Организация и использование архивного фонда

Введение 3
1. Теоретические аспекты организации архивных документов и архивных фондов 5
1.1 Понятие архивных документов и архивных фондов. Их значение в деятельности организации 5
1.2 Уровни организации архивных документов и архивных фондов 8
1.3 Нормативно-правовая база, регламентирующая организацию архивных документов и архивных фондов 14
2. Санкт-Петербургская детская школа искусств им. Е.А. Мравинского и анализ ее деятельности 19
2.1 Характеристика деятельности организации 19
2.2 Экономический и кадровый анализ работы 33
3. Анализ организации работы архивного фонда в Санкт-Петербургской детской школе искусств им. Е.А. Мравинского 45
3.1 Характеристика организации архивного фонда и определение недостатков в его работе 45
3.2 Направления совершенствования организации архивного фонда 54
Заключение 63
Список использованной литературы 65

1.1 Понятие архивных документов и архивных фондов. Их значение в деятельности организации

Документооборот отражает и обеспечивает все стороны работы организации, начиная от ее правового статуса до исключительно простейших хозяйственных вопросов. Большинство из документов, созданных в процессе текущего делопроизводства, получают статус архивных документов, которые юридические лица сохраняют по причине правового, финансового, экономического, социального значения информации, содержащейся в этих документах.
Обычно в коммерческих компаниях и некоммерческих учреждениях создается большое количество документов, которые необходимо хранить в течение определенного промежутка времени, по этой причине появляются серьезные проблемы, обусловленные организацией хранения, использованием и учетом, обеспечением сохранности информации, содержащейся в них.
...

1.2 Уровни организации архивных документов и архивных фондов

В конце пятидесятых годов XX века ученые выработали и окончательно сформулировали научные принципы по организации документов на уровне Архивного фонда государства. Эти принципы оказали значительное влияние на формирование сети современных архивных фондов.
Современными свойствами организации документооборота архивного фонда являются2:
1. Организация архивных документов и архивных фондов в зависимости от формы собственности. К ним относятся:
- архивные документы и архивные фонды государственной части Архивного фонда Российской Федерации;
- архивные документы и архивные фонды, которые отнесены к федеральной собственности и находятся в исключительном ведении Российской Федерации;
- архивные документы и архивные фонды, которые находятся в ведении муниципалитетов;
- архивные документы и архивные фонды негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации (фонды коммерческих и некоммерческих организаций).

1.3 Нормативно-правовая база, регламентирующая организацию архивных документов и архивных фондов

Одним из важных направлений деятельности муниципальных и государственных архивов является выполнение государственного учёта документов в архиве. Учёт с одной стороны обеспечивает сохранность документов, их адресный поиск, а с другой стороны дает возможность для создания и применения информационных справочников. Исходя из информации в учётных документах, определяются оборудование и площади, которые нужны для хранения документации, штатная численность персонала архивов и происходит финансирование. Учёту подлежат абсолютно все документы, которые хранятся в архивах; документы Архивного фонда Российской Федерации, и кроме того документы с информацией о личном составе, которые хранятся в учреждениях и на предприятиях – источниках комплектования.
...

2.1 Характеристика деятельности организации

Полное наименование: Санкт-Петербургское государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей «Санкт-Петербургская детская школа искусств имени Е.А.Мравинского».
Сокращенное наименование: ГБОУ ДОД «ДШИ им. Е.А.Мравинского».
Дата основания: 1937 год
Тип, вид, организационно-правовой статус: Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей.
Учредитель: Комитет по культуре Санкт-Петербурга
Сведения о регистрации как юридического лица:
- Свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ от 04.02.2003 г. № 1037821026539;
- ИНН/КПП 7810287393/ 781001001.
Юридический адрес: 196070, Санкт-Петербург, Варшавская ул.,44
Сведения о лицензировании: Лицензия серия 78 № 002337
Регистрационный № 990 от 28 мая 2012 г.
Срок действия лицензии: бессрочно
ГБОУ ДОД «Санкт-Петербургская детская школа искусств им. Е.А.
...

2.2 Экономический и кадровый анализ работы

Основные финансовые показатели школы искусств им. Е.А. Мравинского за период с 2015 по 2017 годы представлены в таблице 1.
Таблица 1 - Основные финансовые показатели
Показатель
2015 г.
2016 г.
2017 г.
Средняя зарплата, руб.
31548.21
35779.24
39356.21
Доходы всего, руб.
92555201.00
105054436.00
110310143.90
·        Субсидии на выполнение государственного задания, руб.
73477511.00
85472350.00
90431106.37
·        Целевые субсидии, руб.
1331816.65
1331816.65
1331816.65
·        Бюджетные инвестиции, руб.
0.00
0.00
0.00
·        Платные услуги и иная деятельность, руб.
17741245.00
18245641.00
18542592.86
·        Недвижимое имущество, руб.
66517788.00
66517788.00
66517788.00
·        Движимое имущество, руб.
0.00
0.00
0.00
·        Площадь недвижимого имущества, м2.
4628.00
4628.00
4628.00
·        Доход от имущества, руб.
0.00
0.00
0.00
Расходы всего, руб.
92177259.00
97718466.00
104070249.
...

3.1 Характеристика организации архивного фонда и определение недостатков в его работе

В главе 3 проведем анализ деятельности архивного отдела Санкт-Петербургской детской школы искусств им. Е.А. Мравинского.
Архив Санкт-Петербургской детской школы искусств им. Е.А. Мравинского был основан в 1958 году. С 1 декабря 2008 года архив был выделен в самостоятельное подразделение учреждения – "Архивный отдел", а с 5 июля 2011 года архив является подразделением управления по делопроизводству и персоналу.
Далее изучим организационную структуру архива. Непосредственное руководство подразделения выполняет начальник архива, в его прямом подчинении состоят архивариус и 2 старших архивариуса. Методико-оргазизационное руководство работой архивного отдела выполняет отдел по делам архивов администрации г. Санкт-Петербурга.
Архивный отдел детской школы - отдельное самостоятельное структурное подразделение Санкт-Петербургской детской школы искусств им. Е.А.
...

3.2 Направления совершенствования организации архивного фонда

В параграфе 2 третьей главы опишем все методические рекомендации, которые необходимы для совершенствования деятельности архива Санкт-Петербургской детской школы искусств им. Е.А. Мравинского
Под организацией хранения архивных документов понимают целую систему мер, которая включает оптимальное расположение документации, надзор за их физическим состоянием и передвижением, копирование документации для создания фонда пользования, восстановление близких первоначальным или первоначальных внешних признаков и свойств документов, которые подверглись разрушению или повреждению6.
В ходе исследования работы архивного фонда рассматриваемой ДШИ было выявлено отсутствие современной электронной базы данных по архивным документам, в настоящее время такая база реализована в программе Microsoft Excel, что представляется весьма неудобным и ненадежным инструментом для архивного фонда.
...

Заключение

Документы, которые хранятся в архивах – важнейший источник правдивой информации практически о любых аспектах и сторонах развития страны и общества. Российские и зарубежные ученые и исследователи постоянно для своих работ берут данные из архивных фондов.
Наука архивоведение занимается вопросами и проблемами в комплектовании архивных фондов архивными документами, а также использования и хранения архивных документов. Главное отличие архивоведения от документоведения заключается в том, что архивоведение изучает информацию, которая не актуальна в текущий момент времени.
Сегодня практически ни один человек, ни одно предприятие, ни одно учреждение, ни одно государство не обходятся без архивных фондов, что еще раз подчеркивает актуальность темы "Организация и использование архивного фонда". Подводя итоги выполненной работы, можно сделать вывод, что архивные фонды являются теми самыми незаменимыми вполне реальными нитями, связывающими сегодняшний день с вчерашним.
...