Рациональная организация труда руководителя (специалиста)

Существуют определённые правила, которые соблюдаются при организации процесса «мозгового штурма».
1. Не критиковать и не одергивать говорящего.
2. Никогда не называть высказанную идею нереальной или абсурдной.
3. Необходимо стараться набирать как можно большее количество идей, не обращая внимания на их качество. «Мозговой штурм» создает предпосылки для творческого мышления, поэтому, чем больше предложений, тем лучше.
4. Следует всячески приветствовать творческие порывы. Каждый участник может развить идеи, высказанные другими.
5. Все предложения должны обязательно фиксироваться.
Рассмотрев главные подходы к управлению производственной организацией, перейдем к анализу управленческих ценностей и моделей поведения руководителя.
Прежде всего, следует различать термины руководство и управление. Руководство есть система административных, командно-распорядительных воздействий. Управление система приёмов и правил по наиболее эффективному использованию работников для достижения производственных целей организации и личных целей работников. Управление — это не только наука, но и искусство.
Стиль управления в значительной мере зависит от уровня культуры и ценностных ориентации руководи геля. Стиль работы руководителя, особенностья организации труда руководителя.__________________________________________________________________________________, его компетентность в современных динамично меняющихся социально-экономических условиях определяет успешную работу возглавляемой им организации.
Если обобщить многогранную деятельность руководителя, то можно выделить три её главных направления:
• управление технико-технологической подсистемой предприятия;
• управление его экономической подсистемой;
• управление социальной подсистемой — производственным коллективом.
И хотя в реальной практике управление этими подсистемами представляет собой единый процесс, все же следует констатировать, что управление коллективом представляет наиболее сложную задачу для руководителя, по крайней мере, по двум причинам. Во-первых, социальная организация обладает исключительной сложностью, особенно в сфере неформальных отношений, во-вторых, потому, что в подавляющем своем большинстве руководители являются техническими специалистами, инженерами, которых в техническом вузе искусству управления людьми учат явно недостаточно.
Они знают цели организации, но не всегда ясно представляют, что работники имеют свои собственные цели, далеко не всегда совпадающие с целями организации. А искусство руководителя и заключается в умении согласовывать личные цели работников, их потребности и интересы с целями и интересами организации. Руководитель постоянно находится в системе отношений с руководимым им коллективом, вышестоящим руководством и смежными руководителями.
Практика показывает, что во взаимоотношениях руководителя и коллектива порой возникают критические ситуации, которые невозможно ни объяснить, ни опровергнуть ссылками на «объективные обстоятельства». Они есть проявление низкой управленческой культуры руководителя, которая заключается в недооценке «человеческого фактора» производства.
Современное понимание культуры единоначалия включает в себя весьма обширный арсенал приёмов работы с людьми, которые приняли характер норм. Среди них можно выделить следующие:
1. Чёткое понимание руководителем общественно значимых ценностей.
2. Чёткое видение перспектив развития.
3. Инновационный, творческий подход к решению возникающих проблем.
4. Знание принципов управления.
5. Постоянное саморазвитие.
6. Умение наладить групповую работу.
7.Корректная манера поведения, способность управлять собой, уважительное отношение к подчинённым.
8. Знание основ социальной психологии.
При характеристике стилей руководства существенным моментом является то обстоятельство, что в чистом виде тот или иной стиль может себя и не обнаружить. Он обусловлен рядом социально-психологических факторов, которые с неизбежностью приходится иметь в виду руководителю, а именно: специфику наличной ситуации, своеобразие решаемых задач, квалификацию и сработанность членов коллектива, их личностные особенности и т.д.[5]
4.2. Управленческая позиция руководителя. Пути ее совершенствования. Стиль руководства. Особенности труда руководителя
В структуре управленческой позиции руководителя выделяются два главных компонента: власть и авторитет. Власть есть такая форма социальных отношений, которая определяет действия других людей посредством административно-правовых механизмов. Система власти включает в себя отношения господства и подчинения, отношения субординации (многоуровневого подчинения) и иерархии. Авторитет, в отличие от власти, есть персональная характеристика того или иного руководителя. Авторитет основывается на уважении и, вследствие этого, добровольном подчинении личности, а не должности. На должность назначают, авторитет завоёвывают. Если властные полномочия подкреплены авторитетом, это существенно укрепляет УПР.
Необходимо рассмотреть социальный аспект, факторы, которые негативно влияют на оценку работниками руководителя, ослабляют его управленческую позицию. Эти факторы могут быть сведены, в основном, к следующим:
1. Некритическая приверженность прецедентам, прошлому опыту. Опыт — это всегда прошлое знание, а действительность --- сочетание новых ситуаций, которые требуют новых решений.
2. Необъективная оценка кадров, определяющая их последующее поведение. Она сводится к следующим позициям:
ошибка излишней снисходительности — тенденция оценивать всех работников выше их истинного уровня;
ошибка излишней требовательности — тенденция оценивать работников ниже их истинного уровня. Считается, что при этом повышается личная ответственность работников, хотя бывает как раз наоборот;
ошибка личной предрасположенности ситуация, когда личное пристрастие руководителя влияет на оценку больше, чем деловые качества работника;
ошибка по свежести впечатлений — тенденция использовать лишь последние события деятельности работника как базу для решения о его рейтинге вместо того, чтобы анализировать результативность за более длительные отрезки времени;
ошибка под воздействием «эффекта ореола», когда руководитель оценивает работника на основе общего впечатления (хорошего или плохого), которое произвел на него работник.[2]
Управленческий стиль есть совокупность типичных взглядов, ценностей, разделяемых руководителем по отношению к руководимому им коллективу. Наиболее типичными являются следующие стили управленческого мышления: технократический, финансовый, юридический и социологический. Разумеется, в реальной практике управления все они сочетаются, по речь идет о том, какая позиция преобладает.
Определяющими свойствами технократического стиля мышления являются ориентация на модель единственного наилучшего пути, однажды зафиксированной цели, неприемлемость участия в выработке решений тех, кто не является профессиональными специалистами в данной сфере деятельности. С ними допускается, и то в крайнем случае, обсуждение целей, но не средств. Интерес исполнителей, их видение проблемы не считается фактором, достойным внимания.
Технократическое мышление, перенесенное в социальную сферу, порождает корпоративность административного управления, сопротивление нововведениям. При этом становится невозможным мобилизовать социальный потенциал организации. Как правило, руководители с технократическим мышлением являются сторонниками существующей системы со всеми её достоинствами и недостатками, противниками перемен.
Финансовое мышление основано на приоритете экономических категорий, оценке результатов деятельности производственной организации в стоимостном выражении, однако оно не очень связывается с процессами социальных изменений и нововведениями, вытекающими из этих изменений.
Юридическое мышление концентрирует свое внимание на формальной стороне взаимоотношений, ответственности, выполнении обязательств, правовых процедур. Такое понимание, безусловно. чрезвычайно важно для утверждения принципов правовой экономики, успешного развития цивилизованных рыночных отношений. Тем не менее в юридическом мышлении заменю придание исключительной роли юридическим нормам в регулировании трудовой деятельности без достаточного учета конкретных условий социально-экономической жизни организации.
Особо следует остановиться на социологическом стиле мышления. Он заключает в себя понимание человека как определяющего фактора производства, как социального деятеля во всем богатстве технических, экономических, юридических и особенно социальных отношений. Такой стиль даёт возможность руководителю управлять организацией, учитывая возможность вырабатывать стратегию её развития в изменяющихся условиях. Само же это развитие становится ведущим фактором принятия эффективных управленческих решений в нестандартных ситуациях, используя социальный потенциал руководимой организации.[1]
В процессе организации труда руководителя нельзя ни в коем случае доходить до абсурда, потому что труд руководителя слишком специфичен и неповторим. При организации работы руководителя необходимо учесть все нюансы.
Организация рабочего места.
Для того, чтобы перейти к организации рабочего места, нужно выяснить, что представляет собой само рабочее место руководителя. Рабочее место руководителя - это его рабочий кабинет, в котором сам руководитель проводит большую часть рабочего дня. От того каким будет этот кабинет зависит и качество работы руководителя. Очевидно, чем максимальнее приспособлено рабочее место руководителя для его выполнения функций, тем производительнее и эффективнее будет выполняться его работа.
При организация рабочего места необходимо учесть следующие параметры:
внутренний объем и форма кабинета;
мебель;
оборудование: канцелярские принадлежности, телефон, компьютер, ежедневник;
цветовое оформление кабинета.
Работа с документами и корреспонденцией.
Документация и корреспонденция делится на: входящие и исходящие.
Исходящие документы являются специфической визитной карточкой компании. Поэтому вся документация и корреспонденция должна быть составлена и написана абсолютно грамотно. Обычно печать исходящей документации находиться в ведении секретаря-референта. Задачей руководителя является составление документа. В процессе составления документа или делового письма большую помощь руководителю оказывает компьютер.
Ситуация с входящими документами обстоит сложнее. В зависимости от размера компании растет количество корреспонденции, часто самому руководителю нереально просматривать всю корреспонденцию. На помощь обычно приходит секретарь или специальное подразделение.
Руководитель, просматривая корреспонденцию в порядке важности должен поставить резолюцию.
В хранении документов в самом кабинете руководителя нет ни какой необходимости, в силу чего в обязанности секретаря-референта входит ведение архива. Хранимые документы должны быть классифицированы по определенным признакам, по которым их легко было бы найти. С повсеместным внедрением компьютеров задачу хранения документов можно переложить на них. Это сэкономит время на их поиск и место.
Ведение телефонных разговоров.
Телефон — это важное средство эффективности управленческого труда и оперативного делового общения руководителя с партнерами или даже с сотрудниками собственной компании. Однако, при неправильном пользовании телефоном именно он может стать источником потерь рабочего времени. На телефонные переговоры тратится от 4 до 27% всего рабочего времени.
Искусство в пользовании телефоном состоит в максимальной экономии времени на непосредственно телефонные беседы при максимальной реализации предоставленных телефоном возможностей.
Огромную помощь при телефонном обслуживании оказывает руководителю четко организованный справочный аппарат. Очень удобно для этого использовать компьютер.
Длительность деловых телефонных переговоров должна быть предельно минимальной при максимальной информативности.
Проведение совещаний, конференций.
Еженедельно, утром руководитель проводит планерки или конференции. Они, как правило, носят кратковременный характер, но имеют обычай повторяемости. На них обсуждается проделанная работа за предыдущий период и решается, что делать на следующий. Основными требованиями здесь выступают краткость изложения, но тем не менее максимальная информативность.
Совещания, наоборот, более долговременны и не носят настолько повторяющийся характер. На совещаниях обсуждаются важные вопросы и принимаются коллективные решения. Совещание является эффективной формой выработки групповых решений.

Составление графика работы.
Руководитель обычно располагает конкретным фондом рабочего времени в течение самого рабочего дня. Продолжительность рабочего дня руководителя строго не определена, но, тем не менее, ограничена и необходимо планировать работу так, чтобы рабочий день не растянулся на 13 - 16 часов.
Руководитель должен тщательно планировать свой рабочий день. Для этой цели лучше всего подходят графики работы. В них отводиться определенное время в течение рабочего дня на выполнение каких-либо повторяющихся действий.
Заключение
Особенностью труда руководителя является контроль за исполнением управленческих решений. Он во многом определяет стиль руководителя. Основные типы контроля:
1. Упреждающий контроль. При таком типе контроля руководитель предвидит возможные отклонения в деловом поведении работников и может разработать страховочные организационные мероприятия уже на стадии принятия решения.
2. Констатирующий контроль. Возможен тогда, когда руководитель затрудняется в прогнозировании делового поведения работника или, более того, нацелен на поиск ошибки в работе подчинённых. Такой руководитель чаще склонен применять отрицательные санкции, порождающие возникновение конфликтных ситуаций.
3. Аналитический контроль — это периодическая проверка. При этом предполагается, что работник имеет право на риск, на ошибку. Руководитель предупреждает работника о возможных негативных результатах деятельности.
4. Перспективный контроль применяется тогда, когда руководитель передаёт часть своих полномочий подчинённым. Здесь предполагается высокая степень сплочённости коллектива, высокая степень взаимного доверия руководителя и исполнителей. Такой контроль возможен при высоком уровне профессиональной подготовки работников и высокой мотивации к достижению результата.
5. Текущий контроль. Это самая неблагоприятная форма контроля, хотя он и может иметь место в экстремальных ситуациях. В относительно же стабильных условиях при такой форме контроля руководитель лишает себя перспективы. Сосредоточив все полномочия в своих руках, он лишает подчинённых необходимой самостоятельности, ему приходится постоянно заниматься исправлением ошибок и своих и подчинённых. Тем самым у него практически не остаётся времени на выполнение собственно управленческих функций — определение направлений развития, проведение инновационной политики, саморазвитие. Такой тип контроля сочетается с повышенной эмоциональностью, неустойчивостью отношений руководителя и исполнителей.
В заключение отметим, что эффективное руководство заключается не в выдаче инструкций, а в выработке целей и перспектив развития, создании обстановки инициативного творческого труда, максимально используя при этом социальный потенциал производственной организации.
Нами рассмотрены лишь некоторые основные принципы особенностей работы руководителя в организации. В реальной жизни это многогранный творческий процесс, который трудно уложить в прокрустово ложе стандартных правил. Но даже рассмотренные нами аспекты свидетельствуют о том, насколько сложна деятельность руководителя в современных условиях, и каких разносторонних способностей и подготовки она требует.
Однако, все мероприятия, которые проводятся с целью увеличения производительности труда, а также сокращением затрат рабочего времени руководителя, не будут иметь успеха, если руководитель:
придерживается авторитарного метода управления. Подобный руководитель привык сам принимать решения, забывая о том, что тратит напрасно много времени;
не анализирует собственную работу с целью выявления резервов снижения затрат рабочего времени;
мало времени посвящает самообразованию.
Главное, чтобы у руководителя было желание улучшить свой труд.
Список используемой литературы
Бухалков М.И. «Организация и нормирование труда» Издательство «Инфра-М» 2007 г.
Генкин Б.М., Свистунов В.М. «Основы организации труда» Издательство «Норма» 2007 г.
Зудина Л.Н. «Организация управленческого труда» Издательство «Мнфра-М» 1997 г.
Малилин С.В., Шубенкова Е.В., Бычин Б.В. «Организация и нормирование труда. Учебник» Издательство «Инфра-М» 2007 г.
Пашуто В.П. «Организация и нормирование труда на предприятии. Учебное пособие» Издательство «Новое знание» 2001 г.
Рофе А.И. «Труд: теория, экономика, организация» Издательство «МИК» 2005 г.
40