Совещание как форма деловой коммуникации

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………….….……
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СОВЕЩАНИЯ
КАК ФОРМЫ ДЕЛОВОЙ КОММУНИКАЦИИ…………………...…….……..
1.1. Деловое совещание: понятие и сущность, классификация………..…….
1.2. Участники совещания и организация пространственной среды…..……
1.3. Правила подготовки и проведения делового совещания………………
2. АНАЛИЗ ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ
В ***…………………………………….…….……
2.1. Общая характеристика организации………………………..…….…..…
2.2. Организация и проведение делового совещания ……………...….……
2.3. Разработка мероприятий по улучшению процесса
организации и проведения делового совещания……………………...….……
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………….…………
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ…………………..………..

КАК ФОРМЫ ДЕЛОВОЙ КОММУНИКАЦИИ
1.1. Деловое совещание: понятие и сущность, особенности
Совещание — это форма организации делового общения коллектива группы с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным для данного коллектива (группы) проблемам", — пишет в своей книге "Деловая риторика" В. И. Андреев [1].
Деловое совещание - способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим в организации. На деловых совещаниях решаются такие вопросы, как:
• развитие и укрепление политики предприятия и проведение ее в жизнь;
• интеграция мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей организации;
• выявление и расчет коллективных результатов;
• коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта [4].
...

1.2. Участники совещания и организация пространственной среды
Количество приглашенных, принимающих участие в деловом совещании, должно определяться, исходя их значимости мнения каждого участника по обсуждаемому вопросу. В зал заседания не следует приглашать людей, чтобы создавался эффект «массовости». Также следует исключить лиц, компетенция которых не относится к тематике обсуждаемого вопроса (исключение могут составлять, например, государственные органы, пресса, технический персонал).
Во время решения вопроса о составе участников необходимо особенно внимательно подойти к формированию списка по количественному и качественному составу. К участию в совещании необходимо привлечь должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений.
Следует разрешить уход с совещания тех работников, чей вопрос уже обсужден, и приходить специалистам не на все совещания, а только на момент обсуждения его проблемы.
...

1.3. Правила подготовки и проведения делового совещания
Подготовка совещания начинается с определения необходимости и целесообразности проведения делового совещания. Во время обоснования необходимости совещания менеджер должен сформулировать задачи, которые требуют оптимального и своевременного решения.
Совещание имеет смысл, если [12]:
• есть необходимость в обмене информацией;
• выявлении мнений и альтернатив;
• анализе сложных (нестандартных) ситуаций;
• принятии решения относительно комплексных вопросов.
Менеджер должен проанализировать все альтернативы проведения совещания:
• решение высшего руководителя;
• возможность решения вопроса по телефону;
• селекторное совещание возможность объединения с другими (плановыми) совещания.
И если после этого менеджер убедится в полезности совещания, его можно проводить. В противном случае от совещания необходимо отказаться.
...

2.1. Общая характеристика организации
ПАО «Сбербанк России» представляет собой коммерческий банк Российской Федерации, учредителем и основным акционером которого является Центральный банк Российской Федерации (Банк России). Полное наименование — Публичное акционерное общество «Сбербанк России». Кроме того, в деловой практике, в том числе во внутренних документах и формах, зачастую используется сокращение — СБ РФ. Сбербанк России был основан в 1841 г. Сегодня Сбербанк России – современный универсальный банк, удовлетворяющий потребностям различных групп клиентов в широком спектре банковских услуг. Сбербанк занимает крупнейшую долю на рынке вкладов и является основным кредитором российской экономики [22].
Сбербанк — универсальный банк, предоставляющий широкий спектр банковских услуг.
...

2.2. Организация и проведение делового совещания
21 декабря 2015 года было проведено выездное совещание представителей ПАО «Сбербанк России» и представителей Федерального Казначейства РФ.
Повестка дня: определение возможности сотрудничества ПАО «Сбербанк России» и Федерального Казначейства в направлении внедрения банковских технологий в организации государственного сектора.
Непосредственными участниками совещания являлись следующие представители:
Со стороны ПАО «Сбербанк России»:
• С.А. Сагайдак – старший Вице-президент, руководитель блока корпоративный бизнес;
• М.Л. Чачин – старший управляющий директор - начальник управления по работе с субъектами РФ;
• Я.В. Осадчий – управляющий директор – заместитель директора Управления транзакционного бизнеса и привлечения средств.
Со стороны Федерального Казначейства
• Р.Е. Артюхин – руководитель Федерального казначейства;
• А.Ю. Демидов – заместитель руководителя Федерального казначейства;
• А.С.
...

2.3.Разработка мероприятий по улучшению процесса организации и проведения делового совещания
Как было указано выше, на совещание не были приглашены представители служб по взаимодействию и менеджеры среднего звена. Это негативно влияет на работу некоторых подразделений Сбербанка, так как многие внутренние структурные подразделения разрабатывают планы работы уже с учетом сформированного списка партнеров, а начинающим руководителям было бы не лишней практикой присутствовать на подобного рода мероприятиях для улучшения навыков делового общения и саморазвития.
Также, в отличие от стороны Федерального казначейства, со стороны ПАО «Сбербанк России» на совещании не присутствовали члены топ-менеджмента организации. Присутствие, например, руководителя Наблюдательного совета, или в идеале Председателя правления банка существенно улучшило бы положительные итоги совещания.
...

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Деловое совещание – неотъемлемый атрибут производственного процесса, когда необходимо произвести анализ состояния проекта и выработать план его дальнейшего развития. Следует помнить, что проведение делового совещания призвано создать ситуацию высказывания критики предметных позиций участников, для выработки более продуктивной стратегии и тактики развития проекта.
Следует помнить, что деловое совещание предполагает возможность критики предметных позиций, а не личностных особенностей того, кто ее высказал, причем рекомендуется соблюдать правило: отметить вначале совпадение позиций, а затем обсудить различие разных позиций и подходов к решению проблемы, убедительно аргументируя достоинства и недостатки каждой альтернативы.
Ход делового совещания обычно проходит в напряженном деловом ритме, без каких-либо отклонении от темы. Перерыв, во время которого участники могут перекусить, или выпить чашечку кофе, одновременно является и временем для отдыха.
...