Технология регистрации документов

Стр. 1. Технология регистрации документов. Регистрация входящих документов……………………………………...3 2. Дайте полную характеристик у следующим реквизитам: «Код организации», «Ссылка на р егистрационный номер и дату документа», «Резолюция» , «Подпись», «Отметка о поступлении документа в организацию»………………….. 3. Докладные записки. Составьте конкретный пример…………………… Список используемой литерату ры………………………………………. 1. Технология регистрации документов. Регистрация входящих документов. Слово «документ» в переводе с л атинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ – это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передач и ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как пр едмет труда управленческого работника, и как его результат. Вс е поступающие по почте, через курьерские службы, по факсу, электронной по чте документы принимаются и регистрируются. При получении документов: - проверяется правильность доставки корреспонденции. Ошибочн о доставленная корреспонденция возвращается; - конверты вскрываются за исключен ием конвертов с надписью «лично»; - проверяется наличие всех листов д окумента, наличие приложений. При получении факсов проверяется качеств о текста. В случае получения факса с нечитаемыми фрагментами текста об э том сообщается отправителю для повторной передачи документа; - на всех документах проставляется отметка о получении (штамп), содержащая следующие элементы: 1) дата получения документа (при необходимости и минуты); 2) валовый порядковый номер; - рекомендуется также включать в штамп название организац ии (чаще всего сокращенное, в виде аббревиатуры типа ГТС, УЕЗТУ, ГКБ №3 и т.п.). Валовая нумерация позволяет оп ределить общее количество документов, поступающих в организацию в тече ние года. Поступившие документы разделяютс я на требующие регистрации и перерегистрируемые. Перерегистрируемые д окументы определяются по перечню документов, не подлежащих регистраци и, который должен быть составлен в каждой организации. К ним относятся: - рекламные извещения, плакаты, лис товки; - прейскуранты (прайс-листы); - поздравительные письма, телеграм мы; - приглашения, программы семинаров , совещаний, конференций; - печатные издания (книги, журналы); - пакеты с пометкой «Ли чно»; - копии нормативных до кументов, постановлений, распоряжений государственных органов; - документы и информат ивные материалы, присланные для сведения. Нерегистрируемые документ ы сразу передаются по назначению. В крупных организациях с больш им документооборотом регистрацию осуществляет группа регистрации слу жбы документационного обеспечения управления (ДОУ) или специально выде ленный сотрудник. В небольших фирмах эту работу выполняет секретарь (сек ретарь-референт). В этом случае автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения могут функционировать на локальном компьютере с екретаря в составе одной системы управления базами данных (СУБД), позвол яющей интегрировать базу данных о документах фирмы с базами данных по ка драм, по адресам и телефонам организаций (клиентов, партнеров и т.п.) и номе нклатурой дел организации. Регистрируются документы, поступающие в орг анизацию (входящие документы), отправляемые из нее (исходящие документы) и внутренние документы. Входящие документы регистрируются в день поступлен ия. Исходящие и внутренние документы регистрируются в день подписания р уководителем организации (предприятия, фирмы и т.п.). Для регистрации входящих документов применяется с пециальный журнал, в котором регистрационный номер (индекс) состоит из п орядкового номера по данному журналу (34) и номера дела (2-3), в которое подшива ется документ. Журнал необходим для обеспечения сохранности и опе ративного поиска входящих документов. Для контроля исполнения документов в журнале введена графа «С рок исполнения». Данные об исполнителе и сроке исполнения берутся из рез олюции руководителя на входящем документе. Исполнителю документ перед ается под расписку в графе «Подпись исполнителя». Журнал ведется секрет арем (секретарем-референтом) или работником службы делопроизводства. Пример оформления журнала реги страции входящих документов ЖУРНАЛ регистрации входящих документов № п/п (входя щий номер) Дата д окумента Исходящий № Краткое содержание (заголовок) Исполни тель Подпись исп олни теля Срок исполн ения Примечание 34/2-3 01.08. 2004 1-2/40 Дата поступления документа 05.08.2004 Об ограничении пода-чи электроэнергии 08.08.2004 Стеклов Стеклов 10.08. 2004 Регистрация документов (п ункт 7.1.) «Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах и сполнительной власти» утвержденной приказом Федеральной архивной слу жбой России от 27.11.2000 №68 1. Основой построения поисковых систем является регистрация док ументов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фикс ирующая факт его создания, отправления или получения. 2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнен ия и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступ ающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - вну тренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, п ередачи или создания. 3. Документы регистрируютс я один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписан ия или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в дру гое он повторно, как правило, не регистрируется. 4. Регистрация документов произв одится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автор а и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступивши е из Правительства Российской Федерации, приказы руководителя федерал ьного органа исполнительной власти по основной деятельности, приказы п о личному составу, служебная переписка, обращения граждан. 5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемы х документов производится в местах исполнения и создания документов. До кументы, полученные из Правительства Российской Федерации, Администра ции Президента Российской Федерации, поступающие на рассмотрение руко водителя федерального органа исполнительной власти и его заместителей , распорядительные документы и переписка за подписью руководителя феде рального органа исполнительной власти, протоколы и решения коллегиаль ных органов регистрируются в службе ДОУ. Документы, создаваемые по направлениям деятельности федерального органа исполнительной власти, регистрируются в структурных подразделениях. Документы, передаваемые или при нимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу. 6. Документы регистрируютс я в РКФ - традиционных или электронных карточках, журналах. 7. Регистрационный номер докумен та состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потр ебностей федерального органа исполнительной власти, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспонд ентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отдел яются друг от друга косой чертой. 8. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав о сновных реквизитов регистрации: - наименование организации (автора или корреспондента); - наименование вида до кумента; - дата и регистрационн ый номер документа; - дата и индекс поступл ения; - заголовок к тексту (кр аткое содержание документа); - резолюция (исполните ль, содержание поручения, автор, дата); - срок исполнения доку мента; - отметка об исполнени и документа и направлении его в дело. Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контро льных форм (РКФ) Реквизиты Комментар ий по заполнению 1 2 Наименование вида документа Заполняется в соответствии с наименован ием вида документа Автор (корреспондент) При регистрации поступающих документов зап исывается наименование организации, структурного подразделения или д олжностного лица - автора документа. При регистрации обращений граждан в водятся его имя, отчество, фамилия и адрес. При регистрации отправляемых документов записывается наименование организации, структурного подра зделения или должностного лица – корреспондента. При регистрации отве тов на обращения граждан вводятся их персональные данные. Допускается п рименение сокращенного наименования организации Дата документа В РКФ переносится дата, присвоенная документу орган изацией – автором документа Регистрационный номер документа В РКФ переносится регистрационны й номер документа, присвоенный документу организацией – автором докум ента Дата поступле ния Заполняется и переносится рег истрационный штамп. При традиционной обработке переносится В РКФ из рег истрационного штампа Индекс поступления Заполняется и переносится регистрационный штамп. При традиционной обработке переносится В РКФ из регистрационног о штампа Заголовок к те ксту Переносится заголовок к текс ту документа. При его отсутствии составляется аннотация, содержащая клю чевые слова Резолюция В РКФ переносится с документа содержа ние поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции Срок исполнения Проставляется индивидуальный срок, содержа щийся в резолюции, при его отсутствии – типовой срок. При регистрации от правляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа Отметка об исполнении документа В РКФ переносится регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный индекс и д ату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по сущес тву Дело В РКФ переносится индекс дела в соответс твии с номенклатурой структурного подразделения, в которое помещен исп олненный документ Состав обязательных рекви зитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использ ования информации может дополняться другими реквизитами: - гриф (пометка) огранич ения доступа к документу; - внутренняя переадрес ация документов по исполнителям; - код по тематическому классификатору; - ключевые слова; - количество листов до кумента; - наличие приложений; - должностное лицо, пос тавившее документ на контроль; - промежуточные сроки исполнения; - перенос сроков испол нения; - срок хранения докуме нта; - статус документа (про ект, версия); - вид передачи докумен та (почтой, факсом и т.д.) и др. 9) Регистрация документов - ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответ у присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистра ционного массива. 2. Дайте пол ную характеристику следующим реквизитам: «Код организации», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», «Резолюция», «Подпись», «Отмет ка о поступлении документа в организацию». Реквизит «Код организации » (04) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и орган изаций (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные на территории РФ п редприятия и организации. Код по ОКПО может быть проставлен на бланке до кумента заранее, например, при его изготовлении типографским способом. Реквизит «Ссылка на реги страционный номер и дату документа» (11) включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Реквизит «Резолюция» (16) пишется на документе соответ ствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержани е поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 №9-ст): А.В.Зайцевой Н.С. Никитину Прошу подготовить проект генерального соглашения с фирмой «ХИТЭК» к 21.12.2000 Личная подпись 05.11.2000 Допускается оформление ре золюции на отдельном листе – поручении. Однако такая форма нежелательн а, так как может привести к потери резолюции либо к ее замене. Поручение по дшивается в дело вместе с документом, но не прикрепляется к нему. При напи сании на документе второй и последующих резолюций они располагаются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Реквизит «Подпись» (21) вкл ючает в себя: - наименование должност ного лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бл анке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на б ланке); - личная подпись, расшиф ровка подписи (инициалы, фамилия). Например: Исполнительный директор личная А.А. Семенов ООО «Круг» п одпись или Исполнительный директор личная А.А. Семенов подпись При оформлении документа на бла нке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. Допускается в реквизите «П одпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 №9- ст): Исполнительный директор личная Н.А. Федоров ЗАО «Партнер» подпись При подписании документа неско лькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в пос ледовательности, соответствующей занимаемой должности. Например: Генеральный директор личная С.А. Соколов подпись Коммерческий директор личная А.С. Иванов подпись При подписании документа неско лькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например: Заместитель министра За меститель министра Юстиции Российской Федерации финансов Российской Федерации личная В. М. Степанов личная А.Н. Мироно в подпись подпись В документах, составленных коми ссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанно сти в составе комиссии в соответствии с распределением. Например: Председатель комиссии личная по дпись А.А. Локтев Члены комиссии личная подпись Л.М. Сухов личная п одпись С.П. Белов личная п одпись Р.Д. Стрелов Документ может быть подписан ис полняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической д олжности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпис ь от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности. Реквизит «Отметка о поступлении документа в организа цию» (28) содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необх одимости – часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. 3. Докладные записки. Составить конкретный пример. Докладная записка – документ, адресованный руководи телю предприятия (реже вышестоящему органу), содержащий изложение каког о-либо вопроса с выводами и предложениями. Докладная записка, адресов анная руководителю предприятия (внутренняя), может быть составлена с пом ощью персонального компьютера (ПК), машинописным или рукописным способо м. Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части тек ста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докла дной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкр етных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами. Внутренние докладные запи ски должны быть подписаны составителем (автором). Докладные записки (внешние ), направляемые в выше стоящие органы, должны быть подписаны руководител ем предприятия. Датой докладной записки считается дата ее подписания. Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия храня тся 5лет. МУ «КСС» г.Кемерово Дир ектору предприятия Программно– инженерный о тдел Андрееву Ю.А. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 25.05.2004 О командировании Перова Л.С. В связи с введением нового про граммного продукта для диспетчерской, прошу командировать ведущего сп ециалиста программно-инженерного отдела Перова Л.С. на семинар в город М оскву с целью обучения с 01.06.04 по 10.06.04. Главный инженер-программист Е.В.Фомин Список используемой литературы. 1. Делопроизводство (орг анизация и технология документационного обеспечения управления). Учеб ник для ВУЗов / под ред. Т.В. Кузнецовой – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2000 2. Документирование упр авленческой деятельности: Учебный модуль / В.Н. Караульнов, Н.М. Гук. Кемеро вский технологический институт пищевой промышленности – Кемерово, 2002 3. Кирсанова М.М., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: Уч ебное пособие для ВУЗов. 3-е изд., испр. и доп. – М.: Инфра– М, Новосибирск: Сиб ир. соглашение, 2000 4. «Типовая инструкция п о делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти» // Прик аз Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 №68 5. Экономика предприяти я: Учебник для вузов/Под ред. Проф. В.Я. Горфинкеля, проф. В.А. Швандара. – 3-е из д., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000.