Организационные документы, их виды, требования к составлению и оформлению

Введение 3
1 Понятие и сущность организационных документов 5
2 Виды организационных документов 10
3 Требования к составлению и оформлению организационных документов 16
Заключение 22
Список использованных источников 24

Рассмотрение особенностей организационных документов является акту-альным, поскольку управленческие процессы в любой организации регулируются именно организационными документами. Без них невозможно функционирование современной организации.
Необходимость разработки организационных документов диктуется законодательством, определяющим их как регуляторы внутренней жизни любой структуры.
Будучи локальными нормативными актами, они составляют правовую основу деятельности определенной организации, поскольку содержат нормы, обязательные для исполнения, как работниками, так и органами управления.
Документационное обеспечение выступает основной обеспечивающей функцией управления. От того, как оно организовано, зависит во многом эффективность управленческой деятельности. В свою очередь, порядок работы с документами в определенной организации связан напрямую с организацией управления и зависит от структуры аппарата управления, функций и компетенции органов управления, структурных подразделений и т. д. Поэтому в состав методической и нормативной базы документационного обеспечения управления относят и локальные акты, регулирующие организацию управленческой деятельности определенного учреждения, фирмы.
Теоретическая значимость данной темы обусловлена тем, что организационные документы составляют важную часть документационного обеспечения компании, а практическая – тем, что организационные документы применяются в повседневной деятельности каждой компании, и от правильности их оформления зависит не только ее функционирование, при недоработках в организационных документах компания может быть слабо защищена юридически.
Целью данной работы выступает исследование особенностей организаци-онных документов.
В соответствии с поставленной целью в работе предстоит решить ряд задач, таких как:
- рассмотреть понятие и сущность организационных документов;
- изучить их виды;
- охарактеризовать требования к их составлению и оформлению;
- сделать выводы по работе в целом.
Объектом исследования в данной работе является документационное обеспечение, а предметом – особенности, присущие организационным документам.
В качестве метода исследования в работе применялся анализ литературы, посвященной организационному документообеспечению. Использовалась такая литература, как книги, учебники, пособия, статьи на данную тему за последние 5 лет (2011-2016), в особенности можно выделить таких авторов, как Быкова Т.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В, рассматривающих в целом вопросы, касающиеся организационного документообеспечения, а также Янковскую В.Ф., охарактеризовавшую особенности видов организационных документов и Сологуб О.П., в чьем труде подробно изложены нюансы при составлении и оформлении.

 

Таким образом, в заключении следует сделать вывод по рассмотренной теме.
Организационная деятельность компании выражается в разработке и утверждении комплекса организационных документов, содержащих положения, нормы, правила, определяющие статус организации, ее структуру, компетенцию, должностной состав и штатную численность, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их ответственность, обязанности, права и иные аспекты. Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения и представляют собой правовую основу деятельности компании.
Среди видов организационных документов выделяют такие, как устав организации, учредительный договор, положение об организации, положения о структурных подразделениях, совещательных и коллегиальных органах, штатное расписание, инструкции по определенным направлениям деятельности, должностные инструкции работников, правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и множество других документов.
Устав собой представляет организационный документ, определяющий структуру, функции коммерческих, общественных, государственных компаний.
В уставе излагаются правила, которые регламентируют взаимоотношение организации с гражданами, иными организациями, а также её обязанности и права в конкретной области деятельности. При этом для некоторых документов (например, устав) зачастую используют в качестве основы идентичную документацию другой компании (однако проработать с нуля лучше свой собственный устав, тогда будут учтены все особенности и тонкости функционирования организации), в то время как для других (к примеру, штатное расписание) существуют специальные формы.
Организационные документы могут оформляться на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги, при этом наносят все необходимые реквизиты. Датой организационных документов считается дата утверждения. Утверждение документа производится либо проставлением на самом документе грифа утверждения, либо изданием другого документа.
Констатирующей частью текста организационных документов выступает раздел «Общие положения», в котором указывают основания разработки, основное назначение организационного документа, область его распространения, ответственность за нарушение установленных технологий и правил. Основной текст организационных документов разделяется на главы, пункты и подпункты. У глав должны быть названия. Главы нумеруют римскими цифрами. Нумерация подпунктов и пунктов обычно осуществляться арабскими цифрами.
Руководители компаний несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление организационных документов. Беспорядок в хранении организационных документов может обернуться риском потери ценной информации, что может отразиться негативно на деятельности компании. Неправильное оформленные документы или отсутствие их может явиться причиной нареканий и штрафных санкций при разных проверках компании, проводимых налоговой инспекцией, аудиторами, ревизорами иных государственных органов.
Число организационных документов составляет самый маленький процент. Но при этом, невзирая на незначительное количество, именно данные документы имеют важнейшее значение в деятельности любой организации, и поэтому особенно важно подойти к их оформлению со всей ответственностью и соблюдать все правила и требования к ним.