Технологии работы с документами в административно-хозяйственном отделе ООО «Дорстройсервис»

1.1. История создания, структура и направления деятельности общества

ЗАО «Спецнефтетранс» - транспортный холдинг, занимающий доминирующее положение в инфраструктуре услуг автотранспорта и спецтехники ОАО «ЛУКОЙЛ» - лидера топливно-энергетического комплекса России.
Дочерние предприятия холдинга успешно работают в шестнадцати регионах Российской Федерации - от Ненецкого автономного округа на Крайнем Севере до Астрахани в Нижнем Поволжье и от Смоленской области на западе России до Ханты-Мансийского автономного округа в Западной Сибири.
Предприятия Транспортной Компании задействованы на всех этапах производства в ОАО «ЛУКОЙЛ» - от транспортного обеспечения нефтедобычи и нефтепереработки до транспортного обеспечения сбыта готовой продукции.
В состав компании входит 15 автотранспортных, 4 дорожных и 3 авторемонтных предприятия. Автотранспортный комплекс холдинга объединяет около 17 500 человек, в том числе 2 000 опытных менеджеров и специалистов. Одной из дочерних компаний ЗАО «Спецнефтетранс» в Западно-Сибирском регионе является ООО «Дорстройсервис»
История формирования ООО «Дорстройсервис» начинается в далеком 1988 году, когда для строительства, ремонта и текущего содержания автомобильных дорог приказами Главтюменнефтегаза за №458 от 10.10.1988 года и производственного объединения «Когалымнефтегаз» за №599 от 26.12.1988 года в результате структурных изменений на базе треста «Когалымнефтеспецстройдорремонт», «Когалымского управления механизированных работ» и «Когалымского дорожного ремонтно-строительного управления» в качестве структурной единицы ПО «Когалымнефтегаз» создается трест «Когалымнефтедорстройремонт».
За время существования треста КНДСР в качестве структурной единицы ПО «Когалымнефтегаз» был проведен ряд переименований:
18 мая 1993 года - трест «Когалымнефтедорстройремонт» АООТ «ЛУКОЙЛ - Когалымнефтегаз».
03 февраля 1997 года - трест «Когалымнефтедорстройремонт» ТПП «Когалымнефтегаз» ООО «ЛУКОЙЛ - Западная Сибирь».
Понимая важность решения проблем транспорта, дорожного строительства и эксплуатации дорог Западно-Сибирского региона ООО «ЛУКОЙЛ - Западная Сибирь» принимает решение о реструктуризации транспортных предприятий. В связи с этим, на основании приказа ООО «ЛУКОЙЛ - Западная Сибирь» от 28.09.2006 года за №83 трест «Когалымнефтедорстройремонт» ТПП «Когалымнефтегаз» ООО «ЛУКОЙЛ - Западная Сибирь» исключен из организационной структуры ТПП «Когалымнефтегаз» ООО «ЛУКОЙЛ - Западная Сибирь» и с 01.12.2006 года вошёл в состав «Управления грузопассажирских перевозок» ООО «ЛУКОЙЛ - Западная Сибирь»

Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если в организации (на предприятии) не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Под документооборотом понимают правила, по которым продвигаются подписанные решения внутри предприятия или учреждения от момента их поступления до архивного хранения. Основой этого понятия является получение документа, его рассмотрение, передача исполнительным органам, проведение организационных мероприятий по исполнению, удостоверение, оформление, отправка на хранени е. Это процесс, который учитывает инстанции движения документа вместе со скоростью его передвижения по этим инстанциям.
Документооборот - это процесс, который необходимо соотносить с информационной деятельностью управленческого аппарата, с документированием каждого отдельного решения, хранением вновь поступивших документов. Огромное количество недостатков в деятельности многих аппаратов управления связано как раз с плохой организацией движения документов. К примеру, процесс оборота документа управленческого решения должен включать три обязательных компонента: информационную поддержку принимаемого решения (сюда включается достоверная информация, подтверждающая правильность принятого решения); документирование самого решения (распорядительный документ); контроль над выполнением (куда включаются организация предполагаемых работ, приемы выполнения задания, соблюдение условий и сроков). Как видно из приведенного примера, документооборот - это сбор информации, на основе которой будет выдано распорядительное решение; подготовка самого решения, включая редактирование, согласование, составление вплоть до утверждения.
Все перечисленные этапы требуют перемещения документа не только между структурными подразделениями предприятия, но и между исполнителями, начиная от техников, специалистов, заканчивая руководителями. Вывод из данного примера таков: чем выше скорость передвижения документа, чем выше качество его выполнения на каждом конкретном этапе, тем качественнее процесс управления предприятием в целом.
Сам этот термин появился в литературе еще в 1920 годы. Тогда считалось, что документооборот - это организация работы, направленная на рациональное построение государственного аппарата в целом, распределение обязанностей между различными исполнителями и службами. В 1931 году институтом техники управления была сделана первая попытка регламентировать единые принципы организации делопроизводства. Были изложены правила, согласно которым должны производиться прием, доставка документов, правила исполнения, регламентация подписания

Цель исследования: выявить технологии работы с документами в административно-хозяйственном отделе ООО «Дорстройсервис» и разработать инструкцию по делопроизводству для общества.
Предмет - управленческая документация ООО «Дорстройсервис».
Объект исследования - административно-хозяйственный отдел ООО «Дорстройсервис». Для достижения поставленной цели предлагается рассмотреть ряд задач:
- изучить историю создания, структура и направления деятельности общества;
- рассмотреть нормативно-правовую и методическую основу работы с документами;
- определить структуру, функции и регламентацию деятельности административно-хозяйственного отдела организации;
- проследить процесс регистрации документов и работу с входящими, исходящими и внутренними документами;
- проанализировать контроль исполнения документов ;
- рассмотреть систематизация, формирование дел и организация текущего хранения документов общества;
- спроектировать Инструкции по делопроизводству . Работа на оценку 5, оригинальность от 60%