Организация формирования дел в компании и ее совершенствование

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ

1.1 Сущность и классификация документов

В условиях быстрого прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность компании и организации. Документированная информация является основой управления, ее эффективность во многом основана на производстве и потреблении информации. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях, чтобы повысить эффективность управления, необходимо уделять достаточное внимание улучшению работы с документооборотом [8, с. 37].
«Управление документами - это правила, по которым должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и обработке, отправке (и подаче) документов в файл. Документооборот является важной частью офисной работы и управления информацией. Хорошо организованный документооборот ускоряет прохождение и оформление документов в организации»[14, с. 9].
Порядок прохождения документов и организации всех операций при работе с ними должен регулироваться инструкцией по делопроизводству в организации и ведомостью унифицированных форм документов [14, с.15]. Отдельная централизованная структура документооборота и уровня документооборота. Централизованный документооборот включает всю документацию, подлежащую централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют уровень документооборота структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационной и административной документацией, а документооборот на уровне структурных подразделений представлен специализированной документацией, которая обеспечивает основную деятельность организации (она также может включать организационные и административные документы) [6 , с. 110].
В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, задачей которого является обеспечение централизованного управления документами. Структурная единица может называться по-разному: управление делами, офис, общий отдел и т. Д. В организациях, где объем централизованного документооборота не так велик, чтобы обрабатываться независимой единицей, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации. Существует три основных типа документов, которые составляют централизованный документооборот.
По форме организации документации она может быть децентрализованной, централизованной и смешанной. В подавляющем большинстве случаев на крупных предприятиях это смешанная форма, т. Е. Часть трудоемкой документации выполняется централизованно, а часть децентрализована в структурных подразделениях. Организация документации обычно предполагает подготовку необходимой информации, подготовку, согласование, оформление и изготовление документов

Любое современное предприятие, легально осуществляющее свою деятельность на российском рынке, осуществляет документооборот. Документы могут различаться в зависимости от таких факторов, как организационно-правовая структура, вид деятельности, внутренняя организация и т. Д. Документооборот с первых этапов, несмотря на сложность процедур, значительно упрощает деятельность предприятий и, следовательно, улучшает финансовую производительность (для коммерческих предприятий), способствует удовлетворенности клиентов (для некоммерческих) и т. д. По этой причине практическая значимость исследования достаточно высока для всех российских предприятий, особенно тех, чья цель - получение прибыли.
Длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты документов, задержки при отправке и получении, кадровые ошибки могут серьезно замедлить или даже парализовать работу предприятия, особенно если оно имеет географически удаленные подразделения - для организации сквозной организации рабочий процесс, и, следовательно, централизованное оперативное управление. в этом случае крайне сложно.
Эффективный рабочий процесс является обязательным компонентом эффективного управления предприятием. Документооборот чрезвычайно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать изолированно от конкретных бизнес-процессов конкретного предприятия. Именно поэтому эта тема всегда будет очень важна для изучения.
Актуальность работы заключается в том, что тема рабочего процесса имеет большое значение, поскольку успех любого предприятия зависит от правильного выбора технологии работы.
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо улучшить работу с документами, поскольку каждое управленческое решение всегда основывается на информации, содержащейся в служебном документе.
Объект исследования - Общество с ограниченной ответственностью «Молочный кит» (далее - ООО «Молочный кит»).
Предмет исследования - управление документооборотом на предприятии ООО «Молочный кит».
Цель выпускной квалификационной работы - разработка мероприятий по совершенствованию управления документооборотом на предприятии ООО «Молочный кит».
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- изучить теоретические основы документооборота на предприятии;
- проанализировать организацию формирования дел на предприятии;
- предложить меры по совершенствованию управления документооборотом в ООО «Молочный кит»

В работе проведена разработка мероприятий по совершенствованию управления документооборотом на предприятии ООО. Работа на оценку 5, оригинальность от 60%.