Виды повреждения документов и материалов средств записи информации

ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА I. ПРИЧИНЫ ПОВРЕЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ 5
1.1. Обеспечение сохранения 5
1.2. Естественное старение 6
1.3. Температура и влажность воздуха 7
1.4. Свет 8
1.5. Пыль 10
1.6. Биологическое повреждение документов 11
1.7. Износ 13
1.8. Аварийные ситуации 14
ГЛАВА II. СПОСОБЫ ХРАНЕНИЯ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 15
2.1. Особенности размещения документов 15
2.2. Копирование и экспонирование документации 17
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 19
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 21

Научные исследования доказывают, что уже после пятикратного копирования резко изменяется белизна бумаги; уменьшаются физико-механические параметры документов. В последующем при хранении у копированной бумаги происходит более значительное снижение белизны и прочности, чем у бумаги, которая не подергалась облучению.
Копирование влияет почти на все виды средства записи информационных данных. Таким же способом воздействует на сканирование и документы.
Копирование документов должно быть ограничено. Допустимо копировать документы на книжно-журнальной бумаге, содержащей древесную массу, не более двух раз, а без древесной массы - не более 3-х раз. Невозможно копировать документы с текстом и пометами, которые выполнены железо-галловыми чернилами, потому что под действием ультрафиолетового излучения бумага под чернилами разрушается. Копировать редкие документы на тряпичной бумаге можно только один раз в исключительных случаях, потому что облучение провоцирует ускоренное старение бумаги.
Непосредственно после ксерокопирования негативное действие ультрафиолетового излучения не выражено; оно проявляется только со временем. Тем не менее, физическое повреждение переплетенной документации может происходить сразу в процессе копирования на аппаратах плоскостного типа, потому что переплет испытывает механическую сильную нагрузку. Самое частое характерное повреждение – раскол книжного блока, в особенности, при бесшвейном переплете: разрывается корешок, выпадают тетради и отдельные листы.
Не допускается установка осветительных приборов внутри витрин. В свободное от посетителей время документы хранятся в темноте. Для этого витрины зарывают светонепроницаемыми тканями.
Контроль окружающей среды важен при экспонировании документации в витринах, чтобы исключить создание внутри них такого микроклимата, который был бы опасен для документации.
При устройстве витрин невозможно использовать материалы, которые привлекают насекомых и обладают высокой гигроскопичностью.
При долгом экспонировании используют специальные материалы для уплотнения витрин, которые не проницаемы для пыли, не препятствующие воздухообмену и безвредные для документации.
 
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Таким образом, подведем итоги по курсовой работе.
В случае чрезвычайного происшествия необходимо, в первую очередь, документально зафиксировать масштабы бедствия. Приемлемы любые доступные способы: составление актов, получение справок от МЧС о пожаре или наводнении, справок от коммунальных служб о протечках и прорывах канализации. Не нужно забывать и об использовании современной видео- и фототехники. Все эти материалы станут основой для принятия решений о судьбе документации, помогут составить опись утраченного и принять меры по его восстановлению. Помимо этого, они помогут получить страховку и объясниться с налоговыми и  контрольными органами по поводу отсутствующей документации.
Проверка физического состояния документов осуществляется для выявления общей картины состояния фондов архива и нахождения документов с определенными повреждениями, которые нуждаются в плановой либо срочной специальной обработке. В идеале проведение работ по проверке физического состояния и выявлению поврежденных документов должно подчиняться задаче последовательной, рассчитанной на перспективу разработки банка сведений о физическом состоянии документов.
Переплетенная документация раскрывается, как правило, на одних и тех же страницах; чтобы сохранить это положение, применяют различные методы за крепления листов, которые не всегда безвредны (липкие ленты, скрепки, придавливание стеклом, и др.).
Одни и те же документы не должны долго экспонироваться. Если есть потребность выставлять экспонаты более месяца, их надо заменять копиями (фотографии, факсимильные издания, муляжи).
Перед тем, как предоставлять документы для экспонирования, книгохранители фондов должны удостовериться в безопасности условий на выставке.
Нужно также помнить, что налоговые органы зачастую не удовлетворяются получением справки о чрезвычайной ситуации и хотят видеть итоги работы по восстановлению утраченной документации.
Следовательно, в данной работе автор отразил особенности повреждения документов и материалов средств записи информационных данных и рассмотрел методы избегания данных повреждений.
Таким образом, цель работы достигнута, задачи решены в полном объеме.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
КНИГИ
Андреева В.И. Делопроизводство / В.И. Андреева. – М.: Бизнес-школа, 2001. – 201 с.
Булюлина Е.В. Архивоведение / Е.В. Булюлина. – Волгоград: «Издательство ВолГУ», 2001. – 101 с.
Вигер А.М Секретарское дело / А.М. Вигер, О.П. Дорофьва, Е.К. Губская. – М.: Феникс, 2001 – 299 с.
Горфейн Г.М. Архивоведение / Г.М. Горфейн, Л.Е. Шепелев. – Ленинград: Издательство ленинградского университета, 1971. – 92 с.
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство / М.В. Кирсанова. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 298 с.
Крайская З.В. Архивоведение / З.В. Крайская, Э.В. Челлини. – М.: НОРМА, 1996. – 189 с.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359 с.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство и техническая документация / Т.В. Кузнецова, Е.А. Степанов, Н.Г. Филлипов. М.: Высшая школа, 2001. – 202 с.
Непогода А.В. Делопроизводство организации / А.В. Непогода, П.А. Семченко. – М.: Омега-Л, 2009. – 514 с.
Охотников А.В. Документоведение и делопроизводство / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003. – 296 с.
Петелин В.Г. Делопроизводство на предприятии / В.Г. Петелин. – М.: Ось-89, 2005. – 97 с.
Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранения документов / Ж.Ф. Сергазин. – М.: Высшая школа, 1986. –309 с.
Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря / Е.П. Смирнова. – М.: Омега-Л, 2005 – 96 с.
Соколов В.С. Документационное обеспечение управления / В.С. Соколов. – М.: Форум, 2009. – 176 с.
Стенюков М.В. Делопроизводство / М.В. Стенюков. – М.: Приор-издат, 2004. – 204 с.
Стяжкина Т.А. Делопроизводство предприятия / Т.А. Стяжкина. – М.: Экзамен, 2005. – 311 с.
Уфинов С.С. Делопроизводство / С.С. Уфинов. – М.: Высшая школа, 2000. – 124 с.
СТАТЬИ ИЗ ЖУРНАЛА
Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранения архивных документов //Отечественные архивы. - 2001. - № 2.
Гладких С.Р. Комментарий к законодательству о порядке хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях» // Право и экономика, 2005, № 6.
Попова Е.Н. Обеспечение сохранения документов Архивного фонда РФ в современном законодательстве Российской Федерации и ее субъектов //Вестник архивиста. - 2000.- № 1.
Стенюков М.В. Делопроизводство / М.В. Стенюков. – М.: Приор-издат, 2004. – 204 с.
Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранения документов / Ж.Ф. Сергазин. – М.: Высшая школа, 1986. –309 с.
Попова Е.Н. Обеспечение сохранения документов Архивного фонда РФ в современном законодательстве Российской Федерации и ее субъектов //Вестник архивиста. - 2000.- № 1.
Петелин В.Г. Делопроизводство на предприятии / В.Г. Петелин. – М.: Ось-89, 2005. – 97 с.
Соколов В.С. Документационное обеспечение управления / В.С. Соколов. – М.: Форум, 2009. – 176 с.
Уфинов С.С. Делопроизводство / С.С. Уфинов. – М.: Высшая школа, 2000. – 124 с.
Андреева В.И. Делопроизводство / В.И. Андреева. – М.: Бизнес-школа, 2001. – 201 с.
Крайская З.В. Архивоведение / З.В. Крайская, Э.В. Челлини. – М.: НОРМА, 1996. – 189 с.
Вигер А.М Секретарское дело / А.М. Вигер, О.П. Дорофьва, Е.К. Губская. – М.: Феникс, 2001 – 299 с.
Гладких С.Р. Комментарий к законодательству о порядке хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях» // Право и экономика, 2005, № 6.
Стяжкина Т.А. Делопроизводство предприятия / Т.А. Стяжкина. – М.: Экзамен, 2005. – 311 с.
Булюлина Е.В. Архивоведение / Е.В. Булюлина. – Волгоград: «Издательство ВолГУ», 2001. – 101 с.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359 с.
Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря / Е.П. Смирнова. – М.: Омега-Л, 2005 – 96 с.
Непогода А.В. Делопроизводство организации / А.В. Непогода, П.А. Семченко. – М.: Омега-Л, 2009. – 514 с.
Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранения архивных документов //Отечественные архивы. - 2001. - № 2.
Горфейн Г.М. Архивоведение / Г.М. Горфейн, Л.Е. Шепелев. – Ленинград: Издательство ленинградского университета, 1971. – 92 с.
Охотников А.В. Документоведение и делопроизводство / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003. – 296 с.
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство / М.В. Кирсанова. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 298 с.
4
3
6