Методы обеспечения синхронизации производственного и информационного процессов

СОДЕРЖАНИЕ 1. Введени е 2. Теоретическая часть 3. Практическая часть 4. Заключение 5. Список литературы Методы обеспечения синхронизации произво дственного и информационн о го процессов . (На примере инвест .компании или банка ) 1.Введение И нтер ес российских ученых , предпринимателей и бизнесменов к л о гистике сегодня хорошо отражает то множество толкований логистики , к о торое появ илось в печатных трудах и проявляется в очных спорах на разли ч ных форумах . Не существует универсального определения логис тики , можно даже обсуждать существует ли логистика областью практики или чисто ак а дем ической сферой , но определение , которое и ногда рассматривают как "определение логистик и , данное неспециалистом ", которое рассматриваю т во многих вариантах. Обеспечить наличие продукта , в количестве , в сос тоянии , в правил ь ном месте , в правильное время , для клиента , по правильной цене . То , что "наличие " подчеркнуто , не просто обычное ударение . Это определение в ы ражает , не будучи очень специфичным , самую суть логистики . О беспечить наличие материала - очень практическая цель . В исследования х по логистике центральные проблемы изме нялись в тонком взаимодействии между сит у а цией в бизнесе и уровнем знаний . В логист ических исследованиях одной из проблем я вляется терминология и с писок поняти й , имеющих отношение к логистике , их можно грубо разделить на 3 группы : 1.ориентированные на поставку ; 2.ориентированные на производство ; 3.ориентированные на дистрибуцию . Чтобы пролить свет на основы л огистики нужно проанализировать нау чную структуру логистики . Логистика во много м определяется другими научными дисциплинами . Многие считают , что логистика в сф ере товароо б ращения - это все , что мы называл и прежде планированием и организацией ма териально-технического снабжения и большинство авторов связывают данное понятие с материалопотоком и потоком информации и они по своему правы. Другие рассматривают логистику как м еждисциплинарную науку , которая объединяет ин женерию , микроэкономику , теорию организации в общий взгляд на поток материалов, а для других логистика просто означает тран с портировку . Данное выступление выраж ает тенденцию согласиться с первым мнени ем и также трудно провести четкую г рань между логистикой и упра в лением производс твом , а также качественным менеджментом в связи с этим. Понятие "логистика " применяется , например , в связи со с ледующими пон я тиями : логистика бизнеса , управление материалами , логистический менед ж мент , управление цепо чкой поставок и т.п . Все эти понятия сфокусированы на логистику , но со с воими специфическими з адачами . Также такие понятия как реинжениринг бизнес-деловог о процесса вмещает в себя и аспекты лог и ст ики . Все эти концепции приближаются к главной проблеме логистики : как скоординир овать цепочки деятельности . В наиболее о бщем и распростр а ненном и практиче ском пони мании , логистика - это организация и управ л е ние с истемой движения материального и связанного с ним информационн о го потоков. Итак , логистика – это наука о б управлении потоками в системах . С точки зрения менеджера и предпринимателя - это организаци я планирования и у правления целенаправленной подготовкой и цел есообразным использов а нием средств и услуг , необхо димых для решения определенных задач . Ло г и стика преследует цель предварительной подготовки определенного товара в определенное время при минимал ьно возможных затратах. Логистика ка к искусство комплексного управления материал ьными и информационными потоками на пути от источника сырья до конечного п о требителя применяется в экономике более 30 лет. На современном этапе развитие логист ики невозможно бе з ее компь ю теризации . Исп ользование компьютеров и современных коммуни каций с о здает богатые возможности для рацион ализации деятельности всех участн и ков логистическо й цепи . Автоматическая система контроля четко следит за такими показателями , как наличие полу фабрикатов и выпуск готовых тов а ров (услуг ), степень выполнения заказа и т.д. Иными словами - это система построения отношений между участн и ками процессов снабжения , производства и распределения готовых товаров , управлени е технологическими процессами и ин фо рмацией , сопровожда ю щей эти процессы. На макроуровне - логистика определяет , например , общую концепцию распределения то варной продукции , направлений материальных ил и инфо р мационных потоков , размещение объектов инфрас труктуры , выбор поста в щиков сырья и м атери алов. На микроуровне - логистика решает во просы в рамках отдельных эл е ментов , например , задачи физического распределения готовой продукции , ее транспортированием , доставкой. Поставщик и потребитель материального или информационно потока в общем с луч ае представляют собой две системы , связанные так называемым логистическим каналом , т.е . некоторым множеством различных звеньев , ч е рез которые осуществляется доведение материального потока от поставщика до потребителей. После того как сделан выбор ко нкретн ых участников процесса пр о движения материа льного или информационно потока от поста вщика к п о требителю логистический канал преобразуе тся в логистическую цепь - л и нейно упорядочен ное множество участников процесса доведения материал ь ного потока до потребителя . Об щая логистическая цепь включает в себя ра з лич ные логистические функции : снабжения и у правления запасами , технол о гического процесса самого товаропроизводства , распределения и потребл е ния товара и т.п. Такие цепи в свою очередь деля тся на логистические цепи меньшей длины , а именно : снабженческие , транспортно-скл адские и т.п . Выбор лог и стической цепи - это не что иное как выбор конкретного участника процесса -вашего партнера . Сле дует отметить , что логистическая цепь яв ляется как объектом управления в цело м , так и каждая из логистических функций на различных участках , этапов логистической цепи может быть самостоятел ь ным объ ектом управления. В 90-е годы появилось большое ко личество новых понятий , как гл о бальное производ ство , партнерство , экология и т.д ., с которыми пришлось иметь дело даже маленьким и средним компаниям . Многие исследователи , да и практики выделили ВРЕМЯ как наиболее важный фактор в логистике . Необычайно возросли требования к уровню обслуживания клиентов . Жи з ненный цикл продукции сильно сокр атился , так на рынке мобильных тел е фонов среднее "время на рынке " в 80-е годы составляло 3 года , и Филипс Дания ожидали , что придется сократить его вдвое , но не сделали этого и они вылетели из бизнеса . С укороченными внешними временными рамкам и жи з не нно ва жно , чтобы компания была о дновременно сильной и гибкой - время явля ется сейчас ключевым моментом . Сейчас на арену выходит быстро о т ликающаяся на ситуац ию логистика . Итак , важные тенденции , кото рые сл е дует сегодня учитывать : • Промышленность концентрируетс я на ключевых видах деятельности , кот о рые требуют особых навыков и мастерства у компани й . • Партнерство с деловыми партнерами требует новой организации и нового ст иля управления. • Технологические вложения осуществляются в виде гибкого оборудования , как с истемы CAD/CAM FMS и т.д . и барьер теперь - их интеграция . • Информационные технологии более не являются достаточными для созд а ния преимуществ , вместо этого требуется эфф ективное использование те х нологии. • Человеческие ресурсы. • Рынки и источники стали ин тернациональными . Глобальный источник и реальное предприятие - новые концепции . • "Жизненные циклы " сократились и при этом особый интерес вызывает м е неджмент . ОСНОВНЫЕ ПРОБ ЛЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ СИСТЕМОЙ ЛОГИСТИКИ Направления развития логистики в современных у сл овиях следующие : 1. Сокращение количества складских объектов (для промышленн иков ). 2. Увеличение объемов услуг третьих участников. 3. Усиление глобальной логистической стр атегии. Происходит формирование устойчивых торго во-финансовых связей между отдельны ми странами . Многие крупные компании строят свои предприятия на основе международно го разделения труда . Переход к глобальной логистической с тратегии требует решения ряда прав о вых , организацион ных и технологических вопросов . 4. Интеграция логистической д еятельн ости. Слияние всех мелких , средних и к рупных логистических цепочек в единую гл обальную логистическую систему. 5. Усиление роли информации для упр авления. Логистика требует все большего объем а информации . Фирмы не могут ко н курировать без эффективных информационных систем . Ком пании , облад а ющие более совершенными информационными системами , могут улучшить обслуживание потребителей при одновременном сокращении за трат. В условиях резкого ужесточения конкуренции на рынках продукции и услуг становится все б олее актуальным проведение целенаправлен ных и с с ледований поведения бизнес-процессов систем т овародвижения . Перс о нальный компьютер сегодня может рассматриваться не только как пасси в ный инструмен т для ординарной обработки данных , но и как мощный анал и тически й инструмент вы явления как благоприятных , так и отрицат ельных факторов распространения товаров , план ирования использования складских помещений , о пределения критериев обоснованных прогнозов продаж и т.д . В зарубежной практике для этих целей все более актив н о используются по д ходы и методы имитационно го моделирования , с помощью которых , в час т ности , возможно анализировать проблемные ситуации бизнеса. 2.Мировой информационный ры нок для специалистов инв е стиционных компаний и банков : структура , основные участн и ки и услуги Для России в условиях переходной экономики , как и для стран разв и того пост-инду стриального общества , информационный рынок вы ступает важнейшим элементом хозяйственной ин фраструктуры , без которого немы с лимо эффективное фун кционирование экономики. Современный информационный рынок в мире можно разделить на три взаимодейст вующих области : n информация ; n электронные сделки и операции ; n электронная коммуникация. Рынок информации На мировом рынке информации выделя ются несколько осно вных се к торов , которые характерны также для России : 1. Сектор дел овой информации (биржевой , финансовой , коммерче ской и т.д .), охватывающий : - биржевую и финансовую информацию – информацию о котировках ценных бумаг , курсах валют , учетных ставках , инвести циях , ценах и т.д .; - экономическую и статистическую информ ацию ; - коммерческую – информацию по ко мпаниям , фирмам , корпорациям , направлениям их работы и продукции , ценам , финансовому состоянию и т.п. - деловые новости в области эконом ики и бизнеса ; 2. С ектор информации для специалистов (научно-техническ ой и специал ь ной , а также первоисточников ). 3. Сектор мас совой , потребительской информации (новости , усл уги на осн о ве современных средств телекоммуникаций ). Понятно , что для банка инвестиционной компан ии наибольший интерес представляют сектора , с вязанные с деловой и коммерческой информ ацией. Рынок электронных сделок Рынок электронных сделок и операци й имеет существенное значение для коммер ческих банков и инвестиционных компаний , так как он охватыв а ет дилинговые и диалоговые операции (системы “банк-клиент” или “ home banking ” ) Следует отметить , что усл уги электронных сделок с товарами , ценн ы ми бума гами и другими финансовыми инструментами предлагают своим п о требителям большинство служб биржевой и фина нсовой информации и т а кая возможность стала стандартным уровнем с ервиса . Для России наиболее известными п римерами систем электронных торгов выступают дилинговая система фирмы “ Reuters ” “ Dealing 2000, Metastock , Omega , Supercharts . Рынок электронных комму никаций Значение систем электронных коммуникаци й для повседневных оп е раций банков и инвестицио нных компаний сегодня весьма велико , т . к . Эти системы служат основой для всех расчетных систем , систем кредитных и д е позитных карт , систем электронных кредитны х сделок . На рынке электро н ных коммуникаций можно выделить различные системы соврем енных средств связи и человеческого обще ния - сети передачи данных , системы электр онной почты и т.д . ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННЫ Х УСЛУГ Выделяются основные виды информ ационных услуг : - подготовка источников информации ; - подготовка баз данных и выпуск печатных информационных изданий ; - информационное обслуживание ; - справочное ; - избирательное распространение информации ; - ретроспективный поиск информации ; - предоставл ение копий источника информации. ОСНОВНЫЕ УЧАСТНИКИ ИНФОРМАЦ ИОННОГО РЫНКА Основными поставщиками информационных у слуг на рынке выступ а ют : - центры генераторы базы данных (ЦГ БД ); - центры распределители информации на основе баз данных (ЦОБД ); - шлюзовые информационные службы ; - службы передачи данных и телеком муникации ; - информационные брокеры и другие структуры , ориентированные на о б служивание конечных потребителей. Информационные брокеры Большинство конечных потребителей инфор мации не имеют дост а точной квалификации и опыт а самостоятельного проведения эффективного и нформационного поиска в ЦОБД . Поэтому на рынке информационных услуг имеются орга низации , специализирующиеся на информационном о б служива нии конечных потребителей с использованием информа ционных услуг внешних организа ций на коммерческой основе . Эти организа ции п о л учили названия информационных посредников ( brokers ). Информационные брокеры работают исключи тельно на коммерческой основе и , как правило , имеют статус малого бизнеса. Библиоте ки и информ ационные отделы Значительная часть информационных ус луг все еще попадает к неп о средственным пот ребителям через традиционные каналы информац ионного обслуживания - библиотеки и информацио нные подразделения организаций и предприятий . В большинст ве случаев как библ иотеки , так и отделы и н формации взаимодействуют со своими потребителями на некоммерческ ой основе , однако общее удорожание инфор мационных услуг в сочетании с тенденцией ограничения информационных бюджетов заставл яет внедрять элементы комм ерческих о тношений или своего рода внутреннего хоз расчета. ОСОБЕННОСТИ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОТДЕЛ Ь НЫХ НАПРАВЛЕНИЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ИНВЕС ТИЦИОННОЙ КОМП А НИИ ИЛИ БАНКА Основой информационного обесп ечения отдельных направлений раб о ты выступает специа льная банковская информация . В России в последние годы появилось несколько ист очников такой информации , например , “Ба н ковский бюлле тень” газеты “Экономика и жизнь” . В частности , инвестиц и онная компания , где я работаю пользуется услугами Национального Аген тства Финансовой Информации и Агентс тва «СКЕЙТ» , Агентства эк о номической информации «Прайм-ТАСС» , газет «Коммерсантъ -DAILY» , «Финан совые известия» , «Деловой Петербург». Информационное обеспечение работы на межбанковском рынке Выделение отдельного р аздела , с вязанного с обеспечением работы на межба нковском рынке , определяется лишь удобством изложения , так как данный рынок нео тделим от финансового рынка в целом , как сочетания д е нежного рынка и рынка капит ала. У банка и инвестиционной компании имеются три основных альтерн а тивных модели работы на межбанковском рынке : - ориентация на работу на ведущих кредитных площадках ; - ориентация на консультационные фирмы-п осредники в привлечении и ра з мещении межбанко вских кредитов ; - ориентация на самостоятельный в ыбор партнеров на рынке МБК. Среди российских организаций , подготавли вающих списки (Ранжир о вание по формализованным мето дам оценки ) и рейтинги (ранжирование с учетом субъективных факторов ) российских б анков с подробным анализом основных пока зателей их дея тельности , ликвидности , надежности можно назвать : - “Агентство банковской информации” , пуб ликующее свой список “Сто в е дущих банков России” в газете “Экономика и жизнь” ; - “Коммерсантъ - DAILY ” ; - группу экспертов , публикующую свой рейтинг надежности среди с та кру п нейших , а также малых и средних банков в журнале “Деньги” и др. Информационное обеспечение фондовых и финансовых операций Обращение к услугам сектора биржев ой и финансовой информации , прежде всего , осуществляется для получения данных по биржевы м котиро в кам фьючерсных контрактов товарных рынков (по сути это те же ценные б у маги и этим они отличаются от текущих коммерческих предложений ) и ры н ков цен ных бумаг , сведений по обменным курсам валют , учетным ставкам и ценам кредит ных ресурсов и долговых о бязательств . Схожесть биржевой и финансовой информа ции заключается в том , что сами фина нсовые ресурсы , например , валюта или кред иты , продаются как обычные (хотя и с пецифич е ские ) товары или ценные бумаги. Биржевая инфо рмация Информационные ресурсы в обла с ти биржевой информации включают справочники и базы данных по организация , оказы вающим соответствующие услуги - эмитентам , реги страторам и депозитариям , биржам , брокерским фирмам , инвестиционным компаниям и банк ам , справочники и базы данных , характериз ующ и е состояние данного рынка и соответствующие коммерч е ские предложения , а также специальные базы данных текстовой информ а ции. Сектор биржевой информации - один из самых интересных секторов информационного рынка . Это , пожалуй , единственный сектор , где особен н о сти предоставляемой информации (в ысокая цена ошибок ) и различие в тр е бованиях к ее качеству , а также возможностях оплаты услуг у различных групп потреб ителей обусловили необходимость и оправданно сть 4-5 кратн о го дублирования и запараллеливания у слуг . При этом все информационные службы , работающие на этом рынке , имеют возможность получать высокие доходы , са м сектор рассматривается как один из наиболее выгодных . а п а раллелизм услуг не сокращается , а усиливается. Биржевая информация в значительной части явл яется по своему с о держанию текущей , изменяется ежеминутно , отражая события , происход я щие на рынке и включает сведения о видах и котировках ценных бумаг , фьюч ерсов по основным товарам , реализуемым ч ерез биржу и на внебирж е вом рынке , рынке денег , капитала , у слуг страхования . Информация о кот и ровках ценных бумаг (акций , облигаций , векселей варрантов , закладных и т.д .) и товарных форвардных и фьючерсных контрактах , учетных ставках выст у пает основной на данном рынке. Оперативная биржевая информация может быть п олучена непосре д ственно с биржи . В настоящее время в работе большинства товарных и фо н довых бирж используется вычислит ельная техника (в основном для рег и страции комме рческих предложений и сделок ) и биржевая и финансовая и н формация изначально существует в э лектронной форме . Например , Сан кт-Петербургская Валютная биржа и Биржа “Санкт-Петербург” имеют в сети Интернет собственные странички . Целью усовершенствования информационных услуг выступает обесп е чение для потребителей воз можностей более быстрого доступа к требуемой информации , отбираемой из большо го объема “сырых” биржевых и фина н совых данных , а также предоставление им новых ср едств ее обработки и анализа , например , таких как программное обеспечение для управления портфелем ценных бумаг и к онтроля риска, а также новых имита ционных моделей поведения на бирже. В настоящее время в России име ется много агентств и служб , которые называют себя аналитическими , информационными и консультационными , среди них самые крупные : -Агентство экономических новостей (АЭН ) ; - Международное агентство финансовой ин формации (МАФИ ); - Агентство “Прайм” ; - RosBusinessConsulting и др. Ф инансовая информация К вопросам организации и работы рынка финансовой информации о т носится многое из того , что было сказано выше в отношении рынка бирж е вой информации , однако , имеются и определенные особенно сти . Финансовая информация включает , прежде всего , информацию по обменным курсам в а лют и информацию по состоянию рынка денег и соответствующих инстр у ментов . Как и в случ ае биржевой информац ии , для пользова ния базами да н ных фин . информации потребителю часто требуется располагать специал ь ным программным обеспечением , поставляемым при подписке на базу да н ных. 3. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТОКИ В ИНВЕСТИЦИОННОЙ КОМПАНИИ В этом разделе я приведу наглядные примеры синхронизации произво д ственного процесса и информационных потоков на примере реально сущ е ствующей инвес тиционной компании , для удобства буду на зывать ее ХХХ При работе в инвестиционной компании , являющейся а ктивны м участником рынка , необходимо использовать компьютерные информацио н ные технологии . Данная необходимость обуславливается тем , что в орган и зации существует огромный документо оборот , а ее подразделения находятся зач астую даже не в пределах одного гор ода . Исп ользование интерактивного режима , работа с базами данных , безбумажная обработка документов , а та к же коллективная обра ботка документации и пополнение баз данн ых - нео б ходимые составляющие работы большой современ ной организации , стрем я щейся занять свое место на рынке и предпринимающей максим альные ус и лия для поддержания занятых позиций. Для эффективной работе подразделений используются различные виды техники и технологий , о некоторых из них и их конкретном применении я намерена боле е подробно рассказать в дан ной работе. Фактически на каждом рабочем месте в Компании установлен комп ь ютер , его мо щность и возможности определяются кругом выполняемых ко н кретным работником задач. На каждом компьютере Компании установлены стандартные элементы программного обеспечения, как то : Операционные системы MS-DOS, Windows, на многих установлена OS/2, открыт доступ к сети Интернет , электронная почта . Также стандартный набор необходимых программ : антивирус AIDStest с настойкой на обязательную автоматическую проверку жестких диско в ежедн евно . Файлы для запуска сетевых программ (Гарант , Консультант Плюс , AK&M Abacus и т.д .). Для оптимизации работы и минимизации риска заражения компьют е ров вирусами при использовании дискет для передачи информа ции в Комп а нии установлена локальн ая сеть . Каждый из работни ков Компании имеет свое имя в сети и пароль для входа в сеть , гос тю Компании , которому нео б ходимо получить каку ю-либо общедоступную сетевую информацию , нужно ввести имя Guest и ему будут доступны общие программы , находящие на с е ти , наприм ер справочно-правовые системы Гарант и Консультант Плюс , с и стема электронных котировок AK&M, Reuters , а также внутренняя электро н ная почта Компании , по которой можно послать сообщение любому из с о трудников , зная его сетевое имя . Также ему будет доступен об щий каталог документов TMP, где хранятся обмен ные файлы . Каждый из сотрудников имеет на сети свой каталог , а также дос туп в каталог TMP, по которому пр о исходит обмен файлами с другими пользователями сети . Также он имеет д о ступ ко всем общедоступным файлам и каталогам . При необходим ости для сохранения конфиденциальности перед аваемой информации можно создать каталог , доступный , например двум или нескольким пользователям , во изб е жание использования ими ка талога TMP. Такая необходимость существует при работе ру ководителя со своим с екретарем , юристов между собой , а та к же при совместной разработке несколькими людьми или подразделениями совместных проектов. Вообще , локальная сеть решает множес тво проблем . При ее наличии нет необ ходимости перегружать локальные диски компьютеров множеством стандартных программ , т.к . они находятся на сети , а на локальных дисках находятся только файлы на их запуска , т.е . остается больше м еста для раб о ты специфических программ . Нет необходимости использовать дискеты для перед ачи информац ии от пользователя к пользователю , таким образом не только снижается риск заражения компьютеров различн ыми вирусами , но и значительно увеличива ется скорость передачи информации , создается во з мож ность совместной работы над документом . Большим плюсом являетс я возможность использования одной сетевой программы многим и пользоват е лями с изменением информации в режиме on line. Наконец , нет необходим о сти в большом к оличестве принтеров , достаточно подключения о дного или нескольких принтеров к сети. Структура ко мпании ХХХ Правила взаи моотношений и информационных потоков между осно в н ыми подразделениями компании ХХХ 1. С клиентом (реальным и потенциаль ным ) непосредстве нно общается только брокер , в силу своих служебных обязаннос тей. 2. Состояние всех клиентских счетов знает только отдел клиентских счетов. 3. Операции на рынке ценных бумаг проводятся только трейдерами. 4.Информации об открытых позициях по денежных средств ам клиентов и собственных средствам фирмы владеет тольк о отдел корреспондентских о т ношений. 5. Полная информация по движению де нежных средств и ценных бумаг фирмы - компетенция отдела исполнения операций. 6. Общая движение денежных потоков и ценных бумаг н аходится под ко н тролем руководством. 7. Допускается только последовательный о бмен информацией между фун к ционально связанными подразделениями. 8. Прямой обмен информацией между ф ункционально несвязанными по д разделениями допускается только при наличии санкци и рук оводства. Адми нистративная взаимосвязь основных подразделений Взаимосвязь подразделений компании ХХХ 1. Деятельнос ть основных производственных подразделений , связанная с р а бото й на рынке ценных бумаг , осуществляется под непосредственных ко н тролем руководства. Деятельность основных производственных п одразделений , связанная с раб о той на рынке це нных бумаг , осуществляетс я при помощ и вспомогательных подразделений (бухгалтерия , касса , отдел исполнения операций ) 2. Обеспечение деятельности основных про изводственных подразделений , связанной с рабо той на рынке ценных бумаг , осуществляетс я обеспечива ю щими подразделениями (техни ческая служба , хозяйственная служба , канц е лярия , курьерская служба , служба связи ) 3. Потоки служебной информации осуществл яются через обеспечивающие подразделения под непосредственным контролем руководства фирм ы. 4. Прямой обмен информацией между п одраздел ениями должен быть сан к ционирован руков одством фирмы. Схема внешне го документооборота компании ХХХ Принципы пос троения внешнего документооборота компании Х ХХ 1. Все документы , треб ующие официального ответа , проходят регистрацию у менеджеров фирмы. 2. Адресация входящих документов с указанием контрольных сроков испо л нения различными подразделениями , производится руководством ф ирмы . 3. Контроль за исполнением официальных ответов в за данные сроки прои з водится менеджерами. 4. Исходящие документы , оформленные надле жащим образом , подаются на подпись руков одством в установленном порядке. 5. Исходящая документация подлежит обяза тельной регистрации у менедж е ров фирмы. 6. На подпись руководст ву фирмы документы передаются через администр а тивный отдел. Внутренний документооборот. Виды документов внутрифирменного использ ования. 1. Приказ. 2. Служебная записка. 3. Заявка на командировку. 4. Командировочное удостоверение. 5. Заявление. 6. Догово р подряда. 7. Расписка. 8. Заявление-обязательство. 9. Меморандум. 10. Запись беседы. Распорядок дня Официальное рабочее время 1. Начало раб очего дня 9.00 2. Обеденный перерыв. 13.00-13.45 3. Окончание рабочего дня 18.00 4. Выходные д ни - суббота и воскресенье В компании ХХХ установлен ненормиров анный рабочий день , вследствие чего сотрудник не может закончить рабоч ий день до тех пор пока не в ы полнены запланированные на день работа или за дание если требуемый объем работы не может выпол нен в рабочие дни , с о трудник и привлекаются к работе к выходные дни обучение и повышение квалификации сотрудников проводится за пр е делами официального времени и в выходные дни Основные вид ы служебной деятельности 1. Работа с документами 2. Организация и / или проведение встреч и бесед 3. Телефонные переговоры Основания для проведения встреч , бес ед и телефонных переговоров 1. Прямое указание начальника 2. Служебная необходимость , обусловленная прямыми обязанностями 3. Предложения клиентов или партнеров. П роведение бесед , встреч и т елефонных разговоров , выходящих за рамки служебных обязанностей , по личной инициативе запрещается. Защита комме рческой тайны в компании ХХХ Коммерческая тайна Информация составляет коммерческую тайну , если она имеет действит ел ь ную или пот енциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам ; к ней нет свободного доступа на законном ос новании ; обл а датель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности . Св е дения , которые не могут составлять коммерческу ю тайну , определяется з а конами или другими правовыми актами . Состав и объем сведений , со ставл я ющих коммерческую тайну , определяется предпринима телем . Разглашение , передача или утечка и нформации , составляющей коммерческую тайну , вл е чет ди сциплинарную , гражд анско-правовую ответственнос ть , в том числе обязанность возместить убытки . Банковская тайна 1. Банк гарантирует тайну банковского счета и банковского вклада операций п о счету и сведений о клиенте . 2. Сведения , составляющие банковскую тайн у , могут быть п редоставлены только самим клиентам или их представителем. 3. Обязанность хранить банковскую тайну распространяется на Центральный Банк Ро ссии , кредитные и аудиторские организации. 4. За разглашение банковской тайны они могут быть привлечены к отве т ственнос т и в форме возмещения убытков. Перечень сведений , составляющих коммерчес кую тайну. 1. Номенклатура клиентов и состояние клиентских счетов. 2. Регламенты работы с финансовыми инструментами. 3. Подробная структурная схема подраздел ений и их взаимосвязи. 4. Методики привлечения клиентов и работы с их денежными средствами. 5. Остатки на расчетных счетах фирм ы. 5. Текущие лимиты , графики прихода и расхода денежных средств , обороты компа нии. Различные по дразделения используют в своей работе ра зличные те х ноло гии. Административный отдел пользуется текстовыми редакторами , в основном Word 6.0. для Windows и графическими редакто рами типа Chartist , которые позволяют им выполнять с вои функции : печатание текстовых документов , таблиц и схем с уже заданными параметрами . Им нет необходимости и с пользовать Excel или Quattro Pro, т.к . все данные уже расчита ны и им остае т ся только техническая работа по введению их в компьютер , оформлени ю м а тер иала и выводу его на печать. Канцелярия и спользует электронную систему учета докуме нтации , ра зр а ботанную нашими программистами специально с учет ом особенностей раб о ты инвестиционной группы. Телефонисты : при помощ и телефонной сети Компании возможно пер е ключение любых внешн их звонков на необходимый внутренний ном ер. Факс и модем используют ся для передачи информации по с етям нашим контрагентам , для получения о т них необходимой нам информации а также для пополнения баз данных , использ уемых в Компании. Брокерские подразделения используют особый вид программно го обесп е чения - систему электрон ны х торгов “РТС -1” и “РТС -2” . Она позволяет выставлять свои котировки на корпоративные бумаги , полностью владеть информацией о котировка х всех участников рынка и совершать сделки в р е жиме on line, набирая параметры сделки и контрагента на компьютере . Эта инф ормация передается с помощью модема в центр РТС и также транслир у ется на остальных участников рынка в считанные секунды . Эта программа произвела революцию на рынке ценных бумаг в 1995 году . Сейчас ее пол ь зователями являются все крупнейш ие инвестиционные ко мпании и банки не только РФ , но и Запада , рабо тающие на нашем рынке корпоративных бума г , ее котировками пользуются западные ин весторы при работе с ценными б у магами российски х эмитентов. Также используется система Российский фондовый рынок AK & M net, она на работает в ре жиме on-line. Информация в ней обновляется при помощи еж е дневной подкачки данных , но ее д анными пользуются официальные органы для информации о котировках , ее информация является достаточным опра в данием при работе с налоговой инспекцией . Также эта система дает подро б ную информацию об эмитенте с указанием максимально полной информации не только о самом эмитенте , но и о держателе реестра акционеров , и другую специфическую информацию , представляющую интерес для участников рынка. Расчетный отдел (н аше законодательство не пре дусматривает только эле к тронную форму совершения с делки , ему необходимы договорные отношения между ее участниками ) back office использует собственную программу уч е та , разработанную нашими программистами и позвол яющую учитывать с о вершенные управлением торговых о пераций сделки , их прохождение в части платежей и перерегистрации прав собственн ости на бумаги. Юридическое управление использует в своей работе с правочно-правовые системы Гарант , Консультант Плюс и Эталон . При помощи их мы всегда в курсе последних изменений законодательн ой базы , всегда возможно найти любой законодательный документ и все его вз аимосвязи . Возможно также выбрать информацию по интересующему вас вопросу или п онятию . Это зн а чительно облегчает работу юристов при а удите финансовых схем. Бухгалтерия использует программу электронного бухгалтерского учета Abacus , специально адаптированную разработчиками к учету ценных бумаг (для них предусмотрены законодательством особые условия ). Наша инв е стиционная группа ведет акти вную деятельность на своем рынке , объемы перерабатываемой информации огромны , между тем каждый финансовый документ должен найти свое отражение в бухгалтерском учете . При бума ж ном ведении бухгалтерского учета это было бы невозможно , а при пом ощи Abacus неск олько бухгалтеров в состоя нии одновременно изменять инфо р мацию каждый по своему направлению и давать главному бу хгалтеру и н формацию о состоянии Компании в режиме on line, что необходимо при принятии любых управленческих решений. Кадровое управление - эле ктронная система учета кадров , позв оляющая отслеживать движение кадров Компании в соответствии с требованиями з а конодательства. Аналитический отдел - пример на схеме Схема организации информационных потоков в аналитическом от деле Как мне кажется , максимальное использование передовых технологий хорошо подготовленными сотрудник ами , чья квалификация позволяет им испол ьзовать предоставляемые им средства в по лном объеме , дает возмо ж ность Компании работ ат ь в условиях развивающегося рынка ценных бумаг не только не отставая от партнеров и конкурентов , но и опережая их.