Совершенствование логистических потоков в фармацевтической организации ООО

Содержание
Введение 3
1 Теоретические аспекты логистической системы 6
1.1 Сущность и содержание логистики 6
1.2 Понятие и структура логистической системы фармацевтической организации 26
1.3 Организация логистической деятельности на предприятии 28
2. Анализ применения инструментов логистики на ООО «Подорожник» 50
2.1. Общая характеристика организации 50
2.2 Анализ основных показателей деятельности ООО «Подорожник» 53
2.3 Исследование логистической деятельности при обеспечении фармацевтической организации ООО«Подорожник» 61
3. Совершенствование логистической деятельности ООО «Подорожник» 81
3.1 Разработка путей совершенствования логистических потоков 81
3.2 Экономическое обоснование разработанных мероприятий 88
Заключение 94
Список использованных источников и литературы 97

Этот метод характеризуется следующими особенностями:количество не устанавливается, а определяется приблизительно;поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с фирмой;оплачивается только поставленное количество товара;по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.Преимущества использования данного метода: отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества; ускорение оборота капитала; минимум работы по оформлению документов.В проектной части данного проекта будут рассмотрены и представлены:механизм межфункциональной координации управления материальными потоками; управление информационной системой с обратной связью в логистической системе.Состав и содержание функций управления отделом снабжения организации ООО Аптека «Подорожник» изображены в Таблице 10.Таблица 10Оперограмма бизнес процесса «Организация материальных ресурсов»Перечень операцийИсполнителиТрудоемкость, человеко-часыИспользование технических средствОтдел снабженияБухгалтерияСкладОтдел маркетингаПоставщикиПоступление продукции от поставщиков3-Оформление поступивших материалов бухгалтерскими документами1ПК, принтерПроверка по поступающим документам соответствия объема, ассортимента, качества, цен и прочих договорных условий; согласие на оплату (акцепт)5ПК, телефонОтправление поступивших материалов на хранение4АвтопогрузчикиПоступление проверенных платежных требований в бухгалтерию0.5ПК, телефонПоступление квитанции об уплате поставщикам0,5ПК, принтерТаблица 11Оперограмма бизнес процесса «Оформление закупок ТМЦ»Перечень операцийИсполнителиТрудоемкость, человеко-часыИспользование технических средствОтдел снабженияБухгалтерияСкладТорговые точкиОтдел маркетингаПоставщикиПоступление информации о необходимых ТМЦ0.5ТелефонПроверка наличия/отсутствия необходимых ТМЦ на складе2ПК, телефонСбор данных из бухгалтерии о наличии свободных оборотных средств1,5ПК, телефонОтправление запроса поставщикам на закупку необходимой продукции3ФаксПолучение согласия о наличии данных ТМЦ на складе у поставщиков и оформление договора поставки4ПК, принтер, телефонОперограмма - (от лат. operatic - действие  и греч. gramma - буква) - англ. Operogramme. Одна из разновидностей таблично-графического отображения последовательности управленческих и производственных операций, когда по горизонтали слева направо изображаются исполнители, по вертикали сверху вниз - последовательность  операции.Для данных бизнес-процессов наиболее загруженными являются следующие функциональные подразделения:Склад – входит – 35 форм, выходи - 34 формы документов, что составляет 13 % на входе и 12,7 % на выходе;бухгалтерия – входит – 32 формы, выходит – 32 формы, что составляет 12 % на входе и 12 % на выходе;отдел снабжения - входит – 44 формы, выходи – 41 форма, что составляет 16 % на входе и 15 % на выходе;отдел маркетинга – входит – 31 форма, выходит – 22, что составляет – 12 % на входе и 8 % на выходе. Таким образом, видно, что на входе в отделы информационные потоки более загружены, чем на выходе. Это свидетельствует о том, что функциональные подразделения перерабатывают входящую информацию, возможно, упрощая ее. Для того чтобы проследить, как подразделения обрабатывают и используют, поступающую к ним информацию более подробно, исследуем информационные потоки в отделе снабжения.Получение необходимых материалов для анализа информационных потоков весьма трудоемкий процесс и требует для облегчения и ускорения этих работ использования различных вычислительных средств. Однако даже при использовании вычислительных машин сложно спроектировать и проанализировать информационную систему ООО Аптека «Подорожник» ввиду специфики отрасли, в которой действует организация. Поэтому проведем анализ движения документов в отделе снабжения.Графико-вербальная модель отражает состав, и движение информации в отделе снабжения, представленные схематично и имеющие словесное описание.Обязательной рабочей документацией, отражающей состав информации в объекте, является логико-информационная схема.Логико-информационная схема (ЛИС) объекта позволяет представить перечень всей информации, циркулирующей, в отделе снабжения (входной, выходной, нормативно-справочной), с ее группировкой по основным видам работ, выполняемых в объекте. Информация сама по себе представляет один из важнейших элементов производства, а для систем материально-технического снабжения играет решающую роль в повышении их эффективности.Этот процесс интенсификации производства обусловлен как более короткими сроками обработки материалов при более низком уровне запасов и возрастающей гибкости производства, так и высокой «прозрачностью» каждого участка в организации. Логико-информационная схема отдела снабжения изображена в таблице 12.От формы документа часто зависит объем трудозатрат не только тех работников, которые эти документы оформляют, но и тех, кто их изучает, анализирует, использует в справочных целях.Нашей основной задачей является определение того минимального объема информации, который достаточен для процесса управления. Эта задача может быть реализована с помощью таблицы повторяемости показателей в документах.Таблица 12Логико-информационная схема отдела снабженияПереченьпроцедурИсполнителиВходная информацияВыходная информацияНормативно-справочная информацияМенеджеры по закупкамМенеджеры по планированию и координации закупокМенеджеры по учету перевозок, экономике и анализуПринятие решения о приобретении материалов++Данные о наличие свободных оборотных средствЗаказ и его копии на приобретениеБухгалтерский баланс, отчетностьВыборпоставщика++Заявка на приобретение ТМЦ и готовой продукцииДоговор поставкиМетодика выбора поставщикаОтправказапросапоставщику++Уведомление о наличие/отсутствии у поставщиков необходимой продукцииЗаказ и его копии на приобретение материаловМетодические указания, основанные на налоговом кодексе и общих правилах учета, установленных Минфином учетаОформление поставкиматериалов+++Заявка на приобретение ТМЦЗаказ и его копи на приобретениеПолучение продукции от поставщиков+Подтверждение получения поставленнойпродукцииОтметка в книге регистрацииОплата поставленной продукции+Счет-фактура на поставку продукции от поставщикаКвитанция об оплате поставленной продукцииДанная таблица должна выявить:дублирование отдельных реквизитов;соответствие содержащейся в документе информации задачам исследуемого объекта;соответствие каждого документа своему целевому назначению;характер использования документа в месте его назначения.В таблице 13 изображена количественная повторяемость реквизитов в документах.Таблица 13Повторяемость показателей в документахНаименование отдельных реквизитовВиды документовИтогОтчет о прибылях и убыткахАкт приемки-передачиСчет-фактураБухгалтерский балансВедомость оплаты трудаРеквизиты организации+++++5Налоговыеотчисления+++3НДС++2Прибыль/Убыток++2Выручка от реализации+1Отчисления в пенсионный фонд++2Отчисления в медицинское страхование++2Ссылки на договор+1Отложение налоговых обязательств++2По данным таблицы 13 видно, что наиболее часто используемыми реквизитами являются отчисления: на страхование, в пенсионный фонд; а также реквизиты организации и прибыль/убыток. Следовательно, необходимо для сокращения времени заполнения документов и снижения вероятности ошибки при их составлении ввести эти реквизиты в программу оформления документов, которая будет автоматически ставить данные реквизиты в документ на начальном этапе составления. А в графе сумма создать реализацию возможного автоматического суммирования.Таблица 14Документирование работ отдела снабжения ООО Аптека «Подорожник»по процедуре «Закупка ТМЦ»Перечень процедурНаименование документаЗаявка от торговых точек на приобретение ТМЦКвитанция об уплатеБланк заказа на поставкуСчет-фактураДоговорВыборпоставщикаОХОформление поставкиматериаловООХПоступление необходимых материалов от поставщикаОХОплатапоставленной продукцииХОСтепеньиспользованиядокумента52332Условные обозначения:О - документ, необходимый для начала работ по процедуре;Х - документ, возникающий по окончании работ.В данном случае наибольшей степенью использования обладают следующие документы: счет-фактура, бланк заказа на продукцию, договор.Движение информации в отделе сбыта отображается с помощью следующих графико-вербальных форм:маршрутная схема движения документа представлена в таблице 15;документограмма бизнес процесса представлена в таблице 16.Таблица 15 Маршрутная схема входящего документа в отделе снабжения ООО Аптека «Подорожник» (на примере поступления заявки на приобретение материала)Другие отделыОтдел снабженияТорговые точкиСкладМенеджер по закупкамМенеджеры по планированию и координации закупокМенеджер по учету перевозок, экономике и анализуВРВИИ___________________________________Условные обозначенияИ - изучение документа:В - визирование документа;Р - наложение резолюции. В данной схеме используется то условие, что при проверке необходимого сырья на складе, выяснилось, что оно отсутствует, и необходимо его закупить.Таблица 16Документограмма процесса поставки продукцииПеречень процедурСостав исполнителейМенеджеры по закупкамМенеджер по планированию и координации закупокСкладНачальник производственного отделаМенеджер по учету перевозок, экономике и анализуЗаявка на приобретение необходимого сырья и материаловИзучение данной заявки отделом снабженияПодтверждения отсутствия данной продукции на складеСоставление заказа и нескольких его копий на поставку необходимого сырьяПолучение подтверждения от поставщиков об отгрузке продукцииОтгрузка данной продукцииЗапись в книге регистрации получении материалов от поставщикаКритический анализ графико-вербальной модели информационных процессов в объекте. Обоснование выбора метода анализа информационных процессов и формулировка недостатков существующего информационного процесса в объекте, выявленных при использовании выбранного метода, сформулировано в таблице 17.Таблица 17 Обоснование выбора метода исследования информационных процессовв отделе сбыта ООО Аптека «Подорожник» и формулировка недостатковсуществующего информационного процессаНаименование выбранного методаОсновное содержание выбранного методаПреимущества использования для исследования информационных процессов в отделе снабжения ООО Аптека «Подорожник»Формулировка недостатков существующего информационного процесса, выявленных при использовании выбранного методаМетод схем информационных связейПредполагает графическое отображение состава, источников и приемников информации, направления ее дальнейшего использованияРекомендуется применять в качестве подсобного механизма при построении информационной модели логистической системы, а также в сочетании с другими методами анализа и проектирования информационных потоковНе обеспечивает досконального анализа системы формирования и обработки информационных потоков.Фиксация действующего положения требует кропотливого и тщательного изучения системы обработки информации.Механизм разработки проектных предложений в рамках этого метода отсутствует.Для более детального анализа информационных потоков в отделе снабжения вычислим коэффициент непрерывности информационных потоков для составления месячного плана закупки.Коэффициент непрерывности информационных потоков: ,(1)где tу.нор, tу.факт - длительность управленческого цикла, рассчитанного по сроку прохождения документа, нормативная и фактическая.Месячный план реализации должен быть составлен до 25 числа предшествующего планируемому месяцу месяца. Однако на практике возникают определенные трудности при разработке очередного плана закупки. Например, постановления вышестоящих организаций.Кнур на январь=30дней/34дней=0,89,Кнур на февраль=31дней/35дней=0,89,Кнур на март=31дней/35дней=0,89,Кнур на апрель=31дней/32дней=0,97.Кнур за I квартал(0.89*3+0.97)/4=0.91.Исходя из определенного коэффициента непрерывности информационных потоков для каждого месяца, видно, что он более или менее стабилен для первых трех месяце, хотя близок к 1, но не равен. Это в целом благоприятная тенденция, так как информационный поток является непрерывным, хотя и отдел снабжения, как видно, запаздывает с принятием плана закупок на следующий месяц (). Однако уже в апреле месяце план принят всего на 1 день позже положенного. Это говорить о том, что, возможно, с начала года были внесены некоторые изменения в методику составления плана, которые вызывали затруднения в течение 3 месяцев. Но эти вопросы были успешно разрешены. В целом за квартал коэффициент непрерывности информационных потоков имеет вполне приемлемое значение.Коэффициент оперативности управления: ,(2)где D1,D2,D3 – установленный срок исполнения для соответствующих документов;К1,К2,К3 – отставание от принятого срока исполнения документов в днях;d1,d2,d3 – удельный вес документов конкретного вида.За год для составления годового плана разрабатывается 13 форм документов в год. Периодичность заполнения документов: ,(3)где Д – количество документов, разрабатываемых для составления годового плана производства в год;dij – кол-во i-го документа j-й периодичности, разрабатываемый за период; nj – количество периодов в году. Таким образом, количество документов, разрабатываемых для составления плана производства равно 13.Выявленные в ходе анализа недостатки работы отдела снабжения ООО Аптека «Подорожник» с позиции рациональности информационных технологий являются основанием для разработки проекта.Очевидно, что данная организация достаточно успешно функционирует и занимает прочное положение на рынке, современная информационная технология в отделе снабжения недостаточно развита, поэтому есть возможность сбоев работы с заявками подразделений о поставке необходимого сырья и материалов.Недостатки, выявленные в ходе исследования, не являются непреодолимыми препятствиями в осуществлении деятельности отдела сбыта. Наиболее эффективное использование всех имеющихся в распоряжении организации ресурсов возможно только при наличии четкой организации, координации и контроле деятельности.Основными недостатками, выявленными при анализе всех аспектов деятельности отдела снабжения, являются:дублирование некоторых процедур;в связи с большим потоком информации, опоздание в принятии решения.Отдел снабжения ООО Аптека «Подорожник» достаточно технически обеспечен, однако это не отменяет организационных и других проблем. В связи с этим основные направления совершенствования информационной технологии управления отдела снабжения данной организации следующие:Рационализация распределения функций между работниками отдела и перенос некоторых вспомогательных операций на другие отделы организации;Увеличение количества работников отдела и повышение требований к принимаемым на работу;Уменьшение трудоемкости отдельных процедур;Рационализация документооборота и информационных потоков, проходящих через отдел и циркулирующих внутри него.Информационная технология — это комплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их введение должно начинаться с создания математического обеспечения, формирования информационных потоков в системах подготовки специалистов.Совершенствование плановых и контрольных процедур в процессе управления материальными потоками, происходящее на основе широкого использования ПК, должно осуществляться одновременно с организационной перестройкой служб, вовлеченных в управление материалами, с целью консолидации управленческих усилий на поисках наилучшего решения возникающих проблем. Разработка специализированных структур для управления материальными ресурсами осуществляется с учетом проблем, которые стоят перед организацией.В соответствии с функциональной специализацией в подсистеме управления материальным потоком выделяется три основных структурных блока - планирования и координация, регулирования, контроля, изображенные на рисунке 3.Управление материальным потокомКонтрольРегулированиеПланирование и координацияОценка уровня обеспеченности материальными ресурсами, эффективности их использования, затрат, связанных с их движением во всех звеньях системы.Выработка мероприятий для повышения эффективности управления материальным потоком на фирме.Составление и увязка планов и графиков движения и использования материального потока во всех звеньях производственно-сбытовой системы.Разработка целей и формированиекритериев оценки их достижения.Регулирование движения материального потока в ходе снабжения производства и сбыта.Увязка действий звеньев, отвечающих за движение и использование материальных ресурсовРисунок 3. Структурная модель управления материальным потокомДетализация функций и разработка внутренней структуры органов управления материальным потоком являются сложным многоступенчатым процессом и состоят из следующих этапов:выявление и четкое определение круга вопросов, для решения которых формируется орган управления материальными потоками;определение основных видов деятельности, необходимых для достижения поставленных целей, их классификация и группировка по функциям;объединение однотипных функций в группы и формирование на их основе структурных звеньев, специализированных на выполнении этих функций;разработка схем прав и обязанностей руководителя каждого структурного звена;соединение звеньев в структурное единое подразделение или их совокупность в соответствии с установленным набором целей и задач в данной области;интеграция данного подразделения с другими звеньями структуры управления.Формирование программно-целевых структур для управления материальным потоком происходит на основе общих методических рекомендаций и принципов организационного проектирования.Управление информационной системой с обратной связью в логистической системе.В этой системе те или иные явления порождают информацию, которая служит основой для принятия решений, управляющих действиями, направленными на изменение этих явлений.Цикл непрерывен. В информационной системе с обратной связью существует строго определенная практика принятия решений, которой руководствуется руководитель. Принятие решений не является выражением полной «свободы воли», а строго обусловлено производственными или другими обстоятельствами. Существует возможность установить правила, регулирующие эти решения, и определить влияние данных правил на производственное и экономическое поведение систем. Для изучения этой системы необходимо располагать информацией трех видов: об организационной структуре системы, о запаздывания решений и о правилах, регулирующих закупки и товарные запасы.Информация является основой решений. Функции решений, на основе которых устанавливаются темпы, связаны только с информацией об уровнях. Чем выше уровень информационной системы, тем выше эффективность работы отдела снабжения. Поэтому высокое качество информационной системы позволит эффективно решить проблемы управления отделом снабжения.3. Совершенствование логистической деятельности ООО «Подорожник»3.1 Разработка путей совершенствования логистических потоковПроблемы своевременного обеспечения руководителей организации оперативной информацией в значительной степени определяются несовершенством системы информационных потоков организации.Руководители организации (генеральный директор, финансовый директор, начальники служб) должны располагать оперативной информацией, чтобы при возникновении отклонений от плана, в первую очередь по затратам, иметь возможность своевременно принять корректирующие решения. Традиционно информацию в виде фактической сметы затрат по предприятию предоставляет бухгалтерия. Данные в форме сметы затрат и расчетов на отдельные виды продукции предоставляются после того, как:• обработаны счета за электроэнергию, газ, воду;• произведен расчет услуг цехов друг другу и сторонним организациям;• начислена амортизация основных фондов;• распределены накладные расходы между цехами и видами продукции;• начислены налоги в бюджет и произведены отчисления во внебюджетные фонды.После сопоставления фактической сметы затрат с выручкой бухгалтерия рассчитывает финансовый результат.Сегодня эти операции (закрытие счетов, формирование затрат и финансового результата) осуществляют ежемесячно, т.е. плановый отдел организации определяет на месяц выпуск продукции, затраты и финансовый результат, а затем рассчитывает фактические данные и сравнивает с плановыми. Недостаток этой системы — неоперативность. Закрытие счетов, расчет затрат и финансового результата отнимает у бухгалтерии столько времени, что обычно фактическую смету затрат получают к 20-му числу следующего месяца. Это значит, что, принимая решение, руководитель вынужден оперировать данными двухмесячной давности и больше полагаться на свою интуицию. Оперативно может быть предоставлена только информация об объеме реализованной продукции (ежедневная сводка с торговых точек) и о движении денег на расчетном счете (платежные поручения и выписки поступают в финансовый отдел ежедневно).Вышесказанное делает необходимым создание системы обеспечения руководителей организации оперативной информацией о выручке и затратах. Создание такой системы — важная задача службы IT: руководители должны получать информацию о затратах чаще, чем раз в месяц. Для этого необходимо навести порядок в информационных потоках организации.Среди типичных недостатков системы информационных потоков организации следует назвать:• дублирование предоставляемой информации;• отсутствие релевантной (существенной) информации;• отсутствие однозначного распределения ответственности за документы;• несвоевременность предоставления информации;• информация может не доходить до адресата;• после получения информации могут потребоваться уточнения.Задачей информационной службы становится совершенствование системы информационных потоков, изменение алгоритмов прохождения документов, автоматизация передачи информации.Система информационных потоков логистики должна органично встраиваться в общую систему информационных потоков организации, иначе произойдет отторжение сотрудниками организации навязанной им схемы.Информация, которая собирается в системе службы IT для обработки ианализа, должна отвечать следующим требованиям:• своевременности, т.е. информация по затратам, выручке, прибыли должна поступать тогда, когда еще имеет смысл ее анализировать;• достоверности;• релевантности, т.е. информация должна помогать принимать решения;• полезности (эффект от использования информации должен перекрывать затраты на ее получение);• полноте, т.е. не должно быть упущений;• понятности, т.е. информация не должна требовать «расшифровки»;• регулярности поступления.Информационная система решает свои задачи и в области автоматизации в организации. Трудоемкость обработки детализированной информации по центрам затрат огромна, вручную ее обрабатывать сложно. Экономисты торговых точек сразу требуют автоматизировать их труд, так как для них работа в информационной системе — дополнительная нагрузка даже в том случае, если сбор плановой и фактической информации происходит раз в месяц. Если информация собирается раз в неделю, то подразделения физически не успеют обработать и предоставить информацию службе IT, которая в свою очередь не будет успевать сводить все данные по предприятию. Поэтому если автоматизируется обработка проводок и сальдо по счетам или начисление амортизации, или расчет заработной платы, точно так же целесообразно автоматизировать и работу всех остальных служб.Таблица 18Описание информационных связей ООО Аптека «Подорожник»№ и вид документаПериодичность (раз в месяц)ИсполнительПолучательЗакупка и расходование материалов1. Товарно-транспортные накладные200ОМТС, транспортно-упаковочный цех1-й бухгалтер по материалам2. Счета-фактуры150Поставщики1-й бухгалтер по материалам3. Приходные ордера на запчасти30Склад2-й бухгалтер по материалам5. Лимитно-заборные карты30Склад вспомогательных материалов2-й бухгалтер по материалам6. Журнал-ордер № 6, журнал-ордер № 1011, 2-й бухгалтеры по материаламЗаместитель главного бухгалтераЗакупка и расходование ГСМ7. Требования по ГСМ100Склад2-й бухгалтер по материаламПокупка ОС8. Приходные ордера на ОС5СкладыБухгалтер по ОСНачисление заработной платы9. Табели180Торговые точки1-й расчетчик2202-й расчетчикРеализация продукции10. Счета на предоплату40Крупные потребители1-й бухгалтер по материалам11. Приходные ордера120Мелкие потребителиКассир12. Приходные ордера120КассирЗаместитель главного бухгалтера13. Акт о взаимозачете10Экономист по взаимозачетам(фин. отдел)Заместитель главного бухгалтераРабота с подотчетными лицами и материально-ответственными лицами14. Договоры с материально-ответственными лицами30Материально-ответственные лица2-й бухгалтер по материалам15. Расходные ордера, авансовые отчеты30Подотчетные лицаКассирОпределение затрат и закрытие месяца16. Материальные ведомости11, 2-й бухгалтеры по материаламБухгалтер по учету затрат17. Амортизационная ведомость1Бухгалтер по ОСБухгалтер по учету затрат18. Своды по зарплате11-й расчетчикБухгалтер по учету затрат19. Ведомость по затратам1Бухгалтер по учету затратЗаместитель главного бухгалтера20. Сведение баланса и определение финансового результата1Заместитель главного бухгалтераГлавный бухгалтерДля создания системы информационных потоков необходимо:• определить структуру информации, которую необходимо предоставлять;• проанализировать существующий в организации документооборот;• разработать новую систему документооборота.Структура информации включает в первую очередь классификацию доходов и видов затрат по объектам калькуляции (по подразделениям, продуктам, договорам).В ходе анализа документооборота следует выяснить: можно ли собирать информацию о видах затрат, например, в середине месяца, какие существуют препятствия, что нужно сделать, чтобы их устранить? Оказывается, что можно обязать кладовщиков сдавать данные по расходу материалов (лимитно-заборные карты) и в середине месяца, а не только в конце; что табельщики могут.Служба IT должна договориться с бухгалтерией о вводе данных торговых точек по затратам, чтобы далее служба IT выбирала информацию из базы данных и обрабатывала ее по своим «правилам», т.е. получала сводные аналитические формы. В результате обработки данные получаются «не совсем точными» с бухгалтерской точки зрения, однако эта точность достаточна для принятия управленческих решений. Именно эти достоверные на 95% данные нужны финансовому директору сегодня, а точные на 100% бухгалтерские отчеты месяц спустя — информация, бесполезная для принятия оперативных управленческих решений.Служба IT не делает проводок, не пересчитывает обороты и не меняет сальдо по счетам — это прерогатива бухгалтерии. Служба IT анализирует данные и группирует их по определенным признакам: переменные и постоянные, относящиеся к определенному центру затрат и не относящиеся, и т.д. Поэтому служба IT не мешает бухгалтерии, что позволяет им работать в единой команде.В процессе анализа информационных потоков организации служба IT изучает процессы возникновения, движения и обработки информации, а также направленность и интенсивность документооборота в организации.Цель анализа информационных потоков — выявление точек дублирования, избытка и недостатка информации, причин ее сбоев и задержек.Наиболее распространенный и, по-видимому, самый практичный метод анализа информационных потоков — составление графиков информационных потоков. Для построения графиков информационных потоков следует знать (или выработать самим) определенные правила их составления и условные обозначения отдельных элементов.Каждый информационный поток — единичное перемещение информации — имеет следующие признаки:• документ (на чем физически содержится информация);• проблематику (к какой сфере деятельности организации относится информация: к закупкам, к сбыту продукции, к закрытию месяца и получению сводных затрат, к планированию и т.д.);• исполнителя (человека, который эту информацию передает);• периодичность (частота передачи: ежемесячно, ежеквартально, ежедневно).В организации выделяют два уровня детализации информационных потоков:• на уровне организации детализация производится до уровня торговых точек, т.е. информация передается между торговыми точками и головной организацией;• на уровне торговых точек организации детализация производится до уровня рабочего места, т.е. информация передается между работниками цеха и связанных с цехом служб.Важно соблюдение единых правил, что дает возможность аналитической службе разговаривать на одном языке с остальными участниками процесса анализа информационных потоков (финансово-экономическими службами, отделом автоматизации и т.д.). На уровне организации целесообразно строить графики информационных потоков по отдельным проблемам, так как количество информационных потоков (связей) очень велико, поэтому трудно выявить единый алгоритм. На уровне отдельных подразделений допускается построение общего графика информационных потоков по всем проблемам, там, где количество потоков (связей) не слишком велико, хотя возможно построение графиков по каждой проблеме.К графику информационных потоков прилагают расшифровку информационных связей в организации или в подразделении, изображенных в таблице 18.Составленный график информационных потоков имеет существенный недостаток — большое количество информационных связей затрудняет его чтение и анализ, но именно анализ информационных потоков и являлся целью составления графика. Поэтому целесообразно разрабатывать графики, изображающие не статические связи между отделами, а поток документов, связанный с выполнением какой-то определенной рабочей задачи. Составление таких графиков связано с теорией реинжиниринга бизнес-процессов. Бизнес-процесс — это последовательность работ, направленных на решение одной из задач организации, например, материально-технического снабжения, планирования. Реинжиниринг бизнес-процессов занимается анализом и оптимизацией бизнес-процессов для достижения целей организации.3.2 Экономическое обоснование разработанных мероприятийВ данной главе дипломной работы будут рассчитаны основные показатели экономической эффективности внедрения проектных мероприятий. Рабочей документацией данного раздела являются:таблица движения денежных средств;сводная таблица показателей экономической эффективности проекта.Таблица движения денежных средств проекта.На первом этапе в соответствии с целями дипломной работы необходимо выявить факторы и источники экономического эффекта, а также совокупность затрат, которые необходимо произвести для реализации проектных мероприятий. Результат представлен в таблице 19.Таблица 19Движение денежных средств проекта, руб.№ п/пПоказателиПериод123456Приток денежных средств1Снижение расходов из-за рационализации распределения функций между работниками отдела снабжения и повышения требований при приеме на работу.1540016100163001655017000171002Снижение себестоимости производимой продукции за счет снижения трудоемкости выполнения отдельных функций в ходе автоматизации бизнес процессов, использования новых технических средств и рационализации документооборота.5650565067406750720072003Снижение затрат по расчетам с поставщиками, в связи с созданием информационной базы по поставщикам и критериев их выбора для каждой закупки3460351036803940395040204Итого поток денежных средств245102526026720272402815028320Отток денежных средств5Затраты на техническое обеспечение25000     6Затраты на программное обеспечение12000160016001600160016007Затраты на кадровые обеспечение и затраты на обучение персонала18000700070007000700070008Затраты на обеспечение коммуникаций8000150015001500150015009Прочие текущие затраты30001000100010001000100010Итого отток денежных средств66000111001110011100111001110011Баланс денежных средств-41490141601562016140170501722012Свободные денежные средства-41490-27330-117104430214803870013Норма дисконта11%14Чистый дисконтированный доход-36926-24324-104223942,719117,23444315Внутренняя норма доходности17%16Индекс доходности1,417Срок окупаемости3 месяца18Дисконтированный срок окупаемости3,1 месяцаБаланс денежных средств - разность между суммами поступлений и выплат денежных средств компании за определенный период времени. Свободный денежный поток - денежный поток, которым располагает компания после финансирования всех инвестиций, которые она считает целесообразным осуществить. Чистый дисконтированный доход (NPV, Net Present Value) — сумма ожидаемого потока платежей, приведенная к стоимости на настоящий момент времени. Чаще всего NPV рассчитывается при оценке экономической эффективности инвестиций для потоков будущих платежей. Приведение к текущей стоимости приводится по заданной ставке дисконтирования.Необходимость расчета чистого дисконтированного дохода отражает тот факт, что сумма денег, которая есть у нас в настоящий момент, имеет большую реальную стоимость, чем равная ей сумма, которую мы получим в будущем. Это вызвано несколькими причинами, например:Имеющаяся сумма может быть вложена в доходные операции и принести прибыль.Инфляция, уменьшение реальной покупательной способности денег.Существует риск неполучения ожидаемой суммы.Внутренняя норма доходности (прибыли, внутренний коэффициент окупаемости, Internal Rate of Return - IRR) - норма прибыли, порожденная инвестицией. Это та норма прибыли (барьерная ставка, ставка дисконтирования), при которой чистая текущая стоимость инвестиции равна нулю, или это та ставка дисконта, при которой дисконтированные доходы от проекта равны инвестиционным затратам. Внутренняя норма доходности определяет максимально приемлемую ставку дисконта, при которой можно инвестировать средства без каких-либо потерь для собственника.IRR = r, при котором NPV = f(r) = 0,Ее значение находят из следующего уравнения:CFt - приток денежных средств в период t;It - сумма инвестиций (затраты) в t-ом периоде;n - суммарное число периодов (интервалов, шагов) t = 0, 1, 2, ..., n.Экономический смысл данного показателя заключается в том, что он показывает ожидаемую норму доходности (рентабельность инвестиций) или максимально допустимый уровень инвестиционных затрат в оцениваемый проект. IRR должен быть выше средневзвешенной цены инвестиционных ресурсов:IRR > CC.Если это условие выдерживается, инвестор может принять проект, в противном случае он должен быть отклонен.Индекс доходности отражает эффективность инвестиционного проекта. Рассчитывается по формуле: ИД = НС/И, где НС – настоящая стоимость денежных потоков (баланс денежных средств), И – сумма инвестиций (отток денежных средств), направленных на реализацию проекта (при разновременности вложений также приводится к настоящей стоимости). Если значение индекса доходности меньше или равное 0,1, то проект отвергается, так как он не принесет инвестору дополнительного дохода. К реализации принимаются проекты со значением этого показателя больше единицы.Срок окупаемости проекта (Payback Period, PP) - время, которое требуется, чтобы инвестиция обеспечила достаточные поступления денег для возмещения инвестиционных расходов. Вместе с чистой текущей стоимостью (NPV) и внутренним коэффициентом окупаемости (IRR) используется как инструмент оценки инвестиций.Сводная таблица показателей экономической эффективности проектаВторой этап подразумевает расчет показателей экономической эффективности.Общепринятыми критериями при оценке экономической эффективности явл