Язык и стиль служебных документов

ВВЕДЕНИЕ 3

1.Язык и стиль служебных документов 5

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 11
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 12

В работе по документоведению большую роль играет словесное оформление решений, связей, действий. При подготовке документов необходимо учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а исполняет стимулирующуюактивную роль в управленческой деятельности. Так, действенность директивной и распорядительной документации в существенной мере обеспечивается императивом - повелительной конструкцией языка приказов, постановлений, распоряжений. Речевыхсоответствующих конструкций требуют документы, которые излагают просьбу, благодарность, требованиеи т.п.
Традиции и обычаи в документировании оказались довольно живучими. В настоящее время еще встречаются устаревшие термины,словосочетания, архаизмы, речевые штампы, канцеляризмы ("коим образом", "прошу не отказать", "при этом направляем", "дана настоящая" и т.д.).При составлении документов необходимоиспользовать официально-деловой стиль.
Известный филолог А.Н. Ефимовпод стилем языка понимает исторически сложившуюся разновидность языка, которая отличается, как в отношении состава и характера объединения речевых средств, так и в смысле закономерности их использования. Для любого стиля существует свойственное, типичное, а также запретное.
В каждой группе стилей существуют свои разновидности. Так, в художественно-беллетристический стиль включается прозаический и поэтический; общественно-публицистический - стили газетно-журнальный и литературно-критический. Документально-деловой стиль имеет в своем составе стиль законодательно-распорядительных документов (указов, распоряжений, приказов, постановлений), телеграфный стиль, деловой перепискии т.п.
Актуальность данной темы обуславливается тем, что составление служебных документов – сложный и трудный процесс, занимающий много времени служащих. Если рационализировать данный процесс, то можно сэкономить время, повысить общую культуру управленческого труда и документирования.
При подготовке служебных документовнужно соблюдать следующие главные принципы: достоверность и объективность содержания, краткость изложения, полнота информации, нейтральность тона изложения,средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов, отсутствие рассуждений и повествований.
Официально-деловой стиль имеет характерные отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка. Служебные документы, в основном, оформляют от имени юридического лица учреждения или его структурного подразделения. Формы выражения общественных интересов в служебном документе должны соответствовать нормам административного права.
К особенностям делового стиля относят широкое использование устойчивых языковых формул - языковых оборотов, которые применяют в неизменном виде. Для стиля служебных документов свойственно также использование устойчивых словосочетаний, так как в деловой документации большинство слов употребляется лишь с одним или ограниченной группой слов.
Широко распространяются в служебных документах использование сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.
Цель данной работы рассмотреть язык и стиль служебных документов.

На язык и стиль официальной переписки распространяются законы составления служебных текстовых документов в целом в аспекте так называемого официально-делового стиля речи. Данный стиль имеет свои характерные отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка (научного, художественного, публицистического). В официально-деловом стиле речи выделяются подстили: законодательный, инструктивно-методический, статистический, организационно-распорядительный, технический, дипломатический и т. д.
Официальное письмо входит в организационно-распорядительную систему документации вместе с распоряжением, протоколом, отчетом, актом, решением и т. п.
Официально-деловой стиль речи, по единодушному мнению специалистов, — менее исследованный стиль. Лингвисты всегда выделяли язык служебных документов в особенную разновидность стилей речи, констатировали его автономность, описывали его некоторые особенности, однако фундаментальные исследования этого стиля стали проводиться только в самое последнее время.
При подготовке документов нужно учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а исполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Соответствующих речевых конструкций требуют документы, которые излагают просьбу, требование, благодарность и т.п.