Средства обработки документов

Введение
1 Основные средства технической обработки документов
1.1 Факсимильный аппарат
1.2 Модем
1.3 Электронная почта
2. Вспомогательные средства технической обработки информации
2.1 Фальцевальные машины
2.2 Франкировальные машины
2.3 Машины для уничтожения документов машины
Заключение
Список использованных источников

С чисто технологической точки зрения управление организацией, так же как и управление в сфере хозяйства или государства, является процессом получения, обработки и передачи информации. Цель документирования управленческой деятельности - это фиксация имеющейся информации, говоря иначе, создание документов. Почти любое управленческое действие должно быть отражено в соответствующем документе. Управленческие операции, не подвергающиеся документированию (то есть которые не требуют создания документов) считаются вспомогательными и составляют очень малую долю в сравнении с документируемыми.
На текущий момент времени человечество переживает период лавинообразного увеличения объема информации. В полной мере это можно отнести и к сведениям, возникающим в сфере управления и зафиксированным в документах. Совершение процессов документирования связано с формированием, обработкой, хранением, передачей и использованием действительно гигантских массивов документов, зафиксированных на бумажных и других носителях.
Деятельность каждой организации находится в зависимости от способности эффективно пользоваться информацией. Перед тем как совершить какое-то управленческое действие, принять управленческое решение следует собрать, переработать и сделать анализ необходимой для этого информации, зафиксированной, как правило, документально. В условиях пользования традиционной технологией обработка растущих объемов документов становится все более сложной и долгой. Кроме того, в условиях становления рыночных отношений и обостряющейся конкуренции ценность оперативной и достоверной информации для принятия оптимальных управленческих решений бесконечно растет.
По мере расширения и усложнения деятельности любой организации, роста числа деловых документов процессы, связанные с обработкой, поиском и хранением документной информации, а также управлением документооборота в целом, грозят совершенно выйти из-под контроля, что побуждает изобретать способы повышения эффективности управленческого труда путем применения современных технических средств и информационных технологий.
В большей степени для использования новых технических средств и технологий приспособлены делопроизводственные процессы, т. к. для создания и обработки документов используются стандартные операции. Достаточно четко можно представить и структуру документов большинства организаций. Для документирования определенных управленческих действий используются стандартные виды и разновидности документов. Стандартна структура формуляра и текста управленческих документов. Кроме того, значительная часть управленческих операций (в частности, все делопроизводственные операции) носит формально-логический характер, т. е. сравнительно легко поддается расчленению на более простые операции.
Итак, в настоящее время имеют место, с одной стороны, насущная необходимость использования современной техники и технологии в управленческих процессах; с другой — объективные предпосылки для их реализации.
Цель данного реферата – рассмотреть и описать различные средства обработки документов.

Прогрессирующее развитие средств информационных технологий позволяет использовать в делопроизводстве элементы «комфортной» технологии, обмен информацией происходит посредством электронных средств коммуникации, хранение и обработка данных – при помощи персональных компьютеров и периферийных устройств, копирование и тиражирование деловой документации при помощи современного копировального оборудования.
Сегодня, в условиях множественно растущих ежегодно информационных потоков, уже почти не представляется возможным представить отчетливое взаимодействие банковских структур, торговых и посреднических организаций, государственных предприятий и иных фирм без современных средств обработки документов. В ином случае приходилось бы держать огромный штат обработчиков бумажных документов и курьеров, при этом надежность и скорость функционирования представленной системы все равно намного уступала бы предоставляемой модемной связью и компьютерными сетями. А ведь любая минута задержки в обработке данных, содержащих важную информацию, может вылиться в очень ощутимые финансовые потери и имиджевые крахи.
К техническим средствам обработки документов в обширном смысле могут быть отнесены различные технические устройства, упрощающие работу с документами, начиная от карандашей и авторучек и заканчивая компьютерами. К техническим средствам обработки документов в узком смысле относятся только технические средства, применяемые в бумажном делопроизводстве, а также средства административно-управленческой связи.
Средства обработки документов в своем развитии не отставали от самих документов. Они появлялись один за другим. Но данный процесс был далеко не настолько длительным, поскольку появление всех средств возникало из-за потребности в них, по желанию людей, которые работали с документами постоянно. На текущий день таких средств множество. Но технологии стремительно развиваются, и ежедневно появляются все новые разработки в этой сфере, каждый день технические средства обработки документов совершенствуются и об-новляются.
В данной работе были рассмотрены современные технические средства, применяемые при обработке документов, изучены их характеристики, классификации и области применения.
Таким образом, цель изучения средств обработки документов в делопроизводстве выполнена.