Совершенствование системы документооборота

Введение……………………………………………………………………………….
Глава 1. Теоретические основы организации документооборота на предприятии..7
1.1. Сущность и характеристики понятия документооборота……………………...7
1.2. Организация документооборота на предприятии……………………………...21
Глава 2. Оценка эффективности управления документооборотом в «-» …...32
2.1. Краткая организационно-правовая характеристика «-» …………..32
2.2. Организация документооборота в «-» ……………………………...33
2.3. Анализ эффективности системы и методов учета документооборота в «-».42
Глава 3. Разработка мероприятий по повышению эффективности управления системой документооборота в «-» ………………………47
3.1. Рекомендации по повышению эффективности управления системой документооборота в «-»………………………………………………...47
3.2. Совершенствование документационного обеспечения деятельности
«-» на основе ее автоматизации………………………………………....56
3.3. Социально-экономическая эффективность обеспечения деятельности «-» на основе ее автоматизации……………………………………….73
Заключение…………………………………………………………………………..77
Список литературы…………………………………………………………………..

Организация системы работы с документами на предприятии предпола­гает создание структуры его документооборота, определение порядка хранения документов и их использования сотрудниками. Процесс документо­оборота учреждения - это сложная совокупность различных взаимосвязанных процедур, совокупность которых обеспечивает движение документов предприятия с начала их создания или поступления на предприятие и до завершения работы с ними или отправки адресатам. В целях рациональной и эффективной организации документооборота учреждения все документы распределяются по документопотокам, количество которых определяется потребностями учреждения, например, регистрируемые документы и документы, которые не надо ре­гистрировать; входящие, внутренние и исходящие документы; документы, на­правляемые в вышестоящие организации, или документы, получаемые из или отправляемые в подведомственных организаций и т.д. Под общим документо­потоком подразумевается совокупность документов одной направленности, выполняющих одинаковое целевое назначение в процессе документооборота.
Характеристикой любого документооборота является его размер или объем. Под объемом документооборота учреждения понимается количество документов, пришедших в организацию из внешних источников и созданных внутри учреждения в течение одного периода времени, как правило, года. Объем проводимого документооборота - важный фактор, используемый в качестве основного критерия при решении вопросов выбора формы делопроизводства, организации информационной системы по документам учреждения, структуры службы канцелярии и делопроизводства, ее штатного и структурного состава и других вопросов.
Актуальность исследования обусловлена тем, что в сегодняшних рыночных реалиях эффективная деятельность любого учреждения возможна лишь при выполнении условия автоматизации широкого спектра процессов управления его деятельностью. Автоматизация процессов учреждения позволяет сократить издержки, увеличить эффективность работы сотрудников, достичь возможностей, невозможных ранее при использовании традиционного бумажного документооборота. Эффект от проведения автоматизации процессов ощущается только в том случае, если автоматизируется вся работа учреждения, весь спектр решаемых задач [9, с. 32].
Среди всего широкого спектра задач автоматизации деятельности любого учреждения особо остро встает задача автоматизации процесса документооборота учреждения и учета движущихся внутри него документов. Документооборот и движение документов является центральной, наиболее сложной и важной частью деятельности всего учреждения. Своевременное решение этой проблемы является важным и неоспоримым условием успешного решения всего спектра задач автоматизации деятельности учреждения.
Система автоматизации процесса документооборота учреждения или система электронного документооборота (далее - СЭД)  - автоматизированная многопользовательская информационная система, базирующаяся на использовании средств вычислительной техники и сопровождающая процесс управления деятельностью организации, как правило, со сложной структурой, с целью обеспечения возможности выполнения этой организацией своих функций в полном объеме. При этом предполагается, что процесс управления организацией опирается в основном на бумажные документы, содержащие в неформализованном виде инструкции для ответственных исполнителей организации.
Степень исследования проблемы.
Об оптимизации системы управления документооборотом посредством электронного делопроизводства в нашей стране заговорили примерно 20 лет назад.
В дальнейшем в работах авторов Басакова М.И., Бобылевой М.П., Ватолиной М.В., Демина Ю.М., Жеребенковой А., Крюковой Н.П., Кузнецова И., Сологуб О.П., Степановой Л.М. и др. система электронного оборота выступает в роли базы знаний, поскольку позволяет сотрудникам компании использовать накопленный опыт и анализировать корпоративные документы, независимо от их даты создания и автора.
В работах Кузнецова И., Ларионовой Т.М., Крюковой Н.П., Спивак В.А. и др. современные системы представлены, как мощные корпоративные средства управления. Авторами отмечается, что их внедрение зачастую становится катализатором серьезных изменений в IТ-структуре организации. Помимо решения прямых задач внедрение электронного документооборота нередко приводит к значительному обновлению аппаратного и системного программного обеспечения и переходу на новые технологические стандарты [8].
Важная тенденция заключается в возможности тесной интеграции электронных систем с другими информационными системами учреждения. Электронная система документооборота выступает связующим звеном между различными системами, функционирующими в компании. Для региональных учреждений важным остается интеграция электронной системы документооборота в единую систему, позволяющую объединить все структуры организации в единое управленческое пространство.
Приняв решение о внедрении системы, совпадающее с организационными преобразованиями, очень важно верно выбрать задачи автоматизации [14, с. 51].
Цель работы - оценить систему управления документооборотом на предприятии и определить возможности ее оптимизации.
Предметом исследования является организация процесса документооборота и делопроизводства на предприятии.
Объектом исследования является документооборот организации «-» .
Задачи работы: