Методика и практика ведения деловой переписки в турфирме

Официально-деловой стиль используют в различных документах - от государственных актов и международных договоров до деловой переписки. Важнейшими функциями официально-делового стиля речи являются сообщение и воздействие на людей. Эти функции играют особое значение в таких официально-деловых документах как законы, постановления, указы, приказы, договоры, соглашения, заявления, расписки и т.д. Это свидетельствует о том, что официально-деловой стиль - самый древний из книжных стилей.

Официально-деловой стиль – это стиль деловой переписки, один из важнейших жанров современного делопроизводства. Соблюдение правил, установленных спецификой формы делового письма и традициями общения, играет значительную роль при ведении официальной переписки, поэтому изучение и выявление норм, касающихся не только оформления письма, но также и характера изложения его содержания, определяют актуальность данной работы. Деятельность современного человека невозможно представить без работы с деловыми документами. Несмотря на то, что вопрос в определенной степени изучен, продолжает оставаться актуальной необходимость языкового осмысления текстов, прежде всего в силу их многообразия, а также по причине их специфического характера [15, с. 45].

Во все времена деловое общение и соответственно деловая переписка были одними из важнейших составляющих любого бизнеса, главными средствами взаимодействия между людьми в различных сферах деятельности. Умение грамотного оформления деловых писем является одним из факторов успешной предпринимательской деятельности. В разных языковых группах существуют разные правила оформления письма. В частности, оформление его некоторых деталей будет отличаться в зависимости от того, написано оно на русском или немецком языке.

Актуальность темы исследования и значимость для науки и практики обусловлены тем, что одним из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений с внешним миром является деловое письмо. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения принять участие в тех или иных мероприятиях. Письма сопровождают материальные ценности, важные документы. Несмотря на наличие современных форм связи: электронной почты, спутниковой связи, сотовой и пейджинговой связи, которые, несомненно, увеличивают скорость передачи информации, ее обработки и интерпретации, - роль делового письма, отправляемого по почте, не снижается. Ведь деловое письмо является документом, а более надежного и доступного носителя информации, чем бумага с текстом на ней, нет.

Как известно, каждые 10 лет происходит революционный скачок в методах обработки и хранения информации. Граммофонные пластинки сменила магнитная лента, магнитную ленту - бумажные перфокарты, перфокарты - гибкие диски, затем наступила эпоха компакт-дисков, сегодня применяются оптические диски. Через 10 лет невозможно будет найти проигрыватель компакт-дисков, а письмо, составленное на бумаге, будет храниться в архиве несколько столетий. Важен и психологический фактор: гораздо приятнее получить хорошо оформленное письмо на бланке, чем безликое пейджинговое послание.

Характеристика степени изученности данной темы. Проблемы методики и практики ведения деловой переписки рассматриваются в работах таких известных специалистов в области теории коммуникации, конфликтологии, социальной психологии, как Г.М. Андреева, А.Я. Анцупов, О.Я. Гойхман, Н.В. Гришина, Р. Дилтс, А.П. Егидес, М.Е. Литвак, Д. Майерс, А. Маслоу, П. Мицич, Р.И. Мокшанцев, Б.Д. Парыгин, А.В. Петровский, Г.Г. Почепцов, В.А. Спивак, Л. Хьелл, Ю. Хабермас.

Объект исследования - турфирма ООО «Академия путешествий».

Предмет исследования - деловая переписка в турфирме ООО «Академия путешествий».

ВВЕДЕНИЕ

3

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ

5

1.1 Понятие и специфика эффективной деловой переписки

5

1.2 Виды деловых писем

8

1.3 Подготовка и составление делового письма

23

2 ХАРАКТЕРИСТИКА ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ ТУРАГЕНТСТВА ООО «АКАДЕМИЯ ПУТЕШЕСТВИЙ»

26

2.1 Общая организационно-экономическая характеристика турагентства «Академия путешествий», работа с «трудными» письмами

26

2.2 Правила хорошего тона в деловой переписке

35

2.3. Методические рекомендации по совершенствованию деловой переписки в турфирме ООО «Академия путешествий»

38

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

46

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

49

ПРИЛОЖЕНИЯ

50