Формирование и оформление дел в учреждениях, организациях и на предприятиях

СОДЕРЖАНИЕ 1. ВВЕДЕНИЕ 2. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ В УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ, НА ПРЕДПРИЯТИ ЯХ 2.1 Признаки заведения дел 2.2 Основные требования к формиров анию дел 2.3 Основные принципы расположения документов в деле 2.4 Системат изация в делах отдельн ых видов документов 2.5 Нумерация листов в деле, составление листа -заверителя дела 2.6 Нумерация листов дела 2.7 Составлен ие листа-заверителя дела 3. ЗАКЛЮЧЕНИЕ 4. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 1. ВВЕДЕНИЕ В учреждениях, организациях, на предприятиях ежегодно образуются документы, которые использ уются, как справочный ма териал либо для поиска необходимой информации в качестве доказательства тех или иных фактов, событий, действий. Как же упорядочить документ ы, создаваемые в делопрои зводстве организации? На помощь в этом случае приходит номенклатур а дел. Номенклатура дел обеспечивает единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подраздел ениях организации. Однако документами пользуютс я не только в текущем делопроизводстве, но и спустя многие годы после их создания. Как же обеспечить оперативный поиск необходимых документов и в процессе т екущей деятельности, и че рез много лет? Для этого, прежде всего, документы приводят в определенную систему. В этих ц елях их сначала группируют (формируют) в первичные комплексы - дела. Формирование дел - это группи ровка исполненных документов в дела в со ответствии с номенклатурой дел организации. Если докумен ты последовательно день з а днем не приводить в опре деленную систему, не формирова ть в дела по определенным признакам, то при не обходимости разыскать нужные будет крайне трудно. Это происходит и в тех случаях, когда дела формируются по принципу "так удобно в практической работе". При этом забывают, что такой подход влечет за собой неразбериху в формировании дел, затрудняет поиск и учет доку ментов не только в делопроизводстве, н о и в архиве организации. Чтобы избежать этого, каждом у специалисту, в том числе и ответственному за архив организации, необходимо знать признаки заведения дел, используемые при формировании документ ов в дела, основные требования к формированию дел, принципы расположения документов в деле. 2. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ В УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ, НА ПРЕДПРИЯТИЯХ 2.1 Признаки заведения дел Признаки з аведения дел представляют собой основные элементы формуляра документа, то есть совокупность составных частей, реквизитов документа. Знание элементов формуляра документа, таким образом, важно не только для правильного составления документов, но и д ля формирования их в дела. Признаки заведения дел отражаются прежде всего в заголовках дел, состоящих из комплекса документов. Документы формируются в дела по следующим признакам: 1. Номинальн ый - соединение в дела д окументов, имеющих одно и то же название вида (п риказы, протоколы, отчеты, акты и др.). Например: "Приказы директора предприя тия по основной деятельности", "Протоколы заседания экспе ртной комиссии предприятия", " Акты проверок кассы". 2. Предметно- вопросный - объединение в дело документов одного содержания, то есть при фо рмировании документов в дело за основу берут их сод ержание. Например: "Документы по инвентаризации материальных ценностей (инвентар ные описи, акты, сличительные ведомости и др.)", "Анализы финансово-хозяйственной деятельности предприя тия". 3. Авторский - формирование в деле документов одного автора. Например: "Протоколы заседаний квалифик ационной комиссии пред приятия", "Протоколы заседаний аттестационной комиссии пре дприятия", "Правила внутреннего трудового распорядка предприятия", "Планы предприят ия по труду". 4. Хронологи ческий - формирование в деле документов за опреде ленный период. Например: "Отчеты предприятия о работе с кадрами за 2001 год", "Штатное расписание предприятия на 2002 год". 5. Корреспо ндентский - объединение в одном деле переписки с о пределенным корреспондентом (или с несколькими корреспондентами). При этом необходимо учитывать некоторые требования. При переписке с нескольким и разнородными корреспондентами (как правило, более трех) их названия в заголовке дела не перечисляются. "Переписка о резерве кадров на выдвижение по должности и о замещении вакантных должностей", "Переписка по вопросам основной деятельности". При переписке с группой однородных корреспондентов их названия в заголовке дел указываются обобщенно : "Переписка с иностранны ми фирмами о сотрудничеств е", "Переписка с финансовыми органами о ведении оперативно-бухгалтерского учета". При формировании в деле переписки с одним - тремя корреспонден тами они вс е перечисляются в заголовке : "Переписка с Министерством по налогам и сборам Республики Беларусь о применении налогового законодате льства". 6. Географич еский - формирование в одном деле переписки или другой группы документов, содержание, авторы, корреспонденты которых связаны с определенной территор ией : "Отчеты предприятий Брестской области о рабо те с кадрами за 2001 год", "Переписка с предприятиями-пос тавщиками Витебской области о поставке комплектующих изделий", "Документы об участии в торгово-промышленной выставке в г. Москве (переписка, программы, обзоры и др.)". Дело, сформированное по одн ому какому-либо из вышеназва нных признаков, будет ограни чено только обозначением эт ого одного признака. В практике при формировании дел пользуются, как правило, не одним, а нес колькими признаками. В организации в дело сформированы такие документы, как отчеты. С разу же возникают вопросы: чьи отчеты? о чем они? за какой период? Если при формировании докум ентов в дела используется авторский признак (чьи отчеты?), предметно-вопросный (о чем?), хронологический (за какой период?), то сформированное дело и его заголовок по зволят получить более пол ное представление о составе и содержании этих отчетов. Так будет выглядеть заголово к дела, сформированного по номинальному признаку в сочетании с корреспондентским, предметно-вопросным и ге ографическим признаками:"Перепи ска с филиалом предприятия в г.Молодечно об утверждении и уточнении балансов и отчетов". Чем больше вышеназванных п ризнаков используется при формиро вании документов в дела, тем легче и результативнее вся последую щая работа с документами не только в делопроизводстве, но и в архи ве орга низации. Это связано с тем, что в архи в передаются дела структурны х подразделений, сформированные с соблюдением требований номенклатуры дел. Сформированные в делопроизводс тве дела в последующем включаются в архиве в соот ветствующие описи дел бе з дополнительной работы по проведению экспертизы их ценности. 2.2 Основные требо вания к формированию дел При формировании дел в делопроизводстве организации нео бходимо также соблюдать и определенные правила. 1. Помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наи менованию дела по номенк латуре. Если документы, образующиеся в течение делопроизводственного года, не могут быть включены в и меющиеся дела, необходимо з аводить новые дела с внесением их в номенклатуру дел (для этих ц елей в номен клатуре дел предусматриваются в каждом структурном подразделении рез ервные индексы). 2. Документы постоянного и временно го хранения формируются в отдельные дела. Наиболее наглядно это тр ебование прослеживается на примере фор мирования дел с приказами. В номенклату ру дел организации, как правило, включается несколько дел с приказами в зави симости от сроков их хранения. Так, предусматривается отдельное формирование дел с приказами руководител я по основной деятельност и и по административно-х озяйственным вопросам. Например: "Приказы директора предприятия по основной деятельности" - постоянно, ст. 16.1 Перечня типовых докум ентов органов государственной власти и управления, учреждений, организа ций и предприятий Респу блики Беларусь по органи зации системы управления, ценообразованию, фин ансам, страхованию, управлению государственным имущ еством, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Государственного коми тета по архивам и делопроизводству Республики Беларус ь от 6 августа 2001 г. № 38 (далее - Перечень 2001 г.), "Приказы директора предприятия по административно-хозяйственным вопросам" - 5 л., ст. 16.2 Перечня 2001 г. Это требование относится и к приказам по личному составу (срок хранения которых 75 лет ил и 3 года). Например: "Приказы директора предприятия по личному составу (прием, перемещение, увольнени е, поощрение, премирование, дл ительные и зарубежные кома ндировки)" -75 лет, ст. 16.4 Пере чня 2001г., "Приказы директора о предоставлении отпуск ов, взысканиях, назначении д ежурных, командировках" -3г. пос ле проведения налоговой пр оверки, ст. 16.3 Перечня 2001 г. Приказы по личному составу разных сроков хранения должны в э тих целях регистрироваться в отдельных регистрационных формах, им присваиваются порядковые номера отдельно по каждой группе приказов в пределах делопроизводственного (календарного) года. При этом к их порядковы м номерам добавляются буквен ные обозначения: "К" - для пр иказов, срок хранения которы х 75 лет (1 -К, 2-К) и "Л" - для приказов, срок х ранения которых 3 года (1-Л, 2- Л). В этих же целях при фо рмировании приказов, распоряжений, указаний, поступивших от вышестоящих организац ий, рекомендуется отдельно гру ппировать документы, относящиеся непосредственно к деятельности данной организации, и те, которые присланы для сведения. С учетом данного требования подлинники документов необ ходимо формировать в дела отдельно от их копий. В связи с этим при составлении номенклат уры дел предусматриваются самостоятельные дела для эт ой категории документов. Если, например, в отделе кадров предусмотрено формиро вание подлинников приказов по личному составу, то в бухгалтерии может быть заведено аналог ичное дело с копиями этих приказов: "Приказы директора предприятия по личному составу. Копии". Это правило относится и к приказам по основной деятельности. Так, например, в канцелярии организации может формироваться дело с подлинниками приказов (их срок хранения - "постоянно" или " 10 лет"), а в структурны х подразделениях номенклатурой дел предусматривается формирование дел с копиями этих приказов: "Приказы директора пред приятия по основной деятельности. Копии" - 3 г. ст. 16.1 Перечня 2001г. С учетом этого требования годовые планы и отчеты формируются отдельно от квартальных и месячных планов и отчетов. Например: "Годовые планы предприятия по труду" - 10 лет, ст. 123.1 Пере чня 2001г., "Квартальные планы предприятия по труду" - 3 г., ст. 123.2 Перечня 2001г. В порядке исключения допуска ется временное формирование в течение делопроизводственного года в одном деле документов с р азличными сроками хранения, если они связаны с решением одного вопроса. В этом с лучае по окончании года документы расформировывают в отдельные дела по срокам хранения согласно номенклатуре дел. 3. Рабочие варианты (проекты) докум ентов формируются в са мостоятельные дела отдельно от их подлинников. Так, например, проекты прик азов (распоряжений) формируются в самостоятельные дела. В соответствии со ст. 20 Перечня ти повых до кументов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, в едомств и других учрежд ений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утвержденно го 15 августа 1988г. начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР (далее - Пере чень 1988 г.), предусмотрен срок хранения проектов приказов - 1 год . Например: "Проекты приказо в директора предприятия по основной деятельности" — 1 г. ст. 20. Вместе с проектами приказов в дело подшиваются и отдельные листы, на которых излагаются все замечания, дополнения, предложения к проектам приказов. Это требование относится и к формированию др угих категорий дел. Так, утвержденные штатные расписания формируются отдельно от их проектов и переписки по утверждению штатов. 4. В дело формируется только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело не относящихся к н ему документов, а также черновиков, вариантов, размноже нных копий и документов, подлежащих возврату. 5. В деле формируются документ ы только одного делопр оиз водственного (календарного) года. Исключение составляют так на зываемые переходящие дела. Такие дела могут вестись в течение нескольких делопроизводственных лет. К ним относятся учетно-реги страционные книги, журналы, которые ведутся до окончательного их заполнения. Например: "Журнал регистрации входящих документо в", "Книга учета проверок (ревизий)", "Книга учета инструктажа по технике безопасности" и др. Переходящими могут быть д ела и с инструктивно-методи ческими документами, если о ни имеют небольшой объем, а также дела, в кото рые формируются документы за несколько лет до разрешения данного вопроса. Переходящими являются и личные дела работников, формирующиеся в течение всего периода работы данного лица в организации. При формировании переходящих дел по окончании делопроизвод ственного года в н оменклатуре дел в графе "Примечания" делается отметка "переходящее". Количество т аких дел учитывается затем при заполнении по окончании года/итоговой записи о количестве и категориях заведенных дел. Заведующий архивом должен при приеме дел в архи в организации учесть колич ество заведенных переходящих дел. Эти данные затем будут необходимы для включения таких дел в опис и дел, так как переходящие дела включаются в о писи дел по году заведения. Так, если дело было сформировано в делопроизводстве за период с 2000 по 2001 год, он о должно быть включено в годовой раздел описи дел за 2000 год. 6. В каждом деле должно быть сформировано не более 250 листов. Допустимая толщина дела - 30-40 мм. В том случае, если включенное в номенклатуру дело будет иметь более 250 листов, заводится второй, третий, а при необходимости - и последующие т ома этого дела. При этом в се тома данного дела будут иметь один и тот же индекс по номенклатуре дел. Например: Дело №3-4. Т, 1 Переписка о защите прав потребителей Начато 02.01.2005 Окончено 30.08.2005 Дело №3-4. Т. 2 Переписка о защите прав потребителей Начато 01.09.2005 Окончено 31.12.2005 По окончании делопроизводственного года в номенклатуре дел в графе "Колич ество дел (томов, частей)" указывается количество томо в заведенного дела (2 тома; 3 тома и т.д.). 7. Приложен ия к документам, незав исимо от их дат, присоединяются к документам тех дел, к которым относятся. Приложения большого объема могут составлять отдельный том. В этом с лучае на документе, подшитом в деле, делается отметка, что приложение к н ему сформировано в отдельное дело. 8. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с действующими в стране правилами оформления документов, в том числе СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документа ции. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", которы й введен в действие с 1 июля 2005 г. Заведующий архивом организации при приеме дел в архив проверяет правильност ь оформления документов, нали чие подписей, даты и других необходимых реквизито в документов. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаютс я исполнителям для оформлен ия в соответствии с действующими требованиями. 9. В дела должны формироваться только исполненные д окументы. Для этого на каждом документе в соответствии с С ТБ 6.38-95 офор мляется реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело". Эта от метка проставляется исполнителем документа на нижнем поле первого листа документа слева и содержит следующие данные: запись "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении; личную подпись исполнителя или руководител я подразделения-исполнителя; дату. Например: В дело 2-3. . Подготовлен ответ. Исх: № 2-3/128 от 25.01.2005 Ветров 25.01.2005 В том случае, если вопросы, изложенные в документе, решены в ходе личных или телефонных пе реговоров, об этом также делается на документе соответствующая отметка об исполнении. При формировании документов в деле следует учитывать, что до кументы внутри дел располагаются в определенном порядке. 2.3 Основные принц ипы расположения документов в деле 1. Вопросно- логический - когда документы в деле располагаются в логической последоват ельности решения того или иного вопроса. В связи с этим в деле вначале помещают основной документ (ини циативный) и относящиеся к нему приложения, а затем в хрон ологической последовательности располагаются документы, во зникающие по мере решения вопроса. Так, например, в д еле с перепиской вначале помещается документ-запрос, а затем - документ-ответ. Нередко в организациях данны й принцип формирования дел нару шается, формируются дел а с такими заголовками, как "Входящие до кументы" или "Исходящие документы". При этом не учитывается то, что в деле группируются и запросы, и копи и исходящих ответов на эти запросы, так как вс е документы данного дела - по одному вопросу и одного срока хранения. 2. Хронолог ический. При соблюдении этог о принципа в деле фор мируются документы, относящиеся к определенному хроноло гическому периоду (год, кв артал, месяц). Как говорилось выше, в деле группируются, как правило, документы одного делопроизводст венного (календарного) года, з а исключением переходящих дел. Этот принцип применяется чащ е всего в том случае, если дело форми руется по номинальному принципу (например, приказы, протоколы). При хронологиче ском порядке расположения до кументов постоянного хранения наиболее ранние документы помещаются в начале дела. Не допускается обратный хронологичес кий порядок расположения до кументов в делах постоянно го хранения. 3. Нумераци онный. Данный принцип испо льзуется в том случае, когда в деле группируются однородные документы , имеющие порядковую нумерац ию (приказы, протоколы, квита нции, накладные и др.). Поскольку регистрация документов осуществляется в течение де лопроизводственного г ода, в наступившем году заводятся дела, в которых доку менты вновь располагаются с первого номера. Особо следует обратить вни мание на формирование докум ентов, в основном приказов (распоряжений), протоколов, с остоящих из нескольких томо в. В заголовках таких дел указываются номера документов, сформированных в данном томе. Например: Дело № 1-3. Т. 1 Приказы №№ 1-99 директора предприятия по основной деятельности Начато 02.01.2005 Окончено 20.07.2005 Дело № 1-3. Т. 2 Приказы №№ 100-150 директора предприятия по основной деятельности Начато 21.07.2002 Окончено 31.12.2002 4. Алфавитный. При использо вании этого принципа докуме нты в деле группируются в алфавитном порядке - по фамилиям авторов документов, организаци й-корреспондентов и др. Это т принцип применяется при формировании в дела прежде всего лицевых счетов работников на выдачу заработной платы, обращений граждан. Так, обращения граждан мог ут располагаться в делах в алфавитном порядке по фамилиям заявителей. Повторные обращения или дополнительные документы подши ваются к данной группе документов. В течение года д ела с обращениями граждан можно формировать и по фонологическому принципу. По окончании года их переформи ровывают по алфавитному п ринципу, что облегчает в дальнейшем поиск документов, поступивших от конкретного заявителя. При формировании лицевых сч етов в алфавитном порядке по фамилиям работников может быть заведено несколько томов этого дела. В таком случае их заголовки могут быть следующими: Дело № 5-6. Т . 1 Лицевые счет а работников с буквы "А" п о букву "К" на выдачу заработной платы Дело № 5-6. Т. 2 Лицевые счета работников с буквы "Л" по букву "Я" на выдачу заработной платы Говоря о принципах системат изации документов в деле, следует учи тывать, что эти принципы, как правило, комбинируются. Например, в делах с приказами, протоколами сочетаются нумера цион ный и хронологический принц ипы; в делах с обращениями граждан - алфавитный и хронологический; в делах с перепиской - вопросно-логический и хронологический. 2.4. Систематизаци я в делах отдельных видов документов Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и др.) формируются в дела по видам и по хронологическому принципу с относящимися к н им приложениями. Так, если приказами были утверждены инструкции, полож ения, правила, они формирую тся в деле с приказами ру ководителя по основной дея тельности вслед за этими приказами. Протоколы заседан ий располагаются в дела х в хронологическом поряд ке, по номерам. Документы к заседаниям, являющиес я приложениями к протоколам, при значительном их количестве формируются в отдельные дела и систематизируются в деле по номерам протоколов заседаний. Загол овок такого дела может быть сформулирован следую щим образом: "Приложения к протоколам заседания Совет а директоров объединения". Предложения, заявления, жалобы граждан и все документы по их рассмотрению и разрешению группируются в самостоятельные дела. В этих целях номенклатурой дел в организации предусматривается формирование де ла в том или ином с труктурном подразделении (канцелярии, отделе кадров и д р.). Хранение документов и формирование обращений у исполнителей в различных структурных подразделениях запре щается. При этом предложени я граждан по улучшению работы данной организации хранятся постоянно и, соответственно, формируются в отдельное дело. Обращения граждан по личным вопросам, срок хранения которых "5 лет ЭПК", также формируются отдельно. Плановые и отчетные документы форм ируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от даты их сос тавления или поступления. На пример, план на 2002 год, со ставленный в 2001 году, должен быть отнесен к 2002 году, а отчет за 2001 год, составленный в 2002 г оду, - к 2001 году. Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в деле первого года действия. Отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего г ода. Переписка формируется в дела за период делопроизводственного (календарного) года. В дело с перепиской п омещаются все документы, во зникающие в ходе решения вопроса. В зависимости от специфики деятельности организации пер еписка может формироваться, например, в пределах учебно го года, срока пол номочий и т. д. При формировании личных дел документы располагаются в них в следующей последовательности: внутренняя о пись документов, имеющихся в деле; дополнение к личному листку по учету кадров; личный листок по учету кадров; автобиография; копии документов об образован ии, повышении квалификации, пере подготовке; заявление о приеме на работу; копия (выписка) приказа (расп оряжения, решения, постановления) о приеме на раб оту (назначении на должность). Далее в процессе ведения личного дела документы включаются в него в хрон ологической последовательности. При этом проверяется правил ьность оформления документов, наличие подписей, индексов, дат и других необх одимых реквизитов документов. В личное дело материально ответственного работника включается догово р о материальной ответст венности. В личное дело не включаются копии приказов о предоставлении отпуска, о наложении взысканий, справки о местожительстве, медицинские справк и и др., так как они группируются отдельно от личных дел и хранятся три года. Личные кар точки работников (форма Т-2) группируются в отдельной картотеке и систематизируются по алфавиту. После увольнения работников их личные карточки из картотеки изымаются и систематизируются в отдельном деле в а лфавитном порядке по фам илиям уволенных работников. Например: "Личные карточки уво ленных работников (форма Т-2) с буквы "Д" по бук ву "Ю"". Если личные карточки формируются в дела, состоящие из нескольких томов, заголовки последних могут быть, например, следующими: Дело № 5-6. Т. 1 Личные карточки уволенных ра ботников (форма Т-2) с буквы "А" по букву " Л" Дело № 5-6. Т. 2 Личные карточки уволенных ра ботников (форма Т-2) с буквы "О" по букву " Ш" При большом объеме приказов по личному составу, касающихся п риема на работу, увольнения, перевода, командирования, пре мирования и т. п. (как пр авило, более двухсот по каждому виду приказов), их целесообразно формиро вать в самостоятельные дела . При этом осуществляется порядковая нумерация в пределах календарного года по каждой группе приказов. Документы, явившиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников, на которых эти дела з аводятся. Эти же документы образуют самостоятельные дела, если они не подлежат вкл ючению в состав личных дел в соответствии с т ребованиями Инструкции о порядке формирования , ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2. Для этого в н оменклатуру дел необходимо в ключить дело "Документы к приказам по личному составу (листки по учету кадров, заявления, представления, докладные записки), не вошедшие в состав личных дел". Срок хранения такого дела - 3 года (ст. 492 П еречня 1988 г.). В инструкции по делопроизвод ству организации должен отраж аться существующий порядок формирования дел - централизованный, де централизованный, смешанный. При централизованном порядке дела формируются службой документационного обе спечения управления - ДОУ (в канцелярии, у сек ретаря руководителя организа ции). Такой порядок формирован ия дел используется в организациях с небольшим объемом документооборота. В организациях со сложной структурой и большим объемом документооборота форм ирование дел может осуществл яться в децентрализованном порядке, в пределах каждой структурной части. Применяя смешанную систему, документы формируют как в структурных подразделениях, так и в служ бе ДОУ. Следует иметь в виду, что в любом случае распорядительные док ументы и переписка с вышестоящими организациями по основной деятельности группируются в дела в службе ДОУ. Организационно-методическое рук оводство и контроль за правильностью группировки док ументов осуществляет служба ДОУ организации (канцелярия, секретарь и др.). В работе по контролю за пра вильностью формирования дел в структурных подразделениях организации приним ает участие заведующий ар хивом (лицо, ответственное з а архив). Формирование дел в строгом соответствии с номенклатурой дел поможет заведующему архивом в последующем обеспечить прием документов в архив, их учет и составление описей дел постоянного хранения, временног о (свыше 10 лет) хранения и по личному сост аву в соответствии с действующими требованиями. 2.5 Нумерация лист ов в деле, составление листа-заверителя дела В течение делопроизводственного (календарного) года исполненные документы, образующ иеся в деятельности организа ции, группируются (формируются) в дела в соответств ии с номенклатурой дел. Формирование дел осуществляе тся под непосредственным методическим руковод ством архива организации. Законченные делопроизводством де ла постоянного и временного (свыше 10 лет включительно) хранения, в том чи сле дела по личному составу, подлежат передаче в архив организации. По окончании делопроизво дственного года эти дела хранятся в структурных подразделениях еще один год, в течение которого происходит их подготовка к последующему хранению, что предполагает их полное оформление и описание. Дела временн ого (до 10 лет) срока хранен ия в архив не передаются и подлежат частичному оформлению при их заведении в делопроизводстве. Оформление дел, принимаемых в архив организации, предст авляет собой комплекс рабо т по их технической обработке. Эта работа проводится в структурных подразделениях организации под непосредственным контролем за ведующего архивом (лица, о тветственного за архив). Оформ ление дел проводится работни ками службы документационного обеспечения управлен ия (ДОУ) и других структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и формирование дел в соответствии с н оменклатурой дел организации. Для этого в номенклатуре дел в графе 5 "Пр имечание" могут быть указаны фамилии лиц, ответственных за ведение дел. Полное офо рмление дела предусматривает: нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя; составление в необходимых случаях внутренней описи документов; подшивку или переплет дел; оформление реквизитов обло жки дела и внесение соответствующих уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса дела по номенклатуре дел, крайних дат де ла, заголовков дела). Документы подшивают и хранят в твер дых папках (скоросшивателях). Различают две формы брошюровки документов в скоросшиватели: правую и левую. При правой форме брошюровки документы располагают в порядке поступления, т.е. последний документ подшивают сверху. Эта форма брошюровки пригодна только для временного хранения, так как архивные правила запрещают расположени е документов постоянного и долговременного хранения в порядке, обратном хронологи ческому. Прямая хронологическая последовательность возможна при использовании левой форм ы брошюровки. В этом случае первый по времени поступления документ находится в начале, а доку мент, поступивший последним, — в конце подшивки. Такой способ брошюровки наиболее целесообразен. Для брошюровки документов п остоянного и долговременного хранения используют папки-регистраторы со спе циальными механическими устройствами (замками), которые позволяют без затруднений вкладывать и изымать документы. Таким образом, появляется возможность «соединен ия» нескольких дел в одной папке. При подготовке к сдаче в архи в остается только изъять документы из регистратора и подшить их в друг ие папки, а освобожденную от документов папку-регис тратор можно вновь использов ать в делопроизводстве. 2.6 Нумерация лист ов дела В целях обеспечения сохран ности и закрепления порядк а располо жения документов, в ключенных в дело, все его листы, кроме листа-заве рителя дела, нумеруются. Листы дела нумеруются в р азвернутом виде арабскими ци фрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, причем цифры не должны задевать текста документа. Нумеруют листы дела черным графитным карандашом ил и нумератором. Использование чернил или цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), также нумеруются отдельно по каждому тому (части). Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляю щие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне, в левом верхнем углу листа. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется, как один лист. Е сли в деле имеются листы, сложенные и подшитые за середину, дело подлежит перешивке, и такой лист н умеруется, как один. Если к листу наклеены одним краем другие документы (вставка текста, переводы и др.), то они нумеруются отдельно. Имеющиеся в деле листы с наглухо наклеенными документами (фо тографиями, в ырезками, выписками и т. д.) нумеруются как один лист. При этом в листе-заверителе дела указыва ется общее количество накл еенных фотографий и номе ра листов, на которых они расположены. Сложенные листы (формат АЗ, А2) разв орачиваются и нумеруются, в правом верхнем углу документа. Лист и наклеенный о дной стороной документ к нему (чаще всего это бы вает резолюция об исполнени и документа) нумеруются как два самостоятельных листа. Подшитые в дело конвер ты с надписями или вложениями также нумеруются. В этом случае каждое вложение в конверте нумеруется очередным номером вслед за конвертом. Подшитые в дело д окументы с собственной нум ерацией листов (доклады, отче ты и др.) нумеруются в о бщем порядке. Подшитый в дело документ с собственной нумерацией листов может сохранять эту нумерацию, если она соответствует порядковому расположе нию листов в деле. Листы, служащие разделителями между группами документов, подшитых в деле, нумеруются, если на них им еются соответствующие отметки. Например: "Документы к 5-му вопросу повестки дня заседания Правления" и т. п. Чистые листы, служащие прокла дками-разделителями в деле, н е ну меруются. Например, если в одно дело подшито несколько личных дел уволенных сотрудников, то они нумеруются сквозной нумерацией, а чистые листы, отделяющие личные дела друг от дру га, не нумеруются. В тех случаях, когда при нумерации листов было допущено большое количество ошибок, листы дела нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом, ставится новый номер листа. В этом случае составляется новый лист-заверитель, который помещается в конце дела. Сведения о количестве листов в деле в прежнем листе-заверителе зачеркиваются, но этот лист-заверитель также сохраняется в деле. При наличии отдельных ошибок при нумерации листов допускается употребление лите рных номеров. При нумераци и таких дел на незанумерованных листах ставится номер предыдущего занумеров анного листа с прибавлением букв: а, б, в, г и т. д. ( литерные листы 5а, 10а,10б). При повторен ии одного номера на нескольких рядом расположенных листах к каждому номеру листа, начиная со второго, также прибавляются буквы а, б, в, и т.д. Например, если при нумерации листов в деле два из них имеют порядковый номер "10", то второй из них будет иметь порядковый номер "10а". Иногда при нумерации листо в дела отдельные листы оказываются пропущенными, то есть за номером 25 может быть помещен лист с по ря дковым номером 27. В этом с лучае номера пропущенных лис тов ука зываются в листе-завер ителе дела. Например: "проп ущенные номера-26". Как бы ло сказано выше, все недочеты и исправления нумерации отмечаются в листе-заверителе дела. 2.7 Составление ли ста-заверителя дела Лист-заверитель дела составляется в целях учета количества листов в деле по установленной форме (приложение 1). В заверительной надписи листа-заверите ля дела указываются цифрам и и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренн ей описи, оговариваются особ енности нумерации листов дела и физического состояния документов дела, н аличие литерных номеров лист ов дела, пропущенных номеро в, номеров листов с наклеенными фотографиями (за исключением личных дел), номеров крупноформатных листо в, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов, а такж е указывается наличие в деле типографских экземпля ров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в о бщей валовой нумерации в деле. Количество листов внутренней описи, которая нумеруется отдельно и помещается в начале дела, у казывается в листе-заверителе дела после общего количества листов дела через знак + (плюс). Например, "в деле подшито и пронумеровано 100 (сто) листов + 5 листов внутренней оп иси". Последующие изменения состава и состояния дела (п овреждения, недостача документов, замена подлинников копиями и др.) отмечаются в листе-заверителе дела со ссылкой на соответствующий акт. Отметки за веряются делопроизводственной или ар хивной службой организации с указанием даты. Лист-заверитель дела помещается в конце дела и оформляется на бланке или чистом листе бумаги формата А4. Для де л по личному составу, не имеющих конвертов с влож ениями, допускается оформление листа-заверителя на листе бумаги формата А5. В книгах заверительная надп ись указывается на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Лист-заверите ль дела подписывается сос тавителем. Заверительная надпись в листе-заверителе дела должна быть написана разборчиво, с указани ем должности, расшифровки подписи, личной подписи и даты составления. Запрещается выносить лист-заверитель дела на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. В тех сл учаях, когда дело уже подшито или переплетено без бланка листа-заверител я или чистого листа формата А4, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела или может быть подшит в конце этого дела. Например: Лист-заверитель дела № 2-3 В деле подшито и прон умеровано 150 (сто пятьдесят) листов, в том числе: литерные листы - 10а, 20а, 206; пропущенные номера - 110, 121 + 3 листа внутренней о писи. Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов I 2 Лист 25 имеет физические повреждения 25 (разрыв и склейка) Наименование должности лица, составившего заверительную надпись Подпись Расшифровка подписи Дата 3. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Формированием дел называется группировка документов в дело (в соответствии с н оменклатурой дел) и систематиз ация документов внутри него. Основой формирования дел в делопроизводстве явля ется номенклатура дел. Дело — это совокупность документов, относящихс я к одному вопросу или участку деятель ности, помещенных в отдельную обложку (регистратор или скоросшиватель). Работа по формированию дел состоит из следующих операций: раскладка документов по пап кам (делам) и их подшивка; расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление дел. Все эти операции выполняют ся регулярно в пределах календарного года. В конце года в структурном подраздел ении подготавливается столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки из ном енклатуры дел переносят их заголовки и индексы, на кор ешки папок — только индексы. По мере включения в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела. Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документ а. Одновременно должна быть оформлена и об ложка заведенного дела. В зависимости от принятой в учреждении или организации системы делопроизводс тва формирование дел ведется централизованно или д ецентрализовано. В крупных организациях дела формируются в струк турных подразделениях, т.е. там, где созданы документы, отражающие деятельность данно го подразделения. В небольших организациях фор мирование вс ех дел проводится централизо ванно службой делопроизводства (канцелярией, общим отделом, секретариатом). В организациях, не имеющих такой службы, формирование дел поручается секретарю. Но независимо от централизованного или децентрализ ованного прин ципа организации делопроизводства не рекомендуется хранение д ел и их формирование непосредственно исполнителями. Периодический контрол ь за правильным формирован ием дел в структурных подразделениях осуществляет ка нцелярия в форме разъяснен ий и консультаций. Архив организации оказывает метод ическую помощь при формиров ании дел. Документы подшиваются в дела только после их исполнения, т.е. окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении и н аправлении документов в дело. Запрещено подшивать в дела не исполненные, ожидающие ответа докуме нты. В процессе формирования докумен тов проверяется пра вильность оформления документов — наличие и подл инность подписей должностных лиц, дата, регистрационные ин дексы, отметки о контроле и исполнении. 4. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 1. Паневчик В.В.Д елопроизводство. – Минск: Вышэйшая школа, 3-е изд. – 2004. 2. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практич еское руководство. – Мин ск: ТетраСистемс, 2003. 3. Кузнецов И.Н. Офисная документация: Подготовка и оформление. – Минск: Книжный Дом, 2004. 4. Давыдова Э. Формирование дел в учреждениях, организациях, на предприятиях //Архивы и делопроизводство. 2006. № 1. С. 26 – 35. 5. Давыдова Э. Оформление дел при подготовке к п ередаче в архив: нумерация листов в деле, составление листа-заверителя дела // Архив ы и делопроизводство. 2006. № 3. С.22 – 26. Приложение 1 Форма листа-зав ерителя дела Лист-заверитель дела №___________ В деле подшито и пронумеровано_________________________листов), (цифрами и прописью) в том числе: литерные листы____________________________________ пропущенные номера___________________________________________ + листов внутр енней описи______________________________________ Особенно сти физического состояния и формирования дела Номера листов 1 2 Наименование должности лица, составившего заверительную надпись Подпись Расшифровка подписи Дата