, к кому и куда дело послано», чтобы «по юрналу легко мочно найти в регистратуре» нужную информацию (гл. 32 Генерал ьного регламента). В «юрнал» в течение года регистратор кратко записывал содержание всех д ел, решенных в коллегии (записи располагались по алфавиту с указ а нием, куда и когда послано дело); он же вел ре гистра ционные книги («рег и стратуры») А, В, С и D . Книги А и В были предназначены для регис трации исходящих документов, С и D — д ля регистрации входящих. Коллежская с и ст ема делопроизводства предусматривала регистрацию документов не тольк о в течение всего процесса производства дела, но и после — в архиве. Если в приказах на поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, то в коллегиях наряду с датой появляется и регистрационный номер, соотве т ствовавший номеру записи в регистрацио нной книге. Книга А использов а лась для зап иси краткого содержания всех документов — реляций и докл а дов, отправленных из коллегии на имя царя или в Сен ат; книга В — для з а писи краткого содержа ния документов, на правленных другим учреждениям и лицам; книга С содерж ала рас положенные в хронологической последов а тельности краткие выпис ки из указов и рапортов, полученных в те чение года от царя и Сена та, с указанием номера присланной бумаги и номер а, присв о енного ей в коллегии, а также реес тр к ним. Все это по завершении года п е репл еталось и приобретало форму книги. Книга D содержала крат кие выпи с ки из всех п олученных от коллегий, губерний и других учреждений и лиц д о кументов, которые группировались по террито риа льному и хронологическ о му принципам и по завершении года вме сте с реестром переплетались. Во многих коллегиях существовали регистрационные книги учета д о ку ментов по отраслям ведомства данной колле гии, раздельно велась рег и страция секрет ной корреспонденции. Кроме регистрационных книг разного типа, существовали сбор ные книги, к оторые сшивались из бумаг, поступивших в коллегию или возни к ших в ходе бюрократической работы. Их было чрезвы чай но много, и их типы закон не регламентировал, хотя из Генерального рег ламента следует, что обязательно требовалось иметь в коллегиях книги-сб орники, состоящие из подлинных указов царя, Сената, дру гих учреждений, де йствующего закон о дательства, завершенны х дел, к которым приплетались отпуски и приложе н ные дополнительные документы по данному делу. Довольно скоро в коллегиях встала проблема хранения многочис ленных бу маг и книг. В Генеральном регламенте архиву уделена глава 44. В ней уста навливалось, что все доку менты, кроме законодательных и спр а вочных, имеют трехлетний срок хранения, после чег о они переносятся в а р хив, где передаются под расписку архивариусу. Помимо этого предписыв а лось создать архивы при Коллегии иностранных дел и при Ревизио н-коллегии. В пер вом хранились «особые уставы, регламенты и все докуме н ты» по государственному управлению, во в тором — финансовые до кументы коллегий. Генеральный регламент установил сроки исполнения доку ментов. Ук а зы следовало исполнять в течение одной недели , «ежели скорее нельзя». Е с ли требовались какие-либо справоч ные материалы из губернии, на их доста в ку отводился месяц и время, необходимое на дорогу. При необходимости к а ких-либо уточнений р азрешалось увеличить срок еще на две недели. Кол легия после получения н еобходимых сведений должна была принять реш е ние и оформить его в течение недели, иначе существовала угроза «нака зан и ем смертным или ссылкою на галеры и ли шению всего имения по силе дела или вины». Помимо присутствия и канцелярии в коллегиях для ведения «счетных дел» б ыли созданы конторы. Здесь велось делопроизводство по финансовой деяте льности коллегий. После проведения губернской реформы в 1775 г., к о гда были ликвидированы коллегии (за исключением Военной, Морской и Иностранных дел), а их функции переданы местным учрежд е ниям (губер н ским правлениям, казенным и судебным палатам, нижним земским судам, уездным казначействам), сохранил ся коллегиальный принцип принятия управленческих решений. Поэтому во вновь созданных учреждениях в о с новном с охрани лись структура коллегий, состав чиновников, их должнос т ные обязанности, организация работы с документам и. Все решения приним а лись в общем присутс твии, а технологический процесс обработки докуме н тов осуществлялся в канцелярии. 3. Виды и формы документов Коллежская система делопроизводства придавала особое значени е наименованию документов. Твердое именование документа было необход и мо для наведения порядка в самом деле, а та кже охраны документа с момента его «вступления» в коллегию и до его «вер шения». Четкость и определен ность наименования документа были важны и для его регистрации, при сдаче в архив. Виды документов, служившие для обмена информацией ме жду учр е ждениями, определялись их соподчиненностью. Особ енно четко порядок «для сообщения властей и мест» ус тановил закон 1775 г. От вышестоящих учреждений подчинен ным направлялись указы; подчиненные у чреждения направляли в вышестоящие инстанции рапорты и доношения; равн ые ин станции посылали друг другу предложения и сообщения. В XVIII в. появл я ется новый вид документа — протокол. Его назначение, правила составления и о формления подробно из ложены в специальной статье Генерального р е гламента. Частные лица продолжали обращаться в государственные уч реждения в фор ме челобитных. М.Ф. Румянцева, характеризуя прошения частных лиц, пишет, чт о они по приказной традиции назывались челобитными и всегда подавались на имя царя. В XVIII в., с увеличением их кол ичества, законод а тель вынуж ден был пресе чь практику непосредственного обращения с ними в высшую инстанцию, а в п оследней четверти XVIII в. за этим видом д ок у мента прочно закрепилось наименовани е прошение. Действительно, поток адресованн ых царю челобитных был настолько велик, что, по признанию Петра I , с ним «не точию человеку, ниже ангелу» невозм ожно справиться. Поэтому в XVIII в. власти вынуждены были ограничивать право подданных подавать челобитные непос редственно царю. В XVIII в. активно развиваются другие сис темы документа ции. Для «сношений» между военными характерны рескрипты , реляции, рапорты, д о несения, приказы, орде ра, предписания; для учета численного состава армии составлялись штаты, табеля, списки, ведомости; ход военных действий отр а жался в дислокаци ях, диспозициях, предположениях и др. Дого ворные отн о шения с иностранными государ ствами фиксировались в трактатах, до говорах, конвенциях, протоколах; дл я «сношений» с иностранны ми госуда р ства ми пользовались нотами, меморандумами, письма ми; дипломаты отпра в ляли на родину реляции, письма, депеши. Судебна я документация включила допросы, клятвенные обеща ния, показания; резул ьтат судебного разбир а тельства излагалс я в приговорах, определениях, выписках из журналов. Бу х галтерский учет отражался в балансе; главной книге для сист ематизации всех хозяйственных операций. В этот период в России начинают применять те р мины «баланс», «дебет», «кре дит», «бухгалтер». Статистический учет вели в по душных переписях, назва нных ревизиями. Результат ревизий фик сировался в «ревизских сказках», на основании которых состав лялись г у бер нские сводки. В XVIII в. активно складывае тся сис тема документации по личному составу: введены формулярные (посл ужные) списки чиновников — документ, дающий полное представление о чино внике, находившемся на государственной службе. Трудности использования столбцов в справочных целях, сложности, возник авшие при их хранении, привели к отмене столбцов. В ряде законод а тельных актов того времени обосновывалось преим ущество тетрадной фо р мы ведения дел. При т етрадной форме бумага экономилась не только за счет того, что теперь пис али на обеих сторонах листа, а прежде всего потому, что исчезла необходим ость заново кратко излагать все дело, поскольку каждый раз разворачиват ь многометровый стол бец с тем, чтобы найти инициативный документ, было н еудобно, а работать с тетрадью было довольно просто. Правда, на практике очень часто в тетрадях, так же как и на столбцах, повто рялось содержание предшествующих докумен тов, что свидетельствует о ко нсерватизме чиновников. Медленному изживанию этой традиции сп о собствовала и коллегиальная организация госуда рственного аппарата с че т ким отделением канцелярии и ее определяющим значением в подго товке дел к слушанию и в о формлении решений. Существенные изменения претерпевает и форма документов. В ко л лежском делопроизводстве выделяется из текста и стано вится самостоятел ь ным э лементом дата документа, которая теперь пишется под текстом с левой стор оны листа. Самостоятельным элементом формуляра становится и наим е но вание документа; в некоторых случаях к нему примыкает обозначе ние краткого содержания документа, хотя требование указывать краткое соде р жание документа ( заголо вок к тексту) как норма оформляется только в дел о производстве министерств в XIX в. Кроме реквизитов, выделившихся из те к ста, появляется ряд рек визитов, отражающих различные стадии раб оты над документом: под писи, отметки о согласовании, регистрационные но мера, о т метка о контроле, отметка о направ лении в дело и др. Подвергся изменениям язык делопроизводственной документации. Как спра ведливо отмечал В.В. Виноградов, «язык Петровской эпохи характериз у ется усилением значения официально-правител ьственного, канцелярского языка, расширени ем сферы его влияния. Процес с переустройства админ и стративной си ст емы... сопровождался насаждением новой терминологии, вторже нием потока слов, направляющихся из западноевропейских языков. «Европеизация» рус ского языка носила ярко выраженный отпечаток прав и тельственного режима». В делопроизводственной документации проявилась тенденция отхода от по вествовательности, стремление к однопредметности содержания, что стим у лировало ее формализацию и стандартизацию, формирование массовых ист очников. В целом изменения в организации делопроизводства коллегий привели к зн ачительному увеличению письменной работы. Даже рас ширенные по сравнен ию с приказами штаты канцелярских чинов ников не в силах были справитьс я с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизво д ства и волоките. Заключение В заключении можно сделать следующие выводы. Изучение обширного комплекса делопроизводственных материалов имеет к райне важное значение. Оно может дать представление о том, как управляла сь Российская империя, каковы были механизм и эффективность функционир ования государственной власти. Характерной особенностью делопроизводства XVIII в. по сравнению с предшествовавшим периодом является то, чт о его важнейшие основы утве р ждались зако нодательно. В начале XVIII в. создавалась новая система гос у дарственных учреждени й, причем возникновение новых учреждений оформ лялось законодательно, а для многих из них издавались регла менты, регул и ровавшие деятельность учреждения, и в том числе делопроизводст во. Осн о вополагающим законодательным ак том, определившим систему коллежского де лопроизводства, стал Генераль ный регламент 1720 г. Принятие Генерального регламента способст вовало унификации док у ментов одного жан ра, устранению личного начала в практике их составления, упраздняло стар ые виды и разновидности документов и вводило другие, с о ответствующие новому типу канцелярий централь ных и местн ых органов власти. В преобладающем большинстве слу чаев это сводилось к изменению названия документа, ибо большинст во жанров оставались в свое й внутренней сущности теми же самыми. Традиция в именовании документов, сложивша я ся в приказном дело производст ве, резко прервалась. Многообразие разновидностей делопроизводст венных документов в рассм атриваемый период обусловлено, прежде всего, сложной структу рой госуда рственного аппарата XVIII в. Список источников и литературы 1. Анисимов Е.В. Государственные преобразования и самодержав ие Петра Великого. Спб., 1997. 2. Власть и реформы: От самоде ржавной к советской России. Спб., 1996. 3. Делопроизводство (Организ ация и технологии документационного обе с печения управления) / Под ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ, 2001. 4. Источниковедение: Теория. История. Метод. Источники российской ист о рии / И.Н. Данилевский, В.В. Кабанов, О.М. Медушевская, М.Ф. Румянц е ва. М., 1998. 5. Качалкин А.Н. Названия дело вых бумаг в XVIII веке // Русская речь. 2003. № 2. 6. Литвак Б.Г. О закономерност ях эволюции делопроизводственной док у ме нтации в XVIII-XIX вв. (К постановке вопроса) // Проблемы источник о ведения истории СССР и специальных исторических дисциплин. М., 1984. 7. Лукашевич А.А. К истории дел опроизводственной документации России XVIII в. // Отечественные архивы. 2004. № 4. 8. Организация работы с докум ентами / Под ред. В.А. Кудряева. М., 2001. 9. Павленко Н.И. Петр Великий. М., 1990. 10. Шепелев Л.Е. Чиновный мир Ро ссии XVIII — начало ХХ в. Спб., 1999.