Анализ и совершенствование систему управления документооборотом в организации Диплом

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3
Глава 1. Теоретические аспекты в организации документооборота 8
1.1 Исторические аспекты появления и развития документооборота на разных этапах 8
1.2 Понятие и значение документооборота 12
1.3 Нормативно-информационная характеристика и классификация документации 18
1.4 Организация документооборота 24
Глава 2. Анализ организации кадрового документооборота на примере отдела кадров ГО и ЧС Таймырского Долгано-Ненецкого муниципального района 32
2.1 Краткая характеристика организации 32
2.2 Анализ организационной структуры 36
2.3 Анализ кадрового документооборота в организации 43
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию документооборота и их оценка на примере отдела кадров ГО и ЧС Таймырского Долгано-Ненецкого муниципального района 50
3.1 Проблемы и рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в организации 50
3.2 Оценка предложенных рекомендаций 58
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 63
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 66
ПРИЛОЖЕНИЯ ……………………………………………………………………71

1.1 Исторические аспекты появления и развития документооборота на разных этапах

С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта людей и различных отношений, складывавшихся в далекие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти, по которым мы можем изучить в том числе и историю делопроизводства [8, c. 56].
Условиями необходимости и возможности становления делопроизводства являются развитая письменность, овладение ею правящей элитой общества, установление государственности.
История делопроизводства в России насчитывает столетия. В конце XV в.
...

1.2 Понятие и значение документооборота

Документооборот – это движение документов на предприятии (в организации) с момента их создания или получения до:
а) завершения выполнения;
б) отправления адресату;
в) передачи в архив.
Понятие документооборота шире понятия делопроизводства.
Система документооборота не только регистрирует действия и события, но и получает сами процессы работы над документами. Пользователями системы документооборота являются сотрудники многих подразделений, вовлеченных в какой-то общий бизнес-процесс [5, c. 59].
Типов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много. На отдельных предприятиях число типов документов доходит до 500 – 600.
...

1.3 Нормативно-информационная характеристика и классификация документации

Нормативная база по организации документации – это совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, которые регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также работу службы документационного обеспечения – ее структуру, функции, штаты, техническое оснащение и другие аспекты [4, c. 80].
Нормативные акты, регламентирующие осуществление специального делопроизводства и организацию архивного хранения документов.
...

2.1 Краткая характеристика организации

Управление по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого муниципального района (далее – Управление) является органом Администрации Таймырского Долгано-Ненецкого муниципального района (далее - муниципальный район) созданным для обеспечения выполнения мероприятий в области гражданской обороны, предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций, защиты населения и территории муниципального района от чрезвычайных ситуаций (далее – ЧС) природного и техногенного характера и осуществления переданных отдельных государственных полномочий.
...

2.2 Анализ организационной структуры

Структура управления предприятием отображена на рис. 3.
Линейно-функциональный характер определяется взаимодействием функционального штаба с производственными структурами напрямую, минуя непосредственное руководство. Организационная структура Функционального штаба представлена на рис.4 и находится непосредственно в подчинении финансового директора.

Рисунок 3 - Структура управления предприятием
ГО и ЧС Таймырского Долгано-Ненецкого муниципального района

Структура управления предприятием филиал
ГО и ЧС Таймырского Долгано-Ненецкого муниципального района имеет линейно-функциональный характер.
Такое построение структуры организации опирается на четкое иерархическое построение служб предприятия с учетом особенностей управления каждой функциональной подсистемы предприятия.
...

2.3 Анализ кадрового документооборота в организации

Рациональность является элементом осуществления работ с документами в ГО и ЧС Таймырского Долгано-Ненецкого муниципального района и определяется скоростью исполнения и перемещения документов и уровнем обеспечения руководителей предприятия документационной информацией.
Нужно сказать, что в основном правильная организация работы с документами зависит от четкого разделения функций и исходящих из них обязанностей работников предприятия. Когда работник точно осведомлен о своих обязанностях, то это способствует повышению его ответственности и в это же время делает невозможным повторение операций при работе с документами.
...

3.1 Проблемы и рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в организации

В отделе кадров ГО и ЧС Таймырского Долгано-Ненецкого муниципального района технология работы с документами вызывает длительную задержку процесса исполнения. Сроки прохождения документов увеличивает «ожидание» рассмотрения документов руководителями, которые в силу занятости или информационной перегрузки не успевают регулировать направление документов. Это, в свою очередь, значительно увеличивает время доставки документов в отдел кадров и самого процесса исполнения. А это, в свою очередь, влечет за собой задержку принятия решения, значительно увеличивает время разрешения сообщения, в течение которого может появиться новая информация, необходимая для решения, и, возможно даже, являющаяся решением, однако из-за длительного прохождения документов устаревает или аннулируется.
...

3.2 Оценка предложенных рекомендаций

Для улучшения работы организации по делопроизводству были предложены следующие мероприятия.
Переходом на‏ автоматизированную систему документооборота‏. В связи с этим, необходимо внести изменения в должностную инструкцию секретаря.
Внедрение системы автоматизированого документооборота‏ позволит решить ряд проблем:
-обеспечит слаженную работу всех подразделений;
-упростит работу с документами, повысит ее эффективность;
-повысит производительность труда‏ сотрудников за‏ счет сокращения времени создания, обработки и поиска‏ документов;
-повысит оперативность доступа‏ к информации;
-позволит разграничить права‏ доступа‏ сотрудников к информации.
...

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Итак, любое предприятие фиксирует свою деятельность в разного рода документах. Процесс прохождения документов в установленной последовательности с момента их появления до сдачи в архив называется документооборотом. Количество всех документов за год составляет объем документооборота предприятия, который учитывается при расчете численности персонала аппарата управления, расчета должностных окладов работников, применении средств механизации и автоматизации делопроизводства.
Кадровики общаются со всеми без исключения подразделениями предприятия.
...