Организация делопроизводства

Л И Т Е Р А Т У Р А 1. ГОСТ 6.10.1-80 «Унифицированне системы докуме нтации , используемые в АСУ . О с новные положения» 2. Секрктарское дело : Учебно е пособие для пр оф.-техн . Учебн . Заведен ий . Мн .: РИПО , 1999 3. «Архивы и делопроизводст во» научно-практический иллюстрированный журнал № 1(7), 2000 4. «Архивы и делопроизводст во» научно-практический иллюстрированный журнал № 2(8), 2000 5. Давыдова Э.М ., Левчик П .А ., Рыб аков А.Е ., Терехов А.С . Альбом форм организац и он но-распорядительных документов .- Мн .: БелНИИДАД , 1998 – 144 с . 6. Кирсанова М.В . Современное делопроизводство : Учебное пособие . – М .: И НФРА-М ; Новосибирск : Сибирское соглашение , 2000 – 288 с . – ( Серия «Высш ее образование» ) 7. Кокорев В.И . Унификация документов управления . – М .: Экономика , 1989. – 184 с. 8. Кудряев В.А Организация работы с документами : учебник – М .: ИНФР А-М , 1998 – 575с . 9. Паневчик В.В Делопроизвод ство .- Мн .: Высш . шк ., 2000. – 263 с .: ил. 10. Саков А.А . Унификация управленческой документации и общесоюзные класси фик а торы . – М .: Экономика , 1982. – 168 с. 11. Славинская О.В . Секретарс кое дело : Учебное пособие , - Мн . РИПО , 1999 – 222с . 1.Краткая ис тория развития делопроизводства . Определение делопроизводства по ГОСТ у 16487-83 (название ГОСТа ). Взаимосвязь воп росов усовершенствования делопроизводства с вопр осами развития и усовершенствования управления. Определение делопроизводства по Г ОСТу 16487-83 «Делопроизводство и архи вное д е ло . Термины и определения» : Настоящий стандарт устанавливает основные термины и определения понятий , прим е няемые в обла сти делопроизводства и архивного дела. Термины , установленные стандартом , обязательны для применения в документации всех видов , уч ебной и справочной литературе. Делопроизводств о – деятельность , охватывающая документирование и организацию работы с докум ентами. Документ – матер иальный объект с информацией , закрепленной со зданным человеком способом для ее передачи во времени и пространс тве . С давних времен дошли до н ас различные виды документов , с помощью ко торых мы имеем возможность узнать историю своей страны , ее героическое прошлое , особен ности б ы та св оего народа , правовые формы и этические но рмы взаимоотношений между людьми. Необ ходимость создания докуме нтов возникла одновременно с появлением письм енн о сти . Более того , считают , что именно потребность в создании различных документов (согл а шений , договоров и т.п .) и повлекла за собой появление письменности как способа излож е ния инфор мации не только личн ого , но и государственного значения . Уже в V в . до н ашей эры древнеримский плебс требовал введени я четких «писанных» законов . Создание зафи к сированных на бу маге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний . Ког да же появились законы от делопроизводителя требовалось абсолютная то ч ность формулировок и безукоризнен ное знание формы изложения , иначе документ терял с и лу. С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информ а ции. До конца Х V в . гос ударственных учреждений еще не существовало , их функции выпо л няли отдельные должн остные лица или органы , осуществляющие свою деятельность или с очень ограниченным штат ом чиновников , или вообще без штата . Едина я система делопрои з водства не была востребована самой системой управления. Однако , письменные документы , дошедшие до нашего времени , доказывают что , уже в Хв . была культура написания документов . Это договоры с Византией 911и 945гг. Документы хранились в центральных храмах , в крупных городах существовал и хран и лища документов , а местом создания документов стали храмы , посвященные покровителям цеховых ремесел-рыбаков , торговцев различным товаром . В этих храм ах велись судебные дела и книги записи торговых операций , а хранение документов в храмах придавало ю рид и ческую силу . Большой юрид ической силой обладали церкви. С увеличением числа создаваемых документо в , накопились и традиции в сфере док у ментирования , что привело к созданию штата профессиональных спе циалистов в области создания и обработки документов . Эт от штат состоял из псало мщиков и дьяков . Также стали формироваться устойчивые образцы обращений и завершений в документах , формуляры , т.е . типовые устойчивые формы отдельных документов , из которых со ставлялись своеобразные пособия по делопроизводс тву – «ф о рмулярники» . Документы с крепляли буллами - свинц о вые печати. Со временем менялась и графика письме нности , первоначально документы составл я лись уставной манеро й письма , выписыванием букв с прямыми очер таниями . Позже испол ь зовался полуустав , который позволил ускорить процесс письма за счет выносных букв и с о кращ ений отдельных слов . Документ составлялся спл ошным текстом , без разделения на о т дельные слова , а знаком препинания стала использоваться точка в конце предложения . Сформировавшиеся практикой традиции пос тепенно становились нормами обычая , з а кладывая основу буду щей системы делопроизводства. Система государственного делопроизводства на чала формироваться с середины Х V в . Управление гос ударством сложилось из удельного княжества , х отя это нельзя было назвать государство м , это было хозяйство князя . Некоторые пор учения выполняли бояре , прибл и женные к князю . Вся деятельнос ть по вопросам государственного управления об ъединялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой . Удалось создать сильную це н тра лизованную систему управления . Боярская Дума и приказы выполняли все важнейшие функции администрати вного управления , поэтому этот период называю т приказным. Однако в этот период не было отла женной системы управления . Для ведения , дела п е редавались оп ределе нным лицам , или в управлении уча ствовало несколько ведомств , что приводило к неразберихе. Организацией и ведением делопроизводства занимались дьяки и подьячие , распоряд и тельная деятельность всецело принадлежала приказным судьям. В приказной избе хранилась госуда рственная городская печать , денежные суммы и в е лось делоп роизводство . Приказная изба делилась на столы , она представляла собой и канц е лярию , и архив . До кументы размещались на столах или на скам ьях , особо ценные помещали в сундуках-ларях , там же и в елась текущая работа и прием посетителей. В делопроизводстве приказов использовалась очень интересная форма документа – столбе ц (столп , столпик ), т.е . свиток из подклеенны х друг к другу узких листов бумаги , вм е сте с этим зарождалась и начала применяться те тра дная форма . По мере необходимости те т ради собирались вмес те , переплетались и составлялись книги . В книгах велись списки , ф и нансовые , учетные , регистрационные запи си и др. Важным признаком официального документа я влялся его формуляр . Это определялось нал ичием устойчивых информационных элементов документа (реквизитов , языковых фо р мул ), расположенных в опр еделенной последовательности , специфической для к аждого вида документа. В документах этого периода , большинство реквизитов еще не выделялось из текста , т. е . обращение , адресат , дата документа , обозначение автора и др ., содержание документа с о ставлял сп лошной текст . В заключительной части документ а обозначалась дата ее составл е ния и место , где она была написана. В приказной период постепенно создается систем а делопроизводства центральных и местных учреждений , складывается штат , создаю тся устойчивые формы документов и при е мы их составления . Однако государство не принимало во внимани е общие администрати в ные правила , поэтому не могло ввести систематического поря дка в организацию учреждений и их делопроизводство. Отсутствие в прежних учреждениях установл енного законом порядка , общих письме н ных форм документов , постоянных сроков , для производства дел , правительство вынуждено было искать новые фор мы государственного устройства . Появляются новые учреждения бюрократического типа и регл аменты для них , точно определяющие состав , организацию , компетенцию и делопроизводство . Сенат стал первым законосовещательным орг аном и органом надзора за правител ь ственными учреждениям и . В то время всего было создано 12 коллегий . Каждая коллегия р у ководилась своим регламентом . По сле чего законодательной основой реформы стал « Ген е ральны й регламент» , который ввел систему делопроизв одства , которая получило название « коллежско е» делопроиз водство . С созданием Генерального регламента делоп роизводство узаконивается . Делопроизво д ственная деятельность закреп ляется за самостоятельным подразделением-канцелярией . Были разработаны вопросы о правильном ве дении регистрации документов , что обеспечива ло с о хран ность документов , оперативное ведение справочной работы , контроль за движением д о кументов и их ис полнением . Также были подробно проработаны во просы документирования и движения дел ( докуме нтооборота ). В коллежском делопроизводстве возникало б ольшо е число новых документов , появ и лись и новые названия документов , такие как векселя , облига ции , реляции , мемории , рапо р ты , журналы , протоколы , корреспонденци я , инструкции и другие. В это время происходят большие изм енения в форме документов . Самостоятельны ми элементами формуляра становятся дата докум ента и наименование документа . Появляются ряд реквизитов , отражающих различные стадии проц есса документирования или стадии о б работки документов : п одписи , отметки о согласовании , регистрационные индексы , отметка о контроле , отметка о направлении в дело и другие. С увеличением документооборота значительно поднялся объем письменной работы у канцеля рских чиновников , что привело к медлительност и делопроизводства и волоките. Большое значение для организации делопрои зво дства имеет установленная «Учрежд е нием для управления губерний» «иерархия властей и мест» , опре делившая порядок отнош е ний между собой высших центральных и местных учреждений . Этот иерархический по рядок взаимоотношений учреждений присутствует в некоторой ст епени и в современном делопр о изводстве. Начало Х I Х века встретило новые реформы госуда рственного управления и делопрои з водства , которая затронула главным образом верхний уровень управления – высшие и це н тральные учреждения и завершило формирова ние системы центральных и местных учр е ждений . Новая система управления – министерская , была основана на создании министерств с управляющими министрами , что было необходимо для более низкой и оперативной системы управления . В 1802 году были созданы первые министерс тв а . Комитет министров стало высшим а д министративным уч реждением. Позже , в 1910 году , был создан Государстве нный Совет – высшее законосовещательное учре ждение . Вместе с этим была проведена рефор ма Сената , который становится высшей судебной инстанцией , выполн яющая функцию надзора за правительственным аппаратом . «Общие учреж дением министерств» принималось единообразие в систему делопроизводства министерств , а именно : создание документов , архивное хранение , формы документов , по к о торым совершается делопроизводст во , д вижением документов и дел . Существенные изменения в системе управлен ия потерпели и формы документов . Поя в ляются бланки учрежд ений с угловым расположением реквизитов . В состав реквизитов бланка включались наименован ие учреждения , наименование структур ных п одразделений , отражающие место подразделений – автора в структуре учреждения (департамент , отдел е ние , стол ). Также включаются в состав реквизитов бланк а дата документа , регистрационный индекс доку мента , заголовок к тексту документа . Появляетс я ссылка на поступивший док у мент. Несмотря на глобальные изменения в си стеме управления , жизнь требовала более ги б ких форм делопро изводства и его ускорения . Система министерск ого делопроизводства оставалась громоздкой и неповоротливой , несмотря на использование пи шущих машинок . Появление телеграфа и т елефона воплотила в жизнь новый вид переп иски как телеграммы и телефонограммы . Это был поистине революционный переворот в докум ентировании де я те льности учреждений . Октябрьская революция 1917 года привела к слому стар ого государственного аппарата , что кардинально изменило строй : высшим орга ном государственной власти стал Всеросси й ский Съезд Советов . Для управления страной образовано первое с оветское правительство – Совет Народных Коми ссаров (Совнарком ). Отраслями госуд арственного управления пост а новлением Съезда были созданы первые 13 народных комиссариатов (наркоматов ). Отстранение от власти бывших помещиков , дворян , представителей купечества было закре плено декретом ВЦИК и СНК РСФСР . Для р аботы в советских учреждения х были пр и влечены солдаты , рабочие , не имеющие специального образования , что привело к пониж е нию уровня документационного обеспеч ения управления . В 1917 году СНК издает декре т « О порядке утверждения и опубликовании законов» . В 1918 году было принято поста новл е ние СНК для оформления административных документов , «О форме бланков государстве н ных учреждений» . В этом постановлении перечислялись обязательные реквиз иты бланка д о кументов , что привело к упрощению и рацион ализации делопроизводства . В 1926 году был создан Государственный институт техники управления (ИТУ ) в кот о ром велись пе рспективные разработки проблем делопроизводства . Проект «Общих правил документации и документо оборота» был подготовлен ИТУ и издан 1931 год у . Предполаг а лось ввести «Общие правила» в качестве типовых единых для всех учреждений . В этих пр а вилах опр еделялись функции работников , их обязанности и содержание работ . Несмотря на разнообразия видов и форм документов , которые вращались в советских учреждениях оставались неупорядоченными по ф орме и содержанию потоки документации . Поэтому остро встала проблема их унификаци и и стандартизации . Кабинетом стандартиз а ции были разработаны стандарты служебных писем , телеграмм , телефон ограмм , протоколов , извещений и др . Также с тандартизировались матери алы (бумага , чернила , ленты для пиш у щих машин и т.п .), средства и предме ты конторского труда . В 1921 году была создана Государственная общеплановая комиссия (Госплан ), которая занималась разработкой общехозяйственного плана с учето м текущего развития отра слей и отдель ных предприятий . Документы постепенно становились более упорядоченными по структуре , содержани ю показателей и по форме . Конституция 1936 года существенно изменила п олитическую систему , иерархию и по л номочия высших органов в ласти . Верховный Со вет СССР стал высши м и единственным з а конодательным органом . Установилась систе ма полномочий в издании видов документов для каждой иерархической структуры . Новые вве дения упростили и упорядочили процессы докуме нтирования в высших органах власти . В 1941 го ду на первом межотраслевом совещании по оргтехнике была выдвинута п р о грамма по в опросу документационного обеспечения управления , но этой программе ВОВ. Экономический упадок и проблемы восстанов ления народного хозяйства отодвинули на второ й план проблему до кументационного обеспеч ения управления . В 1960 году состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инж е нерно-технических работни ков и работников административно-управленческого аппарата . Поднятые вопросы во многом совпадал и вопросами межотр аслевого совещания 1941 го да . С 1958 года Главное архивное управление ( ГАУ ) при Совете Министров СССР стало право мочно контролировать постановку документальной ч асти делопроизводства учрежд е ний , организации и предприятий . В 1963 году ГАУ изданы № Основны е правила постановки документальной части дел о производства и работы архивов , учреждений , организаций , предпри ятий СССР» , которые на протяжении многих л ет служили руководством для служб документаци и и архивов и спосо б ствовали упорядочению их деятельности . В 1965 году была разработана единая госуд арственная система делопроизводства (ЕГСД ), а в 1973 году « Основные положения ЕГСД» одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и техник е и были использованы в министерствах , вед омствах и организациях , как п о ложение не имеющее официального статуса . В 1988 году была создана новая редакция гос у дарственной системы документационного обеспе чения управления (ГСДОУ ). Важным событием 70-80-ых годов в делопрои зводстве стало издание ГОСТов на управленческ ие документы (ГОСТ 6.38- 72 и ГОСТ 6.39 – 72 и др .), общесоюзных классиф и каторов (ОКУД , ОКПО , ОКОНХ и др .) технико-экономической информации , унифицир о ванных систем докуме нтации (УСД ) и серии государственных стандарто в на эти унифицир о ванные системы . Это значительно улучш ило оформл ение документации , облегчило пр оце с сы поиска , учета и хранения разнообразной информации . В 1991 году с распадом СССР в республ ике были созданы самостоятельные структуры , к оторые занимались проблемами научного и норма тивно-методического обеспечения дел о про изводственных служб . Главное управление при Совете Министров БССР было преобр а зовано в Комитет по архивам и дел опроизводству в Республике Беларусь . Белорусским государственным институтом станд артизации и сертификации (БелГИСС ) в 1995 году был утвержден и введен в действие стандарт Беларуси СТБ 6.10.1-95 «Унифиц и рованные системы документаци и Республики Беларусь . Основные положения» . В 1996 году был введен в действие СТБ 6.38-95 «У нифицированные системы документации Республики Б еларусь . Система организационн о-распорядительной документации . Требования к офор м лению документов» , который был разработан Белорусским научно-исследовательски м и н ститутом документоведения и архивного дела . Современное белорусское делопроизводство нах одится на стадии развития . С ростом развития и усовершенствования делопроизводства в системе управления , усовершенствов а лось и само управление , и развитие технологии управления государственн ого аппарата . Стремительный рост в усовершенс твовании делопроизводства привело к снижению изли ш них до кументов , к снижению объемов информации , снижение затрат труда на все виды рабо т с документацией , повысилась оперативность , н адежность , экономичность и организация управленче ского труда , культура работы аппарата , возможн ость использования в будущем информ а ции , зафиксированной в документах. 2. Определение УСОРД по ГОСТ 6.10.1 – 88 ( название ГОСТа ). Основания для разработки УСОРД , ее основная цель . Порядок приме нения и ведения УСОРД. Определение УСОРД по ГОСТ 6.10.1 – 88 « Унифицированная система документации , используемые в АСУ . Основные положения» УСОРД – унифицированная система организа ционно-распорядительной документации . АСУ – автоматизированная система уп равления . Для повышения эффективности производства , в целях сокращения количества прим е няемых в деятельно сти учреждений , организаций и предприятий док ументов , типизации их формы , снижение трудовых временных и материальных затрат на их подготовку и обрабо т ку , достижения информационной совместимо сти автоматизированных без данных в наро д ном хозяйстве проводятся работы по унификации документации (УСД ) – совокупность вз а имоувязанных унифицированных форм документов , обеспечивающих документированное предс тавлени е данных в определенных видах хозяйственной деятельности , средств их вед е ния , нормативных и методических материалов по их разработке и применению . В основе с о здания УСД лежит метод унификации – установление единообразия сост ава и форм упра в ленческих функци й и задач . Од новременно разрабатываются классификаторы технико-эко номической и социальной информации , обеспечивающи е интегрированную автоматиз и рованную обработку данных , содержащ ихся в УСД . Унификация управленческих докуме н тов повышает уровень и производит ельность управленчес кого труда. Основные принципы и основания для раз работки УСОРД являются : v Создание общей модели построения документов. Заключается в пос троении формуляра-образца документов для конкретн ой системы документации и устано в лении на его о сн ове состава реквизитов для данной с истемы документации , отдел ь ных видов документов , конкретного документа и т.д . Построение отдельных систем документации оказалось очень эффективным не только как направление , но и стало ос новным методом унификации документ ов ; v Единообразие форм документов и правил их построения , составление , оформление. Обеспечивае тся путем максимальной типизации и трафаретиз ации документов , унификации расположения данных на полях документа , выработки терминологии и условных сокращений . v Комплексность унификации . Унификация показателе й и реквизитов должна предусматривать все требования к документу на всех стадиях его создания , обр а ботки и хранения . Кроме того , должны учитываться психофизиологические во з можности человека и па раметры техни ческих средств . Эта унификац ия должна предусматривать классификацию показате лей по содержанию , установление единой структ уры показателей , применение единых методов ра счета одних и тех же показ а телей при их использов ании в различных системах управления , еди нообразие фо р мулировок наименований реквизитов , входящих в состав показателей , расчленение показателей и реквизитов на постоянную и переменную части с целью воспроизв е дения постоянной части в б ланках документов , кодирование показателей с пом о щью ЭВМ . v Информативнос ть . Означает включение в докум енты только тех реквизитов , которые нужны для решения конкретных задач , для поиска и подтверждения юр и дической силы документов . К группе рек визитов , подтверждающие юридическую силу документ ов , относятся : подпись , печать , грифы согл асования и утверждения и т.д . v Сокращение числа видов документов . Достига ется за счет совершенствования методов управл ения , например , в направлении исключения много ступенчатости в системе управления или широко го и повсеместного примене ния организацио нной и электронно-вычислительной техники. v Стабильность требований к документам. Для придания максимальной ст а бильности требований к документ ам необходимо установить государственные и о т раслевые стан дарты , т.к . формы документов используют д остаточно длительное время . v Сопряжение с действующими системами классификации и к одирования технико-экономической информации . Должны быть составлены классификаторы показателей , допустимых к применению на раз личных уровнях управления в разных системах уп равления , и в надлежащем порядке утверждены , т.е . стандартизированы . Кроме того , должна быть обеспечена система ведения пок азателей , которая бы по з волила вносить необходимые изменен ия в эти классификаторы. v Экономичность . Достигается за счет обоснованного включения документов в систему докумен тации , широкого применения бланков , рациональной группировки форм документов , установления оптим ального объема реквизитов и их логического расположения на бланке . Также снижаются зат раты на составление , изготовление и оформление документов , их передачу , обработку , хранение и уничтожения . Основная цель унификации управленческой д окументации – создание системы док у ментов , внедрение которой даст значительный экономический эффект в народном хозяйстве . Использование таких документов способствуют росту творческих элементов в управленч е ском труде , повышению его культуры . Сокращаются операции , требующие ручного мал о квалифицированног о труда , сокращается время на составление и изготовление документов , снижается количество ошибо к в документах , повышается информа ционная ценность док у ментов , что облегчает их поиск .