Повышение эффективности управления системой документооборота

Введение……………………………………………………………………………….3
Глава 1. Теоретические основы организации документооборота на предприятии..7
1.1. Сущность и характеристики понятия документооборота……………………...7
1.2. Организация документооборота на предприятии……………………………...21
Глава 2. Оценка эффективности управления документооборотом в «-» …...32
2.1. Краткая организационно-правовая характеристика «-» …………..32
2.2. Организация документооборота в «-» ……………………………...33
2.3. Анализ эффективности системы и методов учета документооборота в «-».42
Глава 3. Разработка мероприятий по повышению эффективности управления системой документооборота в «-» ………………………47
3.1. Рекомендации по повышению эффективности управления системой документооборота в «-»………………………………………………...47
3.2. Совершенствование документационного обеспечения деятельности
«-» на основе ее автоматизации………………………………………....56
3.3. Социально-экономическая эффективность обеспечения деятельности «-» на основе ее автоматизации……………………………………….73
Заключение…………………………………………………………………………..77
Список литературы…………………………………………………………………..81

1.1. Сущность и характеристики понятия документооборота

В изученных источниках [13; 15; 19; 41 и др.] документооборот представляется, как совокупность операций с документацией. Это также справочная деятельность, работа по хранению и повторному использованию документов, созданию дел, контролю за исполнением, рассылке, регистрации, приему [39, с. 18]. Также под документооборотом понимается движение документации с момента ее получения или формирования до окончания выполнения, отправки адресатам либо сдачи на хранение [13].
В соответствии с масштабами движения документации можно выделить самостоятельный объект рассмотрения в виде документооборота определенного лица, семьи, работника, структурного подразделения, учреждения в общем, синдиката, сферы государственного управления, страны. Ведь, в конце концов, все документы и все их копии где-то откладываются и по окончании срока хранения аннулируются и подлежат уничтожению.
...

1.2. Организация документооборота на предприятии

В процессе деятельности предприятия существует потребность в быстрой и качественной обработке всех исходных документов, движение которых осуществляется по конкретным маршрутам от места формирования либо поступления на предприятие до сдачи на хранение в архивы либо отправки в заинтересованные организации [22, с. 63].
Под организацией работы с документацией здесь подразумевается обеспечение документооборота, хранения и применения документации в текущей деятельности предприятия.
Документооборот образуется потоками входящей (поступающей из иных учреждений), исходящей (отправляемой на иные учреждения) и внутренней (сформированной и действующей в рамках учреждения) документации.
Движение входящих документов показано на рис. 3.
...

2.1. Краткая организационно-правовая характеристика ТФОМС

ТФОМС (СПб, 4-й Верхний переулок 19 лит. А) – общество с ограниченной ответственностью (далее - ТФОМС) - занимает общую площадь 2600 кв. метров и предлагает максимальный спектр услуг. Тренажерный и кардио залы, большой и малый залы аэробики, сайкл-студия, 25-ти метровый бассейн, студия йоги и пилатеса. К услугам клиентов более полусотни разнообразных групповых программ, сочетающих классические разработки и новые тенденции фитнес-индустрии.
В клубе также расположен уютный фитнес-бар, предлагающий посетителям самое здоровое меню. Для тех, кто предпочитает тренироваться всей семьей, существует такая дополнительная услуга, как детский фитнес. Дети от 3 до 16 лет могут посещать групповые занятия, как на суше, так и в воде. Все уроки адаптированы под особенности растущего организма. Ребенка также можно оставить в детской комнате, где за ним присмотрят специалисты клубы.
...

2.2. Организация документооборота в ТФОМС

Основным нормативным документом по делопроизводству в ТФОМС является инструкция по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству является нормативным доку­ментом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.
В структуру инструкции по делопроизводству включены следующие пункты:
1. Общие положения;
2. Правила подготовки и оформления документов;
3. Требования к реквизитам документов;
4. Организация документооборота.
В ТФОМС присутствуют организационно-распорядительные документы – Положение, в котором закреплены все основные моменты организации предприятия (основные виды деятельности, цели и задачи ТФОМС), Протоколы собраний и др.).
Присутствуют такие основные нормативные документы, регламентирующие документационное обеспечение управление как инструкция на документоведа.
...

2.3. Анализ эффективности системы и методов учета документооборота
в ТФОМС

Для оценки существующей системы документооборота ТФОМС была проведена экспресс-оценка методом тестирования эффективности организации документооборота.
Проходило тестирование руководство ТФОМС. Остальные сотрудники участие в анкетировании не принимали, т.к. его результаты ориентируются на сферу управления, в которой более достоверные показатели могут быть получены от руководящего состава.
Для расчетов данных коэффициентов использовался метод балльной оценки. Его применение считается целесообразным при проведении опросов сотрудников с помощью так называемых «вопросников» для выяснения «проблем» организации работы ТФОМС и разработки путей их решения.
Система баллов представлена следующей шкалой:
3 балла – наиболее эффективный показатель
1,5 балла – средняя эффективность показателя;
0 баллов – низкая эффективность показателя.
...

3.1. Рекомендации по повышению эффективности управления системой документооборота в ТФОМС

Жизненный цикл любого документа, от его создания и до передачи в архив, состоит из большого количества взаимосвязанных процедур. Деловые процессы, заложенные в систему автоматизации, должны включать в себя создание документов, в том числе и на основе типовых шаблонов, регистрацию входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, маршрутизацию документов, контроль прохождения и исполнения документов, создание единого хранилища информации.
Объективным требованием к технологиям, заложенным в автоматизированную систему, является возможность обработки и регистрации различных типов информации, такой, как текстовые файлы, отсканированные образы бумажных документов, графические изображения, электронные таблицы.
В процессе обработки документа нередко участвует большое количество сотрудников. Один готовит черновик, другой визирует, третий передает на исполнение и т. д.
...

3.2. Совершенствование документационного обеспечения деятельности
ТФОМС на ос­нове ее автоматизации

Как представляется, разрабатываемая система должна представлять собой комплексную систему автоматизации документооборота и делопроизводства. Она должна позволять вести всю необходимую условно-постоянную информацию, используемую в процессе документооборота, фиксировать в системе документы со всеми их признаками, составлять отчеты о движении документов.
Разрабатываемая система должна представлять собой комплексную систему автоматизации документооборота и делопроизводства. Она должна позволять вести всю необходимую условно-постоянную информацию, используемую в процессе документооборота, фиксировать в системе документы со всеми их признаками, составлять отчеты о движении документов.
Как указывалось в предыдущей главе в исследуемой организации установлена программа «1С: Предприятие 8.
...

7. Определить социально-экономическую эффективность обеспечения деятельности ТФОМС на основе ее автоматизации.
Методы исследования: аналитические метод, метод идентификации, метод математического описания, метод моделирования и другие.
Теоретическая значимость исследования определяется формулировкой основных принципов организации работы электронного документооборота (далее - ЭДО), целенаправленных и регламентированных видов деятельности, достигающих результатов, значимых для организации в процессе автоматизации ее документооборота.
Практическая значимость исследования заключается в том, что его результаты могут быть применены в реальных условиях внедрения ЭДО в российских предприятиях, а также при проектировании и разработке новых подходов для автоматизации процессов документооборота.

Глава 1. Теоретические основы организации документооборота
на предприятии

1.1. Сущность и характеристики понятия документооборота

В изученных источниках [13; 15; 19; 41 и др.
...