План
1. Охарактеризовать сущность такого вида специализированых коммуникаций как коммуникации в организациях
1.1 Признаки группы
1.2 Характеристики группы
1.3 Правила коммуникативного поведения в группе
1.4 Основные признаки организации
1.5 Роли в организации
1.6 Стили руководства в организации
1.7 Направления коммуникационных потоков в организации
2. Задание
3. Список использованных источников
Охарактеризовать сущность коммуникации в организациях
Человек по природе является социальным животным. Социоцентрический инстинкт призывает его объединяться в группы по различным интересам с себе подобными (‘коварное пророчество’ природы). Некоторые из таких групп достаточно стабильны и существуют длительное время (семья), некоторые создаются с определенной целью на небольшое время (пассажиры автобуса или участники бизнес-проекта).
Два основных конституирующих признака группы:
• общие интересы членов группы и
• коммуникация между членами.
Без взаимодействия и взаимообмена мнениями между членами группа не может сформироваться.
Характеристики группы:
• взаимоотношения и коммуникация между членами (взаимоотношения не обязательно бывают хорошие, они могут быть даже конкурентными и враждебными: как пауки в банке);
• общепризнанные для членов цели, интересы и задачи (без коммуникации общие цели не дают группы, например, толпа на автобусной остановке);
• общепринятая для членов система ценностей и норм поведения (Устав караульной и гарнизонной службы, Устав КПСС, Моральный кодекс строителя коммунизма);
• выработанный членами группы набор поведенческих ролей и моделей коммуникативного поведения в определенной ситуации (например, на собрании: председатель, секретарь, президиум; менее официальные: наш дурачок, наш Наполеон и т.п.). Эти роли могут меняться со временем, развитием члена группы как личности: продвижение по службе, ребенок в японской семье: до восьми лет – господин, после восьми – раб, после шестнадцати – равный);
• распределение и принятие определенных ролей в рамках группы: каждый из членов обладает определенным статусом (лидер – ведомый, начальник – подчиненный, преподаватель – студент, волк – заяц);
• роль и identity каждого члена группы может поддерживаться дополнительно вербальными и невербальными маркерами (Ваше величество, товарищ, знаки отличия, корона, форма, отдать честь и т.п.).
Коммуникация в группе может делиться на информативную (обмен информацией между членами группы) и конститутивную (направленную на поддержание отношений, на поддержание самой группы). Конститутивная коммуникация зачастую формальна: товарищ генерал, подобострастный взгляд, отдать честь. Основные функция такой коммуникации – фатическая и объединительная. Семиотический идеализм иногда принимает условности определенного периода в дискурсе за чистую монету: тещу мамой называл, предвыборные обещания депутатов, ‘наказы избирателей’ и т.п.
Коммуникативные навыки, необходимые для успешного общения в группах, в основном, межличностного плана, но есть и такие, которые направлены на сохранение группы и поддержание ее статуса.
В первую очередь, правила коммуникативного поведения в группе включают
• взаимное признание статусов участников общения как коммуникантов и как членов группы;
• кроме того, принято публично оценивать достижения других (Молодец! Хорошая идея!);
• нужно уметь вовремя разрядить обстановку (шутка, анекдот);
• уметь выразить согласие с групповыми идеями, действиями и решениями (Давайте сделаем так, я, например, могу испечь торт);
• уметь предложить нужную информацию и идеи группе (А почему бы нам не...; обратное действие здесь деструктивно: вопросы не по теме);
• уметь оценить предложенные идеи и информацию (так, чтобы не обидеть: Не вижу ничего плохого в том, чтобы... Замечательно, а не получится ли так, что...);
• следует призывать других высказать свое мнение и дать необходимую информацию (ты у нас специалист по австралийским рок-группам, что ты думаешь о...; это особенно важно для пары лидер – молчальник);
• нужно уметь интегрировать различные идеи и информацию (такова институционализированная роль у преподавателя, ведущего семинар; руководителя предприятия на ‘пятиминутке’ и т.п.);
• уметь предложить план совместных действий (А почему бы нам не...).
Как пишет автор книги Modern Organizations (1964) А.Этциони, мы рождаемся, воспитываемся, живем, работаем, развлекаемся и молимся в организациях. Действительно, человек как групповое животное вступает во взаимодействие и коммуникацию в различных институциализированных социальных группах – организациях (малое предприятие, школа, офис, банк, церковь, завод, магазин и т.п.). От рождения и до смерти мы не одни.
• Организация создается именно для организации работы некоторой группы людей, направленной на выполнение определенного комплекса общественно значимых задач. Значительную часть процесса организации совместной работы людей занимает коммуникация во время планирования и во время собственно исполнения задачи. Не следует забывать и о коммуникации после выполнения (обсуждение результатов), и о коммуникации, направленной на поддержание добрых взаимоотношений между членами организации (социальные задачи).
• В целом, коммуникационные процессы, в которых участвуют организации могут быть разделены на две крупные сферы: коммуникация внутри организаций и внешняя коммуникация (совет директоров – рядовые сотрудники; директор школы – учителя; совет вуза – преподаватели / фирма – налоговая инспекция; фирма – группа потребителей или клиентов; фирма – поставщики расходных материалов; фирма – местная администрация). Обе эти сферы входят в компетенцию службы PR.
Основные признаки организации:
• она образуется в определенное время по чьему-либо установлению или договоренности между людьми (дата принятия устава; общее собрание членов кооператива);
• в ней вырабатываются формально структурированные взаимоотношения между людьми (генеральный директор – коммерческий директор – директор по рекламе и маркетингу – главный бухгалтер – начальник исследовательского отдела и т.п. – сотрудник, дилер, менеджер);
• организация имеет установленные цели и задачи (устав предприятия; производство товаров, скрытые: получение прибыли; доход акционеров, скрытые: доход руководителей; обучение и т.п.);
• разделение труда между членами и группами членов (производство – руководство – продажа – инновация);
• деятельность членов организации координируется в рамках общих усилий (плановый отдел; отдел PR);
• в организации производится управление материальными и людскими ресурсами (завхоз, отдел кадров, переподготовка кадров, отдел внутриорганизационного PR);
• коммуникация в организации направлена на достижение наибольшей эффективности этой организации в рамках выполнения поставленных задач.
Как формальная, так и неформальная коммуникация осуществляются по правилам грамматики внутригруппового общения. Отдельные индивиды также могут выполнять как функциональные, так и дисфункциональные роли, причем в организации часто наблюдаются два параллельных ряда ролей: формальный и неформальный (лидер, например).
По отношению к коммуникации исследователями из Стэнфордского университета (Stanford University) выделяются следующие роли сотрудников организации:
• ‘сторож’ – контролирует потоки сообщений (например, в вузе: секретарь ректора),
• ‘связной’ – находится на пересечении коммуникационных потоков между группами (учебное управление, деканат, советы, в неформальной сфере: слухи и их распространители, так называемая система ОБС и т.п.),
• ‘лидер мнений’ – доступный для общения авторитет, (в массовой коммуникации – лидеры общественного мнения),
• ‘космополит’ – имеет частые контакты с внешней средой, является источником новой внешней информации, ездит в командировки, посещает выставки и т.п.
Другая классификация ролей (по книге Belbin R.M. Management Teams):
• председатель (координация и сотрудничество),
• работник команды (‘прежде думай о родине, а потом о себе’; двадцать минут на Великую Японию, двадцать минут на Великую Компанию Sony, двадцать минут на себя; преданность компании и поддержка других),
• shaper (доминантный, занят конкретным делом),
• работник компании (хорош в деле практической организации),
• наблюдатель/оценщик (критически анализирует идеи и задачи),
• исследователь (исследования, сотрудничество),
• plant (производитель идей, но необязательно хорошо контактирует с другими),
• завершитель (детали, сроки).
Многое зависит от руководителя организации, поэтому его функциям посвящены ряд социологических и психологических исследований. Как сказано в предыдущем параграфе, обычно выделяют следующие стили руководства: авторитарный, демократический, мягкий (laissez-faire).
Авторитарный стиль:
• Жесткое управление;
• Обвинительный уклон;
• Избегание дискуссий;
• Инструкции без объяснений;
• Неприятие предложений;
Демократический стиль:
• Поощрение дискуссий;
• Консультации с коллегами;
• Вовлечение в принятие решений;
• Желание обсуждать проблемы;
• Принятие советов специалистов;
• Обучение подчиненных.
Laissez-faire:
• Нет оценки работы;
• Нет обратной связи;
• «Пусть сами справляются»;
• «Авось пронесет»;
• Нет помощи;
• Нет вмешательства;
• Нет обсуждения;
• Нет обучения сотрудников.
Роли и способы (стили) общения связаны и с позицией сотрудников в коммуникационной сети (схемы типа: цепь, пирамида, круг, вилка, звезда, открытая коммуникация). Первые из них ближе линейному, авторитарному стилю, последние – диалогическому, демократическому стилю.
Структура организации предопределяет и направления коммуникационных потоков в ней, то есть, движения сообщений по различным каналам, между различными подразделениями и работниками этой организации:
• вертикальные коммуникационные потоки идут от администрации к рядовым членам (приказ, постановка задач, убеждение, поддержка, контроль, кризисная коммуникация) и от рядовых членов к администрации (отчет, запрос, служебная записка, профсоюз, собрание ‘трудового коллектива’);
• горизонтальные коммуникационные потоки – между равными по рангу членами организации (производственная коммуникация, обмен мнениями, собрание, перекур, беседа в баре после работы);
• внешние коммуникационные потоки – это любые сообщения, связанные с пересечением условной границы организации (реклама и корпоративная реклама, статьи, интервью, выставки, презентации, пресс-конференции, пресс-релизы, кризисная коммуникация).
Есть охранные механизмы для предотвращения деструктивной коммуникации (гриф ‘для внутреннего пользования’, ‘для служебного пользования’, ‘совершенно секретно’). Охранные механизмы ограничивают число коммуникантов определенным кругом лиц. В посткоммунистической России многочисленные запреты прежней эпохи сохраняются и в виде коммуникативной фобии (боязнь вступать в контакт с иностранцами, шпиономания, корпоративная закрытость и т.п. явления).
Специалисту по коммуникации в сфере бизнеса полезно представлять коммуникационные потоки наглядно, в виде диаграммы: иерархической, концентрической (паутина), фокусированной (на отдельном коммуниканте или группе). Это иногда полезно и при межкультурной коммуникации (перевод), поскольку дословный перевод терминов типа ‘менеджер’, ‘директор’ с исходного языка не всегда соответствует рангу сотрудника в переводящей культуре.
Помимо этих основных коммуникационных потоков, в организации могут наблюдаться и дополнительные (между руководителями и работниками разных подразделений, то есть, ‘по диагонали’, между работниками и руководителями различных организаций, ‘в сторону’). Большую роль играет также неформальная коммуникация на всех уровнях (компания Sony поддерживает неформальные группы вне работы; президент страны играет в теннис/футбол с кем-либо; ‘чаепития’, ‘утренники’, ‘вечера’ и т.п.). В англоязычной терминологии, grapevine (система слухов или ОБС, дословный перевод ‘виноградная лоза’) поставляет 66% информации работникам предприятия, 80% которой – информация ‘по делу’, то есть, производственная. Внутренняя форма слова grapevine предлагает возможное графическое изображение коммуникационных потоков в виде ползущей и разветвляющейся сети, по-русски мы также говорим: поползли слухи.
Неформальные, дружеские или сопернические отношения могут как тормозить выполнение задач организации, так и способствовать их выполнению. Русская бизнес-коммуникация отличается от западной именно значительным превосходством неформальной стороны. Иногда дело не идет из-за неприятельских отношений коммуникантов. Неформальная коммуникация играет важнейшую роль в кризисных и конфликтных ситуациях. Специалисту-коммуникатору важно уметь пользоваться этим чрезвычайно эффективным оружием: неформальные каналы часто действуют быстрее формальных, и почти всегда доверие коммуникантов к неформальной информации выше, чем к формальному источнику (например, обычно правительству не доверяют)
Коммуникационные потоки также могут быть однонаправленными (‘приказы не обсуждаются’) двунаправленными (‘давайте обменяемся’) и многонаправленными (‘всенародное обсуждение’).
Коммуникационные потоки также связаны с различными срезами среды, в которой действует организация: сфера прямого взаимодействия или микросреда (поставщики и потребители, конкуренты, налоговые и разрешительные органы), и сфера косвенного взаимодействия или макросреда (адресант – политические и научно-технические круги; адресат, контактные аудитории, target groups – финансовые круги, СМИ, госучреждения, гражданские группы, местные жители, широкая публика, собственные сотрудники).
Коммуникативные процессы в группе могут наблюдаться исследователями с двух сторон: участие членов и взаимодействие членов группы. Первый аспект в большей мере количественный (например, кто сколько раз ‘берет слово’ и т.п.), второй – скорее ‘векторный’ (на кого направлено слово, каковы направления микродиалогов в группе), в данном случае вычерчивается социограмма.
Качественный анализ внутригрупповой коммуникации анализирует задачи, взаимоотношения, индивидуальные потребности членов группы, их коммуникативный опыт и т.п. Качественный анализ делит коммуникативные события и шаги на те, что способствуют выполнению групповых задач, способствуют сохранению группы и ее работоспособности, и те, в которых коммуниканты преследуют частные цели. Присутствующий на собрании специалист по PR может провести анализ высказываний, распределив их по строкам и ячейкам таблицы групповой коммуникации (например, заседание совета вуза; производственное совещание, предвыборное собрание и т.п.). В этом случае производится запись и последующий анализ фонограммы, видеозаписи или транскрипта. Исследователь должен установить мотивацию для объединения в группу или присоединения к ней, ожидаемые роли, отношения между членами, коммуникативные навыки членов, объединительные и нормативные процессы в группе, лицо группы и отдельных членов (их identity).
Задание
Составьте ролевую диаграмму для себя и своего знакомого(ой), распределив социально-коммуникативные роли по включенности в те или иные группы (семейные, производственные, общественные, группы по интересам, клубы и т.д.). Подумайте, не теряются ли личностные свойства в социальных ролях? (Для составления диаграммы можно воспользоваться схемой «Структура социальных ролей индивида по Р.Димблби и Г.Бертону», представленной в книге В.Б.Кашкина «Основы теории коммуникации» на стр.208 (Лекция 9)).
С помощью диаграммы Венна рассмотрим женщину и мужчину, в семейной, личной, и внутриорганизационной группах.
Личностные свойств - это вид социально-значимых качеств, способствующих адаптации и успешности человека в обществе. Можно выделить два типа личностных качеств: интеллектуальные и психосоциальные.
В разных социальных группах от человека требуется различное поведение. На работе, к примеру, необходимо абстрагироваться от личных проблем, а то же время когда с друзьями мы можем вести себя свободно, но и учитывать их интересы, что может в некоторой степени ущемить наши собственные. Поэтому, несомненно, личностные свойства теряются в тех или иных социальных ролях.
Список использованных источников
1. Кашкин В. Б. Основы теории коммуникации: Краткий курс [Текст]. / В. Б. Кашкин —3-е изд., перераб. и доп. — М: ACT: Восток - Запад, 2007. — 256 с.