Обеспечение сохранности документов Практическое занятие 5. Задания 1-10 НСПК

Оценка 11,00 из 12,00 (92%)

Вопрос 1

Заполнение раздела «Физическая характеристика документа» Листа учета и описания уникального документа указанными сведениями.

Заполните раздела «Физическая характеристика документа» Листа учета и описания уникального документа указанными сведениями.

Сведения для заполнения:

Документ на бумаге «Личное дело Ельцина Бориса Николаевича. 1963 - 1968 гг.» на 14 листах (размер документа 21*29 см) находится в хорошем состоянии. Документу не требуется реставрация.

Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответы (неправильные сведения для заполнения).

Содержание раздела 3. «Физические характеристики документа» / Ответ

Материальный носитель информации

Размеры документа

Объем документа

Физическое состояние документа

Потребность в реставрации

Вопрос 2

Заполните таблицу «Обязательный комплект фонда пользования».

Заполните таблицу «Обязательный комплект фонда пользования». Выберите из выпадающего списка вид документа, соответствующий характеристике.

Источник для работы: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, раздел 19 URL: https://archives.gov.ru/documents/rules/pravila-2020.shtml (скопируйте ссылку и вставьте её в поисковую или командную строку браузера)

Фонд пользования, изготовленный одновременно со страховым фондом, создается в обязательном комплекте, включающем:

вид документа / Состав обязательного комплекта фонда пользования

• одну микроформу 2-го поколения на галогенидосеребряной пленке (негативная или позитивная), изготовленную с негативной микроформы 1-го поколения, и одну микроформу 3-го поколения, изготовленную с микроформы 2-го поколения
• один позитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив
• одну позитивную совмещенную копию, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов); допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм

Вопрос 3

Подбор нормативной документации по работе с уникальными и особо ценными документами.

Вы сотрудник архива. Вам необходимо провести работу по выявлению уникальных документов. На какие нормативно-правовые акты вы будете опираться, составляя алгоритм работы по выявлению уникальных и особо ценных документов? Выберите все подходящие пункты и перечислите их цифрами, без запятой, без пробелов.

1. Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного Фонда Российской Федерации. М., 2001
2. Инструкция по делопроизводству организации
3. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях. М., 2020
4. Приказ Росархива «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов». М., 2020

Вопрос 4

Определение вида документа.

На каком из представленных фото изображен лист учета и описания уникального документа? Впишите ответ цифрой.

Вопрос 5

Работа с особо ценным документом.

Перед вами особо ценный архивный документ «Личное дело Ельцина Бориса Николаевича. 1963 - 1968 гг.» на 14 листах.

Внимательно рассмотрите обложку дела и определите его архивный шифр. Выберите верную цифру ответа и впишите ее.

№ п/п / Архивный шифр

1. Ф. № 161, оп. № 41, д. № 145
2. Ф. № 1963-1968, оп. № 41, д. № 145
3. Ф. № 161, оп. № 41, д. № 45
4. Ф. № 41, оп. № 161, д. № 145

Вопрос 6

Выявление основных критериев определения уникальных документов.

Вы сотрудник архива, вам необходимо выявить основные критерии определения уникальных документов. Выберите все подходящие пункты и перечислите их цифрами, последовательно , без запятой, без пробелов.

№ / Критерии

1. Древность документа
2. Подлинность документа
3. Бесспорность культурно-исторической значимости документа
4. Внешний вид документа
5. Публичность документа
6. Высокая материальная ценность документа
7. Отношение документа к историческому событию
8. Отношение документа к исторической личности
9. Юридическое значение документа
10. Художественные и оформительские особенности документа

Вопрос 7

Выявление критериев уникальности документа на конкретном примере.

Перед вами уникальный документ Архивного фонда Российской Федерации – «Именные указы и собственноручные письма Петра I». Из предложенных критериев определения уникальных документов выберите те, под которые подходит данный документ. Выберите все подходящие пункты и перечислите их цифрами, без запятой, без пробелов.

Для выполнения работы воспользуйтесь

- материалами методических указаний по определению уникальных документов, подлежащих включению в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, раздел 2. https://docs.cntd.ru/document/901989329?marker=8PE0LT

- листом учета и описания уникального документа https://www.archive-nnov.ru/?id=9802

№ / Критерии

1. Древность документа
2. Подлинность документа
3. Отношение документа к исторической личности
4. Высокая материальная ценность документа

Вопрос 8

Определение ответственных за процедуры выявления уникальных и особо ценных документов.

Вы сотрудник архива. Вам необходимо произвести процедуру выявления уникальных и особо ценных документов. Определите, кто может это сделать. Выберите несколько подходящих пунктов и укажите цифры правильных ответов без пробелов и запятых.

№ / Кто проводит процедуру выявления уникальных и особо ценных документов.

1. Сотрудник архивохранилища самостоятельно.
2. Сотрудник, назначенный приказом руководителя архива.
3. Руководитель архива в присутствии заместителя руководителя.
4. Экспертно-проверочная комиссия.

Вопрос 9

Решение кейса по работе с уникальными и особо ценными документами.

В архиве имеются уникальные и особо ценные документы. На случай утраты или повреждения подлинников уникальных и особо ценных документов архив создает самостоятельно и (или) с привлечением на договорной основе сторонней организации… Впишите правильный ответ.

№ / Ответ

1. Страховой фонд и фонд пользования
2. Описи уникальных и особо ценных документов
3. Списки уникальных и особо ценных документов
4. Дополнительный фонд копий

Вопрос 10

Решение ситуационной задачи по приему страхового фонда.

Ваш архив передает страховой фонд на хранение в ЦХСФ (г.Ялуторовск). Каким из указанных ниже документов вы оформите процедуру приема-передачи документов? Впишите ответ цифрой.

№ / Решение задачи

1. Акт уничтожения дел
2. Акт приема-передачи архивных документов на хранение
3. Историческая справка
4. Письмо, подписанное руководителем архива

Оценка 11,00 из 12,00 (92%)

Вопрос 1

Заполнение раздела «Физическая характеристика документа» Листа учета и описания уникального документа указанными сведениями.

Заполните раздела «Физическая характеристика документа» Листа учета и описания уникального документа указанными сведениями.

Сведения для заполнения:

Документ на бумаге «Личное дело Ельцина Бориса Николаевича. 1963 - 1968 гг.» на 14 листах (размер документа 21*29 см) находится в хорошем состоянии. Документу не требуется реставрация.

Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответы (неправильные сведения для заполнения).

Содержание раздела 3. «Физические характеристики документа» / Ответ

Материальный носитель информации

Размеры документа

Объем документа

Физическое состояние документа

Потребность в реставрации

Вопрос 2

Заполните таблицу «Обязательный комплект фонда пользования».

Заполните таблицу «Обязательный комплект фонда пользования». Выберите из выпадающего списка вид документа, соответствующий характеристике.

Источник для работы: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, раздел 19 URL: https://archives.gov.ru/documents/rules/pravila-2020.shtml (скопируйте ссылку и вставьте её в поисковую или командную строку браузера)

Фонд пользования, изготовленный одновременно со страховым фондом, создается в обязательном комплекте, включающем:

вид документа / Состав обязательного комплекта фонда пользования

• одну микроформу 2-го поколения на галогенидосеребряной пленке (негативная или позитивная), изготовленную с негативной микроформы 1-го поколения, и одну микроформу 3-го поколения, изготовленную с микроформы 2-го поколения
• один позитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив
• одну позитивную совмещенную копию, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов); допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм

Вопрос 3

Подбор нормативной документации по работе с уникальными и особо ценными документами.

Вы сотрудник архива. Вам необходимо провести работу по выявлению уникальных документов. На какие нормативно-правовые акты вы будете опираться, составляя алгоритм работы по выявлению уникальных и особо ценных документов? Выберите все подходящие пункты и перечислите их цифрами, без запятой, без пробелов.

1. Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного Фонда Российской Федерации. М., 2001
2. Инструкция по делопроизводству организации
3. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях. М., 2020
4. Приказ Росархива «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов». М., 2020

Вопрос 4

Определение вида документа.

На каком из представленных фото изображен лист учета и описания уникального документа? Впишите ответ цифрой.

Вопрос 5

Работа с особо ценным документом.

Перед вами особо ценный архивный документ «Личное дело Ельцина Бориса Николаевича. 1963 - 1968 гг.» на 14 листах.

Внимательно рассмотрите обложку дела и определите его архивный шифр. Выберите верную цифру ответа и впишите ее.

№ п/п / Архивный шифр

1. Ф. № 161, оп. № 41, д. № 145
2. Ф. № 1963-1968, оп. № 41, д. № 145
3. Ф. № 161, оп. № 41, д. № 45
4. Ф. № 41, оп. № 161, д. № 145

Вопрос 6

Выявление основных критериев определения уникальных документов.

Вы сотрудник архива, вам необходимо выявить основные критерии определения уникальных документов. Выберите все подходящие пункты и перечислите их цифрами, последовательно , без запятой, без пробелов.

№ / Критерии

1. Древность документа
2. Подлинность документа
3. Бесспорность культурно-исторической значимости документа
4. Внешний вид документа
5. Публичность документа
6. Высокая материальная ценность документа
7. Отношение документа к историческому событию
8. Отношение документа к исторической личности
9. Юридическое значение документа
10. Художественные и оформительские особенности документа

Вопрос 7

Выявление критериев уникальности документа на конкретном примере.

Перед вами уникальный документ Архивного фонда Российской Федерации – «Именные указы и собственноручные письма Петра I». Из предложенных критериев определения уникальных документов выберите те, под которые подходит данный документ. Выберите все подходящие пункты и перечислите их цифрами, без запятой, без пробелов.

Для выполнения работы воспользуйтесь

- материалами методических указаний по определению уникальных документов, подлежащих включению в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, раздел 2. https://docs.cntd.ru/document/901989329?marker=8PE0LT

- листом учета и описания уникального документа https://www.archive-nnov.ru/?id=9802

№ / Критерии

1. Древность документа
2. Подлинность документа
3. Отношение документа к исторической личности
4. Высокая материальная ценность документа

Вопрос 8

Определение ответственных за процедуры выявления уникальных и особо ценных документов.

Вы сотрудник архива. Вам необходимо произвести процедуру выявления уникальных и особо ценных документов. Определите, кто может это сделать. Выберите несколько подходящих пунктов и укажите цифры правильных ответов без пробелов и запятых.

№ / Кто проводит процедуру выявления уникальных и особо ценных документов.

1. Сотрудник архивохранилища самостоятельно.
2. Сотрудник, назначенный приказом руководителя архива.
3. Руководитель архива в присутствии заместителя руководителя.
4. Экспертно-проверочная комиссия.

Вопрос 9

Решение кейса по работе с уникальными и особо ценными документами.

В архиве имеются уникальные и особо ценные документы. На случай утраты или повреждения подлинников уникальных и особо ценных документов архив создает самостоятельно и (или) с привлечением на договорной основе сторонней организации… Впишите правильный ответ.

№ / Ответ

1. Страховой фонд и фонд пользования
2. Описи уникальных и особо ценных документов
3. Списки уникальных и особо ценных документов
4. Дополнительный фонд копий

Вопрос 10

Решение ситуационной задачи по приему страхового фонда.

Ваш архив передает страховой фонд на хранение в ЦХСФ (г.Ялуторовск). Каким из указанных ниже документов вы оформите процедуру приема-передачи документов? Впишите ответ цифрой.

№ / Решение задачи

1. Акт уничтожения дел
2. Акт приема-передачи архивных документов на хранение
3. Историческая справка
4. Письмо, подписанное руководителем архива