Системы управления электронным документооборотом

Общие сведения о системах электронного документооборота

Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует адекватного ответа от информационных технологий. Для общества тяжело тратить огромное количество бумаги, а информация, поступающая на таких носителей, менее динамична, чем электронная. Концепция безбумажной технологии уже десятилетиями работает.
В то же время сегодня мы можем говорить только о частичной реализации этой идеи. Существует ряд причин:
1. Вы можете указать на психологический аспект проблемы. Получение информации в электронном виде требует привычки;
2. Безбумажные технологии требуют тщательной технической поддержки: соответствующего производительного вычислительного оборудования, высокой пропускной способности линий связи, технологичности алгоритмов;
3. Безбумажные технологии требуют существенной юридической поддержки. С этим в нашей стране все еще не лучшим образом: до тех пор, пока не будет сформирована адекватная правовая база для электронного документооборота, системы электронной коммерции, нормативные акты по электронному документообороту и цифровая подпись не будут приняты [6].
Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует усиления и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при условии регулирования деятельности, особенно в отношении управления документацией, информационные технологии как катализатор для дальнейшего развития общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного документооборота и документооборота.
В рамках управления электронным документооборотом в целом принято понимать организацию перемещения документов между корпоративными единицами, группами пользователей или пользователями. В этом случае движение документов понимается не как их физическое движение (потому что они часто остаются на сервере), а передача прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.
Основной целью систем электронного документооборота является организация хранения электронных документов, а также работа с ними (в частности, их поиск по атрибутам и по содержанию). В системах электронного документооборота также обеспечивается авторизированный доступ к документам, отслеживаются изменения, внесенные в них, и контролируются все их версии и экспозиции.
Для эффективного управления деятельностью любого предприятия информационные потоки должны быть четко контролируемым процессом. Типичным информационным объектом, который фиксирует и регулирует деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохода документов внутри предприятия обычно называется офисной работой этой конкретной организации. В основе офисной работы лежит фундаментальная концепция структуры обмена информацией - поток документов [1, c.128]

Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Важность безопасности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного бизнеса неоспорима. Способность принимать правильное решение и своевременно реагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка, зависит не только от таланта и опыта менеджеров. Эффективность управления предприятием зависит от того, насколько хорошо он организован в управлении документооборотом. Фактически, неэффективное использование накопленной информации (или, что еще хуже, ее потеря) может привести к потере всего бизнеса. В конце концов, информация или документ, не полученные вовремя, это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Следовательно, на любом предпри ятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно возникает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.
Следует отметить, что потоки корпоративной деловой информации чрезвычайно разнообразны в источниках и формах ее представления. Однако их можно условно классифицировать в соответствии с формой хранения: электронными документами и бумажными документами. Существует мнение, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как структурировано - в базах данных, так и неструктурировано). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, что создает значительные трудности в ее поиске. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронного хранения (в частности, путем разработки электронных архивов).
Вряд ли, конечно, когда-нибудь, все документы станут электронными, но, несомненно, будет преобладать электронная форма хранения документов. В этом случае термин «электронный документ» в этом контексте обычно понимается как текстовый файл, документ MS Word, электронная таблица MS Excel, графический, видео или аудиофайл, несколько взаимосвязанных файлов разных форматов (так называемый составной документ), и т. д.
В настоящее время большинство российских предприятий предоставляют корпоративную информацию (контракты, прайс-листы, заказы, деловую переписку, финансовые документы и т. д.) как в бумажной форме, так и в электронном виде (часто неупорядоченные на файловом сервере). В этом случае почти неизбежно происходит дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, с преобладанием электронных форм хранения документов они не всегда эффективно используются. Необходимость эффективного управления электронными документами и привело к созданию систем электронного документооборота

Целью исследования является изучение примеров эффективного внедрения электронного документооборота.
Задачи исследования:
1. Рассмотреть общие сведения о системах электронного документооборота;
2. Изучить систему управления электронным документооборотом;
3. Определить проблема внедрения электронного документооборота;
4. Охарактеризовать преимущества и недостатки электронного документооборота.
Работа на оценку 5, оригинальность от 60%.