Должностные обязанности секретаря-машинистки

Должностны е обязанности секретаря – машинистки. Должно стная инструкция – главный организационно – правовой документ , рег ламентирующий деятельность секретаря . Должностная инструкция – докумен т длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкции . Поэтому к её составлению следует отнестись с большой ответственностью . Что в должностной инструкции записано , то и спросится . Каки е права в ней даны , те Вы и имеете. Секретарь должен знать : - постановления , распоряжения , приказы и др . руководящие нормативные документы вышес тоящих и др . органов , касающиеся орган изации делопроизводства ; - государстве нную систему документационного обеспечения управ ления ; - стандарты Унифицированной системы организационно-распорядительной документации ; - структуру организации ; - организацию дело п роизводства в организации ; - схемы документооборота ; - порядок составления н оменклатуры дел , описей дел постоянного и временного хранения , установленной отчетности ; - сроки и порядок сд ачи дел в архив ; - системы организации к онтроля за исполнением докумен тов ; - оргтехнику и др . с редства механизации управленческого труда ; - основные экономики , ор ганизации производства , труда и управления ; - законодательства о тр уде и охране труда РФ ; - правила внутреннего т рудового распорядка ; - правила и нормы ох раны труда , техники безопасности производств енной санитарии , противопожарной защиты. Квалификационные характеристики секретаря , секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки фактически аналогичны с добавлением машинописного оформления документов у секретаря-машин истки и стенографирования у секретаря-стенографистки . Поэтому достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик . Например , должностные обязанности секретаря-машинистки даны так : - выполняет функции по обеспечению обслуживания работы руководителя организации или её подразделений ; - получает для руководи теля сведения от работников подразделений , вы зывает их по его поручению ; организует тел ефонные переговоры руководителя ; - принимает и передает телефонограммы , записывает в отсутствие рук оводителя принятые сообщения и доводит их до его сведения ; - следит за обеспечение м руководителя канцелярскими принадлежностями , ср едствами организационной техники , создает условия , способствующие эффективной работе руководителя ; - передает и принимает инф ормацию по приемно-переговорным устро йствам ; - печатает по указанию руководителя различные материалы ; - ведет делопроизводство , принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию , осуществляет её систематизацию в соответствии с принятым в организаци и порядком и передает после её рассмотрен ия руководителям подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы , либо подготовки ответа , следит за сроками выполнения поручений руководителя , взятых на контроль ; - принимает докумен ты на подпись руководителю ; - организует прием посе тителей , содействует оперативности и выполнению просьб и предложений работников ; - формирует дела в с оответствии с утвержденной номенклатурой , обеспеч ивает их сохранность в установленные сроки и сдает в ар хив. Должен знать : - постановления , распоряжения , приказы и др . руководящие нормативные документы вышест оящих и др . органов , касающиеся организации делопроизводства ; - руководящий состав ор ганизации и её подразделений ; - машинопись , правила ор фографии и пу нктуации , порядок расположен ия материала при печати различных документов ; - правила печатания дел овых писем и использования типовых форм ; - правила эксплуатации организационной техники ; - стандарты , унифицированные системы организационно-распорядительной д оку ментации ; - основы организации тр уда ; - законодательство о тр уде и охрана труда РФ ; - правила внутреннего т рудового распорядка ; правила и нор мы охраны труда , техники безопасности , произво дственной санитарии и противопожарной защиты.