Управление программным обеспечением как активами компании

1. Теоретические основы управления программными активами
1.1. Определения, основные понятия и составляющие элементы управления программными активами
В структуре ИТ-бюджета принято выделять две основные категории затрат: материальные и нематериальные активы [4].
К материальным относятся расходы на приобретение и модернизацию основных средств - аппаратного обеспечения, к нематериальным - затраты на приобретение, внедрение и обслуживание программного обеспечения, расходы на создание и развитие сайта организации, затраты на оплату труда сотрудников, имеющих отношение в решению задач ИТ в организации.
По мере изменения экономических тенденций и развития технологий значительная доля ИТ-бюджета смещается от материальных в сторону нематериальных активов, что определяет объем инвестиций на приобретение, внедрение и поддержку программных активов.
Для обоснования изменений в структуре ИТ-бюджета в отношении доли затрат на программные активы, на всех этапах их жизненного цикла, необходимым является расчет одного из ключевых показателей - стоимости владения программными активами (ТСО). Этот показатель представляет собой сумму капитальных и операционных расходов: к первым относятся затраты на приобретение лицензий (постоянных и конкурентных) на ПО (как пользовательское, так и серверное) и специализированное программное обеспечение, ко вторым - затраты на обслуживание (техническую поддержку и обновления). Сокращение совокупной стоимости владения программными активами достигается за счет перераспределения расходов между этими категориями затрат.
Управление активами в целом предполагает осуществление деятельности, связанной с их планированием, отслеживанием и контролем, а также с предоставлением информации о пользе владения тем или иным активом на протяжении его жизненного цикла [5].
Это определение подходит и для управления таким видом активов как программное обеспечение. Управление программными активами - это такое управление совокупностью имеющихся лицензий на используемое программное обеспечение, при котором используются финансовые показатели: ключевые показатели эффективности, связанные с финансами. Например, «за счет перехода на централизованное осуществление закупок программного обеспечения экономия составила Х миллионов рублей» или «благодаря реализации подхода к управлению освободившимися лицензиями, их учету и повторному распределению, удалось сократить затраты на приобретение ПО того или иного производителя на Х %».
В отношении управления программными активами достаточно распространенными являются два связанных друг с другом ошибочных суждения [6]:
 «управление программными активами направлено на выявление нарушений лицензионного соответствия и формирование рекомендаций на закупку лицензий, для которых обнаружено несоответствие, или, в лучшем случае, на оптимизацию инвентаризации ПО и учета лицензий»

Информационные технологии, их развитие и обслуживание, становятся все более значимой статьей расходов в любой организации, что вынуждает искать различные пути снижения затрат. Одним из существенных источников экономии ИТ-бюджета является подход к управлению программным обеспечением (далее - ПО) как активами компании.
Применение такого подхода предполагает наличие достоверной и полной информации об используемом программном обеспечении и имеющихся правах на его использование. Составляющими же управления являются регулярное проведение инвентаризации программного обеспечения и лицензий на него, утверждение стандартов, политик и процедур использования программного обеспечения, осуществление централизованных закупок и многое другое.
Результатом применения озвученного подхода является, в конечн ом счете, предоставление сервисов, таких как, например, установка программного обеспечения по запросам пользователей, его удаление по мере исчезновения в нем необходимости, хранение и повторное распределение освободившихся лицензий в случае наличия такой возможности. Управление программными активами - формирование сервисной инфраструктуры, позволяющей грамотно использовать программное обеспечение на всех этапах его жизненного цикла и приносить тем самым выгоды для бизнеса.
На долю ПО в среднем приходится 20-35 % ИТ-бюджета организаций (см. Рисунок 1), что сопоставимо с расходами на аппаратное обеспечение и ИТ-персонал [1], в связи с чем для программных активов является необходимым применение методов финансового управления.
Рисунок 1. Распределение ИТ-бюджета по типам ИТ-расходов
Другими движущими предпосылками возникновения потребности в управлении программными активами являются стремление достичь порядка в управлении и рост количества проверок со стороны вендоров программного обеспечения и регулирующих органов.
Согласно статистике, озвученной представителями компании Microsoft на конференции SAMday 2016, имеющей отношении к выпускаемым компанией продуктам: для 76 % организаций характерно избыточное лицензирование из-за страха возникновения проблем при проведении аудита, у 55 % компаний обнаружены серьезные ошибки в лицензировании.
Среди производителей программного обеспечения, практикующих частое проведение проверок на наличие прав использования ПО у клиентов, такие компании, как Microsoft, IBM, Adobe, Oracle, SAP, Autodesk и другие [2] (см. Рисунок 2), при обнаружении нарушений лицензионного соответствия производители ПО получают значительную прибыль, а клиенты испытывают все негативные последствия правовых, финансовых и репутационных рисков.
Существует несколько вариантов внедрения подхода к управлению программным обеспечением как активами компании: самостоятельно и с привлечением экспертов и сторонних организаций, при этом на аутсорсинг можно отдать какую-либо отдельную часть управления программными активами

В работе совершенствуются процессы планирования и внедрения методологии управления программными активами. Работа на оценку 5, оригинальность от 60%.