Автоматизация документооборота на предприятие

В данной работе рассматривается работа именно такого рода компании - ООО «Спецприцеп»» она и будет являться объектом разработки дипломного проекта. Основной вид деятельности данной компании – оказание логистических услуг.

Возникновение новых потребностей, постоянное повышение реальных доходов населения и развитие новых технологий приводит к тому, что на рынке предлагается все большее количество разных товаров, работ, услуг. Для того чтобы «не потеряться» на рынке, чтобы покупатель знал, помнил о компании, ей в свою очередь необходимо «завоевать» покупателя, «привлечь его на свою сторону», и в дальнейшем стимулировать, чтобы он потреблял только ее товары, работы или услуги. Именно за данные цели и отвечает отдел маркетинга. Отдел маркетинга также разрабатывает:

· принципы работы компании, которые заключаются в последовательном направлении всех касающихся рынка решений на требования и нужды потребителей (как принцип управления компанией);

· означает усилия по получению преимуществ у потребителей по сравнению с конкурентами, с помощью комплекса специальных рыночных мероприятий;

· проводит поиск решений, который «опирается» на систематический современный инструментарий поиска решений в каждой конкретной ситуации.

Это своеобразный управленческий стиль мышления, для которого характерны творческие, систематические и нередко агрессивные подходы. Его главная задача изменять обстановку, параметры окружающей среды, а не просто регистрировать их. Исходя из вышесказанного, работа отдела маркетинга очень важна для компании, если она стремиться к прибылям, развитию и конкурентоспособности, на рынке. Основная работа маркетинга заключается в поиске способов продвижения работ, услуг или товара, а продвижение – от рекламы. Реклама товара, работы, услуги может быть разная: в печатных изданиях, телевизионная реклама, реклама на радио, работа с общественностью. Работа занимает большую часть времени менеджера по маркетингу.

Целью дипломного проекта является автоматизация процессов, связанных с принятием издержек, оплатой счетов и занесением в систему такого вида затрат - как реклама. Это поможет в работе сотрудникам отдела маркетинга, тем самым освободит время для более важных функций. Эти процессы являются предметом разработки в данной дипломной работе.

В дипломном проекте предполагается решить следующие задачи:

· проанализировать деятельность организации в целом;

· Выделить и проанализировать бизнес процессы автоматизации;

· Выбрать стратегии автоматизации;

· Определить модели жизненного цикла, его этапы;

· Произвести моделирование информационной модели;

· Произвести моделирование ER модели;

· Определить древо функций;

· Определить сценарии диалога.

Дипломный проект состоит из введения, трех глав и заключения.

Первая глава представляет собой исследование деятельности предприятия, его организационной структуры, технического и программного обеспечения, выбора комплекс задач автоматизации, обоснования необходимость использования вычислительной технике для решения задачи, анализа существующих разработок, выбор и обоснование стратегии автоматизации, производится обоснование выбора проектных решений по информационному, программному и техническому обеспечению.

Вторая глава представляет собой описание этапов разработки проекта автоматизации, выбор и описание этапов жизненного цикла проекта, ожидаемы риски на каждом из этапов, описание информационного обеспечения, представляется информационная модель, описание программного обеспечения задачи, описывается структура базы данных и предоставляется ER модель, описываются программные модули. В конце приводится контрольный пример выполнения программы с тестовыми данными.

В третьей главе производится описание экономической эффективности от внедрения системы в эксплуатацию, и указываются приблизительные сроки окупаемости системы.

Введение………………………………………………………………………………………...5

I Аналитическая часть…………………………………………………………………………5

1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» ……………………………………………………….…5

1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности………………………....5

1.1.2. Организационная структура управления предприятием………………...10

1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия……………..15

1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации…………………………………………………………………….…17

1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов…………………………………………………………………….…17

1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание…………………………………………………………………….......23

1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи………………………………………………………………....24

1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации…………………………………………………………………..…29

1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»………………………………………………………………………………...32

1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи………...32

1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи………………...40

1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи………………………………………………………………………….....42

1.4. Обоснование проектных решений……………………………………………….....45

1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению..45

1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению…….47

1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению……...56

II Проектная часть…………………………………………………………………………….. 61

2.1. Разработка проекта автоматизации………………………………………………….61

2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации………………………….61

2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание…………...72

2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации ……………………..73

2.2. Информационное обеспечение задачи………………………………………………75

2.2.1. Информационная модель и её описание………………………………….....75

2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации……………………………………………………………………….77

2.2.3. Характеристика результатной информации………………………………...81

2.3. Программное обеспечение задачи…………………………………………………..87

2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)………………...87

2.3.2. Характеристика базы данных………………………………………………...89

2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)……..93

2.3.4. Описание программных модулей…………………………………………....95

2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание……………………….97

III Обоснование экономической эффективности проекта…………………………………102

3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности…………..102

3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта…………………………104

Заключение……………………………………………………………………………………109

Приложения…………………………………………………………………………………...112