Исследование информационной системы предприятия

С одержание. 1. Введение. 2. Теоретическая часть. Понятие инф ормации . Особенности информации как ресурса ; её классификация. История развития Автоматизированных Информац ионных Систем. Оценка эффективности информационных ресурсов. Этапы проектирования структуры информационно й системы. 3. Практический пример. Приложение. Список использованной литературы. Введение. Любое пред приятие , фирма , организация обладает своей орг аниз ационной структурой . Эта структура многомерна и может быть расчленена на несколько взаимосвязанных и взаимозависимых подструктур , которые можно рассма тривать как самостоятельные структуры : структура управления производством , кадровая структура , маркетинго вая , финансово-экономическая , информацио нная структуры . Все они находятся в тесном взаимодействии и именно их совокупность и создаёт организационную структуру предприятия . Одно из важнейших мест в этой структ уре занимает информационная система. В принципе , любую систему уп равления можно представить как информационную систему с различными информационными потоками в виде документов , распоряжений , запросов , обращающихся внутри организации , исходящих или входящих из внешней среды. В последние десятилетия резко увеличился объём информации в обществе воо бще и информации , используемой на предприятии в частности . Это связано с растущими темпами развития науки и техники , появлением новых технологий , быстрой их сменяемостью . На рынках сыр ь я и продукции сложились условия , требующие постоянного наблюд ения за состоянием рынка , его изменениями , тенденциями его развития , необходимо уметь пр едвидеть дальнейшее развитие ситуации и быть готовым к смене стратегии , стиля деятельн ости , технологии пр о изводства для быстрейшего приспособления к новым внешним ус ловиям. Всё это ведёт к тому , что в современных условиях руководителям предприятий приходиться иметь дело с таким большим количеством информации , она так быстро меня ется , что её часто с тановится просто невозможно обработать «вручную» . Кроме того , на больших предприятиях с большими оборо тами продукции и численностью работников суще ствует необходимость учёта и контроля большог о объёма финансовой , производственной , кадровой , закупочно-сбыт о вой , маркетинговой инфор мации. В связи с этим появляется необх одимость создания автоматизированных систем сбор а , обработки , хранения информации . Они должны облегчить процесс работы с информацией , цир кулирующей на предприятии. Появле ние компьютерной техники п озволяет создать подобные системы . На совреме нных предприятиях практически вся работа с информацией автоматизирована , существуют специальн ые программы , позволяющие вести на компьютере бухгалтерский учёт , документооборот , маркетин г овые исследования , проводить прогноз ирование и стратегическое планирование , а так же многое другое. Но кроме автоматизации актуальным ос таётся вопрос о грамотном построении структур ы информационной системы , оптимизации информацион ных потоков , отсеи вания ненужной информац ии , упрощения поиска и получения необходимой. Наличие хорошо отлаженной автоматизирова нной информационной системы на предприятии зн ачительно упрощает процесс управления предприяти ем . Она позволяет вовремя собрать , отсортиро вать , обработать необходимую информацию и принять верное решение . Иногда , не воврем я принятое решение , из-за недостатка или н есвоевременного поступления информации может при вести к гибели предприятия . Поэтому необходим о уделять большое внимание созданию и поддержанию эффективного функционирования информационной системы предприятия . Понятие информации . Информация как ресурс . Классификация информа ции . Основными понятиями , используемыми в т еории информационных систем и автоматизированных систе м информации , являются : информация , система , информационно-поисковая система , автоматизи рованная система управления , автоматизированное р абочее место. Информация - (от лат . Informatio – разъяснение , изложение ) первоначально – свед ения , передаваемые л юдьми устным , письменн ым или другим способом ; с середины 20-го века – общенаучное понятие , включающее обм ен сведениями между людьми , человеком и ав томатом , автоматом и автоматом .* Система – группа (множество ) определённым образом упоря доченных и вз аимосвязанных элементов , обл адающих устойчивым единством , внутренней целостно стью , автономностью существования во внешней среде .** Информационно-поисковая система (ИПС ) – совокупность средств для хранения , поиска и выдачи по запрос у нужной информации , поиск (размещение ) и нформации в ИПС осуществляется вручную или с помощью ЭВМ по определённым правилам и в соответствии с принятым информационным языком .*** Автоматизированная система уп равления АСУ – совокупность ма тематических методов , технически х средств (ЭВМ , средства связи ) и организационных комплек сов , обеспечивающих рациональное управление сложн ым объектом (процессом ) в соответствии с з аданной целью .**** Автоматизированное рабочее ме сто АРМ – рабочее место оп ератора , диспетчера , констру ктора , технолога , оснащенное средствами вычислительной техники д ля автоматизации процесса переработки и отобр ажения информации , необходимой для выполнения производственного задания .***** В последнее время возросла роль информации , используемой на предприятиях , в различных организациях . Можно сказать , что она является одним из ресурсов , используемы х в деятельности предприятия . Однако информац ионные ресурсы отличаются по своим свойствам от ресурсов в традиционном понятии (матер иальных , энергетически х , технологических ). *,**,***,***,*****- Большой Энциклопедический Словарь (М . «Советская энциклопедия» 1992 г .). Основная характеристика ресурсов - их потенциа льная эффективность . Потенциальная эффективность минеральных ресурсов , сырья уменьша ется п о мере их использования . В случае возобнов ляемых ресурсов их потенциальная эффективность может восста навливаться , но для этого треб уется определенный (часто значи тельный ) период . Потенциальная эффективность искусственно соз давае мых технических с р едств , в том числе оборудования , также имеет предел , опре деляемый их сроком службы , и исчезает посл е списания станка или другого технического средства . Иначе обстоит дело с информационн ыми ресурсами : их потенциальная эффектив ность не исчезает после не то л ько однократного , но и многократно го использования одной и той же информации (уменьшение эффек тивности может быть связано только с устареванием информации ). Более того , принципи альной особенностью информации являет ся ее т иражируемость . Иногда говорят , п равда , и о тиражируемости станка , но в этом случае речь идет о тиражируемости конструк ции станка , идеи , т . е . информации , а на создание каждого экземпляра станка одного и того же типа снова нужно затратить труд . В то время как при тиражировании информации труд умственный на ее создание больше не тратится , а труд , з атрачивае мый на размножение информации , незначите лен и им , как правило , можно пренебречь при оценке эффективности использования ин форм ации. Таким образом , если учесть тиражируе мость н многократ ность использования , то информация в принципе может иметь практиче ски неубывающую потенциальную эффективность . Друг ой вопрос - ф актически реализуемая эффективность . В слу чае материальных ресурсов ее можно оценить коэ ффициентом ис пользования м атериалов , сырья , электроэнергии и т . п ., коэффици ентом ' полез ного действия оборудования и др . технических средств . При оценке же эффективности испо льзования информации следует иметь в виду еще од ну ее принципиальную особенность : информация становится инф ормацией только в случае , когда есть источник . переносчик (в т . ч . передатчик , носитель ) и приемник (потребитель ), который должен хотеть воспринять информацию и быть способным ее понять и использ овать. Иными словами , создаваемые информационные массивы только тогда становятся действительно информац ией , а соответственно и информационными ресур са ми , когда они "находят " своего пользователя , которому представляется информа ция именно в то время , когда она ему нужна для принятия конструкторских , техно логи ч ес ких или управленческих решений. Виды ин формационных ресурсов и особенности их исполь зования в различных сферах деятельности еще недостаточно изучены . Свойства информации ка к ресурса по-разному проявляются в зависимост и от ее характера , источник а , формы . Поэтому необходим комплексный (системный ) анали з информационных ресурсов , с тем чтобы нау читься оцени вать возможности их более эффект ивного использования . В на сто ящее время в обществе циркулируют разнообразн ые потоки раз ной по характеру и нформ ации . Более глубоко их начали изучать в 60-е - 70-е гг . в связи с созданием автоматизированных с истем , ко торые создавались параллельно для ра зных сфер деятельности предприятий , организаций , отраслей , регионов . Однако по мере развития автоматизированн ых систем начинает все больше проявляться их взаимное влияние и взаимодействие раз личных сфер информационного обеспечения , и в настоящее время начинает все больше пониматься необходимость формирован ия единой информационной сферы , в которой информацию нео б ходи мо классифицировать по разным признакам . Например , информационная сфера предприятия (организации ) должна включать в себя весь спектр различных видов и нформации , отображающей состояние и функционирова ние соответствующих видов деятельности предприят ия. Разными исследователями предлагались различн ые способы классификации информационного обеспеч ения. Так с точки зрения взаимодействия предприятия (организа ции ) с окружающей средой всю информацию (в основном документальную ) принято делить на входящую и исходя щую. В зависимости от сроков хранения р азличают постоянную , условно-постоянную (иногда обн овляемую ) и переменную (регулярно изменяющуюся ). Разде ляют информацию и по уровням управления : заводская , внутризаводская , цеховая , вн утрицеховая. По характеру д еятельности : конструк торско-технологическая . бух галтерская , учётно-отчётная , плановая , маркетинговая , кадровая , производственная. В автоматизированных системах ин формацион ное обеспечение делят на машинное (в памят и ЭВМ ) и внемашинное. Эти классификаци и в различных сочетаниях используются при индексировании разли чных документов : писем , приказов , инструкций и других документов , используемых предприятиями и организациями в своей практической деяте льности. История развития. В истории создания автоматизированн ых информационных систем относительно не зависимо развивались два направления : 1. разработка автоматизированных информационных систем (АИС ) как автоматизированных систем управления (АСУ ); 2. разработка автоматизированных систем научно-те хнической ин формации (АСНТИ ). Работы по их созданию начались практически одновреме нно в 60-е гг . Первое направление - разработка АИС и АСУ - был о ини циировано научно-техническим прогрессом и возникшими в связи с этим проблемами о рганизационного управ ления (рост количества информации , трудности с её обработкой «вруч ную» ). Зарубежная практика шла по пути разработки отдельны х про граммных процедур , например , для бухгалте рии , учета материальных ценно стей , и основные работы проводились в направлен ии исс ле дования и совершенствования возможностей вычис лительной тех ники , разработки средств , обеспечива ющих наиболее рациональ ную организацию информаци онных массивов , удобный для пользо вателя инте рфейс , наращивание памяти ЭВМ. В нашей стране пр облема обесп ечения информацией управлен ческих работников был а поставлена сразу системно . Была разрабо тана классификация АСУ , в которой прежде всего выделялись АСУ разных уровней системы уп равления - для уровня пред приятий и организаций , отраслевые , респ убликан ские и региональные и обще госу дарственная автоматизированная система Аналогичн о на уровне предприятий , и особенно создав аемых в 70-е гг . научно-производственных объедин ений (НПО ), в структуре АСУП (или интегриров анных АСУ объединений ) выделялись у р овни (страты ) - АСУ объединения , АСУ пред приятий и организаций (научно-исследовательских институтов , конс трукторских бюро ) , входящих в НПО , АСУ производств , комплексов цехов , АСУ цехов и участков . На уровне цехов и участков АСУ вначале разделялись на АСУ технологическими процессами , АСУ технической и технологической подготовки произ водства , АСУ организацией производства . Работы по созданию централизованных общегосударственных АСУ и АСНТИ были приостан овлены в связи с преобразованиями 19-91 гг . Однако , при переходе к рыночной экономике , к пр авово му государству возрастает роль еще одно го важного вида инфор мации - нормативно-правовой и норм ативно-методической , регла ментирующей деятельность пр едприятий при предоставлении им большей самос тоятельно сти и сокращении организационно-расп о рядительной документации (текущих приказов и распоряжений , ре визующих командно-административные методы управления ). В дальнейшем , по мере развития пр едприятий и их АСУ , осо бенно в условиях предоставления бол ьшей самостоятельности п роизводствам и цехам и перераспределению упра вленческих функций между администрацией предприя тия и руководителями производств и цехов , также стало более удобным представлять структ уру АСУ в виде многоуровневой , стратифицирова нной . Р аз деление А СУ на функциональную и обеспечивающую части , а по следней - на информационное обеспечение , техническое , организационное , программн ое и другие виды обеспе чения - позволило привлечь для уточнения соответствующих видов обеспечения сп ециалистов в этих областях . Такой подход к органи зации разработок АСУ помог спра виться со сложностью системы и ускорить р азработку АСУ путем параллельного проведения работ по анализу и выбору структуры отдел ьных видов обеспечения . Од нако , если разрабаты вать отдельны е проекты , то после разработки возникает достаточно сложная задача их согласования , взаимоувязки приня тых струк тур этих видов обеспечения , критериев , учитыва емых при их разработке и . Поэтому на о пределенном этапе развития ра бот по созданию АСУ был даже с ф ормулирован с пециальный принцип – единства информационного обеспечения , технического и программного , как основных вид ов обеспече ния. В насто ящее время существует огромное количество гот овых программных продуктов . Поэтому , нет необх одимости при создании на предприятии ав томатизированной системы заниматься самостоятельной разработкой прграммного обеспечения. Оценка э ффективности информационных ресурсов. При многообразии видов и форм ин формационных ресурсов проблема их оцен ки кажется практически неразрешимой. Действительно , как сопоставлять различные виды информации ? Какой информацией необходимо обеспечи вать руководителей , управленчес ких работников , научных работ ников , конструкторов , техноло гов и других сотрудников пред прия тия ? Как определить , хранение и поиск какой информации важнее автоматизировать в пе рвую очередь ? Как вообще определить эф фективн ость использования информационных ресурсов ? Увеличение объемов производства , часто ты обновления но менклатуры выпуска емой продукции и технологий ; усложнение управ ления быстро развивающимися регионами , производст венны ми системами , непромышленной сферой привели к увеличению и усложнению информационных потоков . В этих условиях стало не о б ходимым оценивать затраты на информационн ые ресурсы , опре делять их вклад в эффекти вность функционирования производ ственных , образовате льных и других систем . В различных науках об информации предпринимались попытки ее измерения . Для оценки удовлетворения информационных потребностей в теории науч но-технической информации введены меры релевант ности и пертинентности . Под релевант ностью понимается соответствие выдачи запросу ; под пертинентностью - соответ ствие выда чи потребностям пользователя . На практике при оценке значимости информационных массивов автоматизированных систем управления пользуются иногда такими косвенными оценками , как ча стота обращения к массиву , число подготавлива емых на его основе документов , число обслу живаемых подразделений , объем ма с сиво в и т . п . косвенными количествен ными харак теристиками. Для решения частных задач рассмотрен ные способы оценки информации дают иногда вполне удовлетворительные результаты . Однако в случае оценки всей совокупности информационных ресурс ов жела тельно иметь возможность сравниват ь различные виды информации , получать если не единую меру , то хотя бы сопостави мые оценки полезности различных информационных р есурсов для производственной или иной системы , с тем чтобы распределять средства на информаци о нное обеспечение более р ационально . Применить для оценки эффективности информационных ресур сов традиционную стоимостную меру практически нереально . Мож но , конечно , оценить экономическую эффективность и срок окупа емости автоматизации хранения и поиска о т дельных видов инфор мационного об еспечения . Однако на основе этих оценок не льзя су дить о значимости информации для совершенствования производ ства или системы орган изационного управления , о полезности ин формации для научных исследований , проектного реше н ия. Опираясь на основную идею применени я системных представлений при организации сло жных экспертиз можно поставить задачу оценки эффективности информационных ресурсов , как з адачу оценки степени их влияния на реализ ацию цепей системы . При такой постановке задачи нужно решить две проблемы : 1) сформировать структуру целей (основны х направлений развития ) системы , определяющих ее деятельность в соответствующий период с yщ ecтв oв aния ; 2) выбрать подход к оценке степени влияния ин формации на достижение целей. Для об еспечения полноты анализа деятельности предприят ия (организации ) при формировании структуры це лей следует приме нять методики структуризации целей и функций , выбор которых определяется предварительно разработанной концепцией его развития . Для оценки степени целесоответствия можно исп ользовать вероятностную меру , т . е . оценивать вероятность того , что данный ин формационный ресурс будет использован при достижении по дцели . Такие оценки можно получать , как оц енки относительной важности , отно с ите льного вклада информационного ресурса в реали зацию соответствующей подцели , однако при это м возникает проблема , связанная с тем , что одна и та же информация может влиять не на одну подцель. Можно использовать информационную меру степени влияния ресу рса на реализацию подцелей , которая позволяет учесть не тол ько вероятность достижения подцели p , но и вероятность q того , что данная информация будет и спользована лицом , принимающим решение , при ре ализации подцели : H = - q * log (1- p ) Оценка и нформационного потенциала H удобнее оценок отно сительно й важности : их можно суммировать ; можно уч есть не толь ко p но и q; понятие информацион ного потенциала лучше воспри нимается управленчес кими работниками. В реальных условиях могут быть ис пользов аны более сложные способы . Наприме р , применить стратифицированное расчленение . Его суть состоит в том , что выделяют четыре уровня разработки , реализации и оценки ин формационной системы : эффективность техническая, эффективность экономическая , соц иальная и ф ункциональная . Затем выбирают критерии оценки по каждому уровню , далее в соответствии с критериями проводят оце нку данной системы , применяя различные матема тические методы или методы экспертных оценок . Построение автоматизированной инф ормационной системы. Автоматизированную систему информ ации можно рассматривать с двух точек зре ния : 1. как сет ь информационных служб (главный информационно-вычи слительный центр , локаль ные вычислительные центры производств , цехов и других подразде л ений , автоматизированные рабочие места и другие составляющие ) с размещенными в ней массивами хранения информации , до кументами , т ехническими средствами регистрации , хранения , пере дачи , обработки , представления информации , программ ным обеспечением , методи ч еским обеспе чением (инструкци ями для пользователей , положения ми о подразделениях ) и другими видами обес печения ; 2. как потоки различной информации , циркулирующие внутри организации , кото рые необходимо структурировать , отсортировать и оптимизировать. Если говорить о системе информации , как о сети инфо рмационных служб , то при её формировании в ыделяют два основных этапа : 1. Формиро вание модели , отображающей возможные варианты прохождения информации 2. Оценка мод ели и выбор наилучшего варианта пути прох ожде ния информации. При этом используют мето дику системного анализа. Эти два этапа содержат определённые подэтапы. Этап 1. Форм ирование модели , отображающей возможные ва рианты прохождения информации в автоматизированной информационной системе. 1. 1. Отг раничение системы от среды ( "перечисление " элементов системы ). Подэтап может в ыполняться с применением метода "мозговой ата ки ", а в реальных условиях - методов типа комиссий , семинаров или других форм коллективного обсу ждения , в результате которого о пределяетс я некоторый перечень элементов будущей систем ы . B состав таких комиссий должны входить разработчики и будущие пользователи АИС. 1.2. Объед инение элементов в группы. Сложную ре альную разви вающуюся систему невозможно "перечисл ить " полностью . Сле дует набрав некоторое множество элементов , попытаться объединить их в группы , найти меры сходства , "близости " и предложить способ их объединения. Этот подэтап можно трактовать как образование из эле ментов исходного множества некоторых подмножеств пу тем пер ехода от перечисления сходных по какому-то признаку элементов к названию характеристическ ого свойства этого подмножества . В ре зультате в приводимом примере могут быть образова ны подмно жества элементов по соответствующим видам обеспечения . 1.3. Фор мирование из элементов подмножеств новых множеств , состоящих из "пар ", "троек ", "п-ок " элементов исходных подмно жеств. Что можно д елать с полученным новыми множествами "пар " и "троек” ? Иногда в задачах моделирования на этом этапе можно по лучить новы й результат , который подсказывает путь дальней шего анализа 1 . 4. Содержательн ый анализ полученных результатов и поиск новых путей развития модели. Для проведения содержательного анализа следует возвратиться к системным представлениям и использовать структ ур изацию в форме иерархи ческой структуры . Такое предст авление помогает распределить работу между со ответствующими специалистами , а затем найти д альнейший путь развития модели на основе содержательного ана лиза сути полученных "пар " и "троек " с точки зрения обеспечения наиболее эффективной реализации задач , поставленн ых перед системой. 1.5. Разработка языка моделирования . Данный эта п можно представить следующим образом : - разработка словаря языка моделирования ; - разработка грамматики (или нескольких г раммати к , что зави сит от числа уровне й модели и различии правил ). Этап 2 . Оценка моде ли и выбор наилучшего варианта . 2.1. Выбор способа оценки моделей. 2.2. Выбор критериев оценки м оделей. Могут быть прин яты такие оценки , как оперативность (время ), достовернос ть (вероятность сбоя при перед аче информации , ошибок при ее обработке ), т ру доемкость , затраты на внедрение , эксплуатационн ые расходы , сроки внедрения , ско рость заполнен ия форм или ввода информации . 2.3. Оценка моделей. Способ оценки модели на уровне вариантов экспертный ; для экспертн ого оценивания могут быть выделены сферы компетентности и привлечены соответствующие спец иалис ты , знающие особенности конкретных техническ их средств ; кроме того , могут быть прове де ны эксперименты . 2.4. Выбор н аи лучшего варианта. В реальных условиях не об язательно проходить все подэтапы . Во-первых , су ществует множество разнообразных готовых програм м . Во-вторых , наработан большой опыт в орга низации информационных систем , поэтому , используя его можно создава ть системы по а налогии . Если рассматривать систему информации , как сеть информационных потоков , её можно условно разделить на три основные части : финансовая информация , маркетинговая и внутр енняя информация. Для каждой составляющей допустимы различные типы построения , кото рые могут с остыковываться друг с другом. Финансовая информация. Для построения системы финансовой информации необходима следующая информация : 1. Финансовое положение предприятия на каждый день — информация , необходимая для управл ения : остаток средств на счетах , кредиторская и дебиторская задолженности , средства в т оварных запасах , финансовые показатели — оборачивае мость капитала , ликвидности. 2. Для определения реальн ой эффективнос ти деятельности подразделений - отнесение затрат по месту их воз никнове ния . Величина распределенных затрат не сравни вается напрямую с прибыльностью подразделений , т.к . поступ ление средств идет в основном через службу сбыта , одна ко знание структур ы затр а т позволяет их оптимизиро вать . Иногда впервые выполняемая "привязка " дае т не ожиданную для руководства картину , обнару живает по ложение дел , далекое от ожидаемого. Зд есь важна не только точность , продоставляемых данных , но и скорость их получени я в случае необходимости. Возмож ен компромисс между точностью данных и ск о ростью их интерпретации . Для управления част о важнее скорость : устаревшие на неделю да нные , пусть и очень точные , означают запаз дывание управляющего воздейст вия на ту же неделю . Кроме того , необходимо определит ь объем нужной информации и требования к ее обработке . Как правило , подготовка инф ор мации невозможна без применения автоматизации и требует затрат значительных усилий , соп оставимых с ведением балан са . При нал и чии финансово-экономической службы подготов к а может быть распределена следующим образом : разработка и контроль выполнения — финансовый дир ектор ; разнесение затрат — экономист ; ввод данных — бухгалтерия . От сутствие развитого финансового подразделения зас та вляет использо вать для всех задач бухгалтерию , что проблематично , т.к . принципы бу хучета значительно отличаются от принципов по становки управленческой финансовой информации и проти воречат всему предыдущему опыту бухгал теров. Эффективн ость испо льзования финансовой информации значительно повышается , если управление на ее основе рас пределено горизонтально , между осн овными подразделения ми . (Приложение схема 1.) Маркетинговая информация . Информация об участниках рынка — поставщиках , по купателях и конкурентах — в том или ином объеме используется предприятием всегда . Даже при , отсутствии подразделения маркетинг а , негативном отношении к маркетингу , предприя тие так или иначе вынуждено собирать инфо рмацию для своего функционирования . Наиболе е вос требованной является информация о конкурентах и поставщи ках : цены и условия поставки . Реже всего собирается и анали з ируется информация о покупателях . Полная система маркетинговой информации включает в се бя сведения о предприятии , микрос реде (собственно рынке ), макросреде (экономике , культуре , политике , ресурсах , технологии в областях , интересующих предприя тие ). Построение стратегий в большой степе ни осно вано на предпочтениях конечных потреб ителей , но тактические цели могут быт ь достигнуты через постоянную реализацию . Она , в свою очередь , зависит от предпочтений тех , кто платит деньги . Информация о п окупателях структурируется на пред приятии в отделе сбыта . Торговые агенты и продавцы п остоян но выслушивают просьбы , рекомендации и претензии покупа телей . Значительная час ть информации здесь и теряется , т.к . агент или продавец редко могут использовать ее в собственной работе . Существенная , по мн ению продавца , информация пере дается "выше ", гд е уже менеджер фильтрует ее и ненужную о т сеивает . Далее очень изменившийс я информационный поток достигает руководства сбыта , где снова отсеивается информа ция , котор ую сбыт использовать не компетентен . Руководс тву предприятия попадает дистиллированный информ ационный ручеек , из которого невозмож н о извлечь пользы . Такая система постро ения называется Вертикальной (Приложение схема 2.). Обратная связь (реакция на информацию ) при вертикаль ной организации информационных потоков очень мала . На практике это озн ачает самостоятельное принятие аген тами и продавцами решений , выходящих за их компе тенцию . Нако пления информации не происходит. Горизонтальная информационная система (Пр иложение схема 3.) предусматривает адресное распред еление информации по мере ее поступления . Агенты и продавцы а дресуют информацию подразделениям , способным ее использовать . Преи мущества горизонтальной системы : более полное ис пользование информации и сокращение сроков принятия ре шений . Недостатки : агенты и прод авцы самостоятельно реша ют , кому и какая информация м ожет потребоваться ; адекват ная реакция на информацию не стимулируется , т.е . как для агента передача информации заинтересованной службе явля ется факультативной нагрузкой , так и для заинтересованной службы не обязателен ответ агенту ; накопления ин формации не происходит . Регламентировать процедуру информационно го обмена нецелесообразно. Централизованная информационная система (Приложение схема 4.) предусматри вает орган изацию информационного центра , в который ин фо рмация стекается в полном объем е и где накапливается . Пассивный информационный цен тр строится на базе ком пьютерной автоматизир ованной системы , в которую информа ция постоян но заносится и из которой распределяется по за просам соответствующих служб . Главный не достаток пассив ного центр а — отсутствие обратной с вязи и стимулировании использования информации . Процедуру информационного обмена уже можно регламентировать , однако автоматического поддержан ия его качества не происходит. Активная центра лизованная информационная система вы полня ет также функцию маркетинга : контролирует , анали зи рует и распределяет информацию . Процедура и нформацион ного обмена регламентируется . Информация используется наиболее полно и эффективно . Н акопление информации су щественно облегчает поиск новых рыночных в о зможностей пред приятием по мере его развития . К недостатк ам системы можно отнести высокую стоимость ее эксплуатации. Выбор той или иной системы предпри ятием определяется спецификой последнего . Для предприятия с ограниченными ресурсами , ориентиров анного на работу с одним и тем ж е сег ментом рынка , достаточна вертикальная ин формационная си стема . Если персонал предприятия образует сплоченную ко манду , может быть достаточно эффективна горизонтальная си стема . Цен трализованная система необходима предприятию, увеличивающему долю рынка , применяющему диверси фика цию или другую стратегию интенсивного ра звития. Обязанности по определению объема , кач ества и периодич ности сбора информации возла гаются на подразделение мар кетинга (если оно существует на предприят ии ) или на высшее руководство . Контроль использования инфо рмации произво дится службами маркетинга или сбыта . Построение информа ционной системы в на ибольшей степени есть функция маркетинга и при отсутствии последней на предприятии до лжно выполняться руко в одством предпри ятия . Внутренняя информация. Организации внутренней инфор мации предприятия обычно уд еляют мало внимания , отдавая приоритет финанс овой и маркетинговой . Между тем система ра спространения внутренней информации в значител ьной сте пени влияет на качество взаи модействия между подразделени ями предприятия , спо собствует или препятствует развитию предприятия. Наиболее важны такие аспекты внутренней информации , как адекватное доведение до каждого работника пре дприятия страте гических и тактических зад ач и решений руководства (т.е . прохождение информации "вниз ") и доведение до руко водства соответствующих уровней претензий и предложе ний по совершенствованию технологий взаимодейств ия структур (т.е . прохождение информации "вверх " ). Прохождение информации "вниз " удобно организовать че рез проведение регулярных совещаний и "оперативок " на уровне руково дителей подразделений и в подразделениях . На "оперативках " формулируются задания для персо нала , разъяс няется , какие именно пр облемы будут решаться и почему именно этим способом . Это позволяет получить большую от да чу от работников , во-первых , потому что иск лючается воз можность ошибки из-за неверно пон ятого задания и , во-вто рых , потому что форм ируется мотивация — повышается зна чимость задания . Дополнительную пользу могут принести предложения работников по более эффективному решению поставленных проблем . В отдельных случаях руководство соз нательно идет на ограничение внутренней инфор мации из соображений секретности . В пода вляющем большинстве случаев , предприятие от э того больше теряет , чем выигрывает , т.к ., во- первых , при желании информация все равно б удет получена конкурентами , во-вторых , рассогласова ние в представлениях персонала о целях ст ратегии и тактике предпри я тия спо собно принести большее вреда , чем три конк урента сразу. Прохождение информации "вверх " (по сути — обратная связь ) позволяет выявлять возникающие проблемы в функционировании предприятия на ранней стадии и соответствен но эффективно реш ать их . Частично обратную связь обеспечива ют "оперативки " и совещания , на которых персо налом выска зываются предложения . Возможно ее стимулирование введе нием приемных часов высшего руководства раз в неделю или в две . Реально прохождение информации "вверх " стимулирует ее востребованность : если по пр едложениям персонала прини маются соответствующие решения , претворяемые в жизнь , ес ли предусм отрено материальное или моральное поощрение з а использованные предложения , то обратная свя зь функци о ни рует и обеспечивает всю полноту информации . Если же пред ложения откладываются "под сукно ", их число быстро умень шается до минимума и для восстановлен ия системы приходит ся прилагать значительные усилия. При организации системы внут ренней инфо рмации необходимо рассмотреть такие вопросы как делегирование полномочий . В ывод всей полноты информа ции на высший у ровень руководства нецелесообразен . Таким образом , решения по предложениям персонала должны принимать ся на соответствующих уровнях , то ест ь , если менеджер компетен тен в вопросе агента , ему необходимо самостоятельно принять решение по вопросу , если проблема выявлена на уровне взаи модействия подраздел ений , решение по ней принимается ру ководителя ми подразделений Практический пример. Приложение. На фирме работают три человека : Генеральный директор , Коммерческий директор , бухгалтер . Два направлен ия деятельности : оптовая торговля диетическими продуктами , оптовая торговля кондит ерскими изделиями . Существует неограниченный доступ в Internet . У ка ждого сотрудника свой персональный компьютер . Бухгалтерия ведётся с помощью специализированных компьютерных программ и её ведение полно стью автоматизировано . Поиск поставщиков и по купателе й ведётся через всемирную компьют ерную сеть Internet . Связь с ними осуществляется частично также через Internet , частично с использованием обычных сред ств связи (почта , телефон , факс ). Рассмотрим несколько вариантов построения компьютерной инфо рмационной системы. внутренняя информация. финансовая и нформация маркетинговая информация персональный компьютер Генерального директор а персональный компьютер Коммерческого дир ектора персональный компьютер бухгалтер а выход в Internet Вариант 1. Вариант 2. Вариант 3. Вариант 4. Маркетингов ая информация : данные о клиентах и о п оставщиках , сведения о продукции и об её движении , сроки и размер поставок и з акупок , запросы клиентов , условия продавцов , а также другие сведения о товаре , ходе продаж и закупок . Именно эта соста в ляющая информационного потока наиболее зн ачительна по своему объёму и является осн овной при осуществлении деятельности данного предприятия. Финансовая информация : сведения о фин ансовом состоянии предприятия , оплате счетов поставщиков , поступлении денег от покупателе й , баланс на банковских счетах и другие сведения о движении денежных средств фирмы. Внутренняя информация : внутренние докумен ты фирмы , такие как : распоряжения , указания , директивы . В связи с малыми размерами п редприятия объём дан ной информации незнач ителен и , в принципе , им можно было бы пренебречь. В первом варианте доступ в Internet , следовательно , и доступ к маркетинговой информации имеет только Генеральный директор . Таким образом , им енно он осуществляет основную ра боту с ней . Связь его с бухгалтером , то есть доступ к финансовой информации , проходит через Коммерческого директора . Внутренняя информа ция двигается вертикально. Во втором варианте Генеральный дирек тор связан напрямую как с коммерческим ди ректоро м , так и с бухгалтером . Он т акже имеет доступ в Internet . Это означает , что он имеет прямой доступ к любой маркетинговой , внут ренней или финансовой информации. При третьем варианте схема взаимосвя зи между работниками фирмы повторяет второй вариа нт , но доступ в Internet есть только у Коммерческого директора. В четвёртом варианте все три ком пьютера соединены между собой . Выход в Internet есть и у Генерального и у Коммерческого директоров. Сравнивая между собой данные вариант ы , с ледует отметить , что в первом и з них основную работу с маркетинговой инф ормацией проводит Генеральный директор . В то же время его доступ к финансовой инф ормации ограничен , так как происходит не н апрямую , а через Коммерческого директора . Таки м образом , у д а нной системы им еются следующие недостатки : 1. черезмерная загруженность Генерального директора , поскольку ему приходится вести самому работу по обоим видам деятельности фирмы, 2. недостаточная самостоятельно сть Коммерческого директора и недостаток у него м аркетинговой информации, 3. усложнение прохода финан совой информации от бухгалтерии к непосредств енному руководителю фирмы. Подобное построение системы и мело бы смысл , если бы Генеральный директо р мог самостоятельно вести все дела . Но тогда пост Ком мерческого директора не нужен. При втором варианте Коммерче ский директор не только не имеет достаточ ной маркетинговой информации , но и финансовой также . Здесь , как и в первом варианте , его пост не функционален и может быт ь легко устранён , без пот ерь для ф ункционирования предприятия. В третьей системе Коммерческ ий директор сосредотачивает на себе всю р аботу с маркетинговой информацией , а Генераль ный – с финансовой . Такая структура вполн е приемлема , если объёмы торгового оборота позволяю т одному человеку вести два направления деятельности . Если же он один не справится , то встанет вопрос о расши рении штата работников. В четвёртом варианте и генеральный и коммерческий директора имеют прямой дост уп к любой информации , что даёт им воз можность разделить сферы деятельности и каждому сосредоточиться на одном виде де ятельности. Из сравнения видно , что на иболее оптимальным вариантом информационной сист емы является четвёртый вариант . Здесь наиболе е оптимально расположены информационн ые п отоки , что позволяет рационально вести деятел ьность фирмы. Список испол ьзованной литературы. Волкова , Денисов «Основы теории систем и системного анализа » . С-Пб .: Издательство СПбГТУ , 2000г. Гольц Г . «Рабочие станции и информационные сети» . М .: Машино строение , 1998г. Исаенко А.Н . «Маркетинговое консультирование» М .: Дело , 1997г. Прирост всего капитал а за Высши й уровень любой перио д времени . Эффективность рабо ты всего капитала . Уровень Эффективность работы подразделений капитала соответствующего подразделения. Схе ма 1. Управленческая финансовая информация. Схема 2. Вертикальная система информации. Схема 3. Горизонтальная система информации. Схема 4. Централизованная информационная систем а.