РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

ВВЕДЕНИЕ 3
1. Понятие о регистрации документов. Правила регистрации документов 6
2. Формы регистрации документов 10
3. Индексация документов 17
4. Систематизация регистрационных карточек и организация справочных картотек 21
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 26
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 27
Приложение 1 29
Приложение 2 30
Приложение 3 31

2. Формы регистрации документов
В учреждениях с объемом документооборота свыше 600 единиц в год для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов применяют единую регистрационную карточку (приложение 2). В учреждениях с объемом документооборота до 600 единиц в год для регистрации можно использовать журналы (приложения 3).
Основные положения ЕГСД предусматривают применение индивидуаль­ной карточной формы регистрации документов, при которой каждый доку­мент регистрируется па отдельной карточке (исключение составляет парная регистрация типа «запрос-ответ»).
Кроме индивидуальной в делопроизводстве ряда учреждений до последнего времени использовалась групповая карточная система регистрации, при которой на одной карточке регистрируется несколько документов одной группы, объединяемых общностью содержания, авторством корреспондентов, принадлежностью к одному виду и т. д. Па ней указывается наименование корреспондента или вопроса, по которому идет переписка.
...

3. Индексация документов
Индексация документов в делопроизводстве — эго проставление при регистрации порядковых регистрационных номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место их исполнения (составления) и хранения [12,с.31].
Индексы используют при поиске, учете и систематизации документов.
При индексации входящих, исходящих и внутренних документов следует использовать однообразную систему обозначений (индексов), в основе которой лежат следующие правила: для всех индексов применяются только арабские цифры, индексы буквенные и смешанные (цифровые и буквенные) не используются (исключение из этого правила оговариваются); расположение составных частей индексов должно быть постоянным; система индексов, применяемая в учреждении, остается неизменной на протяжении достаточно длительного промежутка времени и может быть изменена в связи с реорганизацией делопроизводства.
...

4. Систематизация регистрационных карточек и организация справочных картотек
Основу справочного аппарата в делопроизводстве составляет справочная картотека, в которой регистрационные карточки расположены в определенном порядке (по определенной схеме)5.
Справочный аппарат в делопроизводстве призван разносторонне раскрывать состав и содержание документов, циркулирующих в сфере делопроизводства; обеспечивать оперативный поиск документов и получение информации, необходимой для контроля за исполнением документов.
Количество и вид картотек в делопроизводстве определяются степенью централизации регистрационных и поисковых операций, а также конкретными условиями деятельности учреждения. При централизации регистрационно-справочных операций все или большинство картотек располагают в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном осуществлении указанных операций картотеки сосредоточивают в структурных подразделениях и службах.
...

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Основным принципом регистрации документов организации, ее структурных подразделений является однократность. Поступающие документы регистрируются в день доставки, отправляемые — в день подписания.
Самостоятельно регистрируется только инициативный документ, присланный извне или созданный в организациях. Данные об ответном документе фиксируются в порядке дополнения к регистрационным записям на инициативный документ.
Обязательной регистрации подлежат документы, которые по своему содержанию требуют рассмотрения, решения или ответа.
При регистрации документов используются: список структурных подразделений; сводная номенклатура дел; перечень документов, не подлежащих регистрации; приказы о распределении обязанностей между руководителями; классификатор видов документов; классификатор исполнителей и контролеров; классификатор организаций; книга-нумератор.
...