Деловой этикет офис менеджера

Введение 3
1. Деловой этикет офис-менеджера как требование к профессии 5
1.1. Понятие делового этикета и его функции 5
1.2. Общие правила делового этикета офис-менеджера 7
2. Специфические особенности делового этикета офис-менеджера 10
2.1. Техника общения по телефону и порядок организации совещаний 10
2.2. Деловой этикет офис-менеджера при приеме посетителей 13
Заключение 15
Библиография 16

1.1. Понятие делового этикета и его функции
Деловой этикет является неотъемлемой частью профессии, которая так или иначе связана с имиджем. По своей сети деловой этикет определяет порядок поведения при деловых контактах, да и в бизнесе в целом. Являясь лицом компании, сотрудник должен обладать рядом качеств, благодаря которым он будет с честью представлять свое руководство, а также организацию в целом. Среди них можно выделить самостоятельность, услужливость, непреклонность, доброжелательность, профессионализм. Офис менеджер должен быть привлекательным, а на его лице должна быть улыбка2.
Правила делового этикета помогают в улаживании конфликтов, а также в определенной степени сокращают риск их возникновения различными общепринятыми способами. В особенности риск возникновения конфликтов возрастает в межнациональном (межкультурном) общении. По этой причине важно знать не только общепринятые нормы, но и особенности поведения делового человека определенной профессии в разных странах.
...

1.2. Общие правила делового этикета офис-менеджера
Работа офис менеджера сопряжена с выполнением множества должностных обязанностей. Это делает его незаменимым для любой компании. В должностные обязанности входит нередко кадровое делопроизводство, владение первичной бухгалтерией, менеджмент и многое другое. Работа наделена функциями администратора, завхоза, секретаря4.
Помимо того, что она должна быть исполнена безукоризненно, важно отметить, что именно сотрудник этой профессии первый встречает посетителе, таким образом, именно по его поведению складывается первое впечатление о компании. К тому же не только визуализация способствует оценке, но и умение общаться по телефону, прямой контакт. Важно все от внешнего вида, до поведения 5. Офис-менеджер, соблюдая деловой этикет, одновременно служит положительным примером и для сотрудников, и для посетителей. Так, например, если офис менеджер отсутствует, то посетитель в рабочее время не должен стучать в дверь руководителя.
...

2.1. Техника общения по телефону и порядок организации совещаний
Офис-менеджер при телефонном общении должен соблюдать деловой этикет. Так, снимать трубку по правилам хорошего тона, необходимо не позднее того как раздастся четвертый звонок. После поднятия трубки офис-менеджеру, необходимо назвать свою компанию, а также отдел и должность. В начале разговора обязательно необходимо представиться, т.к. собеседник должен знать с кем разговаривает. В процессе разговора в голосе офис-менеджера должна звучать заинтересованность9. Оппонент должен понимать, что его проблема для офис-менеджера важна не менее, нежели для него самого. Деловой этикет предъявляет требование к поддержанию положительной линии общения. Офис-менеджер не может давать выход негативным эмоциям, вне зависимости от того в какой момент общение было испорчено, либо иных возможных обстоятельств.
...

2.2. Деловой этикет офис-менеджера при приеме посетителей
Для офис-менеджера существуют требования, определенные деловым этикетом для приема различных групп посетителей: сотрудников данной, либо иных компаний, командированных.
При организации приема сотрудников своей компании по текущим вопросам, офис-менеджер должен ознакомиться со структурой фирмы, а также иметь представление об основной деятельности, организационную структуру и должностные обязанности для выявления связи между руководящими сотрудниками.
В обязанности офис-менеджера входит доведение до сведения сотрудников часов приема по текущим вопросам. Также он должен знать тех лиц, которые имеют доступ к руководителю в любое время (например, высшее руководства, заместители по чрезвычайным ситуациям и т.п.).
Случаются ситуации, когда сотрудники организации обращаются к руководителю по вопросам, за которые ответственны иные лица.
...

Заключение
В заключении было установлено, что деловой этикет вне зависимости от типа профессии является основополагающим в создании впечатлении о сотрудниках и компании в целом. Офис-менеджер, являясь лицом фирмы, выполняет множество функций, которые сопряжены с прямым и косвенным типом общения с клиентами, сотрудниками и руководством. По своей сути его деятельность связана со множеством родов деятельности, а следовательно и требования к этикету крайне высоки.
Для офис-менеджера важно знать, как организовать работу в офисе, необходимо уметь вести документацию, а главное быть частью команды, т.е. единого механизма деятельности компании. Восприятие сотрудниками зависит во многом от внешнего вида, настроения, а также умения общаться. Важными являются и правила поведения с каждой категорией сотрудников, посетителей, командировочных, а также иностранных делегаций.
...