Анализ документационного обеспечения управления на примере издательства

В работе дается характеристика деятельности издательства, состояние документационного и информационного обеспечения управления в нем, даются рекомендации по совершенствованию информационно-документационного обеспечения управления. ...

ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ООО «...»
1.1. Основные направления деятельности издательства
1.2. Анализ организационной структуры
1.3. ...
ГЛАВА 2. СОСТОЯНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО И ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ООО «...»
2.1. Анализ документационного обеспечения управления
2.2. ...
2.3. Программные средства, используемые в управлении
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЯ

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство, важнейшее значение приобретают проблемы документационного обеспечения управления, с его помощью процессы документирования, организации документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

В издательстве ведется типовая номенклатура дел. Она заключается в составлении дел, однородных по характеру деятельности. Такая номенклатура утверждается генеральным директором, после утверждения подведомственной организацией, на которую распространяется данная номенклатура. Затем номенклатура подлежит согласованию с организацией службы госархива.Номенклатура составляется секретарем на основании номенклатуры дел в отделах издательства. Она состоит из заголовка дел, индекса дела, указания тома.Секретарь, составляя номенклатуру дел, печатает ее в необходимом экземпляре. Один экземпляр хранит у себя, второй отдает ведомственному архиву, куда отправляет документы на постоянное хранение.Ежегодно генеральный директор утверждает номенклатуру, которая вводится в действие с 1 числа следующего года.В течение года в утвержденную номенклатуру вносятся данные о заведении новых дел. В конце года секретарь вносит итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел.Главная фигура делопроизводственного процесса в издательстве – секретарь. Его важнейшая задача, которая реализуется при выполнении многих функций, — оказание максимальной помощи руководителю, экономия его времени и активное участие в документационном и информационном обеспечении управления в издательстве. Из первой главы можно сделать вывод, что издательская деятельность многогранна и разнообразна. Главная суть деятельности издательства заключается в распространении информации и создание прибавочной стоимости объектов авторского права. Издательство приобретает исключительное право у автора на издаваемое произведение и организует его изготовление и распространение. В нашей стране существует немало законодательных актов, которые регулируют деятельность издательства.Издательство «Альпина Паблишер» российская издательская группа, которая издает книги по таким направлениям, как бизнес, психология, философия, история, естественные науки, воспитанию детей, нон-фикшн литературу. Также к деятельности этого издательства можно отнести разработку мобильных приложений для чтения электронных книг, оно оказывает услуги электронной библиотеки деловой литературы, также производит разработку интерактивных книг и курсов дистанционного обучения.Сегодня данное издательство – одно из ведущих издательств деловой литературы, каждый месяц оно выпускает до 40 наименований книг, тираж которых составляет до 150000 экз.В соответствии со спецификой продукции в издательстве присутствуют отделы, которые организуют бесперебойную работу издательства. Штат издательства включает ряд отделов, которые и организуют его бесперебойную работу. Основными можно назвать редакционный отдел, экономический отдел, отдел маркетинга, IT-отдел. Немаловажную роль играет секретарь издательства, в обязанности которого включены обязанности по ведению делопроизводства. Секретарь осуществляет прием, регистрацию, доведение до адресата корреспонденции, осуществляет контроль за исполнением документов, ведет номенклатуру дел в издательстве.Для того, чтобы осуществлять все возлагаемые на него обязанности секретарь должен знать весь состав руководства издательства и его отделов; устав, штат и структуру издательства, его профиль, перспективы развития и специализацию; нормативные документы для делопроизводства; правила пользования оргтехникой и средствами связи; нормативно-правовые акты, приказы, постановления, распоряжения по планированию, учету и управлению качеством выполняемых работ.К функциям секретаря по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, организация встреч и переговоров, участие в совещаниях.ГЛАВА 2. СОСТОЯНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО И ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ООО «АЛЬПИНА ПАБЛИШЕР»Анализ документационного обеспечения управленияИздательское дело – такая деятельность отрасли экономики, которая специализируется на подготовке, создании, издании и массовом распространении информации в печатной, музыкальной или прочих формах продукции.Для того, чтобы провести анализ документационного обеспечения управления, необходимо рассмотреть само понятие документационного обеспечения управления. Документационное обеспечение управления – эта такая деятельность, которая охватывает организацию документирования и управления документацией в процессе деятельности любой организации или предприятия.Важнейшими задачами службы документационного обеспечения управления можно назвать:- обеспечение общего порядка документирования и работы с документацией;- усовершенствование форм и методов работы с документацией, учитывая автоматизацию процессов документооборота;Основными функциями службы документационного обеспечения управления можно назвать:- осуществление первоначальной обработки входящей документации;- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;- ведение информационно-справочной работы по документам организации;- набор текста на компьютере;- копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;- разработка и проектирование формуляров документов;- подготовка документов к отправке;- подготовка к докладу руководству поступающих документов;- организация работы архива, в соответствии с правилами Росархива;- организация делопроизводства по обращению граждан;- разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документацией;- осуществление, контроля за повышением квалификации сотрудников делопроизводственной службы, за сроками исполнения документов, за правильностью их оформления;- разработка номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и прочих нормативных документов.Издательство «Альпина Паблишер» существует на рынке издательских услуг 18 лет, но организацией технологии документационного обеспечения управления стало заниматься лишь десять лет назад.Организация документооборота в издательстве «Альпина Паблишер» проводится на основании «Инструкции по организации и ведению делопроизводства в издательстве «Альпина Паблишер», которая утверждена в издательстве 10.02.2008 г., нормативно-правовых актах, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов.Документооборотом компании называют количество документов, которые получены, либо созданы в организации за конкретный период времени. В издательстве «Альпина Паблишер» используют бумажный и электронный документооборот. Основными правилами организации документооборота в издательстве «Альпина Паблишер» можно назвать такие:- оперативное прохождение документа, с минимальными затратами времени;- максимальное сокращение инстанций прохождения документа;- единообразие порядка прохождения и процесса обработки основных видов документов.Для более успешного выполнения вышеописанных правил необходимо применять электронный документооборот, который имеет следующие преимущества:- простота внесения корректировок в документ;- возможность размещения в тексте текстовых и мультимедийных данных;- возможность использования заготовленных шаблонов;- быстрая скорость передачи информации большому числу адресатов;- экономия бумаги;- компактность архивов;- простота контроля информационных потоков;- высокая скорость поиска информации;- защита информации от постороннего доступа и возможность разграничения прав сотрудников.В издательстве «Альпина Паблишер» документооборот ведет секретарь.Основным нормативным документом по делопроизводству является инструкция по делопроизводству, которая определяет технологию работы с документами в издательстве, а именно: правила, приемы, этапы создания документов, порядок работы с ними, основные организационные моменты.Все отделы в издательстве осуществляют свою деятельность на основе положений данной инструкции.Все обязанности и права сотрудников, квалификационные требования к ним закреплены в соответствующих должностных инструкциях.Издательство имеет Устав Компании, который определяет основные моменты организации, имеется Решение Учредителя об образовании издательства «Альпина Паблишер», Свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции, Свидетельство о записи в Единый государственный реестр юридических лиц.Важно отметить, что в издательстве нет службы архива.В процессе деятельности издательства «Альпина Паблишер» спектр документов достаточно широк. Все документы подразделяются на три группы: входящие, исходящие, внутренние.К входящим документам относятся те, которые поступают в издательство из внешней среды, к ним относятся:- заявления о приеме на работу;- документы вышестоящих организаций, органов власти;- документы других издательств и разные присылаемые запросы;- документы, от организаций, которые ведут совместную деятельность с издательством;- документы от читателей, к примеру, жалобы;- корреспонденция, рекламные извещения.Входящие документы издательства «Альпина Паблишер» представлены в Приложении 7.К исходящим документам относят те, которые составляются непосредственно издательством и отправляются во внешнюю среду. К ним относятся:- письма;-запросы из издательства;- письма-ответы; - справки.Примеры исходящих документов представлены в Приложении 8.Внутренние документы издательства, это те, которые создаются и исполняются непосредственно в нем и не выходят за его рамки. К ним относятся:- отчеты;- служебные записки;- приказы и распоряжения;- объяснительные записки;- списки сотрудников.Примеры таких документов представлены в Приложении 9.Работа с документацией подразделяется на три категории: обработка входящих и внутренних документов, формирование исходящих документов. В ходе обработки входящие документы могут образовывать некоторые внутренние и исходящие документы.Прием входящей документации в издательстве и ее дальнейшая обработка ведется секретарем. Первым этапом работы с входящей документацией можно назвать ее прием и первичную обработку. На данном этапе проверяется корректность адреса и целостность конвертов. В случаях, когда корреспонденция содержит название отдела, которому оно адресовано, но передается без предварительного вскрытия секретарем. Далее проводится предварительный осмотр документации для определения структурного подразделения, кому она предназначается. В некоторых случаях документация передается непосредственно руководителю, если информация получена из правительственных и вышестоящих органов.Секретарь самостоятельно передает документацию исполнителям, после резолюции Генерального директора. С документа снимается копия, которая в дальнейшем подшивается в дело, а оригинал передается исполнителю. В случаях, когда документы требуют исполнения, секретарь вносит такой документ в базу и контролирует исполнения. Процесс передачи и обработки входящих документов должна осуществляться в день поступления к секретарю.Основными входящими документами являются письма, касающиеся делового сотрудничества, также много писем поступает по вопросам проведения семинаров, совещаний, конференций.Исходящая документация проходит несколько стадий обработки. Первым этапом можно назвать подготовку и оформление документов, проект документа составляется непосредственно исполнителем, в необходимом количестве экземпляров, на специальном бланке. После проверки секретарем на наличие соответствующих виз, правильность оформления, документы передаются на подпись Генеральному директору и в этот же день регистрируются.В случаях, если адресатов несколько, то документ принимается вместе со списком рассылки. Затем документы отправляются либо по почте, по факсу или с курьером. Те документы, которые отправляются по почте, составляются в двух экземплярах, копия подшивается в дело, если отправка происходит по факсу, то подшивается оригинал.Все письма высокой важности отправляются заказным письмом, или курьером, тогда к оригиналу прикладывается копия с отметкой о получении адресатом письма.В издательстве «Альпина Паблишер» регистрация входящей документации проходит в следующем порядке: секретарь издательства разбирает входящую документацию и заносит данные о них в регистрационный журнал. Регистрационный журнал ведется в электронном виде, здесь ему документу присваивается входящий номер в зависимости от его вида. В данный журнал также заносится исходящая документация и внутренние документы (приказы, распоряжения, доверенности, командировки, договора и служебные записки).Свою особенность имеют отдельные виды документов. В приказе по основной деятельности, как правило, излагаются цели и задачи предписываемых действий. В распорядительной части приказа указываются исполнители, действия и сроки, начинается часть со слова ПРИКАЗЫВАЮ. Приказ вступает в силу с момента подписания и после регистрации передается исполнителю.Распоряжения в издательстве «Альпина Паблишер» издаются по вопросам, касающимся информационно-методического характера. Начинаются распоряжения со слова ОБЯЗЫВАЮ, подписывает их Генеральный директор. Протоколы необходимы для фиксации хода обсуждения вопросов и принятий решений на совещаниях и конференциях. Оформление протоколов происходит на специальном бланке, и содержит следующую информацию: наименование организации, дата, регистрационный номер, место заседания, заголовок, текст и подписи.Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Служебные письма готовятся, как ответы на запросы разных организаций, как инициативные письма, как сопроводительные письма к документам. Текст такого письма состоит из введения, доказательства и заключения. Она содержит: наименование, дату, адресата, заголовок. Текст, подпись.Обязанности по контролю за исполнением документов также возложены на секретаря. Также в издательстве ведется номенклатура дел. Номенклатурой называется перечень заголовков дел, которые ведутся в организации, с указанием сроков хранения. Она утверждается Генеральным директором и действует с 1 января следующего календарного года. Форма номенклатуры представлена в Приложении 10.Секретарь в издательстве «Альпина Паблишер» осуществляет формирование дел, которое способствует оперативному поиску нужных документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.В издательстве «Альпина Паблишер» дела формируются по номинальному признаку – названиям видов документов. Документация внутри дела располагается в хронологической последовательности. Дела оформляются при их заведении и по завершению календарного года.Так как служба архива в издательстве отсутствует, то дела хранятся непосредственно в отделах издательства, основная часть у секретаря. За ее сохранность также отвечает секретарь.Доставкой документации осуществляется с помощью почты, курьеров и по электронной почте.Анализ информационного обеспечения  Управление коллективом издательства призвано обеспечивать нормальное функционирование. Для этого важно учитывать такие факторы, как тип издательства, особенности его целевой аудитории, размеры и состав, и конечно же его структуру управления.Издательство «Альпина Паблишер» функционирует нормально, когда коллектив обеспечивает системность своей деятельности, стремится к ритмичности и цикличности выпуска своей продукции.Все отделы в издательстве образуют систему, звенья которой находятся в тесной взаимосвязи. Если выходит из строя хотя бы одно звено, к примеру, плохая работа одного из сотрудников, то страдает работа всего коллектива издательства. Это может сказаться на реализации продукции, на поступление доходов в издательство. Чтобы этого не допустить генеральным директором предусмотрена возможность взаимозаменяемости сотрудников.Неизменный и постоянный ритм – свидетельство четкой работы коллектива издательства, одна из гарантий недопущения ошибок и сбоев, устранение последствий которых потребует незапланированных расходов времени, энергии и финансовых средств. Поэтому забота о поддержании постоянного делового ритма в издательстве основная функция генерального директора издательства «Альпина Паблишер».Ритмичность издательской деятельности непосредственно связана с ее цикличностью. Работа издательства состоит из нескольких повторяющихся циклов, каждый из которых обычно включает: получение авторского оригинала, редакционно-техническая подготовка рукописи, художественно-техническое оформление издания, изготовление издательского оригинала, изготовление печатной формы.Эта цикличность определяет всю деятельность издательского коллектива.Перед генеральным директором издательства «Альпина Паблишер» стоит задача обеспечения непрерывного притока информации из всех возможных ее источников. Характер этой информации зависит от типа издания и особенностей его целевой аудитории. Для нашего издания важнейшее значение получает информация, дающая представление о ситуации в секторе бизнеса.Издательство имеет свой сайт, на котором можно ознакомиться с книжными новинками издательства «Альпина Паблишер», а также с книжной продукцией, которая скоро появиться в продаже. На сайте также представлены специальные предложения издательства и гибкая система скидок. Все представленные книги расположены удобно по тематическим разделам, имеется их подробное описание, аннотация, информация об авторе. Читатели могут оставить отзывы на книги. Сайт содержит алфавитный указатель авторов, в котором содержится информация об авторе и его произведениях. Также имеется блог издательства, в который регулярно добавляются записи о произведениях.Имеется возможность заказать любую книгу через сайт интернет-магазина издательства «Альпина Паблишер». Книги можно забрать либо на самовывозе, либо оформить доставку на дом курьером, или по Почте России или Постамате.Сайт издательства также содержит разделы со своими коммерческими предложениями, такими как:- услуги В2В – издательство «Альпина Паблишер» предлагает своим партнерам издать собственную книгу, или стать спонсором издания интересной книги, либо выпустить брендированный тираж, создать собственную библиотеку в традиционном или цифровом формате;- AlpinaT&D – компания, занимающаяся разработкой и агрегацией интерактивных книг и курсов дистанционного обучения..База для поиска информации по издательскому делу достаточно многообразна. Существуют издательские каталоги(«Книга в образовании» «Книги в наличии и печати»), национальные и международные справочники по издательскому делу («International Literary Market Place», «Издательства России»), информационно-библиографические указатели (««BooksinPrint»), доклады и отчеты информационно-аналитических агентств («АНО Левада-Центр», «Эксперт РА»), профессиональные периодические издания («Книжное обозрение», «Книжная газета», журналы «Книжное дело», «Полиграфист и издатель», «Научная книга», «Книжный бизнес», «Университетская книга», «Книжная индустрия», организации фонды поддержки издания литературы на иностранных языках (Фонд отдела литературы на иностранных языка).Информационное обеспечение играет важнейшую роль в развитии любого рынка товаров и услуг, и книжный рынок не исключение. Так как книга является продуктом интеллектуальным, уникальным и единственным в своем роде, отличие книжного рынка от товарных рынков заключается в большом ассортиментном разнообразии. Такая особенность книги, как товара, определяет особое значение информации в ее движении.Источники информации, которые используются в издательстве «Альпина Паблишер» могут относиться к общей среде, рабочей среде и внутренней среде издательства.К общей среде информации относятся:- средства массовой информации (телевидение, газеты, журналы), которые печатают оперативные сведения об индексе инфляции, валютных курсах, ставках и прочих условиях банковского кредита;- Интернет-сайты, которые располагают информацией об общем положении экономики в стране, прогнозы, статистические данные и т.д.