Автоматизация работы в ООО «Меда» с использованием системы 1С: Предприятие 8.2

Содержание

Введение 5
1. Постановка актуальной задачи 6
1.1. Технико-экономическая характеристика объекта 6
1.2. Организационная структура объекта исследования 6
1.3. Сущность и особенности объекта исследования 7
1.4. Анализ имеющихся наработок по усовершенствованию объекта исследования 8
1.4.1. Теоретический аспект автоматизации торговли 8
1.4.2. Анализ инструментария построения информационной системы 10
1.4.3. Выбор инструментария построения информационной системы 15
1.4.4. Предложения по усовершенствованию бизнес-процесса 17
1.5. Выводы по анализу и решению задач в предметной области 18
2. Программа исследований 19
2.1. Методология проектирования 19
2.1.1. Анализ методологии проектирования 19
2.1.2. Выбор методологии проектирования 22
2.2. Формирование функциональной модели 24
2.2.1. Теоретический аспект функционального моделирования 24
2.2.2. Проектирование функциональной модели 27
2.3. ABC-анализ эффективности предложенной системы 31
2.3.1 Применение ABC-анализа 31
2.3.2. Отчётность и выводы ABC-анализа 33
2.4. Описание входной и выходной информации 35
2.5. Информационная структура проектируемой системы 36
2.5.1. Теоретический аспект информационного моделирования 36
2.5.2. Проектирование информационной модели 39
3. Анализ процесса автоматизации с помощью 1С:Предприятие 8.2 41
3.1. Описание построенной информационной системы 41
3.2. Описание форм ввода и отчётных форм системы 42
3.2.1. Основная форма 42
3.2.2. Подсистема закупок 43
3.2.3. Подсистема продаж 45
3.2.4. Подсистема перемещения 48
3.2.5. Подсистема мониторинга 50
3.3. Схема алгоритма работы с информационной системой 51
Заключение 52
Литература 53
Приложение А 54
Приложение Б 58

Введение
Многие страны, особенно развитые, сегодня сталкиваются с серьёзным кризисом здравоохранения, которые становятся всё более затратными, теряя, при этом, свою эффективность.
Причины удорожания современных систем здравоохранения носят по преимуществу объективный характер. Это и общее старение населения, и требования пациентов по улучшению качества предоставляемых медицинских услуг, и повсеместное внедрение в лечебное дело дорогостоящих технологий, лекарственных препаратов, диагностического и операционного оборудования [7].
Решением проблемы многие исследователи считают изменение концепции развития данной сферы жизни общества. Во-первых, это передача части несвойственных медицине функций другим компаниям по технологии аутсорсинга. Создание и монтаж специализированной медицинской мебели относится к числу таких функций.
...

1.3. Сущность и особенности объекта исследования
Основной деятельностью фирмы является торговля, а основными элементами бизнеса являются филиалы, осуществляющие закупку и реализацию медицинской и офисной мебели. Закупка осуществляется у проверенных поставщиков – производителей мебели. Поступающую мебель проводят приёмным актом (форма ТОРГ-1) на основе товарно-транспортной накладной (форма СП-31). Закупленная мебель хранится на территории филиалов и реализуется ими потребителям – медицинским учреждениям. Отгрузка мебели осуществляется по товарным накладным (форма ТОРГ-12). Для привлечения внимания к бренду «Меда», филиалы периодически участвуют в выставках, которые специализируются на товарах для медицины. Вывод образцов и экспозиций на выставки осуществляется по накладной на внутреннее перемещение товаров (форма ТОРГ-13). Для упрощения документооборота фирмы, формы накладных сокращены и используют только значимые поля.

Рис. 2.
...

1.4.1. Теоретический аспект автоматизации торговли
Рассмотрим существующие подходы к решению проблем автоматизации торговых учреждений. Комплексная автоматизация торговли представляет собой набор мер по введению в данный бизнес-процесс специального программного обеспечения и аппаратуры для решения задачи повышения качества и эффективности деятельности, а также для повышения прослеживаемости жизненного цикла, как товара, так и денежных средств, а также мониторинг запасов товара на складах и полках.
Схема современной торговли можно представить способом, представленным на рис. 3 [1].
При этом объектами автоматизации становятся:
• оптовая торговля и дистрибьюция;
• производственный сбыт;
• розничная торговля;
• оптово-розничная торговля;
• онлайн-торговля.

Рис. 3.
...

1.4.2. Анализ инструментария построения информационной системы
Специфика решаемой задачи делает несколько затруднённой прямое использование программного обеспечения для бэк-офисов, такого как, например, Айтида Retail, ДАЛИОН: Управление магазином, МойСклад, 1С: Торговля и склад и т.д. Проблема в том, что деятельность фирмы «Меда» не акцентирована на кассовом обслуживании и организации CRM-системы, а является более широкой, включая внутренние перемещения, операции закупки и сбыта. По данной причине любой из представленных пакетов окажется используемым не по прямому назначению. Тем не менее, для выбора инструментария необходимо провести комплексный анализ различных стратегий автоматизации.
Рассмотрим наиболее популярные подходы к автоматизации, а именно, применение готового приложения, разработанного для решения подобных задач, адаптация универсального пакета или самостоятельная разработка необходимого программного обеспечения. Для реализации каждого подхода выберем своих представителей.
...

1.4.3. Выбор инструментария построения информационной системы
Проведём выбор необходимой стратегии с использованием метода морфологического анализа:
1. Сравниваемые стратегии уже выбраны в п. 1.4.2.
2. Выберем в качестве ключевых морфологических характеристик следующие свойства:
• соответствие предметной области;
• цена предполагаемой разработки;
• стоимость сопровождения;
• эффективность для решения задачи;
• простота обучения персонала.
Примем важнейшей целью разработки – её экономическую эффективность.
3. Определим важность каждой характеристики на основе её влияния на рассматриваемую предметную область.
Для простоты выберем трёхбалльную систему оценки, в которой 3 балла присваивается для наиболее важных характеристик, 2 балла для среднего влияния и 1 для менее значимых.
Соответствие предметной области:
Это одна из наиболее важных характеристик, поскольку напрямую влияет на экономическую эффективность проектируемого продукта. Вес – 3.
...

1.4.4. Предложения по усовершенствованию бизнес-процесса
Рассмотрим возможности применения платформы 1С Предприятие (версия 8.2) для автоматизации основных бизнес-процессов объекта исследования.
Мнемосхема предлагаемого процесса показана на рис 5.

Рис. 5. Мнемосхема предлагаемого функционирования основных процессов объекта исследования
Автоматизация процесса позволит перенести информационные потоки из архива бухгалтерии на сервер 1С. Готовые формы наиболее популярных документов позволят значительно снизить трудоёмкость оформления закупок, продаж и внутренних перемещений мебели, а хранение отчётности на сервере 1С Предприятие позволит головному офису в режиме реального времени иметь полную картину закупок, продаж и остатков по каждому филиалу и своевременно осуществлять управляющие воздействия в отношении их.
Предложенная на рис. 5 схема потребует проектных работ, описанию которых посвящена вторая глава.
1.5.
...

2.1.1. Анализ методологии проектирования
Рассмотрим три наиболее популярные методологии проектирования структурная методология, ARIS и UML.
Структурная методология
Данная методология построена на основе структурного подхода. Сущность структурного подхода состоит в последовательной декомпозиции бизнес-процесса на функции, подфункции, задачи, операции и так далее. Декомпозиция продолжается вплоть до конкретных процедур, имеющих значение в рамках исследования. Это могут быть как функции над документами, так и функции над реквизитами документов. Достоинством такого подхода является то, что исследуемая с помощью структурного подхода система сохраняет целостное представление, в котором все составляющие компоненты достаточно однозначно взаимоувязаны.
...

2.1.2. Выбор методологии проектирования
Проведём выбор необходимой стратегии с использованием метода морфологического анализа:
1. Сравниваемые стратегии уже выбраны в п. 2.1.1.
2. Выберем в качестве ключевых морфологических характеристик следующие свойства:
• точность моделей;
• сложность моделирования;
• сложность получаемых моделей;
• адекватность моделей предметной области;
• понятность моделей для специалистов предметной области.
Примем в качестве важнейшей цели методологии – эффективность проектирования в предметной области.
3. Определим важность каждой характеристики на основе её влияния на рассматриваемую предметную область.
Для простоты выберем трёхбалльную систему оценки, в которой 3 балла присваивается для наиболее важных характеристик, 2 балла для среднего влияния и 1 для менее значимых.
Точность моделей:
Точность моделей показывает степень соответствия моделей реальному объекту.
...

2.2.1. Теоретический аспект функционального моделирования
Функциональная модель отражает функциональное содержание рассматриваемого процесса и является структурированным изображением функций процесса, связей между ними и со средой, семантики, отражающей эти функции [8, 10, 11, 12].
В качестве инструмента для построения функциональной модели было выбрано CASE-средство – Bpwin, поддерживающий стандарт IDEF0. Методология SADT представляет собой совокупность методов, правил и процедур, предназначенных для построения функциональной модели объекта какой-либо предметной области. Функциональная модель SADT отображает функциональную структуру объекта, т.е. производимые им действия и связи между этими действиями. Основные элементы этой методологии основываются на следующих концепциях:
1) графическое представление блочного моделирования.
...

2.2.2. Проектирование функциональной модели
Спроектируем существующую и предлагаемую функциональные модели процесса работы фирмы «Меда».
Существующая модель
Рассмотрим контекстный уровень модели, определяющий её как систему в целом. Структура уровня на рис. 8

Рис. 8. Функциональная модель контекстного уровня существующего процесса
На представленном рисунке указаны цели и точка зрения, входные и выходные ресурсы, исполнители процесса и управления.
Цель: изучение функций основных процессов, т.е. формирование представления о том, как функционируют основные процессы организации.
Точка зрения: разработчика системы, т.е. моя.
Входы: материальный поток (оптовые поставки медицинской мебели) и информационный поток, включающий входящие в процессы документы.
Выходы: материальный поток (медицинская мебель, поставляемая под заказ) и информационный поток, включающий исходящие документы процессов.
...

2.3.1. Применение ABC-анализа
ABC-анализ – метод, обеспечивающий систематизацию ресурсов организации по уровню их значимости. Метод обеспечивает рационализацию использования ресурсов и может использоваться практически для любого вида деятельности.
Воспользуемся замечательным вспомогательным инструментом Bpwin позволяющим выполнять ABC-анализ.
Для этого заполним стоимостные характеристики по каждой функции существующего и предлагаемого процессов. Инструмент осуществляет подсчёт общей суммы трудоёмкостей обоих процессов по категориям центров затрат (см. рис. 11), в результате чего сформируется представление о её изменении в результате внедрения усовершенствований.

Рис. 11. Перечень центров затрат в модели существующего процесса
Заполним по каждому центру затрат значения трудоёмкости, повторяемости в течении месяца и стоимости часа (рис. 12).

Рис. 12.
...

2.3.2. Отчётность и выводы ABC-анализа
Если на рис. 13 и 14 просуммировать цифры, то можно обратить внимание, что стоимостные характеристики предлагаемого процесса ниже, чем у существующего. Проведём более глубокий анализ для подтверждения первоначального вывода.
Таким образом, ежемесячные затраты на оплату труда в предлагаемом варианте должны снизиться на 48900 руб. или почти на треть.
...

2.4. Описание входной и выходной информации
В проектируемой системе следует классифицировать информационные потоки на входящие, внутренние и исходящие.
Входящая информация
Наибольшее количество информации даёт договор, который содержит исчерпывающую информацию о поставщиках и потребителях, медицинской мебели, а также сведения для справочников (города, места отгрузки и т.д.). Но договор рассматривается в работе только как контейнер для информации. Если брать непосредственный вход, то здесь большую роль играет товарно-транспортная накладная, передаваемая в фирму «Меда» вместе с товаром.
Внутренняя информация
Большую роль в процессе играют такие внутренние документы как уставы головного предприятия и филиалов и штатные расписания, из которых можно взять информацию для справочников (Менеджер, Филиалы, Сотрудник, Контактное лицо).
...

2.5.1. Теоретический аспект информационного моделирования
Для того чтобы информационная модель стала прототипом, для базы данных следует последовательно привести ее к нормальным формам.
Нормализация – процесс проверки и реорганизации сущностей и атрибутов с целью удовлетворения требований к реляционной базе данных. Нормализация позволяет быть уверенным, что каждый атрибут определен для своей сущности, значительно сократить объем памяти для хранения информации и устранить аномалии в организации хранения данных. В результате проведения нормализации должна быть создана структура данных, при которой информация о каждом факте хранится только в одном месте. Процесс нормализации сводится к последовательному приведению структуры данных к нормальным формам – формализованным требованиям к организации данных.
...

2.5.2. Проектирование информационной модели
Осуществив выбор СУБД, можно переходить к построению модели данных, которые будут в ней размещены – информационной модели. Информационная модель по стандарту IDef1X представляет собой набор элементом типа «сущность», объединённых отношениями типа «связь». Для рассмотренной предметной области можно сформировать модель следующего вида (рис. 15):
Рис. 15. Информационная модель разрабатываемой системы
Представленная информационная модель является упрощением реальной физической модели данных, в которой описаны все используемые справочники. Тем не менее, она отражает основные информационные сущности, в роли которых выступают основные документы. Это акт приёмки мебели, товарная накладная и накладная на внутренне перемещение мебели. Вместе с основными сущностями в информационную модель включены вспомогательные, представляющие их табличные части, соответствующие процессам закупки, поставки и перемещения медицинской мебели.
...

3.1. Описание построенной информационной системы
Язык программирования, встроенный в 1С:Предприятие 8 является своеобразным сплавом языка запросов и объектно-ориентированного алгоритмического языка, переведённого на русский язык. Рабочая среда – конфигуратор – имеет массу встроенных инструментов для разработки. Основные элементы, которые он позволяет строить – это справочники, документы, отчёты и регистры. Наиболее распространённый элемент любой конфигурации – справочник, который заменяет таблицу ресурсов определённого типа. Наиболее важный компонент – документ, который включает иерархию таблиц, содержащих реквизиты реального документа, форму для заполнения полей документа и совокупность отчётов, позволяющих вывести на печать этот документ.

Рис. 16. Среда конфигурирования на платформе 1С:Предприятие 8
Среда конфигурирования платформы 1С:Предприятие 8 показана на рис. 16.
...

3.2.2. Подсистема закупок
Для оформления закупленной продукции и формирования актов приёмки мебели используется подсистема закупок программы управления торговлей медицинской мебелью. Основной формой ввода данных является форма состояния актов приёмки мебели (рис. 19):

Рис. 19. Экранная форма состояния актов приёмки мебели
После выбора записи для редактирования или нажатия кнопки «создать» выводится форма редактирования записи об акте приёмки мебели, показанная на рис. 20:

Рис. 20. Экранная форма внесения / редактирования акта приёмки мебели
Заполнение формы акта приёмки позволяет вносить новые поставки мебели в систему. Для добавления записи необходимо нажать кнопку «Провести» (или «Провести и закрыть»).

Рис. 21. Экранная форма печатной формы акта приёмки мебели
Для формирования бумажного варианта документа «Акт приёмки мебели» используется кнопка «Печать» формы внесения / редактирования акта приёмки мебели, которая строит отчёт для печати (рис. 21).
3.2.3.
...