Условия хранения документов

Введение 3
1 Обеспечение нормативных условий хранения документов в архиве 6
1.1 Создание оптимальных условий для хранения документов 6
1.2 Размещение документов в хранилище, топографирование 11
2. Применение специальных средств перемещения и хранения документов.. 13
2.1 Проверка наличия и состояния дел 13
2.2 Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования 15
3 Обеспечение физико-химической сохранности документов 19
3.1 Проверка физического состояния документов 19
3.2 Техническая и физико-химическая обработка документов 21
Заключение 25
Список использованных источников 27

Каждый день на предприятиях, в фирмах и учреждениях разрабатывается и поступает огромное количество разных видов документов. Все они обладают разной значимостью, определенным сроком хранения и могут быть вновь востребованы спустя какое-то время после окончания работы с ними. Для того чтобы отыскать необходимый документ не составляло труда, была сформирована примерная система организации хранения документов в организации после окончания работы с ними, но до поступления в архив. Соблюдение всех правил позволяет не только не потерять, но легко и быстро находить важные документы.
Для отчетливой организации документационного обеспечения управления, документы организации -- как поступающие в нее из других организаций, так и нарабатываемые в процессе ежедневной работы внутри ее структурных подразделений, должны быть систематизированы, а для последующего пользования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера, подлежат, по окончании работы с ними, текущему хранению. Это значит, что, с одной стороны, работа с перечисленными документами была осуществлена в полном соответствии с резолюциями и требованиями руководящих документов, требующих их исполнения, а с другой - что потребность в данных документах пока еще существует и при определенных обстоятельствах они должны быть снова представлены для изучения, уточнения или рассмотрения. Система-тизация и система хранения ставят своей целью обеспечение быстрого и точного доступа к нужным документам.
Виды документов, которые подлежат хранению, порядок и сроки их хранения указаны в разных нормативных актах, часть которых можно отнести к корпоративному законодательству, часть - к законодательству об архивном деле, а часть - к законодательству о бухгалтерском учете.
В Федеральном законе от 22 октября 2004 года "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон об архивном деле) содержатся требования к хранению документов, которые образуются в результате деятельности предприятий. Так, согласно Закону организации должны обеспечивать сохранность архивных документов, в частности документов по личному составу, на протяжении сроков их хранения и в соответствии с перечнями, которые устанавливает законодательство.
Главная задача архива - это сохранение документов, которые в себе отражают особенности деятельности предприятия или организации, такие, как, к примеру, уникальность деятельности, степень новизны продукции, трудовые, общественные традиции, принятие участия в интернациональных и внутригосударственных программах, работа в экспериментальных условиях и многие другие.
Вся трудность решения этой задачи обусловлена тем, документы никогда не создаются для «вечного» хранения. Причем архивы каждый год пополняются новыми экземплярами, а реставрационные возможности остаются прежними. Современный подход к решению этой проблемы предполагает использование принципа постепенного перехода к дифференцированному, избирательному обеспечению сохранности документов, учитывая их ценность и физическое состояние.
Этим обусловлена актуальность темы этой курсовой работы, цель которой заключается в изучении особенностей условий хранения документов и обеспечения их сохранности. Для достижения обозначенной цели в работе поставлены перечисленные задачи:
1. Раскрытие особенностей и правил хранения документов согласно с действующим законодательством;
2. Раскрытие современных подходов к обеспечению сохранности документов.
Объектом этого исследования представлены условия хранения документов, а предметом – современные подходы к обеспечению сохранности документов.
Обозначенные цель и задачи обусловили структуру и логику этой работы, состоящей из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

Подводя итоги изучения условий хранения документов и проведения мероприятий, связанных с профилактикой либо устранением дефектов, может быть сделан ряд выводов.
Оптимальные условия хранения документов должны обеспечивать-ся строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и другие).
Документы должны быть размещены в хранилищах рационально, согласно учетным документам в порядке, который обеспечивает их оперативный поиск. С целью закрепления места хранения и поиска документов в хранилище должны быть составлены постеллажные и пофондовые топографические указатели.
Для установления соответствия фактического наличия дел описа-тельным статьям и итоговым записям в описях, выявления повреждённых дел, которые могут содержать документы с затухающими текстами, подлежащие реставрации, дезинфекции, переворота на другую сторону, переплёта и другими дефектами должны проводиться плановые и внеплановые проверки наличия и состояния архивных документов. С целью сохранения ценной документной информации при утрате или повреждении оригиналов документов создается страховой фонд, а также фонд пользования.
Для выявления общей картины состояния фондов архива и нахождения документов с определенными повреждениями, которые нуждаются в плановой либо срочной специальной обработке осуществляется проверка физического состояния документов. Приоритетное значение здесь имеют фонды, содержащие особо ценные и уникальные документы; подвергшиеся экстремальному воздействию (высоких температур при пожаре, пены, воды при тушении пожара и других) I и II категорий; имеющие высокий спрос у сотрудников архива и исследователей; содержащие документы экстремальных периодов отечественного делопроизводства (Первая мировая война, Великая Отечественная война и другие). Проверка физического состояния документов осуществляется всегда методом полистного просмотра дел. Оценка и проверка физического состояния документов должна выявлять качественные признаки (цвет, способ написания текста, проч-ность бумаги, степень угасания и другие), а не количественные показатели (длина, вес, число и другие).
Для восстановления свойств архивных документов, технических характеристик, долговечности, для устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов, для воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях осуществляются физико-химическая и техническая обработки, которые могут быть плановыми и внеплановыми. Данные виды обработки документов могут осуществляться различными методами в зависимости от физической природы носителя информации.
Если все перечисленные мероприятия проводятся своевременно и незамедлительно, а также строго соблюдена условия хранения и транспортировки документов, то важнейшая задача архива – поддержание документов в сохранности – будет исполнена надлежащим образом.