Разработка ИС «Электронный секретарь»

Содержание
Введение 2
1. Описание предметной области информационной технологии организации ООО «ТРС», где внедрена ИС «Электронный секретарь» 4
1.1 Характеристика полной предметной области 5
1.2 Характеристика организационных единиц предметной области 6
2. Характеристика процессов циркуляции и переработки информации 10
2.1. Разработка функциональной модели системы на основе технологии IDEF0 10
2.2. DFD диаграмма потоков данных информационной системы "Электронный секретарь" 13
2.3. Диаграмма потоков процессов в информационной системе «Электронный секретарь» IDEF3 14
3. Предлагаемая информационная система "Электронный секретарь" организации ООО «ТРС» 17
3.1. Функциональная модель системы IDEF0 17
3.2. Диаграмма потоков данных в системе 19
4. Техническое обеспечение информационной системы «Электронный секретарь» в организации ООО «ТРС» 21
4.1 Предлагаемая локальная компьютерная сеть, персональные компьютеры и принтеры 21
4.2 Предлагаемый перечень прикладных программ 29
5. Расчет затрат на реализацию информационной системы "Электронный секретарь в ООО "ТРС". 30
5.1 Расчет затрат на локальную компьютерную сеть, персональные компьютеры и принтеры 30
5.2 Расчет затрат на приобретение прикладных программ 30
5.3. Расчет эффективности внедрения ИС "Электронный секретарь" в ООО "ТРС" Нижний Новгород 31
Заключение 34
Список используемой литературы 36

Введение
Автоматизация документооборота, в наши дни становится необходимым инструментом оптимизации и управления внутренними процессами предприятий, без которого сложно обойтись в условиях жесткой конкуренции. Автоматизация документооборота предоставляет новые перспективы для компании по ускорению темпов работы, дает возможности по опережению конкурентов в принятии стратегических и оперативных решений [16].
В современном мире уже очень сложно обойтись без автоматизации документооборота на крупном предприятии. Она так же нужна, как автоматизация бухгалтерских процессов. Для этого существует множество причин. Первая причина в том, что, обработка информации должна проводиться быстро и качественно, часто информационные потоки даже важнее материальных. Вторая причина в том, что потеря информации или ее части, а также хищение может стоить предприятию очень дорого. Выделяют список общих проблем для организаций с традиционными способами обработки документов [2]:
• потеря документов, их хищение;
• накопление массы документов от неизвестных источников;
• временные затраты на поиски документов;
• временные затраты на бумажную продукцию для документов;
• затраты на подготовку и утверждение документов.
Вышеперечисленные проблемы решаются путем внедрения системы электронного документооборота, плюс:
• будет обеспечена согласованная работа всех отделов;
• будет упрощена работа с документами и повышена ее результативность;
• повысится производительность труда персонала из-за уменьшения времени на создание, обработку и поиск документов;
• повысится доступность информации;
• появится возможность установки прав доступа персонала к данным.
Можно сделать вывод, что автоматизированные системы документооборота нужны любому предприятию, как большому, так и мелкому [10].
В курсовой работе будет рассмотрена разработка модели информационной системы "Электронный секретарь".
Данная система внедряется в организации ООО "ТРС" в Нижнем Новгороде. ООО "ТРС" занимается продажей систем безопасности и предоставляет услуги по их установке и обслуживанию на объектах заказчика. Деятельность организации осуществляется посредством интернет-магазина.
Основным направлением работы секретаря является документооборот. Если рассмотреть функции, выполняемые секретарем в данной компании, то выполнение некоторых из них без использования автоматизированных систем приводит к появлению следующих недостатков:
• потеря документов;
• ручное ведение журналов учета;
• затруднений поиск документов;
• расхождение данных;
• затрудненный поиск документов;
• низкая производительность труда;
• большая трудоемкость;
• недостоверность получаемых результатов.
Многие из перечисленных недостатков можно устранить путем внедрения в работу автоматизированной информационной системы "Электронный секретарь".
Поэтому целью данной работы является разработка информационной системы "Электронный секретарь", которая позволит избежать вышеуказанных недостатков.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Выполнить описание предметной области и информационных технологий организации ООО "ТРС".
2. Дать характеристику процессов циркуляции и переработки информации с использованием функциональных диаграмм IDEF 3 и DFD.
3. Предложить улучшенный вариант информационной системы "Электронный секретарь" организации ООО «ТРС»
4. Рассмотреть техническое обеспечение информационной системы в организации ООО «ТРС»
5. Провести расчет затрат на реализацию информационной системы "Электронный секретарь в ООО "ТРС".
Для решения задач предлагается создать функциональные модели системы «Электронный секретарь» до и после реинжиниринга с помощью методологии IDEF0, DFD и IDEF3.

Заключение

Рассмотрев вопросы разработки информационной системы на предприятиях удалось выявить огромные преимущества использования таких систем предприятиями. При правильном подборе системы легко проходит процесс ее внедрения, сокращаются временные затраты на обычные рабочие действия с документацией из-за чего работники становятся более эффективными и выполняющими большие объемы работы. С помощью многофункциональных систем электронного документооборота возможно добиться оптимизации деятельности как локальных отделов компании, так и всех ее процессов. Многими системами ходе анализа собираются сведения, использующиеся при принятии управленческого решения [8,9,10].
Есть еще множество других преимуществ, даваемых системами автоматизированного документооборота. Эти преимущества не всегда лежат на поверхности, но оказывают сильное влияние на эффективную работу предприятия, путем повышения уровня подготовленности сотрудников, развития их умений, а также навыков использования компьютерных технологий в своей работе[7].
Можно сделать выводы о том, что системы автоматизированного документооборота ведут за собой значительные экономические эффекты для предприятий внедривших эти системы, эти эффекты сложно оценить количественно из-за косвенного их влияния. Известно, что от правильности выбора системы электронного документооборота зависит успех ее внедрения.
В дополнение ко всему вышесказанному хочется добавить, что сегодня внедрение систем электронного документооборота на предприятиях является необходимой чертой информационного общества. За это говорит положительный опыт внедрения таких систем, а также значительная экономическая выгода от их использования[14,15].
В процессе курсовой работы разработана функциональная модель информационной системы «Электронный секретарь», включающая в себя три модели: модель IDEF0 модель DFD и модель IDEF3.
Модель IDEF0 является двухуровневой, включающей в себя три действия первого уровня декомпозиции.
DFD диаграмма включает в себя два уровня, состоящих из трех действий первого уровня и трех работ второго уровня, а также трех внешних сущностей и четырех хранилищ данных. Рассмотрены основные технические характеристики информационной системы, проведена оценка затрат и экономической эффективности внедрения данной системы.
Разработанные модели должны упростить дальнейшие разработки программы информационной системы «Электронный секретарь».