Ведение трудовых книжек

С одержание Введение 4 1. Общие положения 5 2. Оформление и ведение трудовых книжек 7 2.1 Подготовка к ведению трудовых книжек и вкладышей к ним 7 2.2 Документы для открытия тр удовой книжки 10 2.3 Оформление титульного листа 10 2.4 Оформление сведений о работе 13 3. Практика кадровых служб. 16 3.1 Прием на работу человека утерявшего трудовую книжку. 16 3.2 Внесение сведений о награ ждении юбилейными медалями 17 3.3 Выдача на руки трудовой книжки 18 3.4 Оформление исправлений 18 3.5 Выписка из трудовой книжки 18 П рактическая 19 работа 19 Приложение 1 22 Приложение 2 23 Приложение 3. 24 Приложение 4 25 С писок литературы 32 Введение Трудовая книжка - один из важней ших личных документов гражданина в нашей стране. С 15 января 1939 г. до настоящ его времени трудовая книжка является основным документом о трудовой де ятельности рабочих и служащих. Однако далеко не все руководител и негосударственных организаций уделяют должное внимание этому докуме нту, а многие молодые работники не знают о его роли при установлении труд ового стажа и зачастую считают его необязательным. Кроме того, в небольш их по штатной численности организациях, как правило, отсутствуют кадров ые службы и нет специалистов по ведению кадровой документации. Все это п риводит к многочисленным ошибкам при ведении трудовых книжек, вплоть до их полного игнорирования или крайне небрежного оформления, в том числе б ез использования бланка установленного образца. Наряду с указанными субъективными причинами есть и причи ны объективные, связанные с несоответствием действующих нормативных д окументов по вопросам ведения трудовых книжек реальным жизненным ситу ациям, возникающим в повседневной практике. Инструкция о порядке ведени я трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утв. пос тановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 № 162 (далее - Инструкция), изменялась и до полнялась в 1985 г. (постановление Госкомтруда СССР от 02.08.85 № 252), в 1987 г. (постановле ние Госкомтруда СССР от 31.03.87 № 201) и в 1990 г. (постановление Госкомтруда СССР от 19.10.90 №412). 1. Общие положения Трудовые книжки ведутся на всех работник ов, работающих на предприятии, в учреждении, организации свыше пяти дней, в том числе на временных, сезонных, нештатных работников (если они подлеж ат государственному социальному страхованию), надомников, работников с неполным рабочим временем. При этом в трудовой книжке последних не отмеч ается, что они работают с неполным рабочим временем. Трудовая книжка впервые заполняется в присутствии раб отника не позднее недельного срока со дня его приема на работу. В нее внос ятся: § сведения о работнике , то есть фамилия, имя, отчество, дата рождения, ( на основании сведений пас порта) образование, профессия, специальность (на основании диплома), квал ификация; § сведения о работе, то есть прием на работу, перевод на другую постоянную работу, ув ольнение со ссылками на соответствующие приказы; § сведения о поощрениях и награ ждениях; § сведения об открытия х, на которые имеются у работника дипломы об использованных изобретения х и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим возна граждениях. Следовательно, тр удовая книжка отражает всю оплачиваемую трудовую деятельность работни ка и является основным документом о его трудовой деятельности. По трудов ой книжке исчисляется общий, специальный и непрерывный стаж работника. Все сведения в трудовую к нижку заносятся без сокращения - полностью. Фамилия, имя, отчество и дата р ождения работника указываются на основании паспорта, образование (обще е и специальное) - на основании соответствующего документа, профессия и с пециальность также указываются на основании документа. Все изменения в этом заносятся в трудовую книжку на основании соответствующих докумен тов по последнему месту работы. Так, если рабочему в период работы присва ивается новый разряд, то в трудовой книжке об этом производится соответс твующая запись. По желанию работника в трудовой книжке отдельной строкой указывает ся его работа по совместительству и об ее окончании. Имеющим трудовые книжки студентам, аспирантам и клин ическим ординаторам учебное заведение (научное учреждение) вносит запи сь о времени обучения на дневных отделениях (в том числе подготовительны х) высших и средних специальных учебных заведений. Период их работы в студенческих отрядах, на производст венной практике и при проведении научно-исследовательской хоздоговорн ой работы также вносится в трудовую книжку отдельной записью на основан ии соответствующей об этом справки. Со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов в трудовую книжку по месту ра боты до занесения сведений о работе на данном производстве вносятся сле дующие записи отдельной строкой: § о времени службы в ар мии, флоте, органах государственной безопасности, внутренних дел и всех видах охраны; § о времен и обучения в высших и средних специальных учебных заведениях и аспирант уре, если это ранее не было занесено; § о времени обучения в ПТУ и друг их училищах, на курсах и в школах по повышению квалификации и подготовке кадров; § о работе в качестве члена колх оза. Записи о причинах увольнения в трудовой книжке делаются в точном соответствии с формулир овкой основания, указанной в законе, и со ссылкой на соответствующую ста тью и пункт Закона. Например, "уволен по собственному желанию ст.80 КЗоТ РФ". При увольнении по собственному желанию по уважительным причинам в трудовой книжке увольнение записывается с указанием этих причин. Напр имер, "уволена по собственному желанию по ст.80 КЗоТ РФ в связи с переводом м ужа-военнослужащего в другую местность". Дата увольнения указывается в соответствии с приказ ом об увольнении. Днем увольнения считается последний день работы. В это т день работнику выдается трудовая книжка с внесенными в нее соответств ующими записями об увольнении и другими, сделанными на данном производс тве, заверенными печатью и подписью руководителя производства. Никаких вычеркиваний и и справлений неточностей в трудовой книжке делать нельзя. Если есть такие неточности, то исправление производится отдельной строкой администрац ией того производства, на котором сделана соответствующая неточная зап ись. При этом необходимо отметить, что порядок нумераций записей сохраня ется и продолжается далее. При восстановлении на работе незаконно уволе нного, запись в трудовой книжке об увольнении не вычеркивается, а аннули руется следующей строкой, указывающей, что предшествующую строку об уво льнении считать недействительной. При потере трудовой книжки работник обязан не медленно заявить об этом администрации последнего места работы, котора я не позднее 15 дней после получения такого заявления выдает работнику др угую трудовую книжку с надписью "Дубликат". Когда трудовая книжка не вмещает в себя вновь в носимые данные, тогда в нее вкладывается вкладыш, в котором продолжается нумерация записей, соответствующих трудовой книжке. На титульный лист в кладыша вносятся данные о его владельце, аналогично данным в титульном л исте трудовой книжке. На титульном листе вкладыша можно вносить уже обно вленные данные о владельце книжки, например, новую фамилия или новую спе циальность. В остальном, все требования предъявляемые к трудовым книжка м, распространяются и на вкладыши к ним. 2. Оформление и ведение трудовых книжек 2.1 Подготовка к ведению трудовых книжек и вкладышей к ним П риступая к работе с трудовыми книжками, отвечающий за их ведение сотрудн ик должен прежде всего решить следующие основные вопросы. Во-первых, принять по соответствующему акту трудовые книж ки рабочих и служащих, имеющиеся в наличии в кадровой службе. Во-вторых, проверить наличие и правильность ведения кни ги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В этой книге должны б ыть зарегистрированы все трудовые книжки рабочих и служащих, полученны е от них при поступлении на работу, а также оформленные им впервые (прил. 1): В-третьих, проверить наличие и сох ранность трудовых книжек работников. При выявлении фактов отсутствия о тдельных трудовых книжек необходимо выяснить причины их отсутствия (пр ием граждан на работу по трудовому договору без трудовых книжек; утрата трудовых книжек работников по вине администрации предприятия; невозвр ащение трудовых книжек работниками, получившими их на руки для собствен ных нужд под расписку, и т. п.). Для розыска отсутствующих доку ментов создается комиссия, результаты работы которой оформляются акто м с указанием проведенных мероприятий и сделанных выводов. В-четвертых, проверить наличие в организации необходим ого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (п. 6.3 Инструкции). Коли чество бланков определяется потребностью организации в зависимости от текучести кадров и характеристик принимаемых на работу граждан (наприм ер, прием на работу выпускников школ и вузов, которым трудовая книжка дол жна быть оформлена впервые). Запасные бланки трудовых книжек и вкладышей к ним должны храниться не в кадровой службе, а в бухгалтерии (у кассира) и быть оприходованы как документы строгой отчетности в специал ьной приходно-расходной книге (пп. 7.1 и 7.2 Инструкции). В приходно-расход ную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каж дого бланка (прил. 2) Предъявление трудовой книжки п ри поступлении на работу является обязательным для рабочих и служащих, т . к. прием на работу без трудовой книжки не допускается (п. 1.2 Инструкции). Есл и трудовая книжка у гражданина отсутствует, требуется "предъявить админ истрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства соот ветствующей жилищно-коммунальной организацией..." (п. 1.3 Инструкции). Однако в современных условиях получение такой справки не всегда возможно, а "по следним занятием" бывшего школьника, студента или военнослужащего може т быть и длительный поиск работы по трудовому договору, и работа по гражд анско-правовым договорам, не сопровождающаяся оформлением трудовой кн ижки, и работа у работодателей - физических лиц, которым не разрешено вест и трудовые книжки лиц, работающих у них по трудовому договору. В подобных случаях представляетс я вполне логичным предъявление гражданином любого имеющегося у него до кумента о трудовой деятельности вместо отсутствующей трудовой книжки или справки с места жительства. При этом трудовой стаж гражданина может подтверждаться: договорами подряда или договорами поручения (совместн ое инструктивное письмо Пенсионного фонда РФ и Минсоцзащиты России от 02.02.92 № ЮСИ-22/ИН; 1-299-17); справками, расчетными книжками, лицевыми счетами и ведом остями на выдачу заработной платы, а также справками об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, выданными соответствующими отделениями П енсионного фонда (письмо Минтруда РФ от 04.02.97 № 28-6). Особенно сложное положение у граждан, переживших стихийн ые бедствия, аварии на производстве и дома, переезд в Россию из бывших сою зных республик и т. п. Трудовые книжки у них могут быть утрачены в силу обс тоятельств, а их восстановление крайне затруднено по многим не зависящи м от человека причинам. Оформление дубликата по последнему месту работы согласн о требованиям Инструкции (п. 5.1) бывает возможно не всегда. Оказавшийся в та кой ситуации гражданин, очевидно, не сможет предъявить ничего, кроме пис ьменных объяснений своих жизненных обстоятельств (например, в форме зая вления с просьбой оформить трудовую книжку и указанием причин ее отсутс твия). Таким образом, принимая гражда н на работу, специалист кадровой службы сталкивается с двумя противопол ожными ситуациями: либо трудовая книжка есть и тогда необходимо провери ть ее заполнение на соответствие установленному порядку, либо трудовая книжка отсутствует и тогда нужно ее оформить. Трудовая книжка является сложным по составу информации документом и включает следующие элементы: обложк у, титульный лист, содержательную часть (сведения о работе, награждениях, поощрениях, назначении пенсии). Обложка трудовой книжки имеет не только защитную, но и информационную функции: на внутреннюю сторону о бложки выносят сведения об изменениях в записях, сделанных на титульном листе. Следует подчеркнуть, что Инструкция (п. 2.12.) говорит именно об измене нии личных данных работника по определенным причинам, а не об их исправл ении из-за допущенных при заполнении титульного листа ошибок. Испорченн ые при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним уничтожаются путем сожжения на основании соответствующего акта (прил. 3) 2.2 Документы для открытия трудовой книжки Организация может выдать работнику трудовую книжку только в том случае, если работник поступает на работу впервые. При этом лицо, поступа ющее на работу, обязано предоставить справку о последнем занятии, выданн ую по месту жительства соответствующей жилищно-коммунальной организац ией. Лица, уволенные из рядов Вооруженных Сил, обязаны предъявить военны й билет. Согласно Инструкции заполнение т рудовой книжки производится в присутствии работника не позднее недель ного срока со дня приема на работу. Сведения о работнике записываются на основании представленных личных документов: фамилия, имя, отчество и дат а рождения - на основании паспорта; образование - на основании аттестата, д иплома, удостоверения; сведения о незаконченном среднем или высшем обра зовании - на основании студенческого билета, зачетной книжки или справки учебного заведения. 2.3 Оформление титульного листа В титульном листе трудовой книжки отражаются основные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; профессия или специальность. Фамилия, имя, отчество и дата рожде ния указываются на основании паспорта, а уровень образования, профессия и специальность - на основании документов об образовании (аттестат, дипл ом, удостоверение, студенческий билет, зачетная книжка, справка учебного заведения и т. п.). Внесение этих, казалось бы, самых простых сведений сопров ождается в практике значительным количеством ошибок. Нередки случаи за писывания фамилии, имени и отчества работника "на слух", без строгого соот ветствия данным паспорта ("классическим" примером такого расхождения яв ляются имена Наталия и Наталья). Реже, но все же встречаются сокращения дл инных имен и отчеств и даже замена их инициалами, что абсолютно допустим о (п. 2.10. Инструкции). Дату рождения пишут иногда или шестью арабскими цифра ми (например: 25.04.71 г.), или смешанным буквенно-цифровым способом с неверным о бозначением года рождения (например, 15 мая 52 г.), или римскими цифрами (напри мер, 3/ VIII -47 г.), давно выведенными из употребления в трудовых книжках. Согл асно Инструкции (п. 2.3) дата рождения записывается восемью арабскими цифра ми: число и месяц должны быть двузначными, год - четырехзначным, например 08.09.1963, или дата записывается смешанным буквен но-цифровым способом с обязательным указанием года четырьмя цифрами, на пример 8 сентября 1963 г. Информация об уровне образования работника в современно й форме трудовой книжки, во-первых, не должна отсутствовать, а во-вторых, д олжна быть вписана над соответствующей линейкой, а не подчеркнута под не й. Другой ошибкой в данной части титульного листа трудовой к нижки является отсутствие сведений о специальности, несмотря на надпис ь "высшее" в строке об образовании: Допускаются ошибки и при заполнении сведений о профессии или специальности. Гражданину, еще не имеющему никакой профессии или спе циальности, нередко вписывают в трудовую книжку наименование занимаем ого им рабочего места или выполняемого вида работ вместо того, чтобы ост авить данную строку незаполненной до времени получения работником про фессионального образования с присвоением соответствующей квалификац ии. Правильность внесенных в титул ьный лист сведений проверяет владелец трудовой книжки (работник) и завер яет своей подписью. В титульном листе предусматривается еще одна подпись - л ица, ответственного за выдачу трудовых книжек. Работники кадровых служб нередко ставят в правом нижнем углу титульного листа свою личную подпис ь (в соответствии с паспортом), не обращая внимания на пометку "(разборчиво )": Титульный лист трудовой книжки о бязательно должен быть заверен печатью организации или печатью отдела кадров. Трудовая книжка без печати на титульном листе является недейств ительной. Достаточно четкие указания Инструкции о порядке заполне ния титульного листа трудовой книжки не спасают от серьезных ошибок, выз ывающих осложнения при оформлении пенсии, поэтому работник кадровой сл ужбы, принимая трудовую книжку от гражданина, поступающего на работу, об язан проверить правильность написания фамилии, имени, отчества, даты рож дения и других сведений в титульном листе, сравнив их с паспортом и докум ентами об образовании. При выявлении ошибки, сделанной на прежнем месте работы и своевременно не обнаруженной (испорченный в момент заполнения бланк трудовой книжки не был уничтожен и заменен другим), администрация по новому (последнему) месту работы должна внести изменения в записи тит ульного листа. При замене фамили и, имени, отчества и даты рождения одной чертой зачеркивается прежняя информация , а затем записывается новая (для фамилии -ниже, на следующей строке; для им ени, отчества и даты рождения - выше или рядом, на той же строке). Недопустимо при замене этих д анных зачеркивать отдельные буквы или цифры с пометкой "Исправленному в ерить", как это нередко делают неопытные работники кадровых служб (п. 2.12 Инс трукции). Внесенные в титульный лис т изменения обязательно подтверждаются ссылками на соответствующие до кументы: паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке и т. п. С сылки на эти документы даются на внутренней стороне обложки трудовой кн ижки и заверяются подписью руководителя организации или работника кад ровой службы и печатью организации или печатью отдела кадров. В таком же порядке при необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности. При измен ении уровня образования дается ссылка на документ, полученный по оконча нии учебного заведения. Довольно часто работники орган изаций и предприятий, получая новые профессии или специальности, со врем енем просят вписать их наименования в титульный лист трудовой книжки. Сл едует отметить, что Инструкция этого не предполагает, а в титульном лист е не отведено место для перечисления вновь полученных профессий и специ альностей. Установление рабочему второй и последующих профессий с указ анием присвоенных разрядов отмечается в разделе "Сведения о работе", пол учение новых специальностей не фиксируется в трудовой книжке. Содержательная часть трудовой кн ижки имеет табличную форму, включающую 4 графы: порядковый номер записи, д ата (число, месяц, год), информация о работе, или о награждениях, или о поощре ниях, основание внесения записи. Без табличной формы, обычно с помощью сп ециального штампа, заносятся сведения о назначении пенсии. Оформление т итульного листа см. в прил. 6, п. 1. 2.4 Оформление сведений о работе Записи в разделе "Сведения о работе" по составу информации можно р азделить на 3 группы: · информация, которая вносится в этот раздел до занесения сведений о работе в данной организации; · информация о приеме на работу, переводе на дру гую работу и об увольнении, т. е. основные сведения о трудовом стаже работн ика; · дополнительная информация о работе, необход имая для наиболее полной характеристики особенностей трудового стажа работника и специфики деятельности организации, в которой этот стаж зар аботан. Заполняя трудовую книжку при п риеме на работу, специалист кадровой службы должен до внесения записи о приеме на работу выяснить, имеются ли у работника документы, подтверждаю щие периоды обучения, службы или другой деятельности, включаемой в общий трудовой стаж и/или не прерывающей стаж работника. К такой информации от носятся сведения (п. 2.17 Инструкции): · о времени службы в составе Воор уженных сил, в органах государственной безопасности, разведки и внутрен них дел, во всех видах охраны, где на проходящих службу не распространяет ся законодательство о труде и государственное социальное страхование, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы; · о времени обучения в профессионально-технич еских и других училищах, на курсах, факультетах и в школах по повышению кв алификации, по переквалификации и подготовке кадров; · о времени обучения в высших и ср едних специальных учебных заведениях (включая и время работы в студенче ских отрядах, на производственной практике и при выполнении научно-иссл едовательской хоздоговорной тематики); · о работе в качестве члена колхоза - в тех случа ях, когда действующим законодательством предусмотрен зачет этой работ ы в общий трудовой стаж рабочих и служащих. Чаще всего такие записи приход ится вносить при первичном оформлении трудовой книжки еще не работавши м выпускникам учебных заведений и бывшим военнослужащим. Каждая из этих записей должна быть пронумерована и иметь основание ее внесения (справк и учебных заведений, военный билет и т. п.). Сведения о работе в данной организации нумеруются и дат ируются. Датами записей являются даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, взятые из приказ ов (распоряжений) по личному составу (унифицированные формы Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т -8, Т-8а). Номера и даты данных приказов вносятся в графу 4 трудовой книжки. Анализ содержания многочисленны х трудовых книжек, оформляемых в современных организациях (особенно нег осударственных), показывает, что даже в 1, 2 и 4 графах трудовой книжки работн ики кадровых служб делают немало ошибок: · записи о работе не нумеруются и ли нумерация прерывается; · номера записей исправляются, з ачеркиваются; · даты записей не соответствуют датам приема, перевода, увольнения в соответствующих приказах; · даты написаны римскими цифрами вместо арабс ких; · даты написаны шестью, а не восемью арабскими ц ифрами (год написан двумя, не четырьмя цифрами); · в датах имеются исправления и зачеркивания, в т. ч. неоговоренные; · нарушена хронологическая последовательнос ть дат (нередко дата приема на работу является более ранней по сравнению с датой увольнения из предыдущей организации); · ссылка на документ - основание в 4 графе отсутствует; · в качестве основания приведен документ, не предусмотренный Инструкцией (например, ссылка на трудовой д оговор, а не на приказ при оформлении приема на работу). Еще большее количество ошибок допускается при заполнении основной, 3-й графы, куда вносится текст запис и. При приеме на работу сначала в виде заголовка, без номера и даты, в 3-й гра фе должно быть указано полное наименование организации в соответствии с ее уставом. Наименование организации может быть проставлено специаль ным штампом или от руки. Ниже, без пропуска строки, пишется информация о пр иеме на работу под очередным порядковым номером, с соответствующей дато й и ссылкой на приказ. Запись о приеме на работу, как и вс е другие записи о работе, должна строго соответствовать формулировке пр иказа и содержать сведения о структурном подразделении, в которое приня т работник (цех, отдел, участок, производство), и о поручаемой ему работе с у казанием его профессии и присвоенного разряда или о занимаемой им должн ости. Наименования профессий и должностей должны соответствовать Обще российскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и т арифных разрядов (ОКПДТР). Типичной ошибкой при внесении сведений о приеме на работу является неверное понимание некоторыми работниками кадровых служб тр ебования о точном соответствии записей о приеме на работу тексту приказ а. Это положение понимается иногда настолько буквально, что в трудовую к нижку переписывается почти вся информация из приказа, в том числе и явно лишняя, так как Инструкция (п. 2.13) требует внести в эту запись сведения, усло вно говоря, по формулам: "куда и кем" или "куда и зачем" принят работник, без у казания отдельных особенностей и характера работы. Вместе с тем в определенных случаях запись в трудовой кни жке обязательно должна быть дополнена некоторыми характеристиками про цедуры приема на работу. В практике работы кадровых слу жб распространены и другие ошибки при внесении записей о приеме на работ у: · наименование организации не выделяется в ви де заголовка, а включается в текст записи о приеме на работу; · указывается сокращенное, а не полное наимено вание организации; · наименование организации, внесенное в трудо вую книжку, не вполне соответствует наименованию, закрепленному в Устав е; · не указывается наименование ст руктурного подразделения, в которое принят работник, а этот вид информац ии относится существенным условиям трудового договора; · наименование структурного подразделения не соответствует наименованию, внесенному в штатное расписание; · наименование профессии или должности не соо тветствует ОКПДТР; · указанная в записи до лжность не соответствует должности в приказе о приеме на работу. Оформление сведе ний о работе см. в прил. 6, п. 2 3. Практика кадровых служб. 3.1 Прием на работу человека утерявшего трудовую книжку. Прием на работу человека утерявшего трудовую книжку осуществля ется следующим образом. С огласно Инструкции, рабочие и служащие, поступающие на работу, обязаны п редъявлять администрации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. Лицо, потерявшее трудовую книжку ( вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по мест у последней работы. Не позднее 15 дней после заявления администрация выда ет работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с н адписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы. Если предприят ие ликвидировано, то работник должен обратиться к его правопреемнику ил и в вышестоящую организацию, которой было подчинено ликвидированное пр едприятие. (прил. 6) 3.2 Внесение сведений о награждении юбилейными медалями С огласно Инструкции в раздел "Сведения о поощрениях" трудовых книжек внос ились сведения о поощрениях за успехи в труде, применяемых трудовым колл ективом, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине (объявление благодарности, выдача премии, награжд ение ценным подарком, награждение почетной грамотой предприятия, занес ение в Книгу почета и др.). Однако с 1 февраля 2002 г. работодатель должен вносит ь не все сведения о поощрении работника, как это было раньше, а только свед ения о его награждениях. Порядок внесения сведений о награждениях: · в графе 3 в виде заголовка - наиме нование предприятия (или проставляется штамп с его наименованием); · ниже в графе 1 - порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятель ности работника на данном предприятии); · в графе 2 - дата награждения; · в графе 3 - кем награжден работни к, за какие достижения и какой наградой; · в графе 4 - на основании чего внес ена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа. При увольн ении работника все записи о работе, награждениях внесенные в трудовую кн ижку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью руковод ителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью пре дприятия или отдела кадров. 3.3 Выдача на руки трудовой книжки С огласно разделу 7 Инструкции кадровые службы хранят трудовые книжки раб отников предприятия в течение всего срока их работы. Хранение сопровожд ается ведением соответствующих учетных форм "Книга движения трудовых к нижек и вкладышей к ним", в которых регистрируются эти документы. Тем самы м устанавливается ответственность кадровой службы за сохранность этог о документа. Согласно КЗоТ РФ указывает, что тр удовая книжка выдается работнику в день увольнения. Некоторые организации, в т. ч. ОВИР и органы соцобеспечения , неправомерно требуют предъявления подлинника трудовой книжки. Однако в этом случае, по письменному заявлению работника, работодатель обязан н е позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (в т. ч. выписки из трудовой книжки), которы е должны быть заверены надлежащим образом. 3.4 Оформление исправлений Пример оформления записей в трудовой книжке или вкладыше к ней № Дата Сведения о приеме на работу, перемещениях по работе и увольнении (с указанием причин) На основании чего внесена запись (докум ент, его дата и номер) Число Месяц Год ОАО "Спецмонтажстрой" 4 12 05 1997 Принят на должность старшего инженера в те хнический отдел Пр. №43 от 12.05.97 5 01 02 1998 Уволен по ст. 31 КЗоТ РФ (собственное желани е) Пр. №11 OT01.02.98 Начальник о/к: М.П. Гришин М.К. Запись № 4 сч итать недействительной. Запись № 6 считать верной. Начальник о/к: М.П. Гриши н М.К. ОАО "Спецмонтажстрой" 6 12 05 1997 Принят на должность помощника старшего и нженера в технический отдел Пр. №43 от 12.05.97 Трудовая книжка оформлена правильно, за исключением того, что подпись руководителя отдела кадров должна быть заверена печатью от дела кадров. 3.5 Выписка из трудовой книжк и В ыписка из трудовой книжки оформляем в виде ее ксерокопии, и каждый ее лис т заверяется работником отдела кадров по следующей форме: "ВЕРНО: должно сть, личная подпись, инициалы, фамилия работника кадровой службы и печат ь организации". Список литературы 1. Андреева В.И. Оформлен ие и ведение трудовых книжек // Справочник кадровика: №4, 2002. 2. Инструкция о порядке ведения тр удовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утв. постан овлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 № 162 и изменениями и дополнениями. 3. Кодекс законов о труде Российской Федерации 4. Санкина Л.В. Рекомендации по оформ лению документов в организациях: оформление трудовых книжек // Справочни к кадровика №2, 2002 5. Толкунова В. Н., Гусов К. Н. Трудовое право России. Учебное пособие. М.: 2001. 6. Шкатулла В. И. Комм ентарий к Кодексу законов о труде РФ. М.: ИНФРА– М., 2001.