Подготовка документов к архивному хранению

Подготов ка документов к архивному хранению. Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготов ка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упо рядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государстве нного архивного фонда РФ. Подготовка исполненных документов к хранению и использованию вк лючает: экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов; « оформление дел; описание документов постоянного и долговременного хранения; обеспечение их сохранности; передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственны м называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответ ствующей организации, не входящей в систему государственной архивной с лужбы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомст венный архив осуществляет хранение документов организаций и предприят ий до передачи их на государственное хранение. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится п ри составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и пров едения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для перед ачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью о тнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действу ющие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором опр еделяются ее функции, права и порядок работы. На экспертные комиссии кроме орг анизации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмо трение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) х ранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом пов реждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлеж ащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомст венное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесен ие на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков х ранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п. Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, н умерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи д окументов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведен о. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зав исимости от сроков хранения производится полное или частичное оформле ние дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному состав у. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оф ормлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пере систематизации документов, без нумерации листов, а также без составлени я заверительной надписи. При оформлении обложек дел постоянного, долговременног о (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненно сть; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация к д окументам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные до кументы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения де ла; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянно го хранения предусматривается место для наименования государственног о архива и учреждения. Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержд енных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной служб ы (до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел д олговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одоб ренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учрежде ния государственной архивной службы (для описей дел поличному составу) и утвержденных руководителем учреждения. При заполнении реквизитов обложки дела необходимо собл юдать следующие требования: название учреждения пишут полностью с указ анием подчиненности в именительном падеже или указывают его официальн о принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклат уры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения). В конце делопроизводственного года в оформление обложк и дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся не обходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учре ждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этог о учреждения структурного подразделения). Заголовок дела на обложку пер еносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответс твующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых сл учаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания докуме нтов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения. В заголовках дел, содержащих копии документов, должна ука зываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не огов аривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем докуме нтам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то и х пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При налич ии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносят ся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. го ды заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирован ие дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, котор ые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творчес кую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из неско льких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, го д регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документ ов, включенных в дело. Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиаль ных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последне го протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личн ого дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, н а которое оно заведено. В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации л истов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и от дельно через знак «+» (плюс) — количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должнос ти составителя, даты составления и подписывается составителем с расшиф ровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недост ача документов, присоединение новых замена подлинных документов копия ми и т.д.) отмечаются заверительной надписи со ссылкой на соответствующи й акт. Для определенных категорий дел постоянного и долго врем енного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содер жащейся в них документации (особо ценные личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дел а на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформ ированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрыва ют их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документо в. По окончании делопроизводственного года все завершенны е дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценност и, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный пе речень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющи й систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись являет ся одновременно учетным документом и основным видом научно-справочног о стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей. С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели п омещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечи вать сохранность документов, и ставят корешками наружу. Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранени я можно лишь в исключительных случаях (например по требованию судебно-сл едственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дел о обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о прич инах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использовани я в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разреше ния руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями. В течение делопроизводственного года из дела разрешает ся выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче док умента на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, как ой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводс твенного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дел о, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-зам еститель, и ней указывают структурное подразделение, в которое выдано де ло, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получи вшего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и п риеме дела. За сохранность документов, находящихся в стадии делопро изводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, де лопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, св оевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушения х. Структурные подразделения учреждения передают в ведомс твенный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и п о личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с д елами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопрои зводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдел а и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись. Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как п равило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руковод ителями структурных подраделений и утвержденному руководителем учреж дения. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждени я или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архи в по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив. Правильность формирования и оформления дел. соответств ие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архи ва предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный а рхив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении де л установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить. Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специ альный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения, Передача дел производи тся по описи и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии конце описи в каждом ее экземпляре цифрам и и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, при ема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудников ведомственного а рхива и лица, передавшего дела. При приеме (ценных дел проверяется количе ство листов в деле. Итоговая запись о катег ориях и количестве дел, заведённых в _______ г оду в организации По срокам хранения Всего В том числе переходящих с отметкой ЭПК 1 2 3 4 Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно) ИТОГО Должность руководителя служ бы документационного обеспечения Подпись Инициалы, фамилия Дата Итоговые сведения переданы в архив Должность передавшего сведения Подпись Инициалы, фамилия Итоговая запись о категори ях и количестве дел, заведенных в ___ году в структурном подразделении В том числе По срок ам хранения Всегоо пере ходящих С отметкой ЭПК 1 2 3 4 Постоя нного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно) ИТОГО Должность ответственного за делопроизводство подпись Инициалы, фамилия Дата Итоговые сведения переданы в службу Документационного обеспечения упр авления министерства, ведомства. Должность передавшего сведения подпи сь Инициалы, фамилия Дата Правила оформления реквизитов 16, 19, 20, 22. Документы состоят из отде льных элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отраж ает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной ка тегории документов. От полноты и качества оформления документов зависи т их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий. Постановлением Госстандарта Рос сии от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие с I июля 1998 г. ГОСТ Р 6-30.97 . «Унифици рованная система организационно-распорядительной документации». Наст оящий стандарт определяет состав реквизитов организационно-распоряди тельных документов, правила их оформления, место расположения на докуме нтах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с во спроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов су бъектов РФ. В новом государственном стандарте определено 29 реквизитов (было 31). 16. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения пос тановления и т.п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется на док ументе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполните лей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например: Зайцевой А.В. Никитину П.С. Прошу подготовить проект генерального соглашения с фирмой «ХИТЭК» к 21.02.99 Подпись 05.02.99 При наличии в резолюции не скольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких у казаний нет, исполнителем является лицо, названное в резолюции первым. Н а документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резо люции указывается исполнитель, ставите подпись автора, резолюции и дата . Допускается оформление резолюции на отдельном листе. 19. Текст. Тексты документов пишут на русском языке при направлении их — в федеральные ор ганы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; — на предприятия, в организации и их объединения, не нахо дящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположе нные на территории других субъектов Российской Федерации. Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, табли цы, связного текста или в виде их комбинации. При составлении текста в виде анкеты наименования призн аков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существител ьным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «вла деете», или .«были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные слове сно, должны согласовываться с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженны е именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и стр ок должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на след ующих страницах печатаются только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В перво й части указывают причины, основания, цели составления документа, во вто рой (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендац ии. Текст может содержать только заключительную часть (например приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — прос ьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов. выводы). В тексте документа, подготовленного на основании докуме нтов других организаций или ранее изданных документов, указывают их рек визиты: наименование документа, наименование организации, автора докум ента, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то ег о следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют ара бскими цифрами. В распорядительных докумен тах (приказах, распоряжениях т.д.) организаций, действующих на принципах е диноначаличия, а также документах, адресованных руководству организац ии, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («п риказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах к оллегиальных органов те излагают от третьего лица единственного числа ( «постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагаю т от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественно го числа («слушали», «выступили», «постановили»). В документах, устанавливающих права и обязанности орган изаций, их структурных подразделений (положение инструкция), а также сод ержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форм у изложения текста от третьего лица единственного или множественного ч исла («от осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комисси я установила»). В письмах используют следующие формы изложения: — от первого лица множественного числа («просим направить», «напра вляем на рассмотрение»); — от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»). 20. Отметка о наличии прилож ения. Если документ им приложения, названные в тексте, отметка о них делае те следующей форме: Приложение: на 10 л. в 3 экз. Если приложения в тексте не названы, нeoбxoдимо перечислить их названия, количество листов и экземпляр ов каждого. Например: Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов на 3 л. в 3 эк з. На приложении к распорядит ельному документу в npaвом верхнем углу следует сделать отметку с указани ем название распорядительного документа, его даты и номера. Например: Приложение к постановлению администрации области от 10.01.97 № 30 Контракты (договоры) Контракт — это один из документов, отражающих усл овия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией. Контрактна я форма оплаты труда широко применяется в цивилизованных странах уже не одно десятилетие и даже столетие, Для государств СНГ, в частности для Рос сии, контракт— явление новое, возникшее с развитием рыночных отношений. Контрактная форма оплаты труда еще только прокладывает себе дорогу в на шем народном хозяйстве, причем в негосударственных структурах (коопера тивах, товариществах, акционерных предприятиях и т.п.) с большим успехом, н ежели на государственных предприятиях. По сравнению с действующей в наше й экономике тарифной системой оплаты труда в ее повременной и сдельной ф ормах контрактная система имеет два несомненных преимущества. Во-первы х, труд работников можно оплачивать в значительно большем размере, чем э то предписано окладами, тарифными ставками и расценками в рамках сущест вующей государственной системы оплаты, и реализовать на практике рыноч ный принцип: за хорошую работу большие деньги, за плохую работу — никаких денег. В o- вторых, контрактная система позволяет легко и просто изб авиться от нерадивого работника путем расторжения контракта, не вступа я при этом в противоречие с Кодексом законов о труде и н e согласовывая это увольнение с профсоюзо м. Эти преимущества делают контрактную систему чрезвычайно привлекате льной для тех предприятий, где действительно желают добиться резкого по вышения эффективности производства. Контрактная форма оплаты труда — это веление времени, она должна повсеместно прийти на смену существующей тарифной системе. В нашей стране контрактная систем а была рекомендована вводу в 1991 г., в первую очередь для того, чтобы затормозить утечку высококвалифицирова нных, талантливых специалистов за пределы страны. Контракт (соглашение, договор) с этой категорией работников возник как установления более высокой по сравнению с определенной законодательством оплаты тр уда и создания других, более выгодных, условий работы в пределах оговоре нного контрактом срока . Все документы по личному составу (заявления, копии докуме нтов об образовании, копии приказов по конкретному работнику) группирую тся в личные дела, которые, как и личные карточки, хранятся в учреждениях д о 75-летнего возраста работающего, что обеспечивает возможность наведени я справок. Срок хранения документов определен в ст. 504 «Перечня документов указанием сроков хр анения». Основными правовыми документами во взаимоотношениях между орга низациями являются коммерческие контракты (договоры). Контракт (дого вор) - документ, представляющий соб ой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отноше ний. Харак тер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировка, упаков ка и маркировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанно сти сторон - все это находит отраже ние в контракте. Заключение конкретного контракта о бычно начинается с предложе ния его заключить - направления оферты. Оферта должна содержать ос новные ус ловия предлагаемой сделки (статья 435 Гражданского кодекса РФ). Принятие предложения другой стороной с читается акцептом (согла сием). Обмен документами между сторонами может происходить посредвом почтовой, телеграфной, телетайпной, факсимильно й, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что до кумент ис ходит от стороны по контракту (статья 434 Гражданского кодекса РФ). Договорные отношения могут быть также установлены путе м пред ставления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, друг ая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один эк земпляр контракта возвращается стороне, составившей проект. При составлении контрактов и их заключении следует удел ять особое внимание: - четкой формулировке прав и обяза нностей сторон; - возм ожности расторжения контракта любой из сторон; - санкциям к к аждой из сторон за невыполнение обязательств; - соот ветствию пунктов контракта Федеральному закону "О защите прав потребит елей" и другим законодательным актам; - соот ветствию подписей, печатей, дат, юридических адресов. При указании цены договора нео бходимо следовать требованиям ст. 317 ГК РФ, устанавливающей, что денежные обязательства должны быть вы ражены в рублях. Допускается упоминание иных валют, но только в формулир овке "подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранно й валюте". Несоблюдение этого правила приведет к призна нию договора нед ействительным. Составными частями контракта являю тся: - название вида и заголовок докуме нта (договор купли-продажи, кон тракт на поставку ТНП, контракт о техничес ком содействии): - дата, номер, место составления; - наименовани я сторон (полные названия организаций); - предмет контракта; - усло вия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и р еализации; - усло вия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов; - порядок сда чи-приема выполненных работ; - ответственность сторон; - гарантии, страхование и форс мажо рные обстоятельства; - переход права собственности и ри ски; - порядок разрешения споров; - юрид ические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банков ских реквиз итов, номеров телефонов, факсов); - подписи дол жностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписа ния документов); - печа ти фирм-контрагентов. Контракты (договоры) относятся к документам, которые являются важ нейшими доказательствами в арбитражн ом суде н случае возникновения спо- pois , разногласий. Оформлены они должны быть безукоризненно. Подписи с торон контракта должны быть сделаны разборчиво, чтобы можно было одно з начно установить автора подписи. Если текст контракта составлен на не с кольких листах, их необходимо пронумеровать и прошить. В ряде случаев по дписывается каждый лист договора, чтобы исключить заявления недобросо- liecTHbix партнеров о том, что они не знак омы с тем или иным листом. Использовать факсимильную связь при подписании контр акта следует очень осторожно, особенно с новыми контрагентами. Обмен фак симиль ными контрактами происходит лишь тогда, когда стороны давно и пл одо творно сотрудничают. В арбитражном суде большое значение придается подлинной подписи и синей (фиолетовой) печати на контрактах. Подлинный экземпляр договора во изб ежание возможной потери или хишения лучше всего хранить в сейфе, а для те кущей работы использовать ксерокопию документа. Коммерческие контракты (догово ры) хранятся 5 лет после истечения срока договора или выполнения его условий. Контракты с иностранными партнерам и, с учетом разницы в сроках исковой давности других стран, следует храни ть не менее 10 лет. Контрак ты на бол ьшую сумму или имеющие важное значение могут быть переда ны на архивное хранение.