Обеспечение сохранности документов Практическое занятие 1. Задания 1-10 НСПК

Оценка 13,00 из 13,00 (100%)

Вопрос 1

Заполнение реестра описи. Заполните реестр описи известными сведениями. (выберите подходящий вариант ответа из выпадающего списка)

Сведения: порядковый номер – 2, номер фонда – 13, номер описи – 1, название описи – «Опись дел по л/с», кол-во дел в описи по личному составу – 80, кол-во экземпляров – «1+копия». Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответы (неправильные сведения для заполнения реестра). РЕЕСТР ОПИСЕЙ

№ п/п / № фонда / № описи/ Название описи /Кол-во дел в описи/ крайние даты / кол-во листов в описи / кол-во экземпляров описи

Вопрос 2

Составление перечня основных учетных документов в архиве с описанием их характеристик. Установите соответствие характеристик и основных учетных документов в архиве. (выберите верный ответ из выпадающего списка)

Характеристика / Основные учетные документы в архиве

для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших 

для учета в рамках архивного фонда, архивной коллекции количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений в названии фонда

для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись 

для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава 

для суммарного учета архивных фондов и архивных документов конкретного архивохранилища 

комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, объединенного архивного фонда и архивной коллекции

Вопрос 3

Заполнение сводной номенклатуры дел организации.

Заполните сводную номенклатуру дел организации известными сведениями. (выберите верный ответ из выпадающего списка)

Сведения: в подразделении организации «Бухгалтерия» имеется дело с индексом – 02-04, заголовок дела – «Кассовая книга», срок хранения - 5 лет.

Обратите внимание, что задание содержит фальшь-ответы (неправильные сведения для заполнения номенклатуры).

Индекс дела / Заголовок дела / Кол-во ед. хр Срок хранения и N статей по перечню / Примечание

Вопрос 4

Составление паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию.

Составьте макет паспорта архива организации (раздел 1. Общие сведения), хранящей управленческую документацию, согласно Приложению 4 к приказу Росархива от 11.03.1997 № 11.

Заполните пустые графы из выпадающего списка. Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответы (неправильные сведения для составления паспорта).

Код строки / Кол-во фондов / Площадь архивохранилища / Загруженность архивохранилища

Вопрос 5

Составление паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию.

Составьте макет Паспорта архива организации, хранящей научно-техническую документацию (раздел 1. Научно-техническая документация. Общие сведения), согласно Приложению 4б к приказу Росархива от 11.03.1997 № 11.

Заполните пустые графы из выпадающего списка. Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответы (неправильные сведения для составления паспорта).

Паспорт архива организации, хранящей научно-техническую документацию на 1 декабря 20 ______ г.

1. Научно-техническая документация. Общие сведения

Показатели / Код строки / Количество единиц хранения

Вопрос 6

Решение практической задачи по определению показателя вместимости архивохранилища по заданным параметрам.

Определите показатель вместимости архивохранилища по заданным данным. Впишите ответ цифрой.

Определение показателя вместимости:

1. Производится расчет среднего количества единиц хранения, расположенных на одном погонном метре: количество единиц хранения делится на количество погонных метров, занимаемых этими ед.хр.

2. Количество единиц хранения, расположенных на 1 погонном метре, умножается на общее количество погонных метров (в т.ч. свободных).

Данные для решения задачи:

Количество единиц хранения, находящимися в архиве – 1000 ед.хранения

Количество погонных метров, занимаемых единицами хранения, находящимися в архиве – 2,5 погонных метра

Общее количество погонных метров (в т.ч. свободных) – 10 погонных метров.

Вопрос 7

Решение практической задачи по определению загруженности архивохранилища по заданным параметрам.

Степень загруженности архивохранилища (в процентах) рассчитывается путем деления количества дел, находящихся на хранении в архиве, на показатель вместимости и умножения на 100%.

Данные для решения задачи:

Показатель вместимости архива – 4000 погонных метров.

Количество дел, находящихся на хранении в архиве – 1000 ед. хранения

Вопрос 8

Вы сотрудник архива. Вам необходимо произвести выдачу подлинников архивных документов. На каких основаниях и кому вы можете выдать подлинники архивных документов. Выберите все подходящие пункты и перечислите их цифрами, без запятой, без пробелов.

Номер /Основание, по которому производится выдача подлинников

1 по письменному указанию руководителя архива или уполномоченного им должностного лица:

во временное пользование организации-фондообразователю или его правопреемнику - при наличии гарантийного письма о последующем возврате;

для выполнения служебных заданий в архиве (только в отношении особо ценных документов и архивных документов, признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии);

2 для экспонирования вне архива

- на основании устной договоренности

3 для экспонирования вне архива

- на основании договора с организацией - организатором выставки, предусматривающего такую выдачу;

4 для проведения физико-химической, технической и биологической обработки, создания страхового фонда и фонда пользования вне архива

- на основании договора с организацией - исполнителем работ, предусматривающего такую выдачу;

5 судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам - в соответствии с законодательством Российской Федерации

6 можно брать себе на дом для работы и изучения, предупредив руководителя

Вопрос 9

Определение форм основных учетных документов архива.

Какой из представленных фрагментов документов является формой книги учета поступления документов? Впишите ответ цифрой.

Вопрос 10

Определение форм основных учетных документов архива.

Какой из представленных фрагментов документов является формой списка фондов? Впишите ответ цифрой.

Оценка 13,00 из 13,00 (100%)

Вопрос 1

Заполнение реестра описи. Заполните реестр описи известными сведениями. (выберите подходящий вариант ответа из выпадающего списка)

Сведения: порядковый номер – 2, номер фонда – 13, номер описи – 1, название описи – «Опись дел по л/с», кол-во дел в описи по личному составу – 80, кол-во экземпляров – «1+копия». Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответы (неправильные сведения для заполнения реестра). РЕЕСТР ОПИСЕЙ

№ п/п / № фонда / № описи/ Название описи /Кол-во дел в описи/ крайние даты / кол-во листов в описи / кол-во экземпляров описи

Вопрос 2

Составление перечня основных учетных документов в архиве с описанием их характеристик. Установите соответствие характеристик и основных учетных документов в архиве. (выберите верный ответ из выпадающего списка)

Характеристика / Основные учетные документы в архиве

для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших 

для учета в рамках архивного фонда, архивной коллекции количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений в названии фонда

для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись 

для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава 

для суммарного учета архивных фондов и архивных документов конкретного архивохранилища 

комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, объединенного архивного фонда и архивной коллекции

Вопрос 3

Заполнение сводной номенклатуры дел организации.

Заполните сводную номенклатуру дел организации известными сведениями. (выберите верный ответ из выпадающего списка)

Сведения: в подразделении организации «Бухгалтерия» имеется дело с индексом – 02-04, заголовок дела – «Кассовая книга», срок хранения - 5 лет.

Обратите внимание, что задание содержит фальшь-ответы (неправильные сведения для заполнения номенклатуры).

Индекс дела / Заголовок дела / Кол-во ед. хр Срок хранения и N статей по перечню / Примечание

Вопрос 4

Составление паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию.

Составьте макет паспорта архива организации (раздел 1. Общие сведения), хранящей управленческую документацию, согласно Приложению 4 к приказу Росархива от 11.03.1997 № 11.

Заполните пустые графы из выпадающего списка. Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответы (неправильные сведения для составления паспорта).

Код строки / Кол-во фондов / Площадь архивохранилища / Загруженность архивохранилища

Вопрос 5

Составление паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию.

Составьте макет Паспорта архива организации, хранящей научно-техническую документацию (раздел 1. Научно-техническая документация. Общие сведения), согласно Приложению 4б к приказу Росархива от 11.03.1997 № 11.

Заполните пустые графы из выпадающего списка. Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответы (неправильные сведения для составления паспорта).

Паспорт архива организации, хранящей научно-техническую документацию на 1 декабря 20 ______ г.

1. Научно-техническая документация. Общие сведения

Показатели / Код строки / Количество единиц хранения

Вопрос 6

Решение практической задачи по определению показателя вместимости архивохранилища по заданным параметрам.

Определите показатель вместимости архивохранилища по заданным данным. Впишите ответ цифрой.

Определение показателя вместимости:

1. Производится расчет среднего количества единиц хранения, расположенных на одном погонном метре: количество единиц хранения делится на количество погонных метров, занимаемых этими ед.хр.

2. Количество единиц хранения, расположенных на 1 погонном метре, умножается на общее количество погонных метров (в т.ч. свободных).

Данные для решения задачи:

Количество единиц хранения, находящимися в архиве – 1000 ед.хранения

Количество погонных метров, занимаемых единицами хранения, находящимися в архиве – 2,5 погонных метра

Общее количество погонных метров (в т.ч. свободных) – 10 погонных метров.

Вопрос 7

Решение практической задачи по определению загруженности архивохранилища по заданным параметрам.

Степень загруженности архивохранилища (в процентах) рассчитывается путем деления количества дел, находящихся на хранении в архиве, на показатель вместимости и умножения на 100%.

Данные для решения задачи:

Показатель вместимости архива – 4000 погонных метров.

Количество дел, находящихся на хранении в архиве – 1000 ед. хранения

Вопрос 8

Вы сотрудник архива. Вам необходимо произвести выдачу подлинников архивных документов. На каких основаниях и кому вы можете выдать подлинники архивных документов. Выберите все подходящие пункты и перечислите их цифрами, без запятой, без пробелов.

Номер /Основание, по которому производится выдача подлинников

1

по письменному указанию руководителя архива или уполномоченного им должностного лица:

во временное пользование организации-фондообразователю или его правопреемнику - при наличии гарантийного письма о последующем возврате;

для выполнения служебных заданий в архиве (только в отношении особо ценных документов и архивных документов, признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии);

2

для экспонирования вне архива

- на основании устной договоренности

3

для экспонирования вне архива

- на основании договора с организацией - организатором выставки, предусматривающего такую выдачу;

4

для проведения физико-химической, технической и биологической обработки, создания страхового фонда и фонда пользования вне архива

- на основании договора с организацией - исполнителем работ, предусматривающего такую выдачу;

5

судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам - в соответствии с законодательством Российской Федерации

6

можно брать себе на дом для работы и изучения, предупредив руководителя

Вопрос 9

Определение форм основных учетных документов архива.

Какой из представленных фрагментов документов является формой книги учета поступления документов? Впишите ответ цифрой.

Вопрос 10

Определение форм основных учетных документов архива.

Какой из представленных фрагментов документов является формой списка фондов? Впишите ответ цифрой.