Автоматизация документооборота, организации Администрация Мотовилихинского района города Перми

Введение
Глава 1. Теоретико-методологические основы деятельности органов местного самоуправления по внедрению электронного документооборота 6
1.1. Понятие электронного документооборота в муниципальных организациях
и учреждения 6
1.2. Нормативно-правовое регулирование электронного документооборота в
муниципальных организациях и учреждениях 23
Глава 2. Анализ деятельности органов местного самоуправления по внедрению
электронного документооборота 30
2.1 Организационно-экономическая характеристика деятельности Администрации Мотовилихинского района города Перми 30
2.2. Эффективность использования электронного документооборота в
муниципальных организациях и учреждениях 53
Глава 3. Направления совершенствования электронного документооборота в
Администрации Мотовилихинского района города Перми 63
3.1 Комплекс мероприятий по совершенствованию электронного
документооборота 63
3.2. Эффективность предложенных мероприятий по совершенствованию
электронного документооборота 68
Заключение 85
Список используемой литературы 87
Приложения 9

Проблема данного исследования заключается в анализе состояния имеющейся системы документооборота в администрации Мотовилихинского района города Перми с целью выявить ее слабые места и разработать меры по ее совершенствованию.
В связи с большим объемом документации, принимаемой в работу администрацией, имеющаяся система не справляется с объемом работы, что приводит к сбою в системе отчетности и оперативности компании.
Актуальностью темы исследования является необходимость повышения эффективности деятельности администрации Мотовилихинского района города Перми. Тема исследования выражает интерес, как в практическом, так и теоретическом плане, т.к. каждая функция предполагает ряд документов, состав которых зависит от решаемых задач, обмен информации с другими предприятиями и т.п. Усовершенствованию документационного обеспечения управления нужно уделить большое внимание, т.к. недостатки в постановке этой работы приводят к большим трудностям в работе предприятия. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления получается более быстрое движение и исполнение служебных документов.
Можно выделить цель данной работы - это разработка направлений по улучшению имеющейся системы электронного документооборота. Необходимо сделать ее более гибкой и адаптированной к нынешнему состоянию организации.
Объектом исследования является администрация Мотовилихинского района города Перми.
Предметом исследования является анализ имеющейся системы документооборота в администрации, наблюдение за ростом ее развития и внедрение мер по ее модернизации.
Из группы описанных проблем вытекает следующий ряд вопросов: «Существующие системы документооборота на предприятии на данный момент. Какие их достоинства и недостатки?», «Как добиться эффективности в совершенствовании документооборота?».
Цель определяет основные задачи исследования:
1. описать характеристику администрации Мотовилихинского района города Перми
2. совершить анализ основных проблем, стоящих перед администрацией;
3. реализовать сбор информации на тему документооборота;
4. обосновать и разработать метода эффективности по совершенствованию документооборота;
5. оценить эффективность предложенных мероприятий;
6. проанализировать дальнейшую работу администрации на будущее, на основе предложенной системы документооборота.
Учение о методах, способах и стратегиях исследования предмета, иным словом методология исследования опирается на применение следующих методов научного познания:
• метод включенного наблюдения;
• метод исследования документов;
• метод ситуационного анализа;
• метод системного анализа;
• метод экономико-математического анализа;
• метод аналитического анализа;
• метод анализа коэффициентов;
• метод прогнозирования.
Все эти методы поддерживают более детальный анализ деятельности предприятия, помогают подготовить теоретическую и практическую части работы и могут поспособствовать выявлению основных направлений усовершенствования системы документооборота в администрации.
Структура дипломной работы состоит из введения, трех глав и заключения.
Во введении данной выпускной квалификационной работе раскрывается обоснование выбранной темы, ее актуальность, предмет и объект исследования, ее цели и задачи.
Первая глава работы посвящена некоторым теоретическим моментам, рассматриваемого вопроса, а именно определение понятия системы электронного документооборота, а также понятие электронного документооборота в муниципальных организациях и учреждениях. Помимо этого система электронного документооборота рассматривается вместе со всеми ее особенностями.
Во второй главе рассматривается основная характеристика администрации Мотовилихинского района города Перми, а также ее организационная структура. В этой же главе анализируются основные технико-экономические показатели администрации, и раскрывается существующая проблема системы документооборота в администрации. Кроме этого, рассматривается эффективность использования электронного документооборота в муниципальных организациях и учреждениях.
Третья глава посвящена комплексу мер по совершенствованию электронного документооборота в администрации Мотовилихинского района города Перми, приводятся предложения по оптимизации управленческого документооборота в организации, проводится анализ эффективности предложенных мероприятий по совершенствованию работы с документами.
В заключение сделаны выводы по проделанной работе, произведен анализ, все ли задачи выполнены и достигнута ли цель дипломной работы.
Практическая значимость исследуемой проблемы заключается в предложении практических мер по совершенствованию имеющейся системы электронного документооборота в администрации Мотовилихинского района города Перми, которые помогут наладить работу аналитического отдела и корпоративных связей внутри организации.

Роль и значение электронного документооборота в органах муниципального управления
Прежде чем раскрыть понятие электронного документооборота в органах муниципального учреждениях, необходимо внести ясность в понятие самого электронного документооборота.
Система электронного документооборота - это организационно¬техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.