Организация проведения совещаний в органах исполнительной власти (на материалах департамента имущественных и земельных отношений Белгородской области)

ВВЕДЕНИЕ 3
РАЗДЕЛ 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПРОВЕДЕНИЯ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ 9
1.1 Рабочие совещания: цели, задачи, виды 9
1.2 Особенности организации и проведения рабочих совещаний 15
РАЗДЕЛ 2. ПРАКТИКА ПРОВЕДЕНИЯ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ В ДЕПАРТАМЕНТЕ ИМУЩЕСТВЕННЫХ И ЗЕМЕЛЬНЫХ ОТНОШЕНИЙ БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ 32
2.1 Организационно-правовая характеристика Департамента имущественных и земельных отношений Белгородской области: роль рабочих совещаний 32
2.2 Анализ рабочих совещаний в Департаменте имущественных и земельных отношений Белгородской области 47
2.3 Влияние событий на Украине весной 2014 г. на проведение рабочих совещаний Департамента имущественных и жилищных вопросов Белгородской области 53
РАЗДЕЛ 3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОВЕДЕНИЯ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ 57
3.1 Проблемы организации и проведения рабочих совещаний в органах исполнительной власти Белгородской области 57
3.2 Предложения по совершенствованию организации проведения рабочих совещаний в органах исполнительной власти Белгородской области 59
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 74
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 77
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 83
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 84

), оценка эффективности проведения совещаний с целью подготовки предложений по корректировке использования совещаний для решения тех или иных задач вообще либо корректировки способов проведения совещаний;
- определение цели и задач разработки Регламента проведения совещаний в Департаменте на основе выявленных в ходе анализа «узких мест».
Срок завершения мероприятия - 1 июня 2012 года.
2. Составление и согласование структуры проекта Регламента проведения совещаний в департаменте имущественных и земельных отношений Белгородской области.
Структура Регламента должна отвечать целям и задачам разработки регламента и охватывать все процессы (этапы) подготовки и проведения совещаний, регламентация которых способна повысить их эффективность. Уже на стадии разработки проекта Регламента необходимо постараться избежать чрезмерной регламентации, то есть оставить вне регламента те вопросы, которые уже эффективно решаются в рамках действия общих нормативных документов, существующего распределения должностных обязанностей, организационных традиций и обычаев.
Так по данным проведенного социологического исследования, в Регламенте проведения совещаний в Департаменте, опрошенные сотрудники предлагают отразить следующие аспекты:
1) периодичность проведения совещаний;
2) порядок контроля за исполнением решений, принятых на совещании;
3) порядок ведения протоколов совещаний;
4) максимальная и минимальная длительность проведения совещаний.
С учетом указанных аспектов, а также требований к структуре нормативных документов предлагается включить в Регламент проведения совещаний в Департаменте следующие разделы:
1. Общие положения (нормативное правовое обоснование утверждения регламента, предмет регулирования);
2. Планирование и организация подготовки совещаний (порядок подготовки, согласования и утверждения планов проведения совещаний в департаменте, порядок уведомления участков совещания, порядок подготовки повестки дня и информационных материалов);
3. Порядок проведения совещаний (максимальная и минимальная длительность проведения совещаний, порядок регистрации участников, требования к докладам, в том числе визуальному сопровождению и т.д.);
4. Порядок документального оформления результатов совещаний (порядок ведения, согласования, оформления и доведения до исполнителей протоколов совещаний, их учета и хранения);
5. Порядок контроля исполнения принятых решений (порядок учета и мониторинга поручений, представления информации об исполнении поручений, порядок применения мер ответственности за неисполнение поручение и т.д.);
6. Заключительные положения (порядок внесения изменений и дополнений в регламент).
Структура Регламента до начала составления собственно проекта Регламента должна быть согласована с начальником Департамента и юридически отделом Департамента.
Срок завершения мероприятия - 15 июня 2012 года.
3.  Составление проекта Регламента проведения совещаний в департаменте имущественных и земельных отношений Белгородской области, обсуждение и внесение необходимых корректировок:
- сбор и обобщение предложений от структурных подразделений департамента в соответствии с представленной им структурой Регламента;
- составление рабочего проекта Регламента и направление его в структурные подразделения департамента для изучения и предложений по согласованию;
- проведение рабочего совещания у первого заместителя начальника департамента по обсуждению проекта Регламента;
- внесение корректировок в проект Регламента по результатам обсуждения (при необходимости).
Срок завершения мероприятий - 15 июля 2012 года.
4. Согласование проекта Регламента проведения совещаний в департаменте имущественных и земельных отношений Белгородской области:
- оформление листа согласования проекта Регламента;
- согласование проекта Регламента с юридическим отделом Департамента;
- согласование проекта Регламента с начальниками всех отделов Департамента;
- согласование проекта Регламента с заместителями начальника Департамента.
Срок завершения мероприятия - 30 июля 2012 года.
5. Оформление приказа начальника департамента «Об утверждении Регламента проведения совещаний в департаменте имущественных и земельных отношений Белгородской области»:
- оформление проекта соответствующего приказа в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству;
- представление Регламента с проектом приказа об его утверждении на подпись начальнику Департамента;
- доработка Регламента с учетом замечаний начальника департамента (при наличии);
- регистрация приказа в журнале регистрации внутренних распорядительных документов департамента в установленном порядке.
Срок завершения мероприятия - 15 августа 2012 года.
6. Ознакомление всех сотрудников с  Регламентом проведения совещаний в департаменте имущественных и земельных отношений Белгородской области:
- создание задачи по исполнению Регламента в системе электронного документооборота ПУВП РИАС «Электронное правительство» с подключением в качестве исполнителей всех сотрудников департамента;
- постановка задачи по исполнению Регламента на оперативных совещаниях в отделах департамента.
Срок завершения мероприятия - 1 сентября 2012 года.
7. Проведение «пилотных» совещаний в соответствии с требованиями Регламента, оценка эффективности:
- назначение группы экспертов из числа наиболее авторитетных сотрудников Департамента;
- проведение «пилотных» совещаний (по каждому виду совещаний, предусмотренных Регламентом) в соответствии с требованиями Регламента с четким контролем исполнения предусмотренных им процедур и сроков по каждому этапу подготовки и проведения совещаний;
- по результатам совещания и контроля выполнения принятых на нем решений подготовка группой экспертов аналитической записки о соблюдении Регламента и оценке эффективности проведения совещаний.
Срок завершения мероприятия - 1 декабря 2012 года.
8. Корректировка Регламента проведения совещаний в департаменте имущественных и земельных отношений Белгородской области по результатам оценки эффективности «пилотных» совещаний.
Данное мероприятие осуществляется, если по результатам проведения «пилотных» совещаний были выявлены недостатки в разработанном Регламенте либо вопросы, которые не нашли в нем отражение, но требующие регламентации для повышения эффективности совещаний. Внесение изменений в текст Регламента осуществляется в установленном порядке приказом начальника департамента.
Срок завершения мероприятий - 30 декабря 2012 года.
Планируемые результаты проекта. Конечным результатом реализации проекта будет являться внедрение в деятельность департамента имущественных и земельных отношений Белгородской области Регламента проведения совещаний, что в свою очередь позволит:
сократить трудозатраты на выполнение работы по приглашению участников совещаний на 50% за счет внедрения системы электронного документооборота по данному направлению работы;
сократить затраты времени на проведение совещаний в среднем на 30% за счет правильной подготовки и проведения совещаний;
повысить результативность проведения совещаний, качество и обоснованность принимаемых на них управленческих решений;
сократить долю неисполненных и (или) несвоевременно исполненных поручений, данных по итогам совещаний, до 5% от общего количества на основе повышения эффективности контроля.
Оценка эффективности проекта. Инструментарий оценки эффективности проекта должен состоять из системы индикаторов, характеризующих деятельность департамента имущественных и земельных отношений Белгородской области, включающих в себя организационные, социальные и экономические показатели.
Экономическая эффективность проекта выражается в снижении временных затрат в процессе организации и проведения рабочих совещаний, посредством регламентации процедуры организации проведения совещаний.
Организационные показатели эффективности проекта – доля государственных гражданских служащих, изучивших современные технологии организации проведения совещаний в органах исполнительной власти.
К социальным показателям можно отнести:
повышение уровня вовлеченности участников в процессе обсуждения, поиска вариантов и принятия решений;
рост взаимного доверия и сплоченности в коллективе.
Ресурсное обеспечение проекта:
- финансовое обеспечение: средства областного бюджета в рамках финансирования текущей деятельности Департамента;
- кадровое обеспечение: для разработки Регламента необходимы квалифицированные юристы, социологи, менеджеры; возможно привлечение для этих целей внешних экспертов;
- информационного и материально-техническое обеспечение: для реализации проекта может быть использовано существующее информационное и материально-техническое обеспечение департамента, в том числе внедряемая в органах исполнительной власти области система электронного документооборота.
Оценка рисков внедрения проекта. Под риском проекта понимается событие, которое еще не произошло и которое имеет некоторую степень неопределенности. В отличие от традиционного понимания, риски могут иметь как негативный характер, так и позитивный. В свою очередь, неопределенность может иметь предвиденный характер и тогда характеризуется вероятностью возникновения, либо неопределенность может иметь непредвиденный характер. Наибольшую опасность представляют именно непредвиденные риски.
В рамках данного проекта можно выделить следующие риски:
организационный – риск того, что организационные изменения могут свести на нет ценность и выгоды данного проекта;
технологический риск - заключается в том, что выбранная технология не соответствует ожиданиям или не окажется подходящей для получения нужных результатов;
отсутствие заинтересованности руководства в реализации и внедрении проекта.
Итак, можно сделать следующие выводы:
1. К основным направлениям мероприятий по совершенствованию организации проведения рабочих совещаний в органах исполнительной власти Белгородской области на сегодняшний день можно отнести: проведение обучения руководителей и сотрудников органов исполнительной власти области теоретическим основам организации проведения эффективных совещаний и современным совещательным практикам; закрепление в должностных регламентах конкретных государственных служащих обязанностей по организационному и документационному сопровождению проведения совещаний; внедрение единой системы оповещения сотрудников органов исполнительной власти области и органов местного самоуправления о проведении совещаний, системы мониторинга и контроля исполнения поручений, данных по результатам проведения совещаний, с использованием системы электронного документооборота ПУВП РИАС «Электронное правительство»; расширение применения современных информационных технологий при проведении совещаний; утверждение единых требований к проведению межведомственных и межуровневых совещаний в органах исполнительной власти области.
2. В качестве важного мероприятия по совершенствованию проведения совещаний также можно выделить разработку, утверждение и внедрение в каждом органе исполнительной власти области регламента организации и проведения совещаний. Учитывая актуальность задачи совершенствования организации проведения совещаний в департаменте имущественных и земельных отношений Белгородской области, к реализации предлагается проект «Разработка и внедрение Регламента проведения рабочих совещаний в департаменте имущественных и земельных отношений Белгородской области», который может стать типовым для реализации и в других органах исполнительной власти области.
3. Целью проекта является повышение эффективности организации проведения совещаний в департаменте имущественных и земельных отношений Белгородской области путем разработки, утверждения приказом начальника Департамента и внедрения к 1 января 2013 года Регламента проведения совещаний. Основными мероприятиями проекта являются: проведение анализа практики организации проведения совещаний в Департаменте; составление и согласование структуры проекта Регламента; составление проекта Регламента, его обсуждение и внесение необходимых корректировок; согласование проекта Регламента; оформление приказа начальника департамента «Об утверждении Регламента проведения совещаний в департаменте имущественных и земельных отношений Белгородской области»; ознакомление с  Регламентом всех сотрудников департамента; проведение «пилотных» совещаний в соответствии с требованиями Регламента, оценка их эффективности; корректировка Регламента по результатам оценки эффективности.
4. Реализация проекта позволит сократить затраты времени на проведение совещаний в Департаменте в среднем на 30% за счет правильной подготовки и проведения совещаний, повысить результативность проведения совещаний, качество и обоснованность принимаемых на них управленческих решений, сократить долю неисполненных и (или) несвоевременно исполненных поручений, данных по итогам совещаний, до 5% от общего количества на основе повышения эффективности контроля.
Заключение
Совещание при соответствующем уровне подготовки и проведения является эффективным методом управленческой деятельности, так как в основе принимаемых решений по различным проблемам и вопросам лежат их коллективные обсуждения и рекомендации.
К основным условиям эффективности и результативности проведения совещаний в любой организации, в том числе и в органе исполнительной власти, относятся: четкая организация в части заблаговременного планирования совещания, определения его целей, тематики, состава участников; наличие повестки дня совещания; определение (назначение) председательствующего на совещании, секретаря, ведущего протокол и участников, ответственных за вопросы повестки дня; обеспечение заблаговременного информирования участников совещания о дате, времени, месте, повестке дня совещания, предоставление им необходимых материалов по вопросам, выносимым на обсуждение; ведение протокола совещания, в котором должны фиксироваться принятые решения и поручения по повестке дня; утверждение и направление протокола всем участникам и исполнителям в кратчайшие сроки после проведения совещания; четкий контроль исполнения поручений, оценка исполнительской дисциплины; накопление протоколов и материалов совещаний в базе данных для анализа истории и поиска прецедентов в решении вопросов; наличие регламента организации и проведения совещаний.
Анализ практики проведения совещаний в департаменте имущественных и земельных отношений Белгородской области, являющемся
уполномоченным органом исполнительной власти Белгородской области, осуществляющим функции по управлению и распоряжению государственной собственностью Белгородской области, позволил выявить ряд проблем и недостатков, препятствующих эффективности совещаний: не обеспечиваются заблаговременная подготовка, согласование и направление участникам совещания повестки дня, информационных материалов по планируемым к рассмотрению вопросам; при проведении совещаний не обеспечиваются условия для активного участия всех участников совещания и ведения конструктивной дискуссии; зачастую обсуждаются вопросы, не включенные в повестку дня и (или) не относящиеся к теме совещания; на совещание выносится слишком много вопросов для обсуждения, совещания затягиваются; протоколы не оформляются или оформляются длительное время после проведения совещания; контроль за исполнением принятых решений не является системным и результативным. Выявленные проблемы во многом характерны и для деятельности других органов исполнительной власти регионального уровня.
Совершенствование организации проведения рабочих совещаний в органах исполнительной власти Белгородской области требует проведения мероприятий по следующим направлениям: обучение руководителей и сотрудников органов исполнительной власти области теоретическим основам организации проведения эффективных совещаний и современным совещательным практикам; закрепление в должностных регламентах конкретных государственных служащих обязанностей по организационному и документационному сопровождению проведения совещаний; внедрение единой системы оповещения сотрудников органов исполнительной власти области и органов местного самоуправления о проведении совещаний, системы мониторинга и контроля исполнения поручений, данных по результатам проведения совещаний, с использованием системы электронного документооборота; расширение применения современных информационных технологий при проведении совещаний; утверждение единых требований к проведению межведомственных и межуровневых совещаний в органах исполнительной власти области; разработка, утверждение и внедрение в каждом органе исполнительной власти области регламента проведения совещаний.
Учитывая актуальность задачи совершенствования организации проведения совещаний в департаменте имущественных и земельных отношений Белгородской области, к реализации предложен проект «Разработка и внедрение Регламента проведения рабочих совещаний в департаменте имущественных и земельных отношений Белгородской области». Целью проекта - повышение эффективности организации проведения совещаний в департаменте имущественных и земельных отношений Белгородской области путем разработки, утверждения приказом начальника Департамента и внедрения к 1 января 2013 года Регламента проведения совещаний. Реализация проекта предусматривает комплекс мероприятий по анализу практики проведения совещаний в департаменте, подготовке, согласованию и утверждению соответствующего Регламента, ознакомлению с ним всех сотрудников департамента. Также в рамках проекта предлагается провести «пилотные» совещания (по каждому виду совещаний, предусмотренных Регламентом) в соответствии с требованиями Регламента с четким контролем исполнения предусмотренных им процедур и сроков по каждому этапу подготовки и проведения совещаний, а затем по результатам оценки группой экспертов эффективности проведения «пилотных» совещаний - осуществить при необходимости корректировку Регламента для его окончательного внедрения в практику работы.
Реализация проекта позволит достичь целого ряда положительных эффектов в организации проведения рабочих совещаний в департаменте имущественных и земельных отношений, в том числе: сократить затраты времени на проведение совещаний в среднем на 30% за счет правильной подготовки и проведения совещаний, повысить результативность проведения совещаний, качество и обоснованность принимаемых на них управленческих решений, сократить долю неисполненных и (или) несвоевременно исполненных поручений, данных по итогам совещаний, до 5% от общего количества на основе повышения эффективности контроля.
. 
Список источников и литературы
Нормативно-правовые акты:
Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 года [Текст] // Российская газета. – № 237. – 1993. – 25 декабря.
Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации [Текст]: федер. закон. от 6 октября 1999 г. № 184-ФЗ // Собрание законодательства РФ. - 2003. - №40. - Ст. 3822;
О государственной гражданской службе Российской Федерации [Электронный ресурс]: федеральный закон от 27 июля 2004 г. №79 – ФЗ // Справочно-правовая система «Консультант Плюс».
О системе государственной службы в Российской Федерации [Электронный ресурс]: федеральный закон от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ // Правительство Российской Федерации: [сайт]. – Режим доступа: http://www.gov.ru.
Об утверждении федеральной программы «Реформирование и развитие системы государственной службы Российской Федерации (2009 – 2013 годы)» [Электронный ресурс]: Указ Президента Российской Федерации от 10 марта 2009 г. № 2612 // Администрация Президента Российской Федерации: [сайт]. – Режим доступа: http://www.gov.ru.
О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти [Текст]: Постановление Правительства РФ от 28 июля 2005 г. №452// Российская газета. – 2005. – 5 августа;
Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти [Текст]: Постановление Правительства РФ 15 июня 2009 г. № 477// Российская газета. – 2009. – 24 июня.
О государственной гражданской службе Белгородской области [Электронный ресурс]: закон Белгородской области от 30 марта 2005г. №176 // Справочно-правовая система «Консультант Плюс». Разд. «Законодательство». Информ. банк «Регион. вып. Белгородская область».
О порядке управления и распоряжения государственной собственностью Белгородской области [Текст]: закон Белгородской области от 7 июня 2011 года № 44// Белгородские известия. - 2011. - № 111.
Положение о департаменте имущественных и земельных отношений Белгородской области [Электронный ресурс]: утверждено распоряжением правительства Белгородской области от 27 февраля 2004 г. №2-рп «Об утверждении структур, штатных расписаний органов исполнительной власти области и назначении на государственные должности» //Официальный сайт департамента имущественных и земельных отношений Белгородской области. - Режим доступа: http://dizo31.ru.
Монографии, статьи в периодических и научных изданиях:
Авидон, И. Тренинги ведения переговоров [Текст] / И. Авидон. – М., 2008. – 192 с.
Армилла, Ж. Фэн–шуй и ведение переговоров [Текст] / Ж. Армилла. – СПб., 2002. – 256 с.
Асалиев, А.М., Миронова, И.И. Основы делопроизводства: Учебное пособие [Текст] / А.М. Асалиев, И.И. Миронова, Е.А. Косарева, Г.Г. Вукович. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2014. - 144 с.
Басаков, М. И. Делопроизводство [Текст] / М. И. Басаков. – М.: Ростов–на–Дону, «Март», 2004. – 336 с. 
Бороздина, Г. В. Психология делового общения[Текст] / Г. В.Бороздина. – М.: ИНФРА–М, 2004.
Браим, И. Культура делового общения [Текст] / И. Браим. – Минск: «Экоперспектива», 2009.
Бузов, Г.А. Практическое руководство по выявлению специальных технических средств несанкционированного получения информации [Текст] / Г. А. Бузов. – М., 2010. – 240 с.
Василенко, И.А. Искусство международных переговоров в бизнесе и в политике [Текст] / И. А. Василенко. – М., 2009. – 304 с.
Вершигора, Е.Е. Менеджмент [Текст] / Е. Е. Вершигора. – М.: ИНФРА–М, 2003.
Вилинская, О. Как научить сотрудников слушать и понимать друг друга [Текст] / О. Вилинская // Кадровое дело. – 2014. - №2. – С. 94-101.
Галахов, В. В. Секретарское дело [Текст] / В. В. Галахов. – М.: ТК Велби, Проспект, 2005. – 608 с. 
Гамидуллаев, Б.Н. Организация процесса подготовки и проведения совещаний [Текст] / Б.Н. Гамидуллаев // Вестник Воронежского государственного университета. – 2007. – С. 117–122.
Дараховский, И.С. Бизнес и менеджер [Текст] / И.С. Дараховский. – М.: Юристъ, 2003.
Жаглин, А.В., Ульянов, А.Д. Основы управления и делопроизводства [Текст] / А.В. Жаглин, А.Д. Ульянов. – М.: Юнити-Дана; Закон и право, 2014. – 534 с.
Кабушкин, Н.И. Основы менеджмента [Текст] / Н. И. Кабушкин – Минск: «Новое знание», 2007.
Кибанов, А.Я. Этика деловых отношений [Текст] / А.Я. Кибанов. – М.: ИНФРА, 2003. –245 с.
Клюев, И.М. Эффективная организация совещания [Текст] / И. М. Клюев // Социологическое исследование, 2011.
Ковров, А.В. Психологические аспекты ведения переговоров [Текст] / А.В. Ковров. – М.: Бератор–Пресс, 2010. – 200 с.
Колесников, А.Н. Психология делового преуспевания [Текст] / А.Н. Колесников. – М.: ВЛАДОС–ПРЕСС, 2008. – 304 с.
Коробко, В.И. Теория управления [Текст] / В.И. Коробко. – М.: ЮНИТИ, 2009. – 383 с.
Краснов, В.Н. Психология и этика делового общения [Текст] /В.Н. Краснов. – М.: ЮНИТИ–ДАНА, 2009. – 327 с.
Креветченко, М.Н. Основы менеджмента [Текст] / М.Н. Креветченко. – М.: ИВЦ "Маркетинг", 2006. – 125 с.
Кукушин, В.С. Психология делового общения [Текст] / В.С. Кукушин. – М.: ИКЦ "МарТ", 2009. – 368 с.
Курбатов, В.И. Как успешно провести переговоры [Текст] / В.И. Курбатов. – Ростов–на–Дону: Феникс, 2010. – 318 с.
Лавриненко, В.Н. Психология и этика делового общения [Текст] / В.Н. Лавриненко. – М.: ЮНИТИ–ДАНА, 2009. – 327с.
Липсиц, И.В. Секреты умелого руководителя [Текст] / И.В. Липсиц. – М.: Экономика, 2005.
Маркелова, Н.А. Организация и документирование подготовки и проведения совещаний на государственной службе[Текст] / Н. А. Маркелова. – М., 2007.
Митрошенков, О.А. Эффективные переговоры [Текст] / О.А. Митрошенков . – М.: ИНФРА, 2009. – 127 с.
Мокшанцев, Р.И. Психология коммуникации на переговорах [Текст] / Р.И. Мокшанцев. – М.: ИНФРА–М., 2008 – 360 с.
Морозов, А.В. Управленческая психология [Текст] / А.В. Морозов. – М.: Академический проект, 2009. – 288 с.
Нарушак, В.Б. Психология внутрифирменного менеджмента [Текст] / В.Б. Нарушак. – М., 2008.
Николайчук, В.Е. Маркетинг и менеджмент услуг [Текст] / В.Е. Николайчук. – СПб., 2004. – 21 с.
Петраков, А.В. Основы практической защиты информации [Текст] / А. В. Петраков. – М.: Солон–Пресс, 2005. – 384 с.
Петрунин, Ю.Ю. Этика бизнеса [Текст] / Ю.Ю. Петрунин. – М.: Дело, 2009. – 280 с.
Прокофьева, Н.И. Психологические аспекты ведения переговоров [Текст] / Н.И. Прокофьева. – М.: ГроссМедиа, 2007. – 128 с.
Ронжин, А.Л. Способы оценивания систем видеомониторинга ситуации в зале совещания [Текст] / А.Л. Ронжин // Информационно–измерительные и управляющие системы. – 2011. – №14. – С. 25–60.
Руденский, Е.В. Основы психотехнологии общения менеджера [Текст] / Е.В. Руденский. – М.: МПСИ, 2007. – 93 с.
Самохвалова, А.Г. Деловое общение: путь к успеху [Текст] / А.Г. Самохвалова. – Кострома: КГУ, 2007.– 332 с.
Сапунова, А.В. Рабочее совещание: общение и управление взаимодействием подчиненных [Текст] / А.В. Сапунова // Новая аптека. Эффективное управление. – 2008. – № 5. – С. 98–110.
Семенов А.К. Психология и этика менеджмента и бизнеса [Текст] / А.К.Семенов. СПб., 2009.
Сидоров, П.И., Коноплева, И.А. Деловое общение [Текст] / П.И. Сидоров, И.А. Коноплева. - М.: Инфра-М, 2014. - 383 с.
Соловьев, Э. Я. Референт руководителя / Э. Я. Соловьев. – М.: «Ось–89», 2006. – 528
Степанова, Л.А. Психология внутрифирменного менеджмента: практическое руководство для менеджеров по персоналу [Текст] / Л.А. Степанова. – М.: Экзамен, 2008. – 196 с.
Столяренко, Л.Д. Психология и этика деловых отношений [Текст] / Л. Д. Столяренко. – Ростов–на–Дону: Феникс, 2003.
Суханова, И.М. Разработка и внедрение системы совещаний [Текст] / И.М. Суханова // «Секретарь–референт». 2008.
Фишер, Р. Подготовка к переговорам [Текст] / Р. Фишер. – М.: Филинъ, 2005.
Фомичев, Ф.О. Конструктивное совещание государственных служащих [Текст] / Ф.О. Фомичев. – М., 2006.
Шейнов, В.П. Психология и этика делового контакта [Текст] / В.П. Шейнов. – М.: Экоперспектива, 2007. – 183 с.
Ресурсы Интернет:
Белгородская область взяла шефство над Кировским районом республики Крым [Электронный ресурс] // Инвестиционный портал Белгородской области: [сайт]. – Режим доступа: http://www.gov.ruhttp://belgorodinvest.com/media/news/belgorod-region/belgorodskaya_oblast_vzyala_shefstvo_nad_Kirovskim_raionom_Kryma/
В Белгородской области стартовал благотворительный марафон «Белогорье – Крыму» [Электронный ресурс] // Официальный сайт Губернатора и Правительства Белгородской области: [сайт]. – Режим доступа: http://www.belregion.ru/press/news.php?ID=4759
Делегация Белгородской области продолжает работу в Кировском районе Крыма [Электронный ресурс] // Официальный сайт Губернатора и Правительства Белгородской области: [сайт]. – Режим доступа: http://www.belregion.ru/press/news.php?ID=4834
Помощь белгородцев начала поступать в Кировский район Крыма [Электронный ресурс] // Официальный сайт Губернатора и Правительства Белгородской области: [сайт]. – Режим доступа: http://www.belregion.ru/press/news.php?ID=4821
Сегодня с рабочим визитом в Кировский район Крыма прибыла делегация из Белгородской области [Электронный ресурс] // Официальный сайт Губернатора и Правительства Белгородской области: [сайт]. – Режим доступа: http://www.belregion.ru/press/news.php?ID=4823
Приложение 1
Структура департамента имущественных и земельных отношений Белгородской области
Приложение 2
АНКЕТА
социологического исследования по теме «Совершенствование организации проведения совещаний в органах исполнительной власти Белгородской области»
Уважаемый участник опроса!
Цель социологического исследования, в котором мы просим Вас принять участие – определение направлений совершенствования организации проведения совещаний в органах исполнительной власти Белгородской области. При ответах на вопросы рекомендуем подчеркнуть номера вариантов, совпадающих с Вашим мнением, или указать на отведенном месте (при наличии) собственные варианты ответов. Ваше мнение и практические предложения играют важную роль в достижении поставленной цели исследования. Заранее благодарим за активное сотрудничество!
1. Как часто Вы участвуете в совещаниях? (выберете 1 из вариантов ответов)
1.1. несколько раз в неделю
1.2. 1 раз в неделю
1.3. 1 раз в месяц
1.4. 1 раз в квартал
1.5. Реже
2. Ваше мнение о существующей периодичности проведения совещаний в органе исполнительной власти (выберете 1 из вариантов ответов):
2.1. совещания проводятся слишком часто
2.2. совещания проводятся часто
2.3. совещания проводятся с нормальной периодичностью
2.4. совещания проводятся редко
2.5. совещания проводятся очень редко
2.6. _____________________________________(укажите свой вариант ответа)
3. Необходимо ли изменить периодичность проведения совещаний? (по каждому виду совещаний выберете один из вариантов ответов, поставив знак «V» в соответствующей ячейке)
Виды совещаний да,
совещания нужно проводить чаще да,
совещания нужно проводить реже нет оперативные совещания (планерки) инструктивные совещания (совещания-семинары) совещания по отдельным проблемным вопросам расширенные оперативные совещания с участием всех сотрудников органа исполнительной власти расширенные совещания с участием сотрудников органа исполнительной власти и подведомственных организаций расширенные совещания с участием представителей органов местного самоуправления
4. В какое время обычно (чаще всего) проводятся совещания? (выберете 1 из вариантов ответов)
4.1. с 8:00 до 11:00
4.2. с 11:00 до 13:00
4.3. с 14:00 до 16:00
4.4. с 16:00 до 18:00
5. Устраивает ли Вас время проведения совещаний? (выберете 1 из вариантов ответов)
5.1. да
5.2. нет
5.3. затрудняюсь ответить
6. Какова обычно длительность совещания? (выберете 1 из вариантов ответов)
6.1. менее 1 часа
6.2. более 1 часа, но менее 1,5 часов
6.3. более 1,5 часов
7. Необходимо ли изменить длительность совещаний? (выберете 1 из вариантов ответов)
7.1. да, совещания должны быть короче
7.2. да, совещания должны проводиться дольше
7.3. нет
8. Укажите оптимальную на Ваш взгляд длительность совещания (выберете 1 из вариантов ответов):
8.1. 1,5 часа
8.2. 1 час
8.3. 45 минут
8.4. 30 минут
8.5. _____________ (укажите свой вариант ответа)
9. Где обычно (чаще всего) проводятся совещания? (выберете 1 из вариантов ответов)
9.1. в кабинете руководителя
9.2. в специально оборудованном помещении (зале заседаний, комнате переговоров)
9.3. _____________ (укажите свой вариант ответа)
10. Устраивает ли Вас место проведения совещаний? (выберете 1 из вариантов ответов)
10.1. да
10.2. нет
10.3. затрудняюсь ответить
11. Сколько вопросов обычно выносится для обсуждения на совещании (выберете 1 из вариантов ответов):
11.1. 1-2 вопроса
11.2. 3-4 вопроса
11.3. 5 и более вопросов
12. Необходимо ли изменить подход к определению количества вопросов, выносимых для обсуждения на совещании? (выберете 1 из вариантов ответов):
12.1. да, необходимо сокращать количество вопросов
12.2. да, необходимо увеличивать количество вопросов
12.3. нет
13. Существует ли инструкция (регламент) по проведению совещаний в Вашем органе исполнительной власти? (выберете 1 из вариантов ответов)
13.1. да
13.2. нет
13.3. затрудняюсь ответить
14. Необходима ли инструкция (регламент) по проведению совещаний в органе исполнительной власти? (выберете 1 из вариантов ответов)
14.1. да
14.2. нет
14.3. затрудняюсь ответить
15. Как влияет ли наличие инструкции (регламента) на эффективность проведения совещаний в органе исполнительной власти (выберете 1 из вариантов ответов):
15.1. совещания проводятся более эффективно, когда процедура их проведения регламентирована
15.2. при наличии инструкции (регламента) совещания проводятся менее гибко и соответственно менее эффективно
15.3. наличие инструкции (регламента) никак не влияет на эффективность проведения совещаний
15.4. _____________ (укажите свой вариант ответа)
16. Что, по Вашему мнению, прежде всего, должно быть отражено в инструкции (регламенте) по проведению совещаний? (выберите не более 3- х вариантов ответов)
16.1. Периодичность проведения совещаний
16.2. Максимальная и минимальная длительность проведения совещаний
16.3. Порядок подготовки повестки дня совещания
16.4. Порядок приглашения участников на совещание
16.5. Порядок ведения протоколов совещаний
16.6. Порядок контроля за исполнением решений, принятых на совещании
16.7. _____________ (укажите свой вариант ответа)
17. Утверждается ли в Вашем органе исполнительной власти перед проведением совещания «повестка дня»? (выберете 1 из вариантов ответов)
17.1. да, всегда
17.2. да, но в отношении отдельных совещаний
17.3. нет
18. Ведутся ли протоколы совещаний? (выберете 1 из вариантов ответов)
18.1. да, всегда
18.2. чаще да, чем нет
18.3. чаще нет, чем да
18.4. нет
19. Какие проблемы в организации проведения совещаний наиболее характерны для Вашего органа исполнительной власти? (выберите не более 3- х вариантов ответов)
19.1. отсутствует планирование проведения совещаний
19.2. назначенные совещания часто переносятся на другое время
19.3. участники не приглашаются на совещания заблаговременно
19.4. до проведения совещания участникам не передается для ознакомления повестка дня и материалы по рассматриваемым вопросам
19.5. низкое качество информационно-технического и мультимедийного сопровождения проведения совещаний
19.6. при проведении совещаний не обеспечиваются условия для активного участия всех участников совещания и ведения конструктивной дискуссии
19.7. совещания начинаются не вовремя
19.8. на совещании обсуждение «уходит в сторону» (обсуждаются вопросы, не включенные в повестку дня и (или) не относящиеся к теме совещания)
19.9. не ведутся протоколы совещаний
19.10. длительность подготовки, согласования и направления участникам протоколов совещаний
19.11. отсутствие контроля за исполнением решений, принятых на совещании
20. Какова обычно «атмосфера» на совещаниях? (выберете 1 из вариантов ответов)
20.1. участники совещания пассивны, дискуссия не ведется
20.2. участники совещания активны, ведется конструктивная дискуссия
20.3. участники совещания активны, но ведут споры, не вступая в конструктивную дискуссию
21. Как вы оцениваете эффективность проведения совещаний, проводимых в вашей организации? (выберете 1 из вариантов ответов)
21.1. совещания эффективны
21.2. совещания чаще эффективны, чем не эффективны
21.3. совещания чаще не эффективны, чем эффективны
21.4. совещания не эффективны
22. В чем основные причины неэффективности проведения совещаний? (выберите не более 3- х вариантов ответов)
22.1. неправильно выбирается время для проведения совещаний
22.2. неправильно выбирается место для проведения совещаний
22.3. неправильно определяется состав участников совещания
22.4. на совещание приглашается слишком много участников
22.5. на совещание одновременно выносится слишком много вопросов для обсуждения, совещания затягиваются
22.6. до проведения совещания участникам не передается для ознакомления повестка дня и материалы по рассматриваемым вопросам, участники оказываются неподготовленными для конструктивного осуждения вопросов
22.7. неумение руководителя организовывать активную дискуссию при проведении совещания, концентрировать внимание участников на обсуждении и решении ключевых вопросов
2