Понятие документооборот, основные принципы организации документооборота

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. Актуальность выбранной темы заключается в том, что в современном мире существует огромное количество предприятий и на каждом из них есть документы. Эти документы в целом составляют документооборот. ...

Введение…………………………………………………………………………..3
1. Понятие и задачи документооборота…………………………………………4
2. Принципы организации документооборота………………………………….8
Заключение……………………………………………………………………….13
Список использованной литературы……………………………………………15

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждении, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целево е назначение в процессе документооборот

Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении). Все документы организации делятся на три документопотока:1. Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указаны непосредственно во входящем документе.2. Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).3. Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.Обработка входящих документов включает:прием и первичную обработку документов;предварительное рассмотрение и распределение документов;регистрацию;рассмотрение документов руководством;передачу на исполнение.Обработка исходящих документов включает:составление чернового документа;подготовку проекта документа;его согласование (визирование);удостоверение документа;отправку документа.Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться:фельдъегерской или курьерской связью;секретарями;с помощью технических средств.Структурные подразделения некоторых организаций могут находиться в разных зданиях или районах города. В таких случаях рекомендуется организация доставки документов курьерами.В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.Все документы должны передаваться с отметками о факте передачи в соответствующих регистрационных формах. Если документ передается из одного структурного подразделения в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.2. Принципы организации документооборотаДокументооборот можно рассматривать как отражение связей, возникающих в процессе управления, как атрибут функционирования этих связей, осуществляемых с помощью документальной информации. В то же время, это отражение определенной организационной структуры аппарата. Чем больший объем документов использует в своей деятельности аппарат управления, тем выше должна быть общая организованность аппарата. Однако в организации документооборота многих учреждений еще имеется ряд нерешенных вопросов, препятствующих совершенствованию управленческого труда. Вследствие того, что порядок движения дел в учреждении продуман недостаточно, многие документы проходят далеко не самый прямой и короткий путь, ряд операций с ними дублируется, а некоторые из них при более тщательном рассмотрении вообще оказываются ненужными. О несовершенстве организации документооборота говорит хотя бы тот факт, что время ожидания документом своего рассмотрения нередко во много раз превышает время работы с ним, занимая большую часть от общего срока исполнения.В этом плане рациональная организация документооборота предусматривает учет следующих принципов: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность, пропорциональность.Принцип прямоточности движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути, без петель, возвратных перемещений. Для выполнения данного требования очень важно создать для всех документопотоков наиболее целесообразную технологию обработки, последовательность выполнения операций. Этому поможет построение схем документооборота, маршрутных и технологических карт на управленческую документацию.Необходимо также продумать пространственное расположение структурных подразделений аппарата управления и отдельных рабочих мест. Наиболее простой форме движения потоков документов соответствует линейное расположение структурных подразделений. Например, неудобно, если руководство учреждения размещается в одном конце здания, а канцелярия, связанная с руководством интенсивным обменом документов, - в противоположном (канцелярия обычно располагается в середине линейной структуры). Соблюдению принципа прямоточности способствует, в том числе, такое расположение рабочих мест, когда стол сотрудника, осуществляющего предварительное рассмотрение и распределение документов, находится рядом со столом сотрудника, регистрирующего документы.Работа аппарата управления, как правило, сопровождается сложным потоком документов. Пропускная способность всей цепи определяется пропускной способностью слабейшего звена (инстанции), причем оно может оказаться на любом уровне иерархической системы независимо от назначения инстанции и операций, выполняемых на этом участке работы. Например, задержка потока документов может быть в том случае, если перегружены работой исполнители, машинописное бюро и др. Для укрепления слабейшего звена необходимо предусмотреть один из вариантов его разгрузки: ответвление потока документов от основной цепи, введение дублеров, механизация производимых работ.Принцип непрерывности в документообороте - это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение. Данный принцип несовместим с «залеживанием» документов, их скоплением в одной инстанции. Во избежание возникновения таких ситуаций рекомендуется разработка перечня документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства, когда часть поступающих документов, минуя руководство, передается на исполнение непосредственно в структурные подразделения.Принцип непрерывности предполагает прежде всего равномерную загрузку сотрудников в работе с документами, требует устранения или уменьшения перерывов в процессах труда и документооборота.Несвоевременное получение информации, содержащейся в документе, влечет за собой несвоевременное выполнение работы по нему, вызывает задержку всех последующих работ.Принцип ритмичности документооборота означает равномерность движения потоков документов, подчинение наиболее приемлемому ритму движения. Этот принцип тесно смыкается с принципом непрерывности: движение документопотоков не может быть ритмично, если нарушена непрерывность движения.