СОДЕРЖАНИЕ
Введение
Глава I. Общие требования к оформлению бланков документов и состав реквизитов
Глава II. Требования к оформлению бланков управленческих документов
Глава III. Требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков
Заключение
Список использованной литературы
ВВЕДЕНИЕ
Тема описанной ниже контрольной работы – «Виды бланков и принципы их построения». В контрольной работе описываются виды бланков документов, требования к их оформлению по ГОСТ Р 6.30-2003, пришедшего на смену ГОСТ Р 6.30-1997, и перечисляются постоянные реквизиты документов. А также даются основные положения ГОСТа.
Бланк документа – это стандартный лист бумаги с нанесенным на нем постоянным реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации – авторе документа.
Государственный стандарт - ГОСТ Р 6.30-2003 – основной нормативный акт, устанавливающий правила оформления ОРД (постановлений, распоряжений приказов, решений, протоколов, актов, писем и др.).
В данной контрольной работе использовались три книги литературы:
1. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления организацией на основе ГОСТ Р 6.30-2003): 100 экзаменационных ответов. Экспресс-справочник для студентов вузов. М.- Ростов на Дону. «МарТ». 2004.
2. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря. С учетом новых правил ведения трудовых книжек и ГОСТ Р 6.30-1-2003. Проспект 2004.
3. Чуковенков А.Ю. Янковская В.Ф. Правила оформления документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД). Требования к оформлению документов». М., «Проспект». 2004.
Цель и задачи контрольной работы – описать виды бланков и принципы их построения.
ГЛАВА I. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ И СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ.
Бланки ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового, так и продольного их размещения.
Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается более выгодным, поскольку позволяет сэкономить до 20% площади формата. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя и нанесения резолюции. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения тоже располагается в правом верхнем углу.
Бланки обычно изготавливают типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводят с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.
На бланках кроме постоянных реквизитов при изготовлении их типографским способом могут наноситься ограничительные отметки («уголки», отрезки прямой линии, «крестики») для обозначения мест расположения отдельных реквизитов.
В разделе 2 ГОСТ Р 6.30-2003 установлен перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов:
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – Герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины поставки на учет (ИНН / КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25- оттиск печати;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа.
ГЛАВА II. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ БЛАНКОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ.
ГОСТ Р 6.30-2003 содержит требования к бланкам, на которых, как правило составляются управленческие документы предприятия. Для указанных целей применяются бланки с угловым или продольным расположением реквизитов. В соответствии с требованиями нового ГОСТа допускается использование бланков формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х210 мм). К указанным бланкам, помимо размерных требований, предъявляются и некоторые другие, в частности:
а) по качеству используемой для изготовления бланка бумаги;
б) по характеристикам отображения текста, наневенного на бумажную основу;
в) по размещению полей и ограничительных отметок.
Рассмотрим перечисленные требования по порядку. Для изготовления бланков следует применять плотную бумагу светлых тонов. Плотность бумаги должна быть не менее 80 г/м2, а ее белизна не менее 90%.
Бумага для бланков должна быть достаточной прочности, малодеформирующейся при случайном нагреве или смачивании, с поверхностью, не подверженной напылению (т.е. отслаиванию с поверхности мелких бумажных частичек, отдельных волокон) при нанесении текста на печатающем устройстве (пишущей машине или принтере).
Текст, нанесенный на бланк должен хорошо читаться. С этой целью используется типографская краска черного (для многоцветных бланков – темного или контрастного) тона, а также шрифты со строгими, хорошо различными очертаниями. Размер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания бланка при удовлетворительных условиях освещения.
Документы, оформленные на бланках, должны иметь поля – свободное от текста пространство по краям листа – размером не менее с левого, верхнего и нижнего краев листа 20 мм, а с правого – 10 мм. Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации в титульной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой. В частности, место для расположения на бланке основного текста может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой).Соответствующая разметка осуществляется либо центрованным, либо флаговым способом.
Для организации, ее структурных подразделений, должностного лица установлены следующие виды бланков:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме писем.
Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи документов.
Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций – получателей писем (реквизит 15).
Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и т.д.) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение количество документов данного вида. Общий бланк при этом дополняется реквизитом 10 (наименование вида документов).
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Реквизиты общего бланка:
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – Герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
08 – наименование организации;
11 – дата документа;
14 – место составления или издания.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20.
Реквизиты бланка письма:
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – Герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины поставки на учет (ИНН / КПП);
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – Герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
09 – справочные данные об организации.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 18, 19.
Реквизиты бланка конкретного вида документа:
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – Герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
08 – наименование организации;
10 – наименование вида документа;
14 – место составления или издания документа.
Отметки на бланке письма для расположения реквизитов:
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле.
ГЛАВА III. ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ, УЧЕТУ И ХРАНЕНИЮ ГЕРБОВЫХ БЛАНКОВ.
Гербовые бланки документов, т.е. бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, является полиграфической продукцией, подлежащей учету.
Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
Изготовление гербовых банков производят по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений, определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации и соответств4ующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Гербовые бланки в организациях подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости – и серии этих номеров.
Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале).
Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство.
Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации.
В случае обнаружения нарушений комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.
Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья.
Законом установлено три варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант, одноцветный варианта геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита. Воспроизведение Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте, а также его воспроизведение без геральдического щита в виде главной фигуры – двуглавого орла.
Государственный герб Российской Федерации (многоцветный вариант) помещается на бланках:
- федеральных конституционных законов и федеральных законов;
- указов и распоряжений Президента Российской Федерации;
- постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
- постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
- постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;
- решений Конституционного Суда Российской Федерации;
- решений Верховного .Суда Российской Федерации
- решений Высшего Арбитражного суда Российской Федерации;
- Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
- Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
- Правительства Российской Федерации;
- Конституционного Суда Российской Федерации;
- Верховного Суда Российской Федерации;
- Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации; в одноцветном варианте помещается на бланках:
- Администрации Президента Российской Федерации;
- Полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;
- Федеральных органов исполнительной власти;
- Генеральной Прокуратуры Российской Федерации;
- Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;
- Счетной палаты Российской Федерации;
- Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
- Центрального банка Российской Федерации/
Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещают на бланках:
- Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;
- органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;
- органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;
- федеральных судов;
- органов прокуратуры Российской Федерации;;
- дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.
Изображения герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строки с наименованием организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Изображение герба рекомендуется делать диаметром не более 20 мм.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Требования к оформлению бланков ОРД, а также требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков определяет ГОСТ Р 6.30-2003.
Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления организацией на основе ГОСТ Р 6.30-2003): 100 экзаменационных ответов. Экспресс-справочник для студентов вузов. М.- Ростов на Дону. «МарТ». 2004.
2. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря. С учетом новых правил ведения трудовых книжек и ГОСТ Р 6.30-1-2003. Проспект 2004.
3. Чуковенков А.Ю. Янковская В.Ф. Правила оформления документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД). Требования к оформлению документов». М., «Проспект». 2004.