Рекомендуемая категория для самостоятельной подготовки:
Курсовая работа*
| Код |
582846 |
| Дата создания |
2015 |
| Страниц |
29
|
Мы сможем обработать ваш заказ (!) 20 сентября в 12:00 [мск] Файлы будут доступны для скачивания только после обработки заказа.
|
Содержание
Введение 3
1 Обеспечение нормативных условий хранения документов в архиве 6
1.1 Создание оптимальных условий для хранения документов 6
1.2 Размещение документов в хранилище, топографирование 11
2. Применение специальных средств перемещения и хранения документов.. 13
2.1 Проверка наличия и состояния дел 13
2.2 Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования 15
3 Обеспечение физико-химической сохранности документов 19
3.1 Проверка физического состояния документов 19
3.2 Техническая и физико-химическая обработка документов 21
Заключение 25
Список использованных источников 27
Введение
Каждый день на предприятиях, в фирмах и учреждениях разрабатывается и поступает огромное количество разных видов документов. Все они обладают разной значимостью, определенным сроком хранения и могут быть вновь востребованы спустя какое-то время после окончания работы с ними. Для того чтобы отыскать необходимый документ не составляло труда, была сформирована примерная система организации хранения документов в организации после окончания работы с ними, но до поступления в архив. Соблюдение всех правил позволяет не только не потерять, но легко и быстро находить важные документы.
Для отчетливой организации документационного обеспечения управления, документы организации -- как поступающие в нее из других организаций, так и нарабатываемые в процессе ежедневной работы внутри ее структурных подразделений, должны быть систематизированы, а для последующего пользования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера, подлежат, по окончании работы с ними, текущему хранению. Это значит, что, с одной стороны, работа с перечисленными документами была осуществлена в полном соответствии с резолюциями и требованиями руководящих документов, требующих их исполнения, а с другой - что потребность в данных документах пока еще существует и при определенных обстоятельствах они должны быть снова представлены для изучения, уточнения или рассмотрения. Система-тизация и система хранения ставят своей целью обеспечение быстрого и точного доступа к нужным документам.
Виды документов, которые подлежат хранению, порядок и сроки их хранения указаны в разных нормативных актах, часть которых можно отнести к корпоративному законодательству, часть - к законодательству об архивном деле, а часть - к законодательству о бухгалтерском учете.
В Федеральном законе от 22 октября 2004 года "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон об архивном деле) содержатся требования к хранению документов, которые образуются в результате деятельности предприятий. Так, согласно Закону организации должны обеспечивать сохранность архивных документов, в частности документов по личному составу, на протяжении сроков их хранения и в соответствии с перечнями, которые устанавливает законодательство.
Главная задача архива - это сохранение документов, которые в себе отражают особенности деятельности предприятия или организации, такие, как, к примеру, уникальность деятельности, степень новизны продукции, трудовые, общественные традиции, принятие участия в интернациональных и внутригосударственных программах, работа в экспериментальных условиях и многие другие.
Вся трудность решения этой задачи обусловлена тем, документы никогда не создаются для «вечного» хранения. Причем архивы каждый год пополняются новыми экземплярами, а реставрационные возможности остаются прежними. Современный подход к решению этой проблемы предполагает использование принципа постепенного перехода к дифференцированному, избирательному обеспечению сохранности документов, учитывая их ценность и физическое состояние.
Этим обусловлена актуальность темы этой курсовой работы, цель которой заключается в изучении особенностей условий хранения документов и обеспечения их сохранности. Для достижения обозначенной цели в работе поставлены перечисленные задачи:
1. Раскрытие особенностей и правил хранения документов согласно с действующим законодательством;
2. Раскрытие современных подходов к обеспечению сохранности документов.
Объектом этого исследования представлены условия хранения документов, а предметом – современные подходы к обеспечению сохранности документов.
Обозначенные цель и задачи обусловили структуру и логику этой работы, состоящей из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.
Фрагмент работы для ознакомления
Подводя итоги изучения условий хранения документов и проведения мероприятий, связанных с профилактикой либо устранением дефектов, может быть сделан ряд выводов.
Оптимальные условия хранения документов должны обеспечивать-ся строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и другие).
Документы должны быть размещены в хранилищах рационально, согласно учетным документам в порядке, который обеспечивает их оперативный поиск. С целью закрепления места хранения и поиска документов в хранилище должны быть составлены постеллажные и пофондовые топографические указатели.
Для установления соответствия фактического наличия дел описа-тельным статьям и итоговым записям в описях, выявления повреждённых дел, которые могут содержать документы с затухающими текстами, подлежащие реставрации, дезинфекции, переворота на другую сторону, переплёта и другими дефектами должны проводиться плановые и внеплановые проверки наличия и состояния архивных документов. С целью сохранения ценной документной информации при утрате или повреждении оригиналов документов создается страховой фонд, а также фонд пользования.
Для выявления общей картины состояния фондов архива и нахождения документов с определенными повреждениями, которые нуждаются в плановой либо срочной специальной обработке осуществляется проверка физического состояния документов. Приоритетное значение здесь имеют фонды, содержащие особо ценные и уникальные документы; подвергшиеся экстремальному воздействию (высоких температур при пожаре, пены, воды при тушении пожара и других) I и II категорий; имеющие высокий спрос у сотрудников архива и исследователей; содержащие документы экстремальных периодов отечественного делопроизводства (Первая мировая война, Великая Отечественная война и другие). Проверка физического состояния документов осуществляется всегда методом полистного просмотра дел. Оценка и проверка физического состояния документов должна выявлять качественные признаки (цвет, способ написания текста, проч-ность бумаги, степень угасания и другие), а не количественные показатели (длина, вес, число и другие).
Для восстановления свойств архивных документов, технических характеристик, долговечности, для устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов, для воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях осуществляются физико-химическая и техническая обработки, которые могут быть плановыми и внеплановыми. Данные виды обработки документов могут осуществляться различными методами в зависимости от физической природы носителя информации.
Если все перечисленные мероприятия проводятся своевременно и незамедлительно, а также строго соблюдена условия хранения и транспортировки документов, то важнейшая задача архива – поддержание документов в сохранности – будет исполнена надлежащим образом.
Список литературы
1. Андреева В.И. Делопроизводство / В.И. Андреева. – М.: Биз-нес-школа, 2001. – 201 с.
2. Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов //Отечественные архивы. -2001. - № 2
3. Булюлина Е.В. Архивоведение / Е.В. Булюлина. – Волгоград: «Издательство ВолГУ», 2001. – 101 с.
4. Вигер А.М Секретарское дело / А.М. Вигер, О.П. Дорофьва, Е.К. Губская. – М.: Феникс, 2001 – 299 с.
5. Гладких С.Р. Комментарий к законодательству о порядке хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях» // Право и экономика, 2005, №6.
6. Горфейн Г.М. Архивоведение / Г.М. Горфейн, Л.Е. Шепелев. – Ленинград: Издательство ленинградского университета, 1971. – 92 с.
7. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство / М.В. Кирсанова. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 298 с.
8. Крайская З.В. Архивоведение / З.В. Крайская, Э.В. Челлини. – М.: НОРМА, 1996. – 189 с.
9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359 с.
10. Кузнецова Т.В. Делопроизводство и техническая документация / Т.В. Кузнецова, Е.А. Степанов, Н.Г. Филлипов. М.: Высшая школа, 2001. – 202 с.
11. Непогода А.В. Делопроизводство организации / А.В. Непогода, П.А. Семченко. – М.: Омега-Л, 2009. – 514 с.
12. Охотников А.В. Документоведение и делопроизводство / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003. – 296 с.
13. Петелин В.Г. Делопроизводство на предприятии / В.Г. Пете-лин. – М.: Ось-89, 2005. – 97 с.
14. Попова Е.Н. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ в современном законодательстве Российской Федерации и ее субъектов //Вестник архивиста. - 2000.- № 1.
15. Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов / Ж.Ф. Сергазин. – М.: Высшая школа, 1986. –309 с.
16. Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря / Е.П. Смирнова. – М.: Омега-Л, 2005 – 96 с.
17. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления / В.С. Соколов. – М.: Форум, 2009. – 176 с.
18. Стенюков М.В. Делопроизводство / М.В. Стенюков. – М.: Приор-издат, 2004. – 204 с.
19. Стяжкина Т.А. Делопроизводство предприятия / Т.А. Стяжки-на. – М.: Экзамен, 2005. – 311 с.
20. Уфинов С.С. Делопроизводство / С.С. Уфинов. – М.: Высшая школа, 2000. – 124 с.
Пожалуйста, внимательно изучайте содержание и фрагменты работы. Деньги за приобретённые готовые работы по причине несоответствия данной работы вашим требованиям или её уникальности не возвращаются.
* Категория работы носит оценочный характер в соответствии с качественными и количественными параметрами предоставляемого материала. Данный материал ни целиком, ни любая из его частей не является готовым научным трудом, выпускной квалификационной работой, научным докладом или иной работой, предусмотренной государственной системой научной аттестации или необходимой для прохождения промежуточной или итоговой аттестации. Данный материал представляет собой субъективный результат обработки, структурирования и форматирования собранной его автором информации и предназначен, прежде всего, для использования в качестве источника для самостоятельной подготовки работы указанной тематики.
bmt: 0.0049