Автоматизация делопроизводства на предприятии

Введение 3
1. Аналитическая часть 5
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия 5
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности 5
1.1.2. Организационная структура управления предприятием 6
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации 9
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов 9
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание 12
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи 12
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» 16
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи 16
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи 17
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи 18
1.4. Обоснование проектных решений 21
1.4.1. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению 21
1.4.2. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению 24
1.4.3. Обоснование проектных решений по программному обеспечению 27
1.4.4. Обоснование технологического обеспечения 32
II. Проектная часть 34
2.1. Разработка проекта автоматизации 34
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации 34
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание 36
2.2. Информационное обеспечение задачи 38
2.2.1. Информационная модель и её описание 38
2.2.3. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации 40
2.2.4. Характеристика результатной информации 42
2.3. Программное обеспечение задачи 46
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) 46
2.3.2. Характеристика базы данных 48
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) 54
2.3.4. Описание программных модулей 55
2.4. Технологическое обеспечение задачи 56
2.4.1. Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации 56
2.4.2. Схемы технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации 57
2.5. Контрольный пример реализации проекта и его описание 61
III Обоснование экономической эффективности проекта 67
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности 67
Расчёт показателей экономической эффективности проекта 73
Заключение 80
Список литературы 82
Приложения 84
Приложение 1. Организационная структура ООО «Сивас» 84
Приложение 2. Функциональная модель 85
Приложение 3. Выходные отчеты 89
Приложение 4. Листинги исходных кодов 92

На сегодняшний день в мире информационные технологии достигли высокого уровня развития. В связи с этим большинство развивающихся компаний используют автоматические средства, позволяющие эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные. Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы делопроизводства крупного предприятия, нельзя не отметить, что его эффективная работа всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем.
Компьютерный же учет имеет свои особенности и радикально отличается от бумажного. Компьютер не только облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею. Отчеты о положении в делопроизводстве, получаемые с помощью компьютера, можно получить и без него, но на расчеты уйдет столько времени, что они уже не будут нужны; или ими придется занять такое количество делопроизводителей, что на их зарплату уйдет значительно больше, чем будет получено прибыли в результате их работы. Таким образом при применении компьютера “количество переходит в качество”: увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение самой схемы построения делопроизводства.
Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно. К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений.
В условиях жесткой конкуренции одним из способов противодействия неблагоприятным условиям является построение эффективной информационной системы делопроизводства, поэтому тема дипломного проекта является актуальной.
Основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.
В связи с постоянно растущим бумажным оборотом предприятия возникла необходимость в автоматизации работы делопроизводства, так как делопроизводители, выполняющие все операции делопроизводства не могли больше быстро и качественно справляться со своими обязанностями при все возрастающем количестве документов.
Целью данного дипломного проекта является автоматизация делопроизводства и разработка информационной системы компании «Сивас» в виде АРМ делопроизводителя.
Целью автоматизированной системы является создание единой информационной сети, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать анализировать и ис¬пользовать информацию по документации компании.
В результате проведенных исследований было принято решение разработать АРМ делопроизводителя, обеспечивающую учет основных операций делопроизводства.

Техническое задание на разработку

Автоматизированная информационная система делопроизводства компании «Сивас».
1. Введение.
1.1. Наименование
Автоматизированная информационная система делопроизводства компании «Дело-Сивас».
1.2. Краткая характеристика и области применения.
«Дело-Сивас» представляет собой информационную систему для автоматизации ввода, регистрации и выдачи информации о документообороте компании. Разрабатываемая система для АРМ делопроизводителя предназначена в основном, для использования в мелких и средних фирмах.
2. Основание для разработки:
Задание на дипломный проект.
3. Назначение и цели создания системы
3.1 . Назначение разработки:
Программный продукт (ПП) предназначен для учета и обработки документооборота в компании, и представления отчетов в виде реестров документов и данных поиска по запросам.
3.2.Цели создания:
• Автоматизация учета и обработки документов на предприятии;
• Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников на обработку документов;
• Снижение затрат на обработку первичной информации об архиве документов;
• Создание благоприятного психологического климата при работе сотрудников предприятия с документами.

4. Технические требования
4.1. Требования к функциональным характеристикам
4.1.1. Состав выполняемых функций:
• регистрация корреспонденции (входящие, исходящие);
• система контроля исполнения документов и поручений;
• обеспечение жизненного цикла документов;
• поиск документов;
• обработка исходных данных и составление архива документов;
• составление специальных форм отчетов.
4.1.2. Организация входных и выходных данных:
Входные данные - вносимые пользователем сведения о документации, включают: Данные о типе документа, Данные о состояниях документа, Данные об отделах, Данные о сотрудниках, Данные о документах.
Выходные данные – отчеты о документах: Входящая корреспонденция; Исходящая корреспонденция; Реестр документов; Документы на исполнении;
Документы в архиве; Результаты поиска документов.
4.1.3. Временные характеристики:
Машинная обработка данных составляет несколько секунд.
4.2. Требования к надежности
В период опытной эксплуатации правильность работы системы проверяется тестовым вводом исходных данных.
4.3. Требования к условиям эксплуатации
Программа ориентирована на минимальные требования к компьютерной подготовке пользователей.
4.4. Требования к составу и параметрам технических средств
IBM PC 486/16 MB и выше.
4.5. Требования к информационной и программной совместимости
4.5.1. Информационные структуры на входе и выходе:
• ОС Windows NT/9x/200x;
• Office 2003 Professional.
4.5.2. Методы решения:
Построение СУБД на основе инфологической и датологической модели предметной области.
4.5.3. Языки программирования и программные средства, используемые в программе
Microsoft Access 2003.

4.6. Требования к упаковке, маркировке, транспортировке и хранению
Отсутствуют.
5. Требования к программной документации
Состав программной документации:
• руководство пользователя;
• листинг программы.
6. Технико-экономические показатели разрабатываются в экономической части проекта.
7. Стадии и этапы разработки
определяются в соответствии с регламентом разработки дипломного проекта.
8. Порядок контроля и приемки
8.1. Общие требования к приемке работ:
• поэтапный контроль со стороны руководителя проекта;
• тестирование программных модулей;
• опытная эксплуатация.