Структура документооборота и ее совершенствование в ООО «Эврика».

ВВЕДЕНИЕ 3
1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИИ ООО «ЭВРИКА» 6
2. АНАЛИЗ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЙ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЙ БАЗЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПРЕДПРИЯТИЯ 9
3. АНАЛИЗ ПРОБЛЕМЫ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В ООО «ЭВРИКА» 11
4. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В ООО «ЭВРИКА» 14
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 29
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 30

Функционально решение обеспечивает как административный документооборот (управление договорами, финансово-экономическими и кадровыми документами), так и операционный (взаимоотношения с клиентами). Внедрение СЭД должно быть также ориентировано на юридическую значимость документооборота, которую придает электронная цифровая подпись;обеспечить контроль прохождения документов между сотрудниками и подразделениями с учетом нормативных сроков исполнения каждого этапа бизнес-процессов, а также правомерности, полноты и правильности заполнения контролируемых реквизитов электронных документов на каждом этапе;интегрировать документооборот на корпоративном уровне и ввести по всей компании и ее филиалам единый порядок и регламент обмена информацией;4)гибко изменять бизнес-процессы с последующей автоматической перестройкой системы. Внедрение электронного документооборота позволяет адаптировать схему согласования документов под текущую организационную структуру и иерархию взаимоотношений;5).уменьшить объемы бумажного документооборота и сократить затраты на операционную деятельность;6).организовать защищенный обмен электронными документами с удаленными структурными подразделениями организации и контрагентами, подключившимися к системе;7).обеспечить надежную защиту от различных угроз (подлог, потеря документа, несанкционированное ознакомление или публикация документа).На данный момент наиболее рекомендуемой системой электронного документооборота является ЕФРАТ ДОКУМЕНТООБОРОТ (СУБД НИКА) включающая в себя все виды компонентов требующихся для:улучшения повышения исполнительской дисциплины;повышения продуктивности работы отдельных сотрудников и подразделений в целом;сокращения времени исполнения поручений;оптимизации маршрутов прохождения документов;повышения оперативности получения необходимой информации.В таблице 3 приведены основные затраты на внедрение системы «ЕФРАТ - Документооборот» в ООО «Эврика».Таблица 3Основные затраты на внедрение системы «ЕФРАТ - Документооборот» в ООО «Эврика»Статья расходовСумма, руб.ОтветсвенныеПокупка системы «ЕФРАТ - Документооборот»100 000Директор филиалаОбучение персонала работе с системой «ЕФРАТ - Документооборот»100 000Офис-менеджер200 000Таким образом, общая сумма затрат составит 200 000 руб.Оценим эффект внедрения системы «ЕФРАТ - Документооборот» в ООО «Эврика» по времени обслуживания единичного документа в системе работы ООО «Эврика» - рис. 4.Рис. 4 . Эффект внедрения системы «ЕФРАТ - Документооборот» в ООО «Эврика» по времени обслуживания единичного документа в системе работы ООО «Эврика»Далее оценим эффект внедрения системы «ЕФРАТ - Документооборот» в ООО «Эврика» по количеству операций единичному документу в системе работы ООО «Эврика» - рис. 5.Рис. 5. Эффект внедрения системы «ЕФРАТ - Документооборот» в ООО «Эврика» по количеству операций единичного документа в системе работы ООО «Эврика»И в завершении оценим общий экономический эффект внедрения системы «ЕФРАТ - Документооборот» в ООО «Эврика» по величине прибыли ООО «Эврика» - рис. 6.Рис. 9 . Эффект внедрения системы «ЕФРАТ - Документооборот» в ООО «Эврика» по величине прибыли ООО «Эврика»Как видно, при общей сумме затрат в 200 000 руб., экономический эффект в увеличении прибыли составит 1,5 млн. руб.Таким образом, в работе исследованы и проанализированы информационные потоки деятельности ООО «Эврика», а также разработан проект по внедрению системы электронного документооборота. Показано, что система «ЕФРАТ» является одной из самых известных программных продуктов, разработанных для автоматизации документооборота на предприятии, а так же подходит под требования для ООО «Эврика». Стоит упомянуть, что система «ЕФРАТ - Документооборот» соответствует всем правилам ГОСТа по делопроизводству и, в то же время, демонстрирует удивительную гибкость функций и настроек. За счет внедрения внедрения системы «ЕФРАТ» на ООО «Эврика»будут наблюдаться:улучшения повышения исполнительской дисциплины;повышения продуктивности работы отдельных сотрудников и подразделений в целом;сокращения времени исполнения поручений;оптимизации маршрутов прохождения документов;повышения оперативности получения необходимой информации.При общей сумме затрат в 200 000 руб., экономический эффект в увеличении прибыли составит 1,5 млн. руб. за счет внедрения системы «ЕФРАТ» на ООО «Эврика».ЗАКЛЮЧЕНИЕЦелью управления делопроизводством является автоматизация процедур обращения с документами внутри организации путем замены системы, основанной на использовании бумаги, электронной системой.Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.Современные электронные документы могут содержать мультимедийную информацию, включая графики, аудио и видео клипы, и они называются сложными документами. С помощью систем управления документами, физические документы возможно отсканировать, индексировать и сохранять в компьютерах для обеспечения быстрого к таким документам доступа.ООО «Эврика» зарегистрировано 26 июня 2008 года по адресу 129085, г Москва, бульв Звездный, д 21, стр 1, офис 18. Учредителем компании является нет данных. Показано очевидность преимущества внедрения электронного документооборота в ООО «Эврика» перед бумажным. Автоматизированная система поможет сделать их доступнее, лучше обеспечивает сохранность. Также с ее помощью можно будет следить за статусом выставленных счетов, подписания, получения или отправки бумажных документов.Для решения проблем по обработки информации предприятию ООО «Эврика»необходимо внедрить систему электронного документооборота. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ1. ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. - М: Стандартинформ, 2007. - 34 с.2.Габдулхакова Н.К. АНАЛИЗ МЕТОДОВ ПРОЕКТИРОВАНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ МАЛОГО ПРЕДПРИЯТИЯ // Материалы VI Международной студенческой электронной научной конференции «Студенческий научный форум» URL: <href="http://www.scienceforum.ru/2014/349/195">www.scienceforum.ru/2014/349/195</a> (дата обращения: 16.04.2015).</p>3. Павлова М.Ю., Лелеко Н.Р., Кудрина О.С. О системах электронного документооборота. 2013. С. 83-85.4. Глущенко П.В. Актуальные аспекты формирования и применения систем электронного документооборота в управлении. 2011 С. 111-114.5. Свиридова О.В. Разработка автоматизированной системы управления документооборотом на транспортном предприятии / О.В.Свиридова / Современные наукоёмкие технологии. 2012, №9.6. Основы информационной безопасности: учебное пособие для студ. вузов, обуч. по спец. в области информ. безопасности: [теория и практика] / авт.: Е. Б. Белов, В. П. Лось, Р. В. Мещеряков, А. А. Шелупанов.—М.: Горячая линия-Телеком, 2006.—544.7. СЭД // Портал ITeam [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2688/. (дата обращения: 02.12.2011)8. Скиба, О.А. Внедрение системы электронного документооборота: риски и способы их преодоления [Электронный ресурс] / PRO-Делопроизводство и СЭД. — Режим доступа: http://www.sekretariat.ru/discuss/91392 (дата обращения : 18.12.2014).9. В чем выгода систем электронного документооборота? [Электронный ресурс] / АрмаДок. — Режим доступа : http://armadoc.ru/index.php/rtl-demos/analiticheskie-stati/83-press-tsentr/171-v-chem-vygoda-sistem-elektronnogo-dokumentooborota (дата обращения : 17.12.2015).10. Российский рынок СЭД/ECM [Электронный ресурс] / TAdviser. — Режим доступа : http://www.tadviser.ru/index.php/Статья :СЭД_(рынок_России) (дата обращения : 17.12.2014).11. Кузнецов, С. Л. Требования к системам электронного документооборота / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. — 2014. — №3 [Электронный ресурс]. — Режим доступа : http://www.top—personal.ru/officeworkissue.html?354 (дата обращения: 16.12.2014).12. СЭД: все ли они могут?. [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.cnews.ru. (дата обращения: 20.06.2013).13.    Храмцовская Н.А. СЭД в России: первые плоды «ползучей революции» [Электронный ресурс] // ECM-Journal: сайт. — URL: http://ecm-journal.ru (дата обращения: 20.08.2007).14.    Электронные офисные системы. Клиенты. [Электронный ресурс]. — Режим доступа:http://www.eos.ru. (датаобращения: 22.04.2014).15. Aminbakhsh S., Gunduz M., Sonmez R. Safety risk assessment using analytic hierarchy process (AHP) during planning and budgeting of construction projects // Journal of Safety Research. 2013. V. 46. P. 99-105.16. Jianqing Z. The Application of Analytic Hierarchy Process in Mine Gas Prevention System // Procedia Engineering. 2011. V. 26. P. 1576-158417. Исследование российских СЭД // Портал ITeam [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2886/. (дата обращения: 02.12.2011)18. AJAX // Портал Wikipedia [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://ru.wikipedia.org/wiki/Ajax. (дата обращения: 03.12.2011)19. Кристиан Дари, Богдан Бринзаре, Филип Черчез-Тоза AJAX и PHP. Разработка динамических веб-приложений - Москва: Изд-во Символ-Плюс, 2009. - 336 с.20. ASP.NET // Microsoft Technet [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://technet.microsoft.com/ru-ru/library/cc783228(WS.10).aspx (дата обращения: 04.12.2011)21. Dino Esposito Programming Microsoft ASP.NET 4 - Redmond, Washington: Microsoft Press, 2011 - 992 с22. СЭД // Портал ITeam [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2688/. (дата обращения: 02.12.2011)23. Исследование российских СЭД // Портал ITeam [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2886/. (дата обращения: 02.12.2011)24. AJAX // Портал Wikipedia [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://ru.wikipedia.org/wiki/Ajax. (дата обращения: 03.12.2011)25. Кристиан Дари, Богдан Бринзаре, Филип Черчез-Тоза AJAX и PHP. Разработка динамических веб-приложений - Москва: Изд-во Символ-Плюс, 2009. - 336 с.25. ASP.NET // MicrosoftTechnet [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://technet.microsoft.com/ru-ru/library/cc783228(WS.10).aspx (дата обращения: 04.12.2011)