Управленческие документы

Множество форм управленческой деятельности выражается путем соответственных документов: распорядительная деятельность – изданиями разных распорядительных документов; планирования – путем подготовок разных планов; учет – в виде составлений и обработок статистических, бухгалтерских, оперативно-технических документаций; контроль – посредством сбора сведения в письменных видах и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствиях с их назначениями как средства:
- регламентаций деятельности (устав, положение, регламент, правила, инструкция и др.);
- распорядительной деятельности (приказ, указание, постановление, решение, распоряжение и др.);
- накопление и обобщение информаций (отчет, акт, доклад и др.);
- передачи информаций (письмо, телеграмма, телефонограмма и др.).


2.Характеристика

Характеристика - это документы с отзывами о трудовой, общественной или другой деятельности гражданина, краткие описания его качеств, которые были проявлены в трудовой и общественной деятельности. Необходимости в ней возникают тогда, когда гражданину или его поведению требуется дать оценки и принять в его отношении властные решения.[2, 56с]
В зависимостях от адресата отличают такие виды характеристики:
Внутренняя характеристика – характеристика, предназначенная для применения внутри той компании, в которой этот человек работает (учится);
Внешняя характеристика - характеристика, предназначенная для использования за границами компании. Данные характеристики составляются по просьбе самих сотрудников, требованиям государственного и других органов, сторонних компаний.
По целям последующего применения имеется много видов характеристик. К примеру:
- характеристикм при переводах сотрудника из одного отдела в иной;
- характеристики при наложениях на сотрудника дисциплинарного взыскания;
- характеристики для поощрений сотрудника;
- характеристики для предоставлений в призывные комиссии в военкомат;
- характеристики, предъявляемые для получений кредита и др.
Традиционно, характеристика составляется на фирменных бланках организаций на листе формата А4 и оформляется исходя из общего правила делового стиля.
Грамотно составленные характеристики должны содержать такие реквизиты: наименования организаций, выдающих характеристики; названия вида документа (характеристика); дата составлений; фамилия, имя, отчество и должность работника, которому выдается характеристика; текст; подпись; печать; гриф утверждения.
Текст характеристики может иметь такую структуру:
- общие биографические сведения: дата и место рождений, сведение об образовании;
- краткие справки о трудовой деятельности до последнего места работы (обыкновенно включается в характеристику по просьбам самого сотрудника);
- характеристика трудовой деятельности по последнему месту работы: дата трудоустройств, занимаемая должность, краткие описания обязанности по последней должности, более значимые результаты;

Формирования официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах определено формированием государственности, аппарата управлений и связано с необходимостями документально фиксировать правовые отношения юридического и частного лица. Интернациональное свойство делового письма – следствия универсальностей задач, которые оно призвано решить, а именно – служить инструментами деловых общений, языковыми средствами фиксаций (документирований) управленческих, деловых, служебных информаций. К служебным информациям предъявляются общие требования: достоверности (объективности), актуальности (необходимости, новизна, своевременности), убедительности (аргументированности), полнота (достаточность информаций).
Документирования – записи информаций на разных носителях по определенным правилам. Документирования - регламентированные процессы записи информаций на бумаге или другом носителе, который обеспечивает её силу.
Результатом документирования является основание документа.
Документ — это фиксированная на материальных носителях информация с реквизитами, которые позволяют ее идентифицировать.
Любой документ состоит из рядов составляющих его элементов, которые именуются реквизитами (наименования, авторы, адресаты, тексты и т.д.).
Реквизиты документа — обязательные элементы оформлений официального документа.
Разные документы состоят из различных наборов реквизитов. Количество реквизитов устанавливается целями создания документов, их назначениями, требованиями к содержаниям и формам этого документа. Для многих документов количество реквизитов строго ограничено. Для рядов документов число и составы реквизитов определены законодательным и нормативным актом. Но в любой ситуации, информация, которая зафиксирована на материальных носителях, должна быть непременно оформлена посредством проставлений необходимых реквизитов. Лишь тогда она становится документом.
Официальные документы — это документы, которые созданы юридическим или физическим лицом, оформлены и удостоверены в установленных порядках [3, 57c].
Среди них особенную категорию составляют служебные (управленческие) документы, определяющиеся государственными стандартами как официальные документы, которые используются в текущей деятельности компании.
Как носители информаций, документы выступают в качестве непременных элементов внутренних организаций каждого учреждения, компании, каждой фирмы, обеспечивая взаимодействия их структурных частей и отдельных работников. Они являются основаниями для принятий управленческого решения, служат доказательствами их исполнений и источниками для обобщения и анализа, а также материалами для справочно-поисковых работ. В управленческой деятельности документы выступают и как предметы труда, и как результаты труда.

В работе рассматривается документирование - регламентированные процессы записи информаций на бумаге или другом носителе, который обеспечивает её силу. Работа на оценку 5, оригинальность от 60%.