Должностной анализ и планирование по позиции (должность) (предприятние)

Введение 3
1. Характеристика компании "РуссКом Солюшенс" 4
2. Организационная структура компании "РуссКом Солюшенс" 6
3. Исследование местоположения должностной позиции «офис-менеджер» в процессах деятельности компании 8
4. Должностной анализ позиции «офис-менеджера» 10
4.1 Структуризация должностных обязанностей 10
4.2. Взаимосвязь между компонентами должностной инструкции. Балансировка прав, обязанностей и ответственности 12
4.3. Анализ информативности формулировок свойственных одинарных должностных обязанностей 15
4.4 Схема информационных взаимосвязей 19
4.5. Анализ затрат рабочего времени 19
5. Анализ и оптимизация одинарного процесса 24
Заключение 27
Приложение 28

Вход Выход Наименование вх. информации (откуда подразделение; должностная позиция; периодичность и сроки поступления; метод, форма (телефон; е-мейл; внутренняя форма)) № п/п
(№ пункта должностной обязанности по должностной инструкции) Наименование выходной информации; в каком виде вых. информация; куда (подразделение, должностная позиция); сроки, периодичность; способ и форма передачи) Результаты аудитов (HR Operational Controls team, Finance BC team; e-mails; после каждого проведенного аудита) 1. (№ 3) Сформированный «кодекс» поведения в офисе Политики, процессы, процедуры компании, корпаративные инструкции (владельцы процессов на глобальном уровне, e-mails, интранет) 2.(№ 1,2, 4, 5,6) Удовлетворительный статус контроля по процессам HR в России и СНГ (владельцы процессов)
4.5. Анализ затрат рабочего времени
Нормирование и планирование рабочего времени как исполнителей, так и руководителей позволяют значительно повысить эффективность его использования. Поэтому управление рабочим временем немыслимо без анализа его структуры затрат.
№ п/п Наименование операции Длительность (мин.) % от Тсм А - работа I 1 Подготовка к работе 10 2,1 2 Непосредственно работа 3 0,6 3 Окончание работы 10 2,1 Итого 23 4,8 II 1 Оформление отчётов 35 7,3 2 Оформление запросов информации в подразделения 23 4,8 3 Консультация владельца процесса Увольнения 30 6,3 4 Консультация владельца процесса Рекрутмент 42 8,8 5 Консультация владельца процесса Компенсации и льготы 68 14,2 6 Анализ полученных документов на предмет соответствия требованиям 116 24,2 7 Телефонный разговор по прояснению корпоративной инструкции 50 10,4 8 Консультация владельца процесса расчет заработной платы 28 5,8 Итого 372 77,5 III Непроизводительная работа 1 Поиск документов 8 1,7 Итого 8 1,7 Итого работы 403 84,0 Б - Перерывы I 1 45 9,4 2 Отдых и личные надобности 30 6,3 Итого 75 15,6 II 1 Перезагрузка компьютера 2 0,4 Итого 2 0,4 Итого перерывов 77 16,0 Всего затрат 480 100,0
Для анализа примем все рабочее время за 100% и попробуем оценить процентное соотношение затрат по различным группам и критериям.
Свойственные и несвойственные. Поскольку большую часть рабочего времени офис-менджер занимается аналитической деятельностью и консультированием, поэтому свойственные должностные обязанности занимают порядка 90 % его рабочего времени, а несвойственные занимают лишь 10% его рабочего времени.
Организационные и функциональные. Организационные должностные обязанности занимают лишь порядка 50% рабочего времени и 50% функциональные.
Текущие и перспективные. В связи с тем, что персональные бизнес-цели устанавливаются на год и создается план по их реализации с разбивкой по месяцам/кварталам, в основном офис-менеджер занимается текущими задачами (70% времени), отвлекаясь на перспеспективными при возникновении проблем, сложностей в отведенном ему департаменте.
По каждому адресату. Затраты рабочего времени по всем адресатам представлены в нижеприведенной таблице:
Затраты рабочего времени по всем адресатам
рабочее время (100%) по каждому адресату (%) Директор по персоналу 5 Владелец процесса Рекрутмент 15 Владелец процесса Увольнения 15 Владелец процесса Компенсации и льготы 20 Владелец процесса Расчет и выплата заработной платы 15 Владелец процесса Мобилити 15 Прочие сотрудники HR 5 IST HR Controls team 10 Итого: 100

Из таблицы видно, что большую часть своего времени офис-менджер взаимодействует с непосредственными клиентами – владельцами процессов и коллегами по функциональному направлению. Лишь незначительное время тратится на работу с другими коллегами. Несмотря на то, что основным клиентом офис-менджер является HR директор, с ним проводится наименьшее количество времени благодаря наличию ответственных лиц в каждом из процессов. Таким образом HR директор привлекается к процессу только в экстренных ситуациях либо в регулярных встречах по статусу контроля в его департаменте.
Разовые, экстренные и текущие. Здесь 85% времени отводится на выполнение текущих обязаннсоте и 15 на разовые и экстренные.
5. Анализ и оптимизация одинарного процесса
Поскольку большая часть должностных обязанностей связана с установлением должного уровня контроля в HR департаменте, поэтому в качестве одинарного процесса для анализа выбран процесс проведения аудита, показывающего результаты проведенной работы, и роль в нем офис-менджера.
Должностная обязанность - Поддерживать аудитируемые страны, включая обучение, организацию необходимых встреч и консультирование
Надтабличная часть:
Наименование работы: Исполнитель:
Координация аудита офис-менджер
Входная информация: Откуда поступает:
1. Объявление аудита Руководитель внутреннего аудита
Используемая информация: Где хранится:
1. Объявление об аудите 1. В тим руме (специльно созданной для аудита базе данных)
2. Первоначальный запрос информации
Выходная информация: Кому передается:
1. Отчет об аудите HR директору
Технические средства: Другие пользователи:
1. Ноутбук 1. Сотрудники HR департамента
2. Wi-fi 2. Сотрудники смежных отделов, предоставляющие необходимую информацию.
3. Доступ ко внутренним сетям 3. HR IST Operational Controls management
Компании 4. Финансовый бизнес-контроль HR
Региональные и глобальные владельцы процессов.

Рисунок 3- Анализ и оптимизация одинарного процесса
Рисунок 4- Анализ и оптимизация одинарного процесса
Заключение
Проведение должностного анализа полезно прежде всего линейным руководителям. Он является первоначальным аналитическим этапом процесса интенсификации труда, может способствовать изменению организационной структуры, позволяет составить инструкции отделу по работе с персоналом в части отбора или обучения персонала.
В данной курсовой работе был проведен должностной анализ позиции офис-менеджера в компании «РуссКом Солюшенс». Какие же основные выводы можно сделать по итогам проведенного анализа? Прежде всего следует отметить, что на основании согласованных персональных бизнес-целей можно составить должностную инструкцию, которая будет отражать достаточно детально формулировки должностных обязанностей носящие информативный характер. Так же необходимо заметить, что все прописанные должностные обязанности носят по большому счету функциональный характер.
Данный должностной анализ поможет отделу кадров не только найти кандидатуру на данную должность с требуемыми навыками и характером.
Приложение
2