ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

ЗАДАНИЕ К КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЕ

Задание 1. «Колесо баланса жизни».

Для достижения баланса в жизни нужно привести в порядок все секторы своей жизни. Чтобы оценить, в каком состоянии находятся важные для вас части жизни – выполните это упражнение. Воспользуйтесь приведенным ниже рисунком. Круг разбит на 8 секторов, каждый сектор – одна сфера жизни.

Отметьте уровень удовлетворённости состоянием всех сфер жизни. От 1 балла – ужасно до 10 баллов – всё супер (закрашивать секторы можно цветными карандашами или фломастерами на распечатанном листе). В итоге, получаете колесо жизненного баланса вашей жизни.

Задание 2. Анализ статьи.

Ознакомьтесь с конкретной ситуацией, описанной в статье Андрея Томилина «О пользе безумной мечты». Ответьте на вопросы, которые приведены ниже статьи.

Андрей Томилин «О пользе безумной мечты».

Большинство людей не имеют долгосрочных и определенных жизненных целей.

Наблюдая за собой и другими людьми, я заметил одну интересную вещь. На самом деле людей, которые точно знают, чего они хотят добиться в своей жизни, очень немного. Себя я тоже не отношу к их числу. Еще я заметил, что тех, у кого нет твердой уверенности в своих жизненных целях, сама эта неуверенность очень беспокоит. Постоянно где-то в глубине сидит такой противный червячок, который грызет тебя и заставляет думать: «тем ли делом я сейчас занимаюсь? Я ведь не уверен в том, что должен делать именно это ».

Итак, по моим наблюдениям, людей, которые не имеют долгосрочных и определенных жизненных целей – большинство. Подозреваю даже, что подавляющее большинство.

Далее. Многих людей такое состояние отсутствия целей сильно волнует. Я бы даже сказал, парализует активность, лишает мотивации и вкуса к жизни. И в самом деле: если я не знаю, куда я иду, то идти я буду очень медленно, неуверенной походкой и в подавленном настроении. Кроме того, никто и ничто в жизни не будет мне помогать. По этому поводу какой-то умный китаец сказал: «Для корабля, который не знает, куда плывет, ни один ветер не будет попутным ».

......

Да, и еще по пути в Берлин сделал предложение своей будущей жене, которая тогда жила в Минске, а сейчас со мной в Петербурге.

1. Каково ваше отношение к подходу человека к определению жизненных целей, изложенному автором в статье?

2. С чем вы согласны в статье?

3. Что, на ваш взгляд, полезно было бы перенять у автора статьи? С чем вы не согласны?

4. Каковы ваши выводы из этого материала?

Задание 3. Формулирование цели. SMART-критерии.

Переформулируйте цели, записанные в левой колонке таблицы в цели, сформулированные по SMART. Запишите получившиеся варианты в правую колонку.

Цель

Цель по SMART

Хочу меньше смотреть телевизор

Давно хочу прочитать книгу Ильфа и Петрова «12 стульев», но руки не доходят

Хочу меньше задерживаться после работы

Хотелось бы меньше времени тратить на дорогу

Найти бы время освоить Power Point

Хорошо бы еще написать курсовую работу

Давно мечтаю заняться восточными единоборствами

Задание 4. Формулирование цели. SMART-критерии.

В классическом менеджменте и тайм-менеджменте рекомендуется ставить цели с помощью техники SMART. Эта аббревиатура образована от слов specific, measurable, achievable, relevant, time-bound, что, соответственно, означает «конкретные», «измеримые», «достижимые», «релевантные» (соответствующие другим целям) и «привязанные ко времени».

Формулировать цель стоит так: не просто «хочу занимать хорошую должность», а «хочу стать топ-менеджером в телекоммуникационной компании ..., с годовым доходом от… рублей в ближайшие три года».

Выберете одну из своих краткосрочных или среднесрочных целей. Запишите ее:

Приведите ее в соответствие с критериями правильно сформулированной цели:

S:

M:

A:

R:

T:

Задание 5. Анализ поглотителей времени.

Прочитайте приведенные ниже данные полного хронометража студента. Выполните задания:

1. Проанализируйте хронометраж дня студента.

2. Подсчитайте количество времени, использованного эффективно. Используйте формулу расчета «коэффициента полезного действия».

3. Выявите основные поглотители времени. Подсчитайте общее количество времени, «съеденного» поглотителями. Используйте формулу подсчета непродуктивных расходов времени.

4. Предложите свои улучшения по организации деятельности студента.

5. Подсчитайте выигрыш времени от этих улучшений.

Теория, необходимая для выполнения задания расположена ниже таблицы хронометража.

Анализ поглотителей времени студента

Время начала

Время окончания

время (мин.)

Что делал

6:00

6:15

15

Насильственное пробуждение меня

6:15

6:25

10

Умывался, одевался

6:25

6:39

14

Завтрак. «Схватил бутерброд на бегу»

6:39

7:05

26

Проверил e-mail, «вылетая из дома»

7:05

8:45

40

Очень быстро побежал в академию

8:45

10:00

15

Осознание того, что можно было и не бежать – забыл, что первой пары сегодня нет. Бестолковое толкание перед дверью. Курил.

10:00

11:20

20

Крайне интересная лекция о необходимости сдать курсовик в этом десятилетии. Практикум. Доказал, кто лучше всех решает задачки по экономике!

11:20

11:30

10

Пил кофе, покурил. Поболтал с ребятами, узнал про курсовик.

11:30

12: 50

20

Третья пара. Слушал лекцию, конспектировал.

12: 50

13:00

10

Пошел в кафе перекусить.

13:00

13: 25

25

Поел где-то как-то так

13: 25

13: 46

21

Просто сидел в кафе

13: 46

13:49

03

Пытался дозвониться до начальства, узнать, надо ехать на работу или нет. Не дозвонился.

13:49

15:04

15

Все-таки решил поехать. Дорога до работы.

15:04

15:33

29

Пришел, переоделся, спустился на инструктаж.

15:33

15:58

25

Ждали инструктаж, курили. Не дождались. Пошли в столовую пить чай.

15:58

16:24

26

Пили чай, болтали.

16:24

16:47

23

Сидел на лавочке во дворе (страдал фигней)

16:47

18:00

13

Ура! Работа! Пришла фура, менеджер отдела снабжения попросил разгрузить. Грузили. Уронили пару коробок, было весело.

18:00

19:30

30

Пришел начальник, дал ценные указания. Работал с БД в ACCESS.

19:30

19:42

12

Электронная почта

19:42

19:56

14

Чатился на форуме. Пришел начальник.

19:56

20:17

21

ICQ (можно не писать с кем?)

20:17

20:28

11

Быстро собирался домой

20:28

21:55

27

Дорога домой.

21:55

22:30

35

Ужинал

22:30

23:57

27

Call of Duty

23:57

00:42

45

Вспомнил про курсовик. Попытка работы над курсовиком + чтение новостей в Интернете.

00:42

00:53

11

Проверил почту

00:53

01:15

22

Пил чай, курил.

01:15

01:36

16

Смотрел на монитор, понял, что хочу спать. Выключил комп. Пошел в душ

01:36

Лег спать

Теория, необходимая для выполнения задания:

Формула для подсчета времени, потраченного непродуктивно:

Формула для расчета коэффициента полезного использования времени:

Поглотители времени:

1. нечеткая постановка цели;

2. отсутствие приоритетов в делах;

3. попытки слишком много сделать за один раз;

4. отсутствие представления о предстоящих задачах;

5. плохое планирование дня;

6. заваленный письменный стол;

7. Интернет, компьютерные игры, чаты, форумы;

8. дорога;

9. недостаток мотивации;

10. телефонные звонки, отрывающие от дела;

11. поиски записей, адресов, телефонов;

12. недостаток кооперации;

13. незапланированные посетители;

14. неспособность сказать «нет»;

15. неполная или запоздалая информация;

16. отсутствие самодисциплины (частые перекуры, перерывы на кофе);

17. неумение довести дело до конца;

18. отвлечение на внешние факторы;

19. затяжные совещания, собрания;

20. недостаточная подготовка к беседам, переговорам, встречам;

21. телевизор, просмотр видео– и DVD-фильмов;

22. болтовня на частные темы;

23. излишняя коммуникабельность;

24. чрезмерное количество деловых записей;

25. синдром откладывания;

26. желание знать все факты;

27. длительное ожидание (очереди);

28. спешка, нетерпение;

29. слишком редкое делегирование (решаю сам дела, которые могут сделать другие);

30. недостаточный контроль за делегированием;

31. нечеткая обратная связь или ее отсутствие.

Особенность поглотителей времени в том, что они различны для разных людей. У каждого есть свой индивидуальный «джентльменский» набор любимых поглотителей – таких милых и безобидных до того момента, пока мы не подсчитаем, во что обходится их содержание.

Задание 6. Планирование.

Прочитайте приведенные ниже размышления менеджера о предстоящем дне и план дня, который он составил.

Ну и день сегодня предстоит! Сейчас только девять часов утра, а дел навалилось столько, что, кажется, времени катастрофически не хватит.

Звонил рассерженный клиент: не получил заказ в срок. Надо бы ему перезвонить, выяснить все вопросы, успокоить. Материалы к выставке нужно готовить: открытие через две недели, а ни слайдов, ни текста для рекламных буклетов еще нет. Да и насчет полиграфии пора бы озадачиться, позвонить и заказать изготовление материалов – календарики всякие, листовки, буклеты, сувениры, плакаты, а то, как всегда, в последний момент спохватимся, и опять – голый стенд и две жалкие листовки. Позор!

На 13.00 назначены переговоры с поставщиком – это дело святое, надо ехать самому. Интересно только, на чем? Машину из сервиса так и не нашел времени забрать, а надо бы. На метро? Или такси заказать? Ничего себе – так у нас же еще презентация сегодня! Ну конечно, начало в 18.00, а команда ни сном, ни духом. Срочно надо всех собирать на инструктаж. Хорошо бы еще текст статьи в «Экономический вестник» отредактировать, а то уже месяц валяется где-то в столе. Кстати, о столе, не мешало бы разобраться в этом хаосе, а то вечно полчаса копаешься, пока нужный документ найдешь. А так хотелось сегодня в спортзал сходить, размяться! Ну это вряд ли. Если еще учесть накопившийся объем не внесенной в базу данных информации по клиентам… А ведь это потенциальная прибыль фирмы.

Ну вот, позвонила секретарь – через полчаса совещание у шефа, присутствие обязательно. Надо успеть хотя бы набросок плана дня сделать, а то опять половина задач из головы вылетит. Итак, что там у нас самое главное на сегодня?

Задание:

1. Проанализируйте размышления и составленный план. Отметьте ошибки, которые были допущены. Какие принципы и правила планирования дня они нарушают?

2. Проанализируйте, насколько точно был выполнен алгоритм планирования дня.

3. Составьте свой план дня для этого менеджера. Объясните, почему вы именно так распланировали дела и задачи?

Вторник

15 ноября

9.00

10.00

11.00

12.00

13.00

14.00

15.00

16.00

17.00

18.00

19.00

20.00

21.00

22.00

23.00

24.00

Задание 7. Планирование, ориентированное на результат.

1. Найдите формулировки, которые НЕ ЯВЛЯЮТСЯ результато-ориентированными.

2. Переформулируйте их в результато-ориентированный вид.

Формулировка исходная

Формулировка итоговая

Сдать пальто в химчистку

Позвонить Петрову

Добиться подписания договора с поставщиками

Перевести 15000 на счет поставщика А.

Встретиться с Константином

Совещание: 15.00, сотрудники

13.00 – пообедать

Составить план действий на завтра

Сходить в кино вечером

Оформить титульный лист для реферата.

Задание. Тайм-Менеджмент.

Выспаться!!!

Завтра. МФПА.

Встреча: Иванов, договор

16.00 – сосед. Спортзал

собеседование 14.00.

Звонки: Летаев, Пронина

Напомнить о себе Р.К.

Предоставить в деканат список группы.

Выставка: проект В и проект С.

Задание 8. Планирование, ориентированное на результат.

Выберите одну значимую для вас долгосрочную цель в какой-либо ключевой области жизни. Используя приведенную ниже таблицу, составьте долгосрочный план достижения этой цели, записав все формулировки в результато-ориентированном виде.

ПЛАН ДОСТИЖЕНИЯ ЦЕЛИ

Область жизни

Цель

Важность

Срок (год)

Действия (Дорожная карта, тактические цели)

Срок (месяц, год)

Задание 9. Контрольные списки.

1. Вы - менеджер по работе с поставщиками фирмы, занимающейся изготовлением металлических скрепок. На складе заканчиваются запасы проволоки, а процесс изготовления прерывать нельзя. Ваш начальник поручил Вам прозвонить поставщиков и выбрать тех, кто может поставить материал по самой минимальной цене, в сжатые сроки. Составьте список контрольных вопросов к телефонному разговору с поставщиками.

2. Анализ рынка показал, что в будущем сезоне будут популярны настенные часы со сменными цветными корпусами. Ваша компания собирается наладить выпуск таких моделей и вам необходимо подготовить заявку на завод, производящий часы. Вы должны составить список основных отличительных особенностей, перечислить характеристики этой модели часов: как они будут выглядеть, какими качествами обладать, какой дизайн, оформление и т.д.

Задание 10. Двумерные графики для долгосрочных целей (задач).

Запланируйте с помощью двухмерного графика долгосрочный проект (ремонт квартиры, строительство дачи, изучение иностранного языка), рассчитанный на год. Заполните соответствующую пустографку:

Задание 11. Матрица Эйзенхауэра.

Распределите дела из приведенного ниже списка с помощью матрицы Эйзенхауэра по типам задач в зависимости от важности и срочности:

1. Разобраться на рабочем столе

2. Подготовиться к завтрашнему зачету по тайм-менеджменту

3. Поиграть с другом в Call of Duty2

4. Написать реферат по экономике, который нужно сдать до конца следующего месяца

5. Встретиться с друзьями, сходить в Интернет – кафе

6. Позаниматься с тренером, надо готовиться к соревнованиям через 4 месяца.

7. Навести порядок в комнате

8. Позвонить сегодня ключевому клиенту

9. Закончить работу над квартальным отчетом (сдавать через четыре дня)

10. Завтра поздравить маму с днем рождения

11. Начать заниматься на курсах иностранного языка, для подготовки к заграничной командировке в следующем году

Запишите дела в соответствующие графы:

ВАЖНО, НЕ СРОЧНО:

ВАЖНО И СРОЧНО:

НЕ ВАЖНО, НЕ СРОЧНО:

НЕ ВАЖНО, СРОЧНО: