Вход

Искусство делового письма

Реферат по культурологии
Дата добавления: 13 ноября 2006
Язык реферата: Русский
Word, rtf, 158 кб
Реферат можно скачать бесплатно
Скачать
Данная работа не подходит - план Б:
Создаете заказ
Выбираете исполнителя
Готовый результат
Исполнители предлагают свои условия
Автор работает
Заказать
Не подходит данная работа?
Вы можете заказать написание любой учебной работы на любую тему.
Заказать новую работу
ОГЛАВЛЕНИЕ Введение 3 Глава 1. И стория делового письма 4 Глава 2. К лассификация деловых писем 5 Глава 3. В иды деловых писем 6 3.1. Вид ы некоммерческих деловых писем 6 3.2. Виды коммерческих деловых писем 6 3.3. Электронные письма 7 Глава 4. П равила оформления и структура деловых писем 8 Глава 5. Т ипичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции 10 Заключе ние 12 Список литературы 13 Введение С древнейших времен человек ведет переписку с себе подо бными. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Нева жно на чем, но человек старался высказать свои мысли и чаяния посредство м письма. Наверняка уже тогда существовали деловые пись ма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делал предл ожения и вел переговорное общение. Приступая к составлению официального письма, мы никогд а не задумываемся о том, что эта практика восходит еще к седой древности. Я зыковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции, форм уляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались векам и. Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю. Деловая переписка – неотъем лемое средство связи и в наши дни. Связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями. С лужебное письмо – это обобщенно е название различных по содержанию документов, оформленных в соответст вии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом. Без преувеличения можно сказать, один из самых распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания то чен , грамотен, корректен , во многом будет зависеть успех решения конк ретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом. Глава 1. История дел ового письма Еще в начале 18 века, в России начали издаваться сбо рники образцов документов называемые «письмовник». Предшественниками «письмовников» были «форм улярники», известные на Западе уже в 7 в., а в России – с первой трети 16 столе тия (в частности, «формулярники» московской митрополичьей кафедры) – оп исания реквизитов документа, расположенных в определенной последовате льности. Ранние письмовники были своеобразными подручными сборниками, «азбуками-прописями» для писцов. Они содержали образцы построения доку ментов по определенной схеме, шаблонные наборы фраз и выражений, являвши хся неотъемлемой частью формулярного этикета и отражавших официальные отношения. Другой вид ранних письмовников – «титулярники», содержавши е сведения о том, как записывать полный царский титул. Сферу частных отно шений и частной переписки ранние письмовники не регламентировали. Для актов, сд елок и прошений обычно использовали гербовую бумагу с искусственными к леймами и с изображением государственного герба. Некоторые документы р азрешалось писать на простой бумаге обыкновенного формата. Требования к почерку были достаточно высоки: он дол жен был быть четким, чистым и красивым. Цвет бумаги, которая могла быть син ей, оранжевой, палевой и прочей, авторы письмовника советовали выбирать осторожно, чтобы не подвергнуться упреку в недостатке вкуса. Письма отправляли в конвертах, а конверты запечатывали облатками или су ргучом: первым запечатывали только записки и редко письма, все остальное сургучом. Облатки был и разноцветные, тогда как сургуч большей частью красный. Находящийся в т рауре, запечатывал письмо только черным сургучом. В советское время жанр «письмовников» был подвер гнут осмеянию как «пережиток буржуазного прошлого». Частная переписка могла подвергаться досмотру п очтовой цензуры , умение писать письма утрачивалось, значение деловой корреспонденции недооценивалось. При отсутствии конкуренции, свободн ого предпринимательства не требовались ни красноречие, ни умение убеди ть партнера в сотрудничестве, мало кто обращал внимание эпистолярный эт икет. Глава 2. Классификация д еловых писем Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой дея тельности. Деловое письмо - всегда официальное сообщение. Информация, со держащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему пис ьма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимост и почтового отправления. Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их леж ат различные классификационные признаки. По функциональному признаку письма можно разделить на две группы: - письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьб а; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки. - письма, не требующие письма-ответ а (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.). По структурным признакам деловы е письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентиров анные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных э кономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксич еских конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет с обой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повес твования или этикетного текста. По тематическому признаку проводится условное ра зличение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все д ругие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонден цией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыт а относится к коммерческой корреспонденции. По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное п исьмо направляется из одного источника в несколько адресов. По композиционным особенностям деловые письма дел ятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматр ивает одну проблему, вопрос, а многоаспектное - несколько. Многоаспектны м считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты - просьб ы, сообщения, предложения. Глава 3. Виды дел овых писем 3.1. Ви ды некоммерческих деловых писем Письмо-просьба . В письме-прось бе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтере сованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от пер вого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного чи сла. Сопроводительное письмо . Соп роводительное письмо составляется при отправке адресату документов ил и материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех с лучаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному доку менту. Письмо-сообщение. В данном ви де делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо. Письмо-подтверждение. Содерж ит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее сос тавленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо д ействие. Письмо-напоминание. Направля ется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминани е о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнен ия ранее заключенного договора или соглашения. Письмо-приглашение . Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на ка кое- либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия. Письмо-благодарность . В данно м виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода д еятельности. Гарантийное письмо . Составля ется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется орг анизации, либо отдельному лицу. 3.2. Виды к оммерческ их деловых писем Запрос и ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции являются в письменной речи реализац ией двусторонней связи. Запрос представляет собой обращение лица, желающего заключить сделку. В запросе обязательно указывается наименование товара (услуг), условия, на которых желательно получить товар, условия платежа, количество и качест во товара. Оферта и ответ на нее. В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обме н товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выд винутыми условиями. Письмо-претензия (рекламация), ответ на него . Рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей прин ятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сро ки поставки и т.п. Рекламация содержит: - основания для предъявления прете нзий; - доказательства произошедшего ущ ерба; - конкретные требования стороны, пр едъявляющей претензию. Рекламация представляется в письменном виде, с прил ожением всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирова на сторонами, то она переноситься в арбитраж. В ответе на рекламацию сообщается, что: информация п ринята к рассмотрению; она рассматривается полностью, частично либо отк лоняется; денежная оплата произведена. 3.3. Электронные письма Электронна я почта – совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий при желании о бщаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п. и представля ющий как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики в едения электронной переписки. С одной стороны, электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писе м. У электронного письма есть адрес получателя и адрес отправителя, в сис темных сообщениях "зашиты" дата и время отправления и получения сообщени я, текст письма и подпись отправителя, сохраняется строка "Subject" или тема соо бщения, есть возможность послать копию, приложенный файл выполняет функ ции команды Приложение. Глава 4. Правила оформле ния и структура деловых писем Обычно служебное письмо состоит из нескольких типо вых структурных элементов: 1. Область заголовка. В этой части письма слева размещается угловой штам п организации с указанием наименования организации, ее почтовых и други х реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма ка к исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо. В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата. Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа. Языкова я конструкция заголовка может иметь вид: - предлог о + сущ. в предложном падеже: «О поставке автомобилей»; - по вопросу о + сущ. в предложном падеже: «По вопросу о поставке запчастей»; - касательно + сущ. в родительном падеже: «Касательно заказа на поставку» и т. п. 2. Собственно текст письма. Основные особенности оформления текста письма сос тоят в следующем. * Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса ил и нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. * Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагае тся причина, основание или обоснование составления письма, приводятся с сылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй ч асти, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, реш ения и т. д. * Письма печатаются на стандартных листах или бланках формата А4 или А5; пр и оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие стран ицы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. * Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагае тся от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...». В остальных с лучаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. * Если к тексту письма предусмотрено приложение, то о но указывается ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. в 1 экз. Е сли приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого д окумента приложения с обозна че ние м количества экземпляров и листов . 3. Область подписи. Эта область оформляется обычным образом: указывае тся должность и фамилия лица, подписавшего документ . Если исполнителем документа было другое лицо, то фа милия исполнителя и его телефон (или другие реквизиты, если это необходи мо) указываются в нижней части листа письма с левой стороны . Глава 5. Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции К сожалению , составител и деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды: структурные, с интаксические, морфологические, лексические, стилистические, техничес кие. Структурные ошибки. Источником структурных ошибок является неверно е построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное м есто в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспек том. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным сист емам мотивировок. Синтаксические ошибки. - Ошибки, связанные с неправильным поряд ком слов в предложении. - Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастн ый оборот служит средством передачи де йствия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно и справить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениям и с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов. - Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сл ожного предложения. Нередко составители деловых писем неоправданно ус ложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального вни мания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в текс те. Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должн ы упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путе м его переработки, например разбивкой сложного текста на отдельные, прос тые по составу и построению фразы. Морфологические ошибки. - Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен при лагательных. Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных б олее употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущ аются как разговорные и даже просторечные. Лексические ошибки. - Неправильное использование слов и терминов . - Неуместное или неоправданное использование иностран ных слов. Заимствование иностранных слов – закономерный путь обогащен ия всякого языка. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозн ачающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Однако не т смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозн ачающее данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть о бусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точн остью словоупотребления. - Тавтология . Смысловые повторы, возникающие в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова . Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме т ого, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе внимание. - Ошибки в употреблении слов-синонимов. Ошибки в употребл ении слов-синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово м ожет быть синонимично другому только в одном из своих значений. Стилистические помехи. - Искусственное удлинение речи. Специалисты советуют: «Н е излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Однако в нашей совр еменной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры иску сственного удлинения речи. В языке деловой корреспонденции недопустим ы слишком длинные обороты. Технические помехи. К этим помехам относятся описки, ошибки, механические по вреждения целостности текста (надрывы, склеивания с кон вертом и т.д.). основная причина возникновения технических помех – небре жность при составлении делового письма. Заключение Составление текста делового письма - всегда акт реч евого творчества, каким бы письмо ни было - регламентированным или нерег ламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень я зыковой компетентности. Нельзя научиться писать деловые письма правил ьно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусств у, не зная особенностей официально-делового и публицист ического стилей речи. Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составл ения и отправления деловых писем. Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи. Все это тре бует от менеджера сегодня больше й речевой подготовки, чем скажем, десять лет назад, в эпоху цар ствования типовых и трафаретных текстов. Умение самостоятельно мыслит ь и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценит ся в деловых кругах все больше. Русский литературный язык, один из богатейших и вы разительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общен ия бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными язы ковыми формами, традициями использования этикетных средств. Сегодня важно не растерять эти сокровища, не копир овать западные образцы, а с уважением относиться к нашим предкам, веками отшлифовавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать от ечественные традиции составления деловой корреспонденции - задача, кот орая стоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в Рос сии. Список литературы 1. Веселов, П.В. Современное деловое письмо в промышленности / П.В. Веселов. – М.: Изд- во стандартов, 1990. – 160 с. 2. Загорская, А.П. Письмовни к для ведения деловой корреспонденции / А.П. Загорская, П.Ф. Петроченко, Н.П. Петроченко. – М.: Моск. рабочий, 1992. – 247 с. 3. Рахманин, Л.В. Стилистика деловой речи и ре дактирование служебных документов / Л.В. Рахманин. – М.: Высш. шк., 1982. – 259 с. 4. Тейлор, К. Основы делопроизводства в совр еменном бизнесе: Пер. с англ. / К. Тейлор. – М.: Сол Систем; Финансы и статистик а, 1997. – 176 с. 5. Теппер, Р. Как овладеть ис кусством делового письма: 250 записок в помощь менеджеру / Р. Теппер. – М.: Ауд ит:ЮНИТИ, 1994. – 231 с.
© Рефератбанк, 2002 - 2018