Виды организационных работ

СОДЕРЖАНИЕ Введение 3 Глава 1 5 Глава 2 9 Заключение 16 Список использованных источников 17 ВВЕДЕНИЕ Обработка до кументов в аппарате управления включает документирование информации, обработку информации, содержащейся в документах, и организацию работы с документами. Совокупность работ, связанных с созданием документов, их ре гистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется де лопроизводством. В процессе дел опроизводства осуществляется фиксирование информации (документирова ние) и организация работ с документами. Под документированием понимаетс я создание текстовых документов в сфере управления. Организация работы с документами означает создание условий, обеспечивающих движен ие, поиск и хранение документов в делопроизводстве. Особую роль среди управленческих документов играет организационно-рас порядительная документация (ОРД). ОРД - это вид письменно го документа, который фиксирует решение административных и организаци онных вопросов, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирование деятельности органов власти, учреждений, предприятий, о рганизаций подразделений и должностных лиц. Входящие в эту систему документы условно подразде ляютс я на 4 группы: - организацион ные документы - устав, структура и штатная численность аппарата управлен ия, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, полож ение о структурном подразделении учреждения, организации, предприятия, должностная инструкция работнику; - распорядительные документы - приказ, распоряжение, указание, инструкци я; - информационно-справочные документы - протокол, акт, письмо, докладная и о бъяснительная записки, справка, т елеграмма, телефоногр амма; - официально-личные документы - заявление, предложение, жалоба и т.д. В данной контрольной работе мы подробно рассмотрим виды и правила офор мления организационных документов: устав, должностная инструкция, поло жение и штатное расписание. Глава 1. ВИДЫ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ Деятельност ь учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующ ему законодательству организации, учреждения и частные предприятия из дают уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды сост авляют группу организационных документов. Организационн ые документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих с труктуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обя занности и ответственность руководства и специалистов предприятия. Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, и х взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанн ости в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав - сло жный документ, структура и содержание которого определяются самими раз работчиками. Общие уставы утверждаются высшими органами госуда рственной власти. Уставы общественных организаций принимают и утвержд ают съезды этих организаций. Уставы государственных предприятий утвер ждаются вышестоящими органами. Ниже предлагаем основные реквизиты, вхо дящие в формуляр устава. - наименование министерства или ведомства; - название организации; - название вида документа; - дата, номер; - место издания; - гриф утверждения; - текст; - подпись руководителя. В комплексе о рганизационных документов коммерческих предприятий особое место зани мают должностные инструкции. Должностная инструк ция - организационный документ длительного или пос тоянного срока действия, в котором определены научно - технические, фина нсовые стороны деятельности должностных лиц. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контрак т с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используютс я при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работнико м. Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного по дразделения, согласовывается с юристом и утверждается директором пред приятия. Реквизиты формуляра должностной инструкци и: - наименование министерства или ве домства; - наименование организации; - наименование вида документа; - дата, номер; - место издания; - заголовок в именительном падеже; - гриф утверждения; - текст; - подпись автора; - визы. Деятельность каждого учреждения , организации или предприятия определяется положением о нем. Положение – это правовой акт, определяющий порядок образован ия, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы пре дприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают ин дивидуальные и типовые. Индивидуальные – это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организацион ной структуры управления предприятием. Типовые – это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях. Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по и нициативе руководителей структурных подразделений. Исполнитель соста вляет проект положения. Положение подписывают руководитель структурно го подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящи й руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработч ик. Проект положения согласовывается с юридическим отделом. Если проект вы зывает возражения, замечания, они излагаются на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта. Проект поло жения представляется на утверждение руководителю предприятия. Положен ие об организации утверждается распорядительным документом вышестоящ ей организации. Датой положения является дата утверждения документа, ес ли в тексте не указана другая дата. Положение является сложным документом. Формуляр - образец положения состоит из реквизитов: - наименование ведомства, - название организации, - наименование структурного подраз деления, - гриф утверждения, - наименование вида документа - поло жение, - дата, номер, - место издания (город), - заголовок, - текст, - подписи, - гриф согласования, - визы. Штатное рас писание - один из основных видов организационных до кументов. Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и числ енный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное ра списание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень долж ностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надба вках и месячном фонде заработной платы. Подписывается ш татное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бух галтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации. Глава 2. П РАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В данном разделе мы сможем узнать, как выглядят организ ационные документы на примере различных организаций. Первый такой документ, устав. УТВЕРЖДЕНО Общим собранием учредителей Протокол № ____ от "___"___________ ____ г. УСТАВ ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ "_________________________________" г. Москва 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Общест во с ограниченной ответственностью __________________, именуемое в дальнейшем "Общес тво", создано в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федераци и и Федеральным законом Российской Федерации "Об обществах с ограниченн ой ответственностью". 1.2. Учредителями Общества являются: · __________________________________________________________________________; · __________________________________________________________________________. 1.3. Общество является юридическим лицом и строит свою деятельность на основании настоящего Устава и действующе го законодательства Российской Федерации. 1.4. Наименование Общества: · полное фирменное наименование на русском языке: Общество с огран иченной ответственностью __________________________________________________________, · сокращенное наименование на русско м языке: ООО _____________________________. Общество является коммерческой орган изацией. 1.5. Общество вправе в установленном порядке открывать банковские счета н а территории Российской Федерации и за ее пределами. Общество имеет круг лую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском язы ке и указание на его место нахождения. Общество имеет штампы и бланки со с воим наименованием, собственную эмблему и другие средства визуальной и дентификации. 1.6. Общество является собственником принадлежащего ему имущества и дене жных средств и отвечает по своим обязательствам собственным имущество м. Участники имеют предусмотренные законом и учредительными документа ми Общества обязательственные права по отношению к Обществу. 1.7. Участники не отвечают по обязательствам Общества и несут риск убытков , связанных с деятельностью Общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов. 1.8. Российская Федерация, субъекты РФ и муниципальные образования не несу т ответственности по обязательствам Общества, равно как и Общество не не сет ответственности по обязательствам РФ, субъектов РФ и муниципальных образований. 1.9. Принятие новых участников в состав Общества осуществляется по решени ю Общего собрания участников. 1.10. Место нахождения Общества: _________________________________________ (договор аренды № ______ от ___________________). Место нахождения Общества определяется местом его государственной рег истрации. 1.11. Почтовый адрес: ____________________________________________________ (договор аренды Nо. ______ от ___________________)* 2. ЦЕЛИ И П РЕДМЕТ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 2.1. Целями деятельности Общества являются расширение рынка товаров и услуг, а такж е извлечение прибыли. 2.2. Общество вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные законом. Предметом деятельности Общества являются: · _________________________________________________________________________; · _________________________________________________________________________; · _________________________________________________________________________; Второй - должностная инструкция. «УТВЕРЖДАЮ» Генеральный директор Компании «ХХХ» _________________Иванов И.И. «___»_________200_ г. НАЧАЛЬНИК ОТ ДЕЛА ЗАКУПОК Должностная инструкция I. Общие положения 1. Начальник Отдела закупок относи тся к категории Руководителей. 2. На должность Начальника Отдела з акупок назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж работы по спе циальности в области закупок не менее 3 лет. 3. Назначение на должность Начальн ика Отдела закупок и освобождение от нее производится приказом Генерал ьного директора Предприятия по представлению Коммерческого директора. 4. Начальник II. Задачи должности 1. Организует и лично руководит зак упками товара по всему торговому ассортименту Предприятия. IV. Права Начальник Отдела закупок вправе: 1. Действовать от имени Предприятия, представлять интересы Предприятия в о взаимоотношениях с иными организациями, органами государственной вл асти по вопросам организации закупок. 2. Знакомиться с проектами решений Руководства Предприятия, касающимися закупок и сбыта продукции. V. Ответственность Начальник Отдела закупок несет ответственность: 1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязан ностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в предел ах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Фе дерации. VI. Критерии оценки деятельности Начальника Отдела закупок Критериями оценки деятельности Начальника Отдел а закупок являются: · Соблюдение бюджета закупок. · Выполнение планов Предприятия по марже. VII. Заключительные положения 1. Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, оди н из которых хранится у Предприятия, другой — у работника. Коммерческий директор ______________________ ___________________ (подпись) (фамилия, инициалы) «___» ___________200__ г. С инструкцией ознакомлен: _______________________ ___________________ (подпись) (фамилия, инициалы) «___» ___________200__ г. Третий – Штатное р асписание ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ А ППАРАТА ПРЕДПРИЯТИЯ ________________________________ (наименование предприятия) ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ УТВЕРЖДАЮ "___"____________20___г. штат в количестве ___________ гор. ___________________ единиц с месячным фондом за- работной платы ______________ __________ рублей аппарата предприятия Руководитель предприятия на __________ год _______ ___________________ подпись расшифровка подписи "___"__________20____г. Печать Наименование должности Количес тво штатных единиц Должностные оклады Надбавки Месячный фонд заработной платы Примечание Персо наль ные Прочие Заместитель руководителя предприятия _________ __________________________ подпись расшифровка подписи Визы И четвертый – положение Положения об отделах ОТДЕЛ СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ УТВЕРЖДАЮ (наименование предприятия, (руководитель предприятия организации, учреждения) организации, учреждения) ПОЛОЖЕНИЕ 00.00.0000 № 00 (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.0000 I. Общие положения Отдел социального развития предприятия является самостоятельным стру ктурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно дир ектору предприятия или его заместителю. II. Задачи 1. Выявление и использование социальных резервов роста производительно сти труда и интенсификации производства. III. Структура 1. .Структуру и штаты отдела утверждает директор предприятия в соответст вии с типовыми структурами аппарата управления и нормативами численно сти специалистов и служащих с учетом объемов работы и особенностей прои зводства. IV. Функции 1. В области планирования и управления социальным развитием V. Права 1. Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразд елений материалы, необходимые для проведения исследований и выполнени я работ в области социального развития. VI. Ответственность 1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций несет началь ник отдела. 2. Степень ответственности других работников устанавливается должност ными инструкциями. (руководитель структурного (подпись) (фамилия, инициалы) подразделения) 00.00.0000 СОГЛАСОВАНО (должностное лицо, с которым согласовывается Положение) (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.0000 Начальник юридического отдела (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.0000 З АКЛЮЧЕНИЕ При рассмотрени и данной работы мы узнали, какие бывают организационные документы и как они выглядят. Рассмотрев более подробно органи зационные документы, мы можем сделать вывод, что имеются постоянные рекв изиты «единого» бланка: - эмблема (03); - наименование организации (06); - наименование вида документа (08) (УС ТАВ или ПОЛОЖЕНИЕ или - ИНСТРУКЦИЯ или ПРАВИЛА); и переменные реквизиты "единого" бланка: - дата (09); - регистрационный номер (10); - место составления или издания до кумента (12); - заголовок (17)1; - текст (19); - отметка о наличии приложения (20)2; - подпись (21); - гриф согласования (22) или визы (23); - гриф утверждения (15); - печать (24). СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 1. Гавриленко В. Г. Делопроизводство - Мн., 1999. - 143 с. 2. Гавриленко В.Г. Порядок ведения делопроизводства . - Мн.: Право и экономика, 1998. - 92 с. 3. Лысенко Н.А. Документирование управленческой дея тельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция - Ростов н/ Д.: Март, 2002. - 271 с. 4. Михальченко А.Н. Пособие по делопроизводству. - Мн., 1993. - 330 с. 5. Москалев В.А. Современное делопроизводство. - М.: Инфра-М, 2000. - 214 с. 6. Паневчик В.В. Делопроизводство и машинопись. - Мн.: Выш. шк., 1999. - 142 с. 7. Хвалей М.К. Делопроизводство и деловая (торговая) корреспонденция. - Мн.: Б ГЭУ, 2002. - 252 с.