Жанры канцелярского подстиля. Правила оформления деловых бумаг

СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 3
1 Характерные черты официально-делового стиля. Подстили деловой речи 4
2 Классификация жанров административно-канцелярского подcтиля 7
3 Правила оформления деловых бумаг 8
3.1 Лексические особенности 8
3.2 Грамматические особенности 9
3.3 Приемы унификации языка служебных документов 13
3.4 Правила оформления служебных документов 14
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 20
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 21

По форме отправления:
- почта;
- факс;
- электронная почта.
Особенность документов заключается в том, что они пишутся по строгой форме. Форма документа, или формуляр, представляет собой совокупность и последовательность расположения реквизитов и значимых частей текста. Они разрабатываются и утверждаются в виде государственного стандарта (Сборники "Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов") и регулярно переиздаются.
Справки могут содержать информацию о фактах и событиях служебного характера и информацию, которая удостоверяет тот или иной факт частной жизни. Последние необходимы частному лицу для предоставления в организацию или учреждение. Это справки: о месте проживания, о составе семьи, о трудовом стаже, о заработной плате, о занимаемой должности, о месте учёбы и т.д.
Реквизиты справки:
- наименование жанра документа;
- именование лица (фамилия, имя, отчество), которому она выдаётся;
- текст, содержащий требуемую информацию;
- указание адреса и наименование организации, для которой выдаётся справка;
- подпись должностного лица;
- обозначение адресанта (обычно содержится в угловом штампе организации или трафаретном оформлении справки).
Основные языковые модели справки: Дана в том, что…, Дана для предъявления в…
Докладная записка - это документ, который адресован руководству и информирует его о выполненной работе, об имевшем место факте, о сложившейся ситуации. Докладная записка содержит также выводы и предложения составителя.
Реквизиты докладной записки:
- адресат (наименование должностного лица, его фамилия, инициалы);
- наименование жанра документа;
- текст (информация, предложение и его аргументация);
- список документальных приложений (если они требуются);
- наименование организации (или в штампе).
Докладная записка может содержать заголовок. Основные языковые модели докладной записки: Прошу…, В связи с…, В соответствии с…, Возникла необходимость + родительный падеж, Согласовать вопрос…
Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание основного документа (плана, отчёта, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Текст последних должен быть убедительным, мотивированным
Заявление предназначено для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности. Заявление всегда пишется по конкретному поводу и посвящается одному вопросу. Реквизиты личного заявления:
- адресат;
- именование заявителя (фамилия, имя, отчество, адрес, номер телефона);
- наименование жанра документа;
- текст;
- список документальных приложений (при их наличии);
- подпись заявителя;
- дата.
Языковые формулы заявления: Прошу…, Ставлю Вас в известность…, Довожу до Вашего сведения…, Ввиду того что…, В связи с тем что…, Прошу Вашего разрешения…, Прошу дать ответ…, Прошу оказать содействие…, Прошу принять меры….
Примечание: фамилия заявителя может быть употреблена и с предлогом от (от Кузнецовой А.И.); слово заявление может начинаться и со строчной буквы, а в конце с точкой (заявление.).
Доверенность – документ, дающий его предъявителю полномочия на выполнение каких-либо действий от имени доверителя. Реквизитами доверенности являются:
- наименование жанра документа;
- место написания;
- дата написания;
- основной текст;
- удостоверительная подпись, скреплённая печатью организации;
Рекомендации по написанию деловых писем
Выделяют следующие типы деловых писем: письмо-сообщение; сопроводительное письмо; письмо-инструкция; гарантийное письмо; письмо-просьба; письмо-запрос; оферта (письмо-предложение); письмо-напоминание; письмо-приглашение; рекламация; письмо-подтверждение; письмо-благодарность; письмо-ответ.
- Подпись под деловым письмом всегда делается от руки; факсимиле в деловых письмах не допускается, так как свидетельствует о неуважении к адресату или об отсутствии к нему интереса.
- Нежелательно большое количество причастных и деепричастных оборотов, недопустимы назывные предложения, риторические вопросы, метафоры и прочие средства выразительности речи.
- Рекомендуется традиционное, классическое, с точки зрения грамматики, построение фраз: подлежащее – сказуемое – обстоятельство места и т.п.; минимум прилагательных, почти полное отсутствие местоимений.
- Если в письме затрагивается несколько вопросов, они по смыслу должны быть отделены одно от другого.
- Деловое письмо должно быть предельно коротким, в этом случае оно воспринимается лучше.
- При написании письма должны использоваться безупречная бумага, разборчивый шрифт: не мелкий, не имитирующий рукописный, достаточно жирный.
- Текст должен быть расположен безупречно: широкие поля, оформление "в край", т.е. без абзаца, поскольку в современных деловых кругах печатание "в край" считается более официальным;
Структура делового письма.
Деловое письмо имеет определенную структуру. К элементам структуры относятся:
1) Реквизиты
2) Тема (О+ существительное в предложном падеже; По вопросу о + существительное в предложном падеже; Касательно + существительное в родительном падеже): О поставке автомобилей; По вопросу о поставке телевизоров; Касательно заказа на поставку зерна)
3) Вводная часть (сообщение повода): Согласно контракту... Нами рассмотрены Ваши предложения…
4) Основная часть письма (формулирование главной мысли письма в соответствии с целью): Просим рассмотреть вопрос/ подтвердить заказ/ сообщить о решении/ Направляем Вам/ Высылаем Вам...
5) Заключение (выражение надежды на ответ, на положительное решение вопроса, признательность, благодарность): Надеемся получить ответ в ближайшее время; Просим ответить в двухнедельный срок; Ожидаем Вашего согласия...; Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество... ; Искренне Ваш...; Заранее благодарны... ; С уважением...
Минимальный перечень ситуаций в деловой жизни, которые принято сопровождать письменными сообщениями:
- поздравление (в связи с юбилейной датой, по случаю бракосочетания, получения нового служебного назначения, по случаю выигранного конкурса и т.п.); отметим, что с днем рождения письменно поздравляют только при наступлении круглой даты;
- соболезнования по соответствующему случаю (только от руки);
- выражение благодарности за прием (на следующий день), за подарок, за поздравления (лучше от руки).
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Официально-деловой стиль – это стиль, который обслуживает правовую и административно-общественную сферы деятельности. Он используется при написании документов, деловых бумаг и писем в государственных учреждениях, суде,  а также в разных видах делового устного общения.
Среди книжных стилей  официально-деловой стиль выделяется относительной устойчивостью и замкнутостью. С течением времени он, естественно, подвергается некоторым изменениям, но многие его черты: исторически сложившиеся жанры, специфическая лексика, морфология, синтаксические обороты – придают ему в целом консервативный характер.
Для официально-делового стиля характерны сухость, отсутствие эмоционально окрашенных слов, сжатость, компактность изложения.
Цель работы достигнута.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. "Русский язык и культура речи" / под. ред. Н.И.Колесниковой. - Часть 1. -Новосибирск: Изд-во НГТУ, 2009
2. Голуб И.Б. Русский язык и культура речи: учебное пособие. – М.: Логос, 2003. – С.359.
3. Будагов Р.А. Как мы говорим и пишем. М., 2006. – С. 225.
4. Особенности официально делового стиля речи [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://sites.google.com/site/oficialnodelovojstilreci/home/osobennosti-oficialno-delovogo-stila-reci
5. История официально-делового стиля и жанры деловой речи [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.ido.rudn.ru/ffec/rlang/rl13.html
4